5. Kết cấu của bài
2.3. Đánh giá thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Toàn Thịnh
Thịnh
Với chức năng chính là xây dựng công trình đáp ứng nhu cầu cơ sở hà tầng của tỉnh Phú Thọ và các tỉnh lân cận công ty luôn hoàn thành kế hoạch kinh tế và nghĩa vụ với Nhà nƣớc công tác kế toán đƣợc thực hiện đúng niên độ kế toán của nhà nƣớc cũng nhƣ các yêu cầu và nguyên tắc chung của công ty đề ra cho kế toán. Mặc dù đứng trƣớc những khắc nghiệt của cơ chế thị trƣờng hiện nay công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm những bƣớc đi mới cho mình. Công ty áp dụng nhiều chính sách để năng cao uy tín với các chủ đầu tƣ về chất lƣợng công trình đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng. Qua thời gian thực tập giáo trình tìm hiểu tình hình thực tế tại công ty cổ phần Toàn Thịnh về công tác kế toán nói chung, công tác kế toán thanh toán kế toán nói riêng, có những mặt nổi bật sau:
2.3.1. Ưu điểm.
- Về bộ máy kế toán :
Bộ máy kế toán của công ty đƣợc thực hiện khá hoàn chỉnh, phù hợp với điều kiện và yêu cầu của nhà quản lý. Các nhân viên kế toán đều qua các trƣờng lớp đào tạo về chuyên ngành kế toán, có trình độ cao, rất nhiệt tình trong công việc , trong đó phần hành thanh toán tại công ty cũng đƣợc thực hiện khá nghiêm túc và chặt chẽ, vì vậy sai xót ,nhầm lẫn đáng tiếc ít xảy ra , việc thanh toán với nhà nƣớc luôn đúng hẹn và đầy đủ.
- Đội ngũ kế toán viên: Công ty có đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ cao, nhiệt tình, năng động công tác ở công ty lâu năm nên có nhiều kinh nghiệm trong công tác kế toán. Họ luôn thực hiện tốt công việc đƣợc giao, điều đó góp
85
phần vào việc đem lại hiệu quả cao cho bộ máy quản lý và hiệu quả kinh tế toàn Công ty. Công tác kế toán của Công ty đƣợc phân công theo các phần hành kế toán tạo điều kiện cho kế toán viên chuyên môn hóa trong công việc, tích lũy kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành kế toán của mình một cách nhanh chóng. Hơn nữa giữa các kế toán viên luôn có quan hệ tác nghiệp trong công việc nên cung cấp trao đổi thông tin giữa các phần hành rất nhanh chóng kịp thời tạo điều kiện cung cấp số liệu, các báo cáo cho ban lãnh đạo công ty khi cần thiết.
- Về hệ thống chứng từ
Việc lựa chọn hình thức nhật ký chung là phù hợp với quy mô và chuyên môn kế toán của công ty. Các sổ tổng hợp và sổ chi tiết đƣợc ghi chép đầy đủ theo hình thức nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, sổ kế toán chi tiết các đối tƣợng
Quá trình hạch toán ban đầu chính xác, đầy đủ thì phần mềm sẽ đƣa ra đƣợc sổ sách, báo cáo chính xác. Hầu hết các sổ kế toán đều có kết cấu đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo phản ánh đầy đủ các thông tin cần thiết cho công tác kế toán, công tác quản lý. Vì vậy việc lƣu trữ, tổng hợp và đối chiếu số liệu đƣợc thuận tiện, nhanh chóng.
