5. Kết cấu của bài
3.3. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tạ
tại công ty cổ phần Toàn Thịnh
Dựa trên những nghiên cứu thực tiễn về tình hình hạch toán thanh toán với ngƣời bán và ngƣời mua tại Công ty cổ phần Toàn Thịnh và trên cơ sở yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán em xin đƣa ra một số giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán tại đơn vị nhƣ sau:
93
- Thứ nhất, nâng cao trình độ của kế toán viên trong công ty trong công
việc kế toán và trong cả công tác tham mƣu, tƣ vấn cho lãnh đạo. Nhƣ vậy các kế toán trong công ty không chỉ thành thạo về mặt nghiệp vụ kế toán mà còn có khả năng dự báo đƣợc tình hình kinh tế, nhu cầu của thị trƣờng, lãi suất, giá cả… từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan trong quá trình kinh doanh và giúp ban giám đốc đƣa ra các quyết định đúng đắn trong việc tăng cƣờng công tác bán hàng của công ty.
- Thứ hai, việc cập nhật chứng từ phải đƣợc thực hiện hàng ngày không chỉ với những chứng từ có giá trị lớn mà còn với cả những chứng từ có giá trị nhỏ. Các chứng từ nhƣ phiếu thu, phiếu chi cần có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan tránh xảy ra gian lận.
- Thứ ba, Cung cấp thông tin chính xác cho ban quản lý về tình hình số
tiền phải thu của khách hàng, phát hiện kịp thời những khách hàng nợ quá hạn, tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và thông báo cho ban quản lý để có những biện pháp thích hợp để đẩy mạnh vòng quay vốn lƣu động. Tăng cƣờng kiểm tra giám sát tình hình thanh toán đối với khách hàng và nhà cung cấp, phân chia trách nhiệm hợp lý thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm.Thành lập riêng một bộ phận riêng chuyên đi đốc thúc việc thanh toán đúng hạn. Các biện pháp nhanh chóng có thể thu hồi nợ cụ thể nhƣ:
+ Thiết lập một quy trình thu hồi nợ cho doanh nghiệp: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng cũng nhƣ quy định rõ thời gian, cách thức cho việc gửi thƣ nhắc nhở hay các cuộc gọi điện thoại. Các nhân viên cần phải ý thức đƣợc tầm quan trọng của việc thu hồi nợ chứ không chỉ đơn thuần coi đó là một việc kiêm nhiệm.
- Thứ tư, Áp dụng chính sách chiết khấu trong thanh toán. Với những khách hàng thanh toán luôn hoặc thanh toán trƣớc thời hạn trong hợp đồng sẽ áp dụng chính sách này khuyến khích họ trả tiền sớm tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
94
+ Nên quy định rõ các chính sách chiết khấu trong thanh toán ngay từ khâu lập hợp đồng đôn đúc khách hàng trả nợ trƣớc và đúng hạn thanh toán nêu trong hợp đồng để đƣợc hƣởng chiết khấu.
Tác dụng của chiết khấu thanh toán thúc là thúc đẩy quá trình thu hồi nợ khuyến khích khách hàng trong việc thanh toán nợ sớm hơn so với thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng. Điều này giúp cho vốn đƣợc quay vòng nhiều, thời gian thu hồi vốn nhanh.
Qua tình hình thực tế của công ty cho thấy, hầu hết các khách hàng của Công ty đều mua chịu, rất ít khách hàng trả tiền ngay, có một số còn trả chậm theo thỏa thuận của hai bên. Do vậy, sử dụng chính sách chiết khấu trong thanh toán tại Công ty là rất thiết thực.
Sau đây, em xin đƣa ra các tỷ lệ chiết khấu thanh toán qua bảng sau:
Bảng 2.6: Tỷ lệ chiết khấu
STT Hạn thanh toán Tỷ lệ chiết khấu (Tính trên
tổng giá thanh toán)
1 Thanh toán ngay hoặc dƣới 10 ngày 1,5%
2 Thanh toán từ 10 đến 30 ngày 1%
3 Thanh toán sau 30 ngày 0%
Việc áp dụng chiết khấu trong thanh toán giúp cải thiện đƣợc tình hình thu hồi nợ phải thu khách hàng của công ty.
