trợ giúp Văn phòng công chứng
Các câu lạc bộ, hội, hiệp hội CCV đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các VPCC liên kết chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau. Đồng thời chính các câu lạc bộ, hội, hiệp hội này có thể hỗ trợ VPCC nắm bắt kịp thời chính sách, pháp luật; tƣ vấn, trợ giúp về pháp lý cho VPCC. Đến nay ở Hà Nội đã có Hội CCV thành phố hoạt động, tuy nhiên có thể nói Hội còn mang tính hình thức, chƣa thực sự là cầu nối giữa các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố… Để các hội, hiệp hội CCV phát triển đúng định hƣớng, thực sự là nơi hội tụ, kết nối các VPCC, đề nghị Quốc hội cần phải sớm ban hành Luật về Hội. Việc thành lập Hội và quản lý Hội hiện nay thực hiện theo Nghị định số 45/2010/NĐ-CP ngày 21/4/2010 của Chính phủ. Nhiều quy định tại Nghị định chƣa đầy đủ và hiệu lực pháp lý có giới hạn.
3.3.3. Xây dựng một hệ thống thanh tra, kiểm tra đối với hoạt động của Văn phòng công chứng phòng công chứng
Đây cũng đƣợc coi là điều kiện tiên quyết đảm bảo hiệu quả xã hội hóa dịch vụ công chứng. Do đó, việc xã hội hóa dịch vụ công chứng phải đi đôi với việc xây dựng đƣợc đội ngũ thanh tra chuyên nghiệp để thanh tra, kiểm tra loại hình dịch vụ quan trọng này. Nhà nƣớc cần xây dựng quy chế thanh tra, kiểm tra phù hợp với đặc thù của hoạt động công chứng. Bản chất của hoạt động công chứng vừa mang tính chất tƣ pháp vừa mang tính chất dịch vụ hành chính nên việc thanh tra, kiểm tra không chỉ là trách nhiệm của cơ quan quản lý mà còn cần có sự tham gia của các chủ thể khác có liên quan. Trƣớc hết có thể mở rộng trách nhiệm của hệ thống thanh tra nhà nƣớc đối với hoạt động công chứng. Tiến tới là xây dựng đoàn thanh tra có sự phối hợp tham gia của các cơ quan khác nhau với trách nhiệm phân công từng nhóm công tác. Đoàn thanh tra, kiểm tra có quyền tạm đình chỉ thi hành một văn bản hoặc có thể kiến nghị Tòa án có thẩm quyền hủy bỏ giá trị pháp lý của một văn bản công chứng.
Tăng cƣờng công tác kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm đối với VPCC có vai trò nhất định trong việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro. Nhƣng để thực hiện tốt và đồng bộ đối với công tác quản lý này thì trƣớc tiên phải:
- Kiểm soát đầu vào: Chất lƣợng đào tạo, chuyên môn, kinh nghiệm công tác, phẩm chất đạo đức, năng lực công tác của ngƣời đƣợc bổ nhiệm làm CCV. Tất cả những điều này nếu không đƣợc kiểm soát tốt sẽ là nguyên nhân tiềm ẩn rủi ro tranh chấp trong hoạt động công chứng do nhận thức về pháp luật không đầy đủ, do thiếu kinh nghiệm dẫn đến lỗi bất cẩn hoặc do không giữ đƣợc sự khách quan khi hành nghề. - Kiểm soát đầu ra: Đó là kiểm tra điều kiện, cở sở vật chất, đội ngũ nhân sự…ngay từ khi bắt đầu thành lập một VPCC mới. Bởi vì mức độ độc lập và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật của CCV có thể bị ảnh hƣởng nếu: Chủ đầu tƣ cơ sở vật chất là một hay nhiều ngƣời khác, CCV với vai trò chỉ là ngƣời làm công và hƣởng lƣơng do chủ đầu tƣ ở một mức độ nhất định về mặt kinh tế. Nếu có sự xung đột giữa chủ đầu tƣ và CCV thì việc ảnh hƣởng đến tính ổn định, liên tục của hoạt động công chứng là không tránh khỏi.
Các VPCC đƣợc nhà nƣớc chuyển giao một phần quyền của nhà nƣớc để thực hiện chức năng của nhà nƣớc trong một lĩnh vực cụ thể là công chứng các hợp đồng giao dịch. Bên cạnh đó, chính là trách nhiệm và nghĩa vụ to lớn là phải thực hiện công chứng một cách đúng pháp luật, bảo đảm lợi ích của nhà nƣớc. Để đảm bảo hài hòa cả hai yếu tố trên nhà nƣớc đã có một loạt các công cụ, biện pháp để đảm bảo việc thực thi. Nhƣng trên thực tế, các biện pháp ngăn chặn của nhà nƣớc đối với loại mô hình này chƣa kịp thời vì đây là loại hình tiềm ẩn loại tội phạm tinh vi, sự biến tƣớng khôn lƣờng.