- Về hệ thống tài khoản:
Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản và danh mục từ điển thanh toán với khách hàng, ngƣời mua và thanh toán với nhà nƣớc chi tiết cụ thể phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty. Mặt khác kế toán trên phần mềm máy vi tính giúp giảm nhẹ khối lƣợng công việc của kế toán đƣa ra các sổ sách, báo cáo nhanh chóng, chính xác chi tiết theo từng đối tƣợng quản lý, đúng quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Về hạch toán kế toán thanh toán :
Công tác hạch toán kế toán thanh toán luôn đƣợc hoàn thành. Công ty đã mở sổ chi tiết để theo dõi công nợ từng đôi tƣợng khách hàng, ngƣời mua và thanh toán với nhà nƣớc theo từng công trình hạng mục công trình và theo các
86
khoản phải thanh toán với nhà nƣớc. Theo dõi chi tiết nhƣ vậy giúp cho việc hạch toán tổng hợp một cách nhanh chóng kịp thời kế toán có thể cung cấp cho ngƣời quản lý những thông tin chính xác về tình hình công nợ của công ty. Ngƣời quản lý có thể nắm bắt tình hình tài chính của công ty và đƣa ra các hạch định chiến lƣợc cho công ty. Công ty đã theo dõi công nợ phải thu, cũng nhƣ phải trả khách hàng một cách khoa học. Có sự phối hợp và đối chiếu công nợ thƣờng xuyên và liên tục, do đó công nợ của công ty đƣợc phản ánh với đƣợc phản ánh với những số liệu chính xác và đầy đủ đã làm hài lòng các khách hàng của công ty.
- Về hình thức kế toán sử dụng:
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy vi tính ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung. Hình thức ghi sổ nhật kí chung hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty. Mặt khác kế toán trên phần mềm máy vi tính giúp giảm nhẹ khối lƣợng công việc của kế toán đƣa ra các sổ sách, báo cáo nhanh chóng, chính xác chi tiết theo từng đối tƣợng quản lý , đúng quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân.
Nhìn chung thì việc tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty cổ phần Toàn Thịnh là đúng theo chế độ kế toán hiện hành tuy nhiên bên cạnh đó cũng không tránh khỏi một số thiếu sót cần khắc phục
Thứ nhất: Chức năng của nhân viên kế toán còn hạn chế ở chức năng
tham mƣu tƣ vấn cho lãnh đạo
Hiện nay ngoài chức năng thông thƣờng là ghi chép, tính toán xử lý thông tin thì kế toán còn có một chức năng khác là tham mƣu tƣ vấn cho ban giám đốc về công tác tài chính, kinh doanh trong công ty. Tại công ty kế toán có ƣu điểm là làm tốt nhiệm vụ kế toán thông thƣờng còn chức năng tƣ vấn, tham mƣu, dự báo cho lãnh đạo cần đƣợc phát huy hơn nữa.
87
Nguyên nhân: Do khó khăn về mặt tài chính và hạn chế về nhân sự
Thứ hai: Bộ máy kế toán của công ty hiện nay mới chỉ tập trung vào kế
toán tài chính, chủ yếu cung cấp thông tin cho các đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp, chƣa thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin phi tài chính phục vụ cho quản lý nội bộ để kiểm soát, đánh giá doanh nghiệp
Kế toán thanh toán còn kiêm giữ chức vụ thủ quỹ, vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, dễ xảy ra biển thủ, tham ô
Nguyên nhân: Do khó khăn về tài chính và hạn chế về mặt nhân sự
Ngoài ra bên cạnh đó có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh với giá trị nhỏ, một số chứng từ không đƣợc xét duyệt theo đúng chế độ quy định. Nhƣ phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng không có đầy đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trƣởng. Một số phiếu thu, phiếu chi còn thiếu dấu đỏ của công ty.Lƣu chuyển chứng từ giữa các bộ phận kế toán còn chậm.
Thứ ba: Công tác thu hồi nợ phải thu chƣa chặt chẽ, số nợ phải thu của
khách hàng quá cao
Là một công ty xây dựng các hợp đồng xây dựng thƣờng xuyên với số tiền lớn và thời gian thực hiện tƣơng đối dài. Hiện nay các khoản nợ phải thu khá lớn công ty đang bị chiếm dụng vốn nhiều việc tăng cƣờng thu hồi nợ là rất cần thiết. Tuy nhiên công tác thu hồi nợ của công ty chƣa có một bộ phận chuyên trách trong công việc thu hồi nợ nên có rất nhiều khả năng nợ chƣa đƣợc thu hồi.
Nguyên nhân do hạn chế về mặt nhân sự chƣa có một bộ phận chuyên đôn đúc nợ.
