Để chính bản thân các doanh nghiệp quan tâm đến quản trị rủi ro, nhà nƣớc cần phải tạo ra một văn hóa quản trị rủi ro cho toàn xã hội, bằng các biện pháp sau:
- Tăng cƣờng giáo dục, tuyên truyền về các giải pháp, các công cụ phòng ngừa rủi ro cho các doanh nghiệp cũng nhƣ toàn thể xã hội; xác định trách nhiệm gánh chịu rủi ro, trách nhiệm quản trị rủi ro thuộc về các chủ thể khi tham gia kinh doanh, hoạt động trên thị trƣờng.
- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật về phát triển các công cụ phòng ngừa rủi ro để các doanh nghiệp, các VPCC, các nhà đầu tƣ tự bảo vệ mình đồng thời tạo cho các doanh nghiệp, VPCC thói quen phòng ngừa rủi ro.
Kết luận chƣơng 3
Trên cơ sở phân tích từ thực tiễn những nhân tố chủ yếu tác động đến rủi ro, thực trạng rủi ro và quản trị rủi ro của VPCC, tác giả đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong hoạt động của VPCC Lạc Việt nói riêng và hoạt động công chứng nói chung. Những giải pháp đƣợc đƣa ra trên cơ sở xem xét các đặc điểm cụ thể của VPCC, bên cạnh đó tác giả cũng đƣa ra một số kiến nghị cụ thể về những vấn đề cần thiết để hỗ trợ VPCC nâng cao khả năng quản trị rủi ro.
KẾT LUẬN
Cùng tồn tại song song với Phòng công chứng thì VPCC ngày nay cũng đã gặt hái đƣợc những thành tựu riêng của mình, góp phần tăng trƣởng, phát triển kinh tế tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực đó thì cũng tồn tại nhiều hạn chế mà một quốc gia dù đang phát triển vƣợt trội nhƣ thế nào cũng khó mà tránh khỏi. Mô hình VPCC ra đời đã tạo điều kiện cho mọi ngƣời dân, mọi tầng lớp, địa vị trong xã hội, mọi cá nhân có thành phần kinh tế khác nhau đều bình đẳng, dễ tiếp cận với dịch vụ công chứng, xóa bỏ tâm lý e ngại khi tiếp cận công chứng.
Có thể nói sự ra đời của VPCC là cuộc cách mạng trong lĩnh vực công chứng ở nƣớc ta. Mặc dù Luật công chứng nƣớc ta ra đời muộn hơn so với các nƣớc trên thế giới nhƣng phải ghi nhận từ khi có Luật công chứng 2006, nay là Luật công chứng 2014 sửa đổi, bổ sung thì vấn đề công chứng dƣờng nhƣ đƣợc tháo gỡ nhiều khó khăn vƣớng mắc. Cũng từ khi có Luật công chứng thì mô hình VPCC cũng đƣợc quan tâm, sự phát triển của VPCC gắn liền với sự phát triển của quản lý nhà nƣớc. Đến nay với sự phát triển không ngừng của tổ chức này đã hình thành nên một mạng lƣới đã và đang đƣợc triển khai rộng khắp trên toàn quốc, đáp ứng đƣợc phần lớn các yêu cầu về chứng nhận hợp đồng, giao dịch dân sự của cá nhân, tổ chức.
Hoạt động của VPCC ngày càng đƣợc chuyên nghiệp hóa góp phần tiếp cận với ngƣời dân hơn, giúp ngƣời dân tìm đến công chứng ngày càng thuận tiện, nhanh chóng. Điều đó chứng tỏ VPCC đã và đang thực hiện tốt, đi đúng chủ trƣơng, theo kịp sự phát triển của thế giới. Tuy nhiên, nếu so với các nƣớc khác mô hình VPCC của ta còn non trẻ, vƣớng nhiều lỗ hổng, bất cập mà đến Luật công chứng 2014 mới thật sự đƣợc khắc phục và sửa chữa. Tuy nhiên, đến giai đoạn này, không phải là quá muộn để sửa chữa nhƣng cũng không còn là quá sớm để theo kịp tiến độ phát triển của các nƣớc khác trên thế giới.