- Tăng cƣờng công tác kiểm tra, thanh tra của Sở Tƣ pháp và sự giám sát của Hội CCV đối với hoạt động hành nghề công chứng, xử lý nghiêm khắc đối với tổ chức hành nghề công chứng và CCV có hành vi công chứng trái pháp luật hoặc có hành vi cạnh tranh không lành mạnh.
3.3.4. Sự phối hợp giữa các Cơ quan quản lý nhà nước
Đề nghị Sở Tƣ pháp là trung tâm điều phối sự hợp tác giữa các tổ chức hành nghề công chứng với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất; Cơ quan tài Nguyên và Môi trƣờng các cấp; Cơ quan thi hành án dân sự các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan khác trong việc phục vụ ngƣời dân khi có nhu cầu, tham gia giao dịch dân sự.
3.3.5. Nâng cao nhận thức của Văn phòng công chứng về rủi ro, về tầm quan trọng của quản trị rủi ro trọng của quản trị rủi ro
Một trong những nguyên nhân các doanh nghiệp hay VPCC chƣa quan tâm đến quản trị rủi ro là do chƣa nhận thức đúng đắn và đầy đủ về nguy cơ rủi ro, về tầm quan trọng của quản trị rủi ro, chƣa hiểu biết về vai trò cũng nhƣ kỹ năng sử dụng các công cụ phòng ngừa rủi ro, nhất là các sản phẩm phái sinh. Do vậy để nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp, của VPCC một giải pháp quan trọng là tăng cƣờng tuyên truyền, giáo dục, đào tạo nâng cao nhận thức của doanh nghiệp về rủi ro, tầm quan trọng của rui ro; đào tạo kỹ năng sử dụng các sản phẩm phái sinh...
3.3.6. Tạo văn hóa quản trị rủi ro cho toàn xã hội
Để chính bản thân các doanh nghiệp quan tâm đến quản trị rủi ro, nhà nƣớc cần phải tạo ra một văn hóa quản trị rủi ro cho toàn xã hội, bằng các biện pháp sau:
- Tăng cƣờng giáo dục, tuyên truyền về các giải pháp, các công cụ phòng ngừa rủi ro cho các doanh nghiệp cũng nhƣ toàn thể xã hội; xác định trách nhiệm gánh chịu rủi ro, trách nhiệm quản trị rủi ro thuộc về các chủ thể khi tham gia kinh doanh, hoạt động trên thị trƣờng.
- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật về phát triển các công cụ phòng ngừa rủi ro để các doanh nghiệp, các VPCC, các nhà đầu tƣ tự bảo vệ mình đồng thời tạo cho các doanh nghiệp, VPCC thói quen phòng ngừa rủi ro.
Kết luận chƣơng 3
Trên cơ sở phân tích từ thực tiễn những nhân tố chủ yếu tác động đến rủi ro, thực trạng rủi ro và quản trị rủi ro của VPCC, tác giả đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong hoạt động của VPCC Lạc Việt nói riêng và hoạt động công chứng nói chung. Những giải pháp đƣợc đƣa ra trên cơ sở xem xét các đặc điểm cụ thể của VPCC, bên cạnh đó tác giả cũng đƣa ra một số kiến nghị cụ thể về những vấn đề cần thiết để hỗ trợ VPCC nâng cao khả năng quản trị rủi ro.
KẾT LUẬN
Cùng tồn tại song song với Phòng công chứng thì VPCC ngày nay cũng đã gặt hái đƣợc những thành tựu riêng của mình, góp phần tăng trƣởng, phát triển kinh tế tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực đó thì cũng tồn tại nhiều hạn chế mà một quốc gia dù đang phát triển vƣợt trội nhƣ thế nào cũng khó mà tránh khỏi. Mô hình VPCC ra đời đã tạo điều kiện cho mọi ngƣời dân, mọi tầng lớp, địa vị trong xã hội, mọi cá nhân có thành phần kinh tế khác nhau đều bình đẳng, dễ tiếp cận với dịch vụ công chứng, xóa bỏ tâm lý e ngại khi tiếp cận công chứng.
