Sau khi ựã áp dụng các mẫu cho phần Quản lý cấu trúc các bảng một cách hoàn thiện, ta sẽ thực hiện việc gom các lớp này vào thành các gói ứng dụng theo chuẩn thiết kế ban ựầu, khi ựó ta sẽ ựược kiến trúc các lớp của phân Quản lý cấu trúc các bảng trong Phân hệ chắnh như sau:
Hình 3.30. Kiến trúc lớp của phần Quản lý cấu trúc bảng
3.2. Phân hệ Quản lý mua bán vật tư Ờ nguyên liệu
3.2.1. Bài toán ựặt ra
Trong các doanh nghiệp sản xuất hiện nay, vấn ựề quản lý mua bán vật tư Ờ nguyên (VT-NL) ựược chú trọng rất nhiều không chỉ bởi ựó chắnh là ựầu vào cho khâu sản xuất của họ mà nó còn là cơ sở ựể ựảm bảo về tiến ựộ cũng như chất lượng của các sản phẩm ựược sản xuất ra trong doanh nghiệp.
Vì vậy ựể ựảm bảo ựược ựầu vào cho sản xuất ựược ựúng tiến ựộ và chất lượng, với giá thành hợp lý ựòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng ựược cho mình một phân hệ Quản lý Mua bán vật tư Ờ nguyên liệu nhằm theo dõi tiến ựộ ựặt hàng, giao hàng, theo dõi việc gửi và nhận báo giá ựến các nhà cung cấp.
Với các doanh nghiệp lớn, số lượng các ựơn ựặt mua và khối lượng công việc xử lý hằng ngày cũng tương ựối lớn, việc quản lý, theo dõi việc thực hiện công việc, phân công giải quyết công việc,... ựòi hỏi nhiều công sức và thời gian. Do ựó, ựể thuận lợi cho công tác quản lý cần có hệ thống thông tin dựa trên máy tắnh.
Do số lượng các công việc rất lớn, vì vậy yêu cầu hệ thống phải ựơn giản ựể có thể thao tác nhanh chóng và chắnh xác.
3.2.2. Phạm vi bài toán
Bài toán ỘQuản lý mua bán Vật tư - Nguyên liệuỢ là bài toán chung của tất cả các công ty, cơ quan, doanh nghiệp nói chung và ựặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất nói riêng. Mục ựắch quản lý của các doanh nghiệp là như nhau, nhưng do cách thức quản lý khác nhau nên ở ựây tôi không muốn ựi sâu vào các hoạt ựộng của một doanh nghiệp cụ thể. Ở ựây chỉ tập trung vào những chức năng chắnh tiêu biểu cho nhiều doanh nghiệp:
Quản lý danh mục vật tư
Quản lý báo giá
Quản lý ựặt hàng, giao hàng
Quản lý, ựánh giá nhà cung cấp
Quản lý phân quyền duyệt, xem, xử lý công việc
Thống kê, báo cáo và tìm kiếm
3.2.3. Mô tả nghiệp vụ quản lý
3.2.3.1. Xác ựịnh các thông tin chung về quản lý mua bán vật tư, nguyên liệu
Trong các doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức quản lý-ựiều hành ựiển hình ựược phân theo cấp quản lý từ cao xuống thấp như sau:
1. Ban Giám ựốc (Giám ựốc, các phó giám ựốc, trợ lý, thư ký giám ựốc)
2. Lãnh ựạo nhà máy, phân xưởng, phòng ban (Giám ựốc, Trưởng phòng và các phó phòng, thư ký phòng)
3. Tổ (Tổ trưởng, tổ phó, trưởng nhóm, ...) 4. Chuyên viên
Hình 3.31. Mô hình phân cấp quản lý trong doanh nghiệp
Thông thường ban giám ựốc là người quyết ựịnh kế hoạch mua bán vật tư cho toàn bộ doanh nghiệp trong một năm còn giám ựốc các phân xưởng hay trưởng phòng sản xuất là người trực tiếp lập kế hoạch sử dụng chi tiết nguyên vật liệu ựể báo cáo với ban giám ựốc cũng như phòng Vật tư ựể thực hiện việc mua bán VT-NL.