Bằng những phƣơng pháp nghiên cứu đúng đắn, kết hợp với những căn cứ khoa học và quá trình khảo sát thực tiễn của hoạt động công chứng của VPCC Lạc Việt, luận văn đã góp phần làm sáng tỏ thực trạng rủi ro và quản trị rủi ro trong hoạt
động công chứng. Qua đó tác giả cũng mạnh dạn đƣa ra những giải pháp xử lý, kiểm soát các rủi ro và kiến nghị để nâng cao khả năng phòng ngừa rủi ro trong hoạt động công chứng đến cho những ngƣời quan tâm đến lĩnh vực công chứng nói chung và VPCC nói riêng một tổng quan về việc quản trị rủi ro. Vì vây, tác giả mong rằng với
kết quả nghiên cứu của luận văn “Quản trị rủi ro tại Văn phòng công chứng Lạc
Việt” sẽ góp một phần sức nhỏ vào công cuộc đổi mới, hoàn thiện trong quá trình hoạt động, hành nghề công chứng …Đồng thời cũng là bƣớc đệm cho các nghiên cứu chuyên sâu nhằm đƣa ra những giải pháp thiết thực, có hiệu quả trong hoạt động nói trên, thúc đẩy sự phát triển của xã hội hóa dịch vụ công ở nƣớc ta giai đoạn hiện nay. Song do khả năng và kinh nghiệm còn hạn chế, nên những giải pháp trình bày trong luận văn này chắc chắn còn có nhiều thiếu sót và cần chỉnh sửa thêm. Kính mong Quý thầy, cô giáo và những ai quan tâm đến vấn đề quản trị rủi ro trong hoạt động VPCC có ý kiến đóng góp thêm./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
* Luật
1.Luật công chứng năm 2006
2. Luật công chứng năm 2014
3. Bộ luật dân sự năm 2005 4. Bộ luật dân sự năm 2015
5. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08-12-2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.
6. Thông tƣ số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 hƣớng dẫn thi hành Luật công chứng.
7. Thông tƣ 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 hƣớng dẫn thực hiện một số nội dung về CCV, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nƣớc về công chứng.
8. Thông tƣ số 257/2016/TT-BTC-BTP ngày 11/11/2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động VPCC; lệ phí cấp thẻ CCV.
* Luận văn, Giáo trình, tạp chí, sách chuyên khảo
9. Lê Hải Yến (2017), Quản trị rủi ro trong hoạt động kinh doanh thuốc thú
y, nghiên cứu điển hình tại công ty CPTM&DV thú y Thành An, Luận văn thạc sĩ tại Đại học Quốc gia Hà Nội.
10. PGS-TS Phan Thị Bích Nguyệt, Đầu tƣ tài chính, NXB Thống Kê năm 2006. 11. PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Trang, Quản trị rủi ro tài chính, NXB Thống kê năm 2007.
12. Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật – Bộ Tƣ pháp: Chuyên đề về công chứng và chứng thực. Đặc san Tuyên truyền pháp luật số 14 (tháng 7/2007).
13. Vũ Công Tuấn (2010), Quản trị dự án thiết lập và thẩm định dự án đầu
tư, NXB. Thống kê, Hà Nội.
15. Eric Verzuh, MBA trong tầm tây chủ đề Quản lý dự án, in lần thứ 2 tại Việt Nam, ngƣời dịch: Trần Huỳnh Minh Triết, Hiệu đính: Trịnh Đức Vinh, MBA, NXB Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh.
16. TS. Tuấn Đạo Thanh (2012), Pháp luật công chứng những vấn đề lý luận
và thực tiễn, NXB Tƣ pháp, Hà Nội.
* Tài liệu trên mạng
17. Nguyễn Thị Thanh Hà, “Những khó khăn,vướng mắc trong hoạt động
công chứng” địa chỉ tại: http://www.pccs2-
tthue.vn/Views/InfoTwo.aspx?OneID=7&TwoID=70&fbclid=IwAR2LQfc8Rsiq_zj jlV8aqDeXDwS25d22-SCbfDnHqCBghwHgDiWhrXn3A9U
18. Đức Long – Văn Thƣ, “Công chứng và an toàn pháp lý”, địa chỉ tại:
http://www.congchungbaonguyet.com.vn/news/view/279?fbclid=IwAR0hrS
pzS8Ad1BOG3lkaeYKP2LbgzpcojmPAMM1ACeDw_EOFf2hVGX0NaY8, ngày
đăng tin 17/04/2012
19. Huyền Trang, “Nghề công chứng viên: Rủi ro rình rập”, địa chỉ tại:
http://www.baobariavungtau.com.vn/phap-luat/201605/nghe-cong-chung- vien-rui-ro-rinh-rap-
676470/?fbclid=IwAR1SNUay2ngNbNC5EMxabtIPoZz6H2KglU7lQdwZH6NDN qJYpT656tikJ00, ngày đăng tin 10/05/2016
20. http://www.i-tsc.vn/iso-9001-2008/tu-van-iso-9001-2008/iso-9001-2008- la-gi.html
SỞ TƢ PHÁP THÀNH PHỐ HÀ NỘI
VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG LẠC VIỆT
ISO: 9001:2008
QUY TRÌNH
QUẢN LÝ, SẮP XẾP HỒ SƠ, TÀI LIỆU MÃ SỐ : QT420-01 LẦN BAN HÀNH : 01
NGÀY BAN HÀNH : 05/11/2009
NGƢỜI VIẾT NGƢỜI KIỂM TRA NGƢỜI DUYỆT
TRẦN THỊ TRÀ MY NGUYỄN THỊ XUÂN TRẦN QUỐC KHÁNH
NHỮNG THAY ĐỔI ĐÃ CÓ
Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành
LẠC VIỆT QUY TRÌNH Mã số: QT420-01 Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009 QUẢN LÝ SẮP XẾP HỒ SƠ TÀI LIỆU
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008
1. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức sắp xếp, lƣu trữ, bảo quản các loại hồ sơ, tài liệu đảm bảo không bị mất mát, hƣ hỏng và dễ dàng, thuận tiện khi sử dụng.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với mọi loại hồ sơ, tài liệu.