Có thể nói sự ra đời của VPCC là cuộc cách mạng trong lĩnh vực công chứng ở nƣớc ta. Mặc dù Luật công chứng nƣớc ta ra đời muộn hơn so với các nƣớc trên thế giới nhƣng phải ghi nhận từ khi có Luật công chứng 2006, nay là Luật công chứng 2014 sửa đổi, bổ sung thì vấn đề công chứng dƣờng nhƣ đƣợc tháo gỡ nhiều khó khăn vƣớng mắc. Cũng từ khi có Luật công chứng thì mô hình VPCC cũng đƣợc quan tâm, sự phát triển của VPCC gắn liền với sự phát triển của quản lý nhà nƣớc. Đến nay với sự phát triển không ngừng của tổ chức này đã hình thành nên một mạng lƣới đã và đang đƣợc triển khai rộng khắp trên toàn quốc, đáp ứng đƣợc phần lớn các yêu cầu về chứng nhận hợp đồng, giao dịch dân sự của cá nhân, tổ chức.
Hoạt động của VPCC ngày càng đƣợc chuyên nghiệp hóa góp phần tiếp cận với ngƣời dân hơn, giúp ngƣời dân tìm đến công chứng ngày càng thuận tiện, nhanh chóng. Điều đó chứng tỏ VPCC đã và đang thực hiện tốt, đi đúng chủ trƣơng, theo kịp sự phát triển của thế giới. Tuy nhiên, nếu so với các nƣớc khác mô hình VPCC của ta còn non trẻ, vƣớng nhiều lỗ hổng, bất cập mà đến Luật công chứng 2014 mới thật sự đƣợc khắc phục và sửa chữa. Tuy nhiên, đến giai đoạn này, không phải là quá muộn để sửa chữa nhƣng cũng không còn là quá sớm để theo kịp tiến độ phát triển của các nƣớc khác trên thế giới.
Bằng những phƣơng pháp nghiên cứu đúng đắn, kết hợp với những căn cứ khoa học và quá trình khảo sát thực tiễn của hoạt động công chứng của VPCC Lạc Việt, luận văn đã góp phần làm sáng tỏ thực trạng rủi ro và quản trị rủi ro trong hoạt
động công chứng. Qua đó tác giả cũng mạnh dạn đƣa ra những giải pháp xử lý, kiểm soát các rủi ro và kiến nghị để nâng cao khả năng phòng ngừa rủi ro trong hoạt động công chứng đến cho những ngƣời quan tâm đến lĩnh vực công chứng nói chung và VPCC nói riêng một tổng quan về việc quản trị rủi ro. Vì vây, tác giả mong rằng với
kết quả nghiên cứu của luận văn “Quản trị rủi ro tại Văn phòng công chứng Lạc
Việt” sẽ góp một phần sức nhỏ vào công cuộc đổi mới, hoàn thiện trong quá trình hoạt động, hành nghề công chứng …Đồng thời cũng là bƣớc đệm cho các nghiên cứu chuyên sâu nhằm đƣa ra những giải pháp thiết thực, có hiệu quả trong hoạt động nói trên, thúc đẩy sự phát triển của xã hội hóa dịch vụ công ở nƣớc ta giai đoạn hiện nay. Song do khả năng và kinh nghiệm còn hạn chế, nên những giải pháp trình bày trong luận văn này chắc chắn còn có nhiều thiếu sót và cần chỉnh sửa thêm. Kính mong Quý thầy, cô giáo và những ai quan tâm đến vấn đề quản trị rủi ro trong hoạt động VPCC có ý kiến đóng góp thêm./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
* Luật
1.Luật công chứng năm 2006
2. Luật công chứng năm 2014
3. Bộ luật dân sự năm 2005 4. Bộ luật dân sự năm 2015
5. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08-12-2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.
6. Thông tƣ số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 hƣớng dẫn thi hành Luật công chứng.
7. Thông tƣ 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 hƣớng dẫn thực hiện một số nội dung về CCV, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nƣớc về công chứng.
8. Thông tƣ số 257/2016/TT-BTC-BTP ngày 11/11/2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động VPCC; lệ phí cấp thẻ CCV.
* Luận văn, Giáo trình, tạp chí, sách chuyên khảo
9. Lê Hải Yến (2017), Quản trị rủi ro trong hoạt động kinh doanh thuốc thú
y, nghiên cứu điển hình tại công ty CPTM&DV thú y Thành An, Luận văn thạc sĩ tại Đại học Quốc gia Hà Nội.
10. PGS-TS Phan Thị Bích Nguyệt, Đầu tƣ tài chính, NXB Thống Kê năm 2006. 11. PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Trang, Quản trị rủi ro tài chính, NXB Thống kê năm 2007.
12. Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật – Bộ Tƣ pháp: Chuyên đề về công chứng và chứng thực. Đặc san Tuyên truyền pháp luật số 14 (tháng 7/2007).
13. Vũ Công Tuấn (2010), Quản trị dự án thiết lập và thẩm định dự án đầu
tư, NXB. Thống kê, Hà Nội.
