men MIKADO
2.2.1. Thiết kế và phõn tớch cụng việc của nhà mỏy gạch men MIKADO
Cũng nhƣ những nhà mỏy sản xuất khỏc, nhà mỏy gạch men MIKADO đặt mục tiờu sản xuất đạt chất lƣợng và hiệu quả tối ƣu dựa trờn nguồn lực của mỡnh. Với thiết bị cụng nghệ dõy chuyền nhập khẩu từ Italia, cụng nghệ sản xuất gạch Ceramic từ cỏc nƣớc Chõu Âu, phải ỏp dụng làm sao cú hiệu quả nhất vào tổ chức của mỡnh? Vỡ vậy, việc nắm vững quy trỡnh sản xuất, chất lƣợng, tiờu chuẩn kỹ thuật, và trờn hết ở mỗi bộ phận trong nhà mỏy phải nằm lũng nhiệm vụ, trỏch nhiệm cũng nhƣ quyền hạn của mỡnh là điều kiện đầu tiờn và tiờn quyết để cỏc hoạt động trong nhà mỏy đƣợc diễn ra liờn tục và đạt kết quả tốt. Vỡ thế, ban lãnh đa ̣o đã tụ̉ chƣ́c phõn tí ch thõ ̣t kỹ quá trình sản xuṍt , đề ra cụ thể cỏc cụng việc cho từng ngƣời, tƣ̀ng phũng ban một cỏch chi tiết , gắn quyờ̀n ha ̣n , trỏch nhiệm và lợi ớch của mụ̃i bụ ̣ phõ ̣n đờ̉ đa ̣t mu ̣c tiờu của nhà máy.
a. Mục đớch sử dụng thụng tin phõn tớch cụng việc
Quản lý tốt cụng việc sản xuất bao gồm: đỳng quy trỡnh sản xuất, đảm bảo chất lƣợng, năng suất lao động, an toàn lao động, tiết kiệm nguyờn vật liệu, giảm tỉ
lệ sản phẩm lỗi, mẫu mó tốt, giỏ thành hạ….nõng cao mức lƣơng của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong nhà mỏy.
Cỏc mục tiờu của tổ chức đƣợc truyền đạt đến từng nhõn viờn một cỏch chi tiết, dễ hiểu, nõng cao trỏch nhiệm, vai trũ của từng nhõn viờn trong nhà mỏy.
b. Thu thập cỏc thụng tin cơ bản
Thụng qua việc thu thập thụng tin của phũng nhõn sự, hành chớnh đó cú những thụng tin cơ bản của nhà mỏy nhƣ: Sơ đồ tổ chức ( đó trỡnh bày ở mục 2.1.3)
, sơ đồ dõy chuyền sản xuất (2.1.4.1), trỏch nhiệm quyền hạn của cỏc cỏn bộ nhõn viờn, nội quy lao động của cụng ty, cỏc bảng chấm cụng, lƣơng...(Phụ lục I)
c. Lựa chọn cỏc cụng việc tiờu biểu
Thụng qua quỏ trỡnh tỡm hiểu cỏc thụng tin cơ bản của tổ chức, nhận thấy về tổng quỏt nhà mỏy gạch men Mikado gồm cú cỏc cụng đoạn sản xuất liờn tục sau:
Chuẩn bị cho sản xuất gồm: Nguyờn vật liệu, vận hành thiết bị vận chuyển và chứa nguyờn vật liệu. Bảo dƣỡng mỏy múc vận chuyển và thiết bị chứa đựng.
Sản xuất trực tiếp trờn dõy chuyền, đỏnh giỏ phõn loại sản phẩm, đúng gúi, vận hành, bảo dƣỡng mỏy múc trong dõy chuyền,
Đƣa vào nhập kho, tiờu thụ.
d. Thu thập cỏc thụng tin để phõn tớch cụng việc và xem xột lại thụng tin phõn tớch cụng việc
Trong quỏ trỡnh tổ chức sản xuất kinh doanh của mỡnh, Mikado dần hoàn thiện từng bƣớc trong việc tổ chức. Đầu tiờn, dựa trờn kinh nghiệm của cỏc đối tỏc cung cấp thiết bị và cụng nghệ và quỏ trỡnh tỡm tũi học hỏi từ cỏc nƣớc phỏt triển về cụng nghệ sản xuất gạch Ceramic, nhất là ở Italia và một số doanh nghiệp đi trƣớc trong sản xuất sản phẩm giống nhà mỏy. Ban giỏm đốc và một số nhõn viờn cú năng lực đó tỡm hiểu quỏ trỡnh sản xuất, đƣa ra cỏc mụ hỡnh để ỏp dụng vào thực tế sản xuất của nhà mỏy, sau đú cải tiến, thay đổi cho phự hợp với điều kiện của nhà mỏy. Cỏc cụng việc chi tiết đƣợc giao cho từng vị trớ trƣởng bộ phận, sau đú điều hành cụng việc ở vị trớ của mỡnh, ghi nhận lại những điểm đƣợc và chƣa đƣợc chủ yếu thụng qua phƣơng phỏp quan sỏt, phỏng vấn, so sỏnh từ đú thảo luận với ban
giỏm đốc nhà mỏy để đƣa ra cỏc giải phỏp cải tiến cụng việc cho sỏt hơn với thực tiễn của nhà mỏy.