Để phản ánh chiết khấu thanh toán kế toán sử dụng tài khoản TK 635 – Chi phí tài chính, khi khách hàng đƣợc hƣởng chiết khấu thanh toán kế toán hạch toán nhƣ sau:
Nợ TK 111: Số tiền thực thu
Nợ TK 635: Chiết khấu thanh toán khách hàng đƣợc hƣởng Có TK 131: Tổng số nợ phải thu của khách hàng
95 Cuối kỳ, kế toán kết chuyển nhƣ sau:
Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 635: Chiết khấu thanh toán trong kỳ
Thứ năm, Trích lập dự phòng phải thu cho các khoản nợ quá hạn khó đòi
Lập dự phòng phải thu khó đòi là việc doanh nghiệp tính trƣớc vào chi phí một khoản chi để khi có một khoản nợ khó đòi không đòi đƣợc thì tình hình hình tài chính của doanh nghiệp không bị ảnh hƣởng.
Lập dự phòng phải thu khó đòi đƣợc thực hiện vào cuối niên độ, trƣớc khi lập các báo cáo kế toán tài chính nhƣ các khoản dự phòng khác. Mức lập dự phòng đối với nợ phải thu khó đòi và việc xử lý xóa nợ khó đòi phải theo quy định của chế độ tài chính quy định doanh nghiệp.
Theo thông tƣ số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 và đƣợc sửa đổi bổ sung trong Thông tƣ số 89/2013/TT-BTC ngày 28/06/2013 cụ thể:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng nhƣ sau: + 30% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dƣới 1 năm + 50% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 1năm đến dƣới 2 năm + 70% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dƣới 3 năm + 100% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên - Đối với nợ phải thu chƣa đến hạn thanh toán nhƣng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, ngƣời nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án thì chết,…thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi đƣợc để trích lập dự phòng.
* Phƣơng pháp trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Lập dự phòng phải thu khó đòi sử dụng tài khoản 139 – Dự phòng phải thu khó đòi trình tự hạch toán nhƣ sau:
1. Cuối niên độ kế toán, công ty căn cứ vào các khoản nợ phải thu đƣợc xác định là không chắc chắn thu đƣợc (Nợ phải thu khó đòi) để xác định số dự phòng
96
phải thu khó đòi cần trích lập. Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dƣ của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trƣớc chƣa sử dụng hết, số chênh lệch lớn hơn đƣợc hạch toán vào chi phí, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139- Dự phòng nợ phải thu khó đòi
2. Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dƣ của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trƣớc chƣa sử dụng hết, số chênh lệch đƣợc hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 229- Dự phòng nợ phải thu khó đòi Có TK 642- Chi phí quản lý DN
3. Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi đƣợc, đƣợc phép xoá nợ (việc xoá nợ các khoản phải thu khó đòi phải theo chế độ tài chính hiện hành). Căn cứ vào quyết định về xoá bỏ các khoản nợ phải thu khó đòi, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý DN (nếu chƣa lập dự phòng) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Hoặc Có TK 138 - Phải thu khác
4. Đối với các khoản phải thu khó đòi đã xử lý xóa nợ, nếu sau đó thu hồi đƣợc, kế toán hạch toán nhƣ sau:
Nợ TK 111, 112
Có TK 711- Thu nhập khác
5. Các khoản nợ phải thu khó đòi có thể đƣợc bán cho công ty mua, bán nợ. Khi doanh nghiệp hoàn thành các thủ tục bán nợ phải thu (đang phản ánh trên Bảng cân đối kế toán) cho công ty mua, bán nợ phải thu
Nợ TK 111,112, (số tiền thu đƣợc từ việc bán khoản nợ phải thu) Nợ TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi
97
Nợ các TK liên quan (Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu đƣợc từ bán các khoản nợ và số đã đƣợc bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của chính sách tài chính hiện hành)
Có TK 131, 138,…
í dụ 7: Tại công ty cổ phần Toàn Thịnh theo tài liệu kế toán khoản phải thu
của Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Việt Nam – CN Phù Ninh là 81.984.000VNĐ Theo hợp đồng Ngân hàng phải trả cho công ty sau khi công ty hoàn thành việc sửa chữa nhƣng trong năm không thanh toán tiền nợ cho công ty theo quy định. Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, công ty tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cho khoản nợ quá hạn này nhƣ sau:
Khoản nợ quá hạn dƣới 1 năm mức trích lập dự phòng là 30% khoản nợ quá hạn: Mức lập dự phòng là 81 984 000 x30% = 24 595 200 đồng
Cuối năm 2016, tính số dự phòng phải thu khó đòi của NGANHANGPHUNINH
phải trả kế toán ghi:
Nợ TK 642-(Chi phí quản lý doanh nghiệp): 24 595 200 Có TK 229- (Dự phòng phải thu khó đòi): 24 595 200 - Sang năm 2017 khi có những bằng chứng chắc chắn không đòi đƣợc nợ, kế toán ghi:
Nợ TK 229: 24 595 200 (số đã lập dự phòng): Nợ TK 642: 57 388 800
Có TK 131: 81 984 000
- Trƣờng hợp khi doanh nghiệp đã xóa sổ nhƣng lại đòi đƣợc, kế toán ghi nhận vào thu nhập khác:
Nợ TK 111, 112: 81 984 000
Có TK 711: 81 984 000 (Thu nhập khác)
Thứ sáu, Về việc quản lý các khoản nợ phải thu khách hàng, công ty cần
quản lý chặt chẽ hơn nhƣ sau:
98
Tại công ty phần mềm kế toán đã cho phép theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tƣợng khách hàng và từng công trình riêng biệt. Công nợ phải thu khách hàng đƣợc theo dõi trên hệ thống sổ Cái và sổ chi tiết TK 131- Phải thu khách hàng.
Theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và từng công trình nhằm mục đích phục vụ cho nhà quản lý nắm bắt đƣợc tình hình công nợ đối với từng đối tƣợng phải thu của doanh nghiệp. Hệ thống sổ sách càng đầy đủ, phƣơng pháp hạch toán càng chính xác và chi tiết thì tình hình công nợ đối với khách hàng càng đƣợc quản lý chặt chẽ.
Ngoài việc mở sổ theo dõi công ty cần thực hiện các công việc nhƣ sau: + Xây dựng chính sách tín dụng thƣơng mại cho khách hàng
Ngoài việc mở sổ sách theo dõi, công ty cần xây dựng cho mình một chính sách tín dụng thƣơng mại phục vụ cho hoạt động giao dịch mua bán trao đổi nhằm tăng doanh số đồng thời đẩy mạnh hiệu quả của việc quản lý công nợ, công ty xác định rõ:
- Đối tƣợng khách hàng đƣợc phép nợ: Tìm hiểu thông tin và tình hình tài chính của khách hàng trƣớc khi thực hiện một hợp đồng xây dựng. Khách hàng có thể thanh toán sau một thời gian nhất định theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
- Chính sách thu tiền: Đối với những khoản nợ đến hạn, quá hạn công ty gọi điện thoại, gửi giấy yêu cầu thanh toán thông báo số tiền đến hạn hoặc quá hạn phải trả cho khách hàng, nếu khách hàng vẫn chƣa thanh toán, công ty cử nhân viên trực tiếp đến thu hồi nợ. Trong một số trƣờng hợp công ty cũng cho phép gia hạn nợ.
+ Phân loại các khoản nợ phải thu
Phân loại các khoản phải thu theo thời gian và thời hạn thanh toán. Đây là một khâu rất quan trọng của công tác quản lý tình hình thanh toán đối với khách hàng. Tại công ty các khoản nợ phải thu khách hàng đƣợc theo dõi và quản lý chi tiết cho từng đối tƣợng nợ, phản ánh cụ thể số còn phải thu đầu kỳ, số phát
99
sinh tăng, số phát sinh giảm trong kỳ và số còn phải thu hay phải trả cuối kỳ của mỗi khách hàng.
+ Lập kế hoạch thu nợ: Dựa trên những căn cứ đó, nhà quản lý sẽ quyết định áp dụng chính sách thu nợ cụ thể cho từng khách hàng.
Tới thời hạn thanh toán công ty gọi điện nhắc nhở khách hàng hoặc gửi giấy yêu cầu thanh toán.
Khoản nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán công ty cử nhân viên đòi nợ trực tiếp. Trƣờng hợp các khoản nợ lớn, trong thời gian dài khách hàng không thanh toán nợ cho công ty có thể nhờ đến sự can thiệp của pháp luật
Ngoài ra công ty nên sử dụng Biên bản đối chiếu công nợ để đảm bảo có thể theo dõi đƣợc tình hình công nợ một cách tốt nhất đồng thời đánh giá, phân loại các khoản nợ.