Thứ tư: Công ty không tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Việc trích lập dự phòng đối với những khoản nợ khó đòi giúp cho công ty chủ động trong nguồn vón kinh doanh. Trong những trƣờng hợp xấu có thể xảy ra nhƣ khách hàng bị phá sản, bỏ trốn,…mà không có những biện pháp giải quyết nhanh chóng phù hợp sẽ dẫn tới tình trạng mất vốn, công ty sẽ gặp khó
88
khăn khi đó có thể buộc phải bán tài sản để chi trả cho các khoản nợ đến hạn. Việc trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi là rất cần thiết tuy nhiên công ty chƣa thực hiện việc trích lập này. Đó là một thiếu sót cần đƣợc khắc phục..
Thứ năm: Chính sách chiết khấu thanh toán chƣa đƣợc công ty áp dụng
Đây là một chính sách nới lỏng thanh toán giúp đẩy nhanh thời gian thu hồi vốn đối với các khoản nợ và tiết kiệm chi phí đối với các khoản phải trả. Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng, khách hàng trả tiền ngay hoặc trƣớc thời hạn trong hợp đồng cũng không đƣợc hƣởng bất kỳ ƣu đãi nào so với những khách hàng thông thƣờng do đó khách hàng không thanh toán ngay mà thƣờng xuyên nợ.
Thứ sáu: Việc thực hiện đối chiếu công nợ tại công ty chƣa đƣợc siết
chặt, công ty không tiến hành đối chiếu công nợ đối với các khách hàng thƣờng xuyên, số dƣ Nợ lớn, thƣờng chỉ là nhà cung cấp hay khách hàng gửi biên bản đối chiếu xác nhận công nợ cho công ty. Ngoài ra theo TT 200/20114/TT-BTC thì đối với các khoản nợ phải thu khách hàng, các khoản nợ phải trả công ty cần tiến hành theo dõi, hạch toán chi tiết theo từng đối tƣợng, từng nội dung phải thu; phải trả, theo dõi chi tiết thời hạn thu hồi (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng từ thời điểm báo cáo) và ghi chép từng lần thanh toán. Tuy nhiên tại công ty chƣa áp dụng điều này vì vậy khoản nợ phải thu, phải trả vẫn chỉ đƣợc theo dõi chung.
Thứ bảy, hiện nay cách mã hóa danh mục khách hàng, nhà cung cấp của
công ty còn chƣa khoa học, hợp lý dẫn đến tình trạng khó tìm kiếm, đôi khi là nhầm lần do tên khách hàng, nhà cung cấp bị trùng hoặc có mã gần giống nhau.
90
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG, NHÀ CUNG CẤP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TOÀN THỊNH
3.1. Cơ sở đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán tại công ty cổ phần Toàn Thịnh.
Nền kinh tế thị trƣờng mở ra rất nhiều cơ hội cho doanh nghiệp, nhƣng bên cạnh đó cũng tồn tại không ít khó khăn thách thức. Nếu doanh nghiệp nào biết khắc phục và hạn chế những khó khăn thì sẽ tạo đà cho doanh nghiệp vững bƣớc tiến lên. Để hòa nhập với sự phát triển của thế giới trong những năm gần đây nƣớc ta đã không ngừng đẩy mạnh hoàn thiện các chuẩn mực kế toán Việt Nam nhằm giảm bớt sự khác biệt giữa kế toán Việt Nam và kế toán thế giới, tạo ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp hội nhập và phát triển.
Trƣớc những biến đổi của doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty cổ phần Toàn Thịnh nói riêng cũng nên thay đổi một vài phƣơng pháp hạch toán để phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán mới ban hành và cũng tạo cho mình nhanh chóng hòa nhập với sự phát triển của xã hội.
Thứ nhất, là tăng sự bảo mật thông tin trong việc sử dụng phần mềm kế toán mà công ty hiện đang sử dụng là hết sức cần thiết. Khi đó mỗi kế toán viên trong công ty chỉ có thể vào phần hành kế toán mà mình phụ trách. Điều này giúp tránh xảy ra hiện tƣợng có ngƣời cố ý làm sai lệch số liệu kế toán hoặc cung cấp thông tin tài chính của công ty ra ngoài mà chƣa đƣợc sự cho phép của kế toán trƣởng gây ra ảnh hƣởng xấu đến tình hình của công ty.