Trưởng phòng Vật tư là người chịu trách nhiệm trực tiếp về việc mua bán vật tư theo sự ựồng thuận của ban giám ựốc, ựồng thời là người ựóng vai trò chỉ ựạo nhân viên trong bộ phận mình thực hiện việc gửi báo giá, lấy báo giá, duyệt báo giá, Ầ thay mặt ban giám ựốc thực hiện hợp ựồng mua bán VT-NL, cũng như phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp như bộ phận Kế toán, Quản lý kho, các phân xưởng/ phòng sản xuất ựể giao nhận VT-NL.
Các nghiệp vụ cơ bản của mua bán vật tư - nguyên liệu bao gồm :
Ờ Nhận yêu cầu mua bán VT-NL từ ban giám ựốc hoặc các phòng ban / phân xưởng sản xuất.
Ờ Thực hiện việc gửi báo giá và nhận báo giá VT-NL.
Ờ Lựa chọn nhà cung cấp ựể thực hiện việc mua vật tư - nguyên liệu.
Ờ Giao nhận vật tư - nguyên liệu.
đối với việc Mua bán vật tư - nguyên liệu, các thông tin chắnh liên quan ựến nó như sau :
Ờ Ngày yêu cầu mua vật tư - nguyên liệu.
Ờ Tên vật tư - nguyên liệu, số lượng, chủng loại, màu sắc, kắch thước, Ầ
Ờ Ngày yêu cầu có hàng.
Ờ địa ựiểm nhận hàng.
Ờ Danh sách các nhà cung cấp uy tắn (nếu có).
đối với các Báo giá thì thông tin chắnh của nó gồm có :
Ờ Ngày gửi báo giá.
Ờ Nơi nhận báo giá (nhà cung cấp).
Ờ Danh sách các vật tư - nguyên liệu cần mua.
Ờ Ngày cần giao của từng vật tư - nguyên liệu.
Ờ Giá ựưa ra bởi nhà cung cấp của từng vật tư - nguyên liệu.
Ờ Trạng thái của báo giá.
Ờ Trạng thái chấp nhận mua hay không mua của từng vật tư Ờ nguyên.
đối với các biên bản bàn giao / tiếp nhận VT-NL, các thông tin chắnh của nó bao gồm:
Ờ Ngày giao VT-NL.
Ờ Tên VT-NL, số lượng, chủng loại, màu sắc, kắch thước, Ầ
Ờ Tình trạng của VT-NL.
Ờ Tên nhà cung cấp VT-NL.
Ờ Tên người giao, người nhận.
Ờ Các giấy tờ chứng nhận xuất sứ, bảo hành kèm theo của VT-NL.
Ờ Số dư trong kho của từng VT-NL trước và sau khi giao/nhận.
Như vậy ựối với mội vật tư - nguyên liệu trong quá trình mua bán sẽ có các trạng thái như sau :
Ờ Hủy yêu cầu mua
Ờ đã gửi báo giá
Ờ đã nhận ựược báo giá
Ờ đã ựặt hàng
Ờ đã giao một phần
Ờ đã giao ựầy ựủ
Ờ đang chờ thanh toán
Ờ đã hoàn thành
Lãnh ựạo công ty hay phòng ban, phân xưởng có thể dựa vào trạng thái của từng vật tư - nguyên liệu ựể ựể theo dõi và cập nhật nội dung chỉ ựạo thực hiện công việc. Qua ựó ựưa ra ựược những quyết ựịnh kịp thời ựể chỉ ựạo, xử lý nhằm làm cho hoạt ựộng sản xuất ựược ựảm bảo tiến ựộ và chất lượng, tránh không ựể ựình trệ sản xuất, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.