100
CÔNG TY CỔ PHẦN TOÀN THỊNH CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do- Hạnh Phúc
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
TK công nợ: 131 - Phải thu khách hàng Khách hàng: Công ty cổ phần bao bì Lâm Thao
Từ ngày 01/11/2016 đến ngày 30/11/2016 Hôm nay ngày 30/11/2016
Chúng tôi gồm:
+ BÀ : Đại diện: Công ty cổ phần Toàn Thịnh + ÔNG: Đại diện: Công ty CP bao bì Lâm Thao Tiến hành đối chiếu phát sinh công nợ về cung cấp dịch vụ xây lắp và xác nhận nhƣ sau:
I. DƢ ĐẦU KỲ : 01/11/2016 1. Dƣ nợ 2. Dƣ có 0 0 VNĐ VNĐ II. PHÁT SINH NỢ TRONG KỲ
Trong đó: - Tiền hàng - Tiền VAT - Tiền mặt - Chuyển khoản 0 0 0 0 VNĐ VNĐ VNĐ VNĐ III. PHÁT SINH CÓ TRONG KỲ
Trong đó: - Tiền hàng - Tiền VAT - Tiền mặt - Chuyển khoản 0 0 0 0 VNĐ VNĐ VNĐ VNĐ IV. DƢ CUỐI KỲ : 30/11/2016 1.Dƣ nợ 2. Dƣ có 0 0 VNĐ VNĐ Quý đơn vị còn nhận nợ CT CP Toàn Thịnh số tiền là:
(Bằng chữ: ...)
0 0
VNĐ VNĐ Công ty cổ phần Toàn Thịnh còn nợ số tiền là:
(Bằng chữ: ...) 0 0 VNĐ VNĐ Đại diện Công ty cổ phần Toàn Thịnh Đại diện
Công ty cổ phần Bao bì Lâm Thao
101
Thứ bảy, công ty nên mã hóa lại danh mục khách hàng, nhà cung cấp một
cách khoa học hơn để thuận lợi trong quá trình tìm kiếm, tránh nhầm lẫn khi có các nhà cung cấp mã gần tƣơng tự nhau.
102
DANH MỤC KHÁCH HÀNG
STT Mã KH Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế Tài khoản
ngân hàng
1 KH-LAMTHAO Công ty cổ phần bao bì và thƣơng mại Lâm Thao
Lâm Thao-Phú Thọ
2 KH-UBNDHAHOA Uỷ ban nhân dân huyện Hạ Hòa Thị trấn Hạ Hòa-huyện Hạ Hòa-tỉnh Phú Thọ 3 KH-UBNDTANCUONG Ủỷ ban nhân dân xã Tân cƣơng Tân cƣơng-Vĩnh Tƣờng-Vĩnh Phúc
4 KH-MAMNONNINHDAN Trƣờng mầm non Ninh Dân Xã Ninh Dân- Thanh Ba-Phú Thọ
5 KH-SONGTHAO Công ty cổ phần xi măng Sông Thao Khu 9-Ninh Dân-Thanh Ba-Phú Thọ
6 KH-BQLDAVT Ban QLDA xây dựng công trình
TP.Việt Trì
Đại lộ hùng vƣơng-TP.Việt Trì-Tỉnh Phú Thọ
7 KH-THANHMINH Trƣờng THCS Thanh Minh Xã Thanh Minh-Thị Xã Phú Thọ
8 KH-TTVANHOA Trung tâm văn hóa thể thao TP.Việt Trì
TP.Việt Trì-tỉnh Phú Thọ
9 KH-
MAMNONPHONGCHAU
Trƣờng mầm non thị trấn Phong Châu Thị trấn Phong Châu-huyện Phù Ninh 10 KH-NGANHANGPHUNINH Ngân hàng Agribank CN Phù Ninh Huyện Phù ninh, tỉnh Phú Thọ 11 KH-THANHBA Ủỷ ban nhân dân huyện Thanh Ba Khu 9, thị trấn Thanh Ba, tỉnh Phú Thọ
12 KH-BANNGUYEN Trƣờng tiểu học Bản Nguyên Xã Bản Nguyên-Lâm Thao-Phú Thọ
13 KH-CHOPHONHCHAU Chợ trung tâm thị trấn Phong Châu Xã Phù Ninh-Huyện Phù Ninh-Phú Thọ