Nhƣ vậy, thụng qua quỏ trỡnh tiếp thu chọn lọc và chủ yếu dựa vào quỏ trỡnh thực tế làm việc để đƣa ra cỏc phõn tớch cụng việc cụ thể cho hợp lý, phự hợp là phƣơng phỏp chớnh mà nhà mỏy vận dụng. Thụng tin đƣợc phản hồi liờn tục hàng ngày và thể hiện qua cụng việc sản xuất hàng ngày. Cỏc phú giỏm đốc nhà mỏy luụn theo dừi sỏt sao cỏc vấn đề xảy ra thƣờng xuyờn trong thực tế sản xuất, ghi nhận cỏc ý kiến phản hồi từ cỏc cỏn bộ nhõn viờn để đề ra cỏc điều chỉnh hợp lý bỏo cỏo với giỏm đốc, từ đú tổ chức cỏc hội thảo, thảo luận giữa cỏc bộ phận trong nhà mỏy định kỳ hàng thỏng để cụng tỏc tổ chức ngày hoàn thiện hơn, cụng việc đƣợc phõn tớch chi tiết, tỉ mỉ tới từng cỏn bộ nhõn viờn, giỳp mọi ngƣời thấu hiểu nhiệm vụ, trỏch nhiệm cũng nhƣ quyền hạn của mỡnh trong cụng việc, giỳp nõng cao năng suất, chất lƣợng sản xuất của nhà mỏy.
e. Triển khai bảng mụ tả cụng việc và bảng mụ tả tiờu chuẩn cụng việc
Sau quỏ trỡnh liờn tục gắn thực tiễn sản xuất với cụng tỏc tổ chức quản lý, cũng nhƣ qua nhiều năm hoạt động, nhà mỏy Mikado đó xõy dựng đƣợc bảng mụ tả cụng việc tới từng vị trớ phũng ban trong nhà mỏy và nội quy lao động một cỏch rất chi tiết, cụ thể (trong phõ̀n Phu ̣ lu ̣c I ). Trong nội quy nhà mỏy đề cập tất cả đến cỏc vấn đề về ngƣời lao động nhƣ thời gian làm việc, nghỉ ngơi, cỏc chế độ phỳc lợi, tuõn thủ quy trỡnh làm việc và chi tiết cỏch xử lý khi xảy ra vi phạm để nõng cao trỏch nhiệm nghĩa vụ của cỏn bộ, cụng nhõn viờn và tạo sõn chơi cụng bằng cho tất cả nhõn viờn trong nhà mỏy để cụng nhận những cố gắng của cỏc nhõn viờn tốt, luụn phấn đấu vƣơn lờn nhƣng cũng làm cho cỏc nhõn viờn kộm phải thay đổi hoặc khụng trụ lại đƣợc phải ra đi.
Tuy nhiờn, với nhƣ̃ng gì đang diờ̃n ra hàng ngày của nhà máy , quỏ trỡnh phõn tớch cụng việc cũng cũn một số điều chƣa đỏp ứng đƣợc n hu cõ̀u của nhà máy. Viờ ̣c phõn tích cụng viờ ̣c khụng phải là nhiờ ̣m vụ chớnh của phũng tụ̉ chƣ́c hành chính mà thụng qua các bụ ̣ phõ ̣n , nhṍt là lãnh đa ̣o của các bụ ̣ phõ ̣n làm . Điờ̀u này có mă ̣t tích cƣ̣c là cụng viờ ̣c sát với th ực tiễn, gắn với lao đụ ̣ng thƣ̣c tờ́ nhƣng cũng nảy sinh
nhƣ̃ng mă ̣t cu ̣c bụ ̣, quỏ chi tiết và khú đỏnh giỏ tiờu chuẩn thực hiện cụng việc và cú phõ̀n thiờn kiờ́n ở mụ̃i bụ ̣ phõ ̣n , phũng ban. Phũng tổ chức hành chớnh phải cú một khung tụ̉ng thờ̉ đờ̉ đƣa xuụ́ng các bụ ̣ phõ ̣n , dƣ̣a trờn nờ̀n đó thì các bụ ̣ phõ ̣n tụ̉ chƣ́c phõn tích và mụ tả chi tiờ́t cụng viờ ̣c . Viờ ̣c phõn tích cụng viờ ̣c ở nhà máy hoàn toàn dƣ̣a vào quá trình quan sát trƣ̣c tiờ́p và dựa vào kin h nghiờ ̣m sản xuṍt , do đó mṍt thời gian lõu và phải trả giá khá nhiờ̀u qua thời gian do phải vƣ̀a làm vƣ̀a sƣ̉a . Điờ̀u này cú thể do bắt nguụ̀n tƣ̀ viờ ̣c thiờ́u mụ ̣t tụ̉ chƣ́c làm nhõn sƣ̣ chuyờn biờ ̣t , đƣợc đào ta ̣o cơ bản chuyờn mụn vờ̀ lĩnh vực quản lý nhõn sự và quan điểm về nhõn lực của lónh đạo nhà mỏy.
2.2.2. Hoạch định nguồn nhõn lực tại nhà mỏy gạch men MIKADO
Hoạch định nguồn nhõn lực của nhà mỏy Mikado hiờ ̣n ta ̣i võ̃n mang tính bụ ̣t phỏt, theo các c hiờ́n lƣợc ngắn ha ̣n và mang tính kinh nghiờ ̣m đi ̣nh tính hơn yờ́u tụ́ khoa ho ̣c đi ̣nh lƣợng . Trong mụ ̣t