3.2.3.2. Công tác quản lý hoạt ựộng mua bán vật tư - nguyên liệu
Cấp trên (Lãnh ựạo các phân xưởng/ phòng trở lên) tạo ra các phiếu yêu mua bán vật tư Ờnguyên liệu có xác nhận của giám ựốc phân xưởng hay giám ựốc doanh nghiệp và gửi lên phòng Vật tư ựể yêu cầu mua nguyên vật liệu. Khi nhận ựược phiếu yêu cầu mua bán VT-NL từ bộ phận, nhân viên phòng vật tư xác nhận lại thông tin và xin ý kiến chỉ ựạo của trưởng phòng Vật tư. Trưởng phòng vật tư xem xét yêu cầu cũng như ựối chiếu lại với kế hoạch mua bán vật tư ựã ựược thông qua của ban Giám ựốc công ty, sau ựó sẽ phân cho các nhân viên trong phòng mình thực hiện việc xin báo giá từ các nhà cung cấp.
Sau khi ựã nhận ựược báo giá của nhà cung cấp, căn cứ vào mức giá, thời hạn giao hàng cùng các cam kết khác mà nhà cung cấp ựưa ra, nhân viên phòng Vật tư sẽ tiến hành chọn ra một số nhà cung cấp thỏa mãn các yêu cầu mua VT-NL của mình trình lên trưởng phòng Vật tư. Trưởng phòng Vật tư sau khi tham khảo ý kiến của ban giám ựốc cũng như của người yêu cầu mua thì sẽ tiến hành làm ựơn ựặt mua hàng với nhà cung cấp ựó. đồng thời khi ựó phòng vật tư sẽ phải thông báo với các bộ phận khác về thời gian và ựịa ựiểm giao nhận hàng ựể các bộ phận khác thu xếp tài chắnh, thời gian, kho bãi ựể tiếp nhận VT-NL
Khi ựến hạn giao vật tư Ờnguyên liệu, nhân viên phòng vật tư sẽ phối hợp với các bộ phận khác ựể kiểm tra, giám sát và tiếp nhận vật tư từ nhà cung cấp. Sau ựó chuyển
toàn bộ hóa ựơn, chứng từ sang cho bộ phận thanh toán ựể thực hiện thanh toán theo cam kế với nhà cung cấp.
Người yêu cầu mua VT-NL chỉ có thể chỉnh sửa, bổ sung cho yêu cầu của mình trước khi bộ phận Vật tư tiến hành ựặt mua với nhà cung cấp. Nếu sau khi ựã ựặt mua rồi thì người yêu cầu mua VT-NL sẽ không có quyền thay ựổi thông tin yêu cầu nữa. Trong trường hợp thông tin yêu cầu mua VT-NL bị sửa ựổi khác hẳn so với yêu cầu ban ựầu thì nhân viên phòng Vật tư phải tiến hành gửi lại yêu cầu báo giá mới cho nhà cung cấp ựể ựảm bảo thông tin yêu cầu mua với thông tin yêu cầu báo giá phải hoàn toàn trùng khớp với nhau.
Lãnh ựạo doanh nghiệp, lãnh ựạo của bộ phận yêu cầu mua, người mua yêu cầu mua có quyền xem dõi toàn bộ quá trình mua hàng ựó ựể ựôn ựốc, nhắc nhở việc thực hiện yêu cầu mua hàng của phòng Vật tư. Lãnh ựạo phòng Vật tư cũng phải theo dõi ựược công việc của từng nhân viên trong phòng mình ựể chỉ ựạo, phối hợp cũng như phân công công việc cho nhận viên trong phòng mình một cách hợp lý.
3.2.3.4. Các yêu cầu của phân hệ quản lý mua bán vật tư-nguyên liệu
Phân hệ quản lý mua bán VT-NL ựược xây dựng phải ựáp ứng ựược các yêu cầu sau:
Ờ Nội dung thông tin về mua bán vật tư nguyện liệu ựược thực hiện toàn bộ trên máy tắnh nhằm dễ dàng cho việc quản lý tập trung. Các thông tin về VT-NL sẽ phải ựược lấy từ Phân hệ quản lý sản phẩm hoặc Phân hệ quản lý kho.