- Đối với công văn đi đến, kiểm soát theo quy định của nhà nƣớc về công tác văn thƣ
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Sổ tay chất lƣợng, mục kiểm soát hồ sơ, mục kiểm soát tài liệu (4.2.3; 4.2.4) - Các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lƣợng của VPCC Lạc Việt.
- Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
4. ĐỊNH NGHĨA
4.1 Tài liệu: Là các văn bản mang tính hƣớng dẫn hoặc quy định cách thức thực hiện một công việc hoặc một hoạt động.
4.2 Tài liệu kiểm soát:
- Tài liệu nội bộ thuộc hệ thống quản lý chất lƣợng: là những văn bản thuộc hệ thống chất lƣợng có dấu “Kiểm soát” màu đỏ và có đầy đủ chữ ký tại trang nhất của văn bản. Khi thay đổi tài liệu đƣợc cập nhật cho các cá nhân và đơn vị liên quan.
- Tài liệu nội bộ không thuộc hệ thống quản lý chất lƣợng: là những tài liệu có dấu tròn mầu đỏ và có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền
- Tài liệu bên ngoài: là những văn bản do bên ngoài phát hành đƣợc dùng để tham khảo trong khi thực hiện công việc chuyên môn. Tài liệu bên ngoài bao gồm: Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn Nƣớc ngoài, Văn bản pháp quy, tài liệu tham khảo
4.3 Tài liệu không kiểm soát: là tài liệu không tuân theo quy định ở mục 4.1 4.4 Hồ sơ: là những biên bản, báo cáo, các biểu mẫu đã ghi chép phát sinh khi
thực hiện theo các tài liệu. Hồ sơ là bằng chứng cho việc thực hiện những quy định đã đề ra.
LẠC VIỆT QUY TRÌNH Mã số: QT420-01 Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009 QUẢN LÝ SẮP XẾP HỒ SƠ TÀI LIỆU
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008
5. NỘI DUNG
5.1. Yêu cầu chung
- Hồ sơ, tài liệu sắp xếp phải đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm.
- Hồ sơ, tài liệu phải đảm bảo tính đồng nhất về phƣơng pháp sắp xếp, nhãn mác cặp phai trong từng bộ phận.
- Hồ sơ, tài liệu sau khi hết hạn lƣu tại đơn vị phải đƣợc hủy hoặc chuyển về kho lƣu trữ.
- Trƣởng đơn vị quy định trách nhiệm sắp xếp hồ sơ, tài liệu trong đơn vị mình.
5.2. Phương pháp sắp xếp và quản lý hồ sơ, tài liệu
-Vẽ sơ đồ mặt bằng hệ thống các tủ trong các phòng của đơn vị và đánh mã
số của từng ngăn tủ. Mã số các tủ do đơn vị tự quy định hoặc mã số tủ đƣợc
đánh theo thứ tự nhân sự trong phòng
- Mỗi tủ lập một danh mục các cặp phai theo BM420-01/LĐ và sắp xếp theo
thứ tự từ trái sang phải..
- Trong từng cặp phai lập danh mục các tài liệu, hồ sơ để bên trong cặp phai và kẹp lên đầu cặp phai
- Tùy theo từng loại tài liệu, hồ sơ sẽ đƣợc lập danh mục tƣơng ứng sau:
+ Danh mục tài liệu thuộc HTQLCL : BM420-02/LĐ
+ Danh mục tài liệu không thuộc HTQLCL : BM420-03/LĐ
+ Danh mục tài liệu bên ngoài : BM420-04/LĐ
+ Danh mục hồ sơ : BM420-05/LĐ
- Sắp xếp các cặp phai tài liệu, hồ sơ theo đúng thứ tự trong danh mục tƣơng ứng. Đánh số thứ tự từng tài liệu hoặc hồ sơ theo thứ tự của danh mục. Vị trí đánh số thứ tự là góc trên bên trái.
- Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu, hồ sơ trong cặp phai tùy theo tính chất của từng chuyên môn có thể sắp xếp theo chủng loại, lĩnh vực, thứ tự thời gian.v.v...
- Đối với những cặp đựng hồ sơ, tài liệu gồm nhiều loại khác nhau phải có biện pháp phân chia từng loại.
LẠC VIỆT QUY TRÌNH Mã số: QT420-01 Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009 QUẢN LÝ SẮP XẾP HỒ SƠ TÀI LIỆU
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008
- Nên thống nhất hình thức nhãn cặp phai, nội dung bao gồm có logo Văn phòng, mã số, tên cặp phai. - Hình thức nhãn cặp phai có thể nhƣ sau: TÊ N TÀI LIỆ U HỒ SƠ X -QS -Y (XX -YY) AAAA
TÊN TÀI LIỆU (HỒ SƠ)
AAAA-XX-YY Trong đó có thể:
AAAA : Là tên viết tắt của đơn vị/cá nhân quản lý
XX : XX = 00 Là tài liệu (hồ sơ) dùng chung cho cả đơn
vị
XX = 01 đến n Là thứ tự nhân viên trong đơn vị
(VD: 01 là của trƣởng phòng; 01 là nhân viên từng bộ phận ....).
YY : Là thứ tự từng cặp phai của từng ngƣời.
Đối với hồ sơ tài liệu cung cấp dịch vụ của Văn phòng:
AAAA : Là tên viết tắt của đơn vị/cá nhân quản lý
X : Thời gian thực hiện Y : Số thứ tự quyển XX-YY : Thứ tự số
5.3. Yêu cầu trong quá trình sử dụng
- Liên tục cập nhật vào danh mục khi có tài liệu hoặc hồ sơ mới hoặc lập cặp phai mới.
- Khi sử dụng xong tài liệu, hồ sơ hoặc cặp phai phải sắp xếp lại vào đúng vị trí đã lấy ra sử dụng
LẠC VIỆT QUY TRÌNH Mã số: QT420-01 Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009 QUẢN LÝ SẮP XẾP HỒ SƠ TÀI LIỆU
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008
- Khi cho ngƣời ngoài mƣợn tài liệu hoặc hồ sơ phải theo dõi bằng sổ cho mƣợn tài liệu, hồ sơ
6. LƢU TRỮ
Trƣởng đơn vị hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền lƣu danh mục tài liệu, hồ sơ, sổ cho mƣợn tài liệu, hồ sơ trong thời hạn 20 năm
7. PHỤ LỤC
BM420-01/LĐ: Danh mục cặp phai
BM420-02/LĐ: Danh mục tài liệu nội bộ thuộc hệ thống quản lý chất lƣợng BM420-03/LĐ: Danh mục tài liêu nội bộ không thuộc hệ thống quản lý chất lƣợng BM420-04/LĐ: Danh mục tài liệu bên ngoài
SỞ TƢ PHÁP THÀNH PHỐ HÀ NỘI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG LẠC VIỆT
ISO: 9001:2008
QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
MÃ SỐ : QT423-01 LẦN BAN HÀNH : 01
NGÀY BAN HÀNH : 05/11/2009
NGƢỜI VIẾT NGƢỜI KIỂM TRA NGƢỜI DUYỆT
NGUYỄN THỊ XUÂN NGUYỄN THỊ XUÂN TRẦN QUỐC KHÁNH
NHỮNG THAY ĐỔI ĐÃ CÓ
Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành
LẠC VIỆT
QUY TRÌNH
Mã số: QT423-01 Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008
1. MỤC ĐÍCH
Quy định phƣơng pháp kiểm soát các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lƣợng của Văn phòng nhằm đảm bảo đúng tài liệu sử dụng, đúng nơi sử dụng và đúng thời gian sử dụng.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Các tài liệu nội bộ thuộc hệ thống quản lý chất lƣợng do Văn phòng biên
soạn và ban hành ;
- Các tài liệu bên ngoài có liên quan đến hệ thống quản lý chất lƣợng của Văn
phòng.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
- ISO 9001:2008: mục 4.2.3 - kiểm soát tài liệu;
- Sổ tay chất lƣợng
4. ĐỊNH NGHĨA:
- Tài liệu nội bộ: là những tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lƣợng quy định
công tác quản lý chất lƣợng đƣợc xây dựng theo trình tự thủ tục của ISO 9001:2008 do Văn phòng ban hành bao gồm: Sổ tay chất lƣợng, Quy trình, Quy định và Biểu mẫu; Các tài liệu này có dấu “Kiểm soát” màu đỏ và có đầy