Thứ hai, việc áp dụng chiết khấu thanh toán sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, đúng hạn. Giúp công ty thu hồi nợ nhanh để kịp thời đáp ứng nhu cầu mua hàng và trang trải các hoạt động của công ty.
Thứ ba, hạn chế các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt sẽ giúp làm giảm lƣợng tiền tồn quỹ của công ty tránh xảy ra gian lận, mất mát, tăng hiệu quả sử dụng vốn.
91
Thứ tƣ, ngoài việc duy trì và phát triển các hoạt động xây lắp truyền thống nhƣ xây dựng các công trình thủy điện, giao thông, dân dụng, công nghiệp công ty còn mở rộng quy mô sang nhà cửa và hạ tầng, xây dựng các công trình thủy điện nhỏ và vừa đảm bảo cho công ty có tiềm lực kinh tế và sức cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nƣớc và khu vực.
Trên cơ sở định hƣớng và mục tiêu phát triển cùng với những thuận lợi và khó khăn thách thức, công ty sẽ phát huy cao độ những thành quả đã đạt đƣợc trong những năm qua, khắc phục những yếu kém để dần hoàn thiện và phát triển công ty theo định hƣớng phù hợp với định hƣớng phát triển chung của đất nƣớc. Góp phần xây dựng đất nƣớc và công ty ngày càng vững mạnh và phát triển bền vững.
Cụ thể phƣơng hƣớng hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty nhƣ sau:
Nắm vững chức năng nhiệm vụ của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng. Không ngừng hoàn thiện hơn nữa bộ máy kế toán và kế toán thanh toán có đủ năng lực khả năng nhạy bén thích ứng tốt công việc để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty trong điều kiện nền kinh tế thị trƣờng ngày càng cạnh tranh gay gắt, khốc liệt.
Mục tiêu của các doanh nghiệp nói chung và công ty… nói riêng khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều là tối đa hóa lợi nhuận tạo công ăn việc làm cho ngƣời lao động qua đó tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nƣớc. Do đó mục tiêu của kế toán phải lấy lợi ích và hiệu quả kinh tế làm phƣơng hƣớng cho công việc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán.
Phƣơng hƣớng hoàn thiện công tác kế toán thanh toán là sửa chữa những sai sót, những yếu tố còn chƣa khoa học chƣa hợp lý để đi đến những cái chung chính xác và đƣợc nhiều ngƣời chấp nhận. Hoàn thiện là quá trình nắm bắt lý thuyết để vận dụng và thực tế rồi từ thực tế đa dạng, phức tạp bổ sung cho lý thuyết.
3.2. Tính tất yếu phải hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với việc tăng cƣờng quản lý công nợ tại công ty cổ phần Toàn Thịnh
Một doanh nghiệp dù có quy mô lớn hay nhỏ cũng luôn gắn mình trong nhiều mối quan hệ, từ quan hệ với các đối tác, quan hệ với cơ quan nhà nƣớc
92
cho đến các quan hệ trong chính nội bộ của doanh nghiệp đó. Trong đó quan hệ với các đối tác có thể là các giao dịch buôn bán trao đổi hàng hóa, dịch vụ, cung cấp nguyên liệu quan hệ với cơ quan nhà nƣớc thể hiện ở nhiều vực nhƣ pháp luật, các chính sách, các chế độ, nghĩa vụ đóng thuế theo quy định của pháp luật. Quan hệ trong nội bộ trong nghiệp có thể là cung cấp vật tƣ, nguyên liệu cho đơn vị cấp dƣới, đóng quỹ cho các dơn vị cấp trên.
Trong thời kỳ kinh tế khó khăn nhƣ hiện nay lạm pháp tăng cao, tỉ giá hoái đoái tăng theo tình hình kinh tế thế giới không mấy khả quan, do đó đối với một doanh nghiệp nói chung vấn đề vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay gặp nhiều khó khăn. Đối với công ty cổ phần Toàn Thịnh thì yếu tố này lại càng quan trọng hơn. Là một công ty hoạt động kinh doanh chính trong lĩnh vực xây lắp do đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải thu của