Ờ Hệ thống cần phải hiển thị ựược trạng thái của từng VT-NL ựang ựược yêu cầu mua theo các góc ựộ khác nhau như theo từng phân xưởng, phòng ban yêu cầu, theo từng nhân viên phụ trách của phòng Vật tư và theo từng ựơn ựặt hàng.
Ờ Hệ thống cũng phải ựưa ra ựược thống kê về số lượng các yêu cầu bị hủy bỏ, các yêu cầu ựược thực hiện trước thời hạn, các yêu cầu cần xử lý gấp ựể lãnh ựạo doanh nghiệp có ựược các chỉ ựạo kịp thời trong việc mua bán VT-NL cho kịp tiến ựộ sản xuất.
Ờ Các thông tin liên quan ựến việc mua bán VT-NL cần ựược bố trắ, tổ chức sao cho việc truy vấn nhưng thông tin này trên hệ thống ựược dễ dàng và nhanh chóng.
Ờ Hệ thống các báo cáo phải dễ dàng, linh hoạt. Kế thừa ựược từ Phân hệ báo cáo của hệ thống quản lý tổng thể.
3.2.3.5. Các chức năng của Phân hệ quản lý mua bán vật tư-nguyên liệu
Vì ựây là chỉ là một Phân hệ trong hệ thống quản lý thông tin tổng thể của doanh nghiệp, chắnh vì vậy các chức năng ựược liệt kê ở ựây chỉ bao gồm các chức năng của riêng Phân hệ này, các chức năng khác như quản lý danh mục VT-NL, quản lý nhà cung cấp, quản lý người dùng, phân quyềnẦ, sẽ không ựược liệt kê ở ựây, nó ựược thực hiện ở các Phân hệ khác như Phân hệ chắnh hay Phân hệ Quản lý Kho, Quản lý Vật tư-nguyên liệu, Kế toánẦ
Mã tham chiếu Tên chức năng
R.1 Yêu cầu mua nguyên liệu (Purchase Order) R.2 Hủy yêu cầu mua VT-NL
R.3 Làm báo giá R.4 Nhận báo giá
R.5 Chọn nhà cung cấp
R.6 đặt mua vật tư Ờnguyên liệu
R.7 Nhận VT-NL
R.8 Trả VT-NL
R.9 Theo dõi tiến ựộ mua bán R.10 đánh giá nhà cung cấp R.11 Báo cáo thống kê
Bảng 3.1: Các chức năng hệ thống
3.2.3.6. Từ ựiển dữ liệu và mô hình lĩnh vực nghiệp vụ
3.2.3.6.1. Các khái niệm dự tuyển cho nghiệp vụ mua bán vật tư-nguyên liệu
Bảng dưới ựây mô tả các khái niệm nghiệp vụ chỉ phục vụ cho Phân hệ Quản lý mua bán vật tư:
Stt Tên khái niệm Mô tả
1 Phòng ban (Department) Một bộ phận trong một doanh nghiệp
2 Nhân viên (Employee) Một cá nhân làm việc trong doanh nghiệp
3 Nhà cung cấp (Vendor) đơn vị, doanh nghiệp bán VT-NL 4 Vật tư (Material) Tên của một loại VT-NL
5 Loại vật tư (Material Type) Tên nhóm/loại vật tư
6 Yêu cầu mua (Purchase Order) Hồ sơ các lần yêu cầu mua VT-NL 7 Chi tiết yêu cầu Hồ sơ chi tiết VT-NL cần mua 8 Báo giá (Quotation) Hồ sơ các VT-NL cần mua gửi cho
NCC
từ báo giá của NCC
11 đặt hàng (Order) Hồ sơ ựặt hàng các VT-NL
12 Chi tiết ựặt hàng Hồ sơ chi tiết các nguyên liệu ựược ựặt hàng
13 Nhận Vật tư (Receipt) Hồ sơ nhận các VT-NL 14 Chi tiết nhận Hồ sơ chi tiết nhận VT-NL 15 Trả Vật Tư (Return) Hồ sơ trả các VT-NL 16 Chi tiết trả Hồ sơ chi tiết trả VT-NL 17 đánh giá (Evaluation) Hồ sơ ựánh giá Nhà cung cấp 18 Yêu cầu thanh toán (Payment
Order)
Hồ sơ yêu cầu thanh toán mua VT- NL
19 Chi tiết thanh toán Hồ sơ chi tiết thanh toán mua VT- NL
3.2.3.6.2. Mô hình lĩnh vực nghiệp vụ
Hình 3.33: Mô hình khái niệm của chức năng Quản lý mua bán VT-NL
3.2.4. đặc tả hệ thống
3.2.4.1. Các tác nhân của hệ thống
Stt Tên tác nhân Vai trò của tác nhân 1 Lãnh ựạo doanh
nghiệp
Là người dùng hệ thống, khi sử dụng hệ thống phải ựăng nhập vào hệ thống.