15. Eric Verzuh, MBA trong tầm tây chủ đề Quản lý dự án, in lần thứ 2 tại Việt Nam, ngƣời dịch: Trần Huỳnh Minh Triết, Hiệu đính: Trịnh Đức Vinh, MBA, NXB Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh.
16. TS. Tuấn Đạo Thanh (2012), Pháp luật công chứng những vấn đề lý luận
và thực tiễn, NXB Tƣ pháp, Hà Nội.
* Tài liệu trên mạng
17. Nguyễn Thị Thanh Hà, “Những khó khăn,vướng mắc trong hoạt động
công chứng” địa chỉ tại: http://www.pccs2-
tthue.vn/Views/InfoTwo.aspx?OneID=7&TwoID=70&fbclid=IwAR2LQfc8Rsiq_zj jlV8aqDeXDwS25d22-SCbfDnHqCBghwHgDiWhrXn3A9U
18. Đức Long – Văn Thƣ, “Công chứng và an toàn pháp lý”, địa chỉ tại:
http://www.congchungbaonguyet.com.vn/news/view/279?fbclid=IwAR0hrS
pzS8Ad1BOG3lkaeYKP2LbgzpcojmPAMM1ACeDw_EOFf2hVGX0NaY8, ngày
đăng tin 17/04/2012
19. Huyền Trang, “Nghề công chứng viên: Rủi ro rình rập”, địa chỉ tại:
http://www.baobariavungtau.com.vn/phap-luat/201605/nghe-cong-chung- vien-rui-ro-rinh-rap-
676470/?fbclid=IwAR1SNUay2ngNbNC5EMxabtIPoZz6H2KglU7lQdwZH6NDN qJYpT656tikJ00, ngày đăng tin 10/05/2016
20. http://www.i-tsc.vn/iso-9001-2008/tu-van-iso-9001-2008/iso-9001-2008- la-gi.html
SỞ TƢ PHÁP THÀNH PHỐ HÀ NỘI
VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG LẠC VIỆT
ISO: 9001:2008
QUY TRÌNH
QUẢN LÝ, SẮP XẾP HỒ SƠ, TÀI LIỆU MÃ SỐ : QT420-01 LẦN BAN HÀNH : 01
NGÀY BAN HÀNH : 05/11/2009
NGƢỜI VIẾT NGƢỜI KIỂM TRA NGƢỜI DUYỆT
TRẦN THỊ TRÀ MY NGUYỄN THỊ XUÂN TRẦN QUỐC KHÁNH
NHỮNG THAY ĐỔI ĐÃ CÓ
Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành
LẠC VIỆT QUY TRÌNH Mã số: QT420-01 Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009 QUẢN LÝ SẮP XẾP HỒ SƠ TÀI LIỆU
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008
1. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức sắp xếp, lƣu trữ, bảo quản các loại hồ sơ, tài liệu đảm bảo không bị mất mát, hƣ hỏng và dễ dàng, thuận tiện khi sử dụng.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với mọi loại hồ sơ, tài liệu.
- Đối với công văn đi đến, kiểm soát theo quy định của nhà nƣớc về công tác văn thƣ
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Sổ tay chất lƣợng, mục kiểm soát hồ sơ, mục kiểm soát tài liệu (4.2.3; 4.2.4) - Các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lƣợng của VPCC Lạc Việt.
- Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
4. ĐỊNH NGHĨA
4.1 Tài liệu: Là các văn bản mang tính hƣớng dẫn hoặc quy định cách thức thực hiện một công việc hoặc một hoạt động.
4.2 Tài liệu kiểm soát:
- Tài liệu nội bộ thuộc hệ thống quản lý chất lƣợng: là những văn bản thuộc hệ thống chất lƣợng có dấu “Kiểm soát” màu đỏ và có đầy đủ chữ ký tại trang nhất của văn bản. Khi thay đổi tài liệu đƣợc cập nhật cho các cá nhân và đơn vị liên quan.
- Tài liệu nội bộ không thuộc hệ thống quản lý chất lƣợng: là những tài liệu có dấu tròn mầu đỏ và có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền
- Tài liệu bên ngoài: là những văn bản do bên ngoài phát hành đƣợc dùng để tham khảo trong khi thực hiện công việc chuyên môn. Tài liệu bên ngoài bao gồm: Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn Nƣớc ngoài, Văn bản pháp quy, tài liệu tham khảo
4.3 Tài liệu không kiểm soát: là tài liệu không tuân theo quy định ở mục 4.1 4.4 Hồ sơ: là những biên bản, báo cáo, các biểu mẫu đã ghi chép phát sinh khi