cầu mua VT-NL, đơn ựặt hàng, Phiếu thanh toánẦ
2 Lãnh ựạo phòng Là người dùng hệ thống, khi sử dụng hệ thống phải ựăng nhập vào hệ thống.
Tác nhân này tham gia vào hệ thống với công việc chủ yếu là phê duyệt các phiếu yêu cầu mua hàng, ựồng thời cũng theo dõi tiến ựộ mua, nhận hàng từ các yêu cầu ựó.
3 Trưởng phòng Vật tư Là người dùng hệ thống, khi sử dụng hệ thống phải ựăng nhập vào hệ thống.
Tác nhân này tham gia vào hệ thống với công việc chủ yếu là tiếp nhận các yêu cầu mua hàng từ các phòng ban/ựơn vị khác rồi giao cho nhân viên trong phòng thực hiện việc mua bán VT- NL.
Thực hiện việc phê duyệt các báo giá của các nhà cung cấp ựể mua VT-NL từ các nhà cung cấp ựó. Xác nhận việc giao, nhận, trả VT-NL. 4 Nhân viên Vật tư Là người dùng hệ thống, khi sử dụng hệ thống
phải ựăng nhập vào hệ thống.
Tác nhân này tham gia vào hệ thống với công việc chủ yếu là tiếp nhận các yêu cầu mua VT- NL từ các phòng ban/ựơn vị khác và thực hiện việc xin báo giá từ các nhà cung cấp.
Thực hiện việc lựa chọn nhà cung cấp ựể mua VT-NL, tiếp nhận, bàn giao, trả VT-NL. Thực hiện vai trò làm cầu nối giữa phòng Kế toán và nhà cung cấp.
5 Nhân viên Là người dùng hệ thống, khi sử dụng hệ thống phải ựăng nhập vào hệ thống.
Tác nhân này tham gia vào hệ thống với công việc chủ yếu là tạo các yêu cầu mua VT-NL,
kiểm tra và tiếp nhận VT-NL từ nhà cung cấp 6 Quản lý kho Là người dùng hệ thống, khi sử dụng hệ thống
phải ựăng nhập vào hệ thống.
Tác nhân này tham gia vào hệ thống với công việc chủ yếu là xác nhận việc nhận VT-NL từ nhà cung cấp.
7 Kế toán viên Là người dùng hệ thống, khi sử dụng hệ thống phải ựăng nhập vào hệ thống.
Tác nhân này tham gia vào hệ thống với công việc chủ yếu là thanh toán và xác nhận việc thanh toán tiền mua VT-NL cho nhà cung cấp. 8 Quản trị hệ thống Là người dùng hệ thống, khi sử dụng hệ thống
phải ựăng nhập vào hệ thống.
Tác nhân này tham gia vào hệ thống với các công việc quản trị người dùng vào ra hệ thống, phân quyền vào ra, quản trị hồ sơ thông tin Phòng/ban, Nhân viên. đảm bảo sự vận hành của hệ thống chương trình trên mạng máy tắnh.
3.2.4.2. Các ca sử dụng tiêu biểu của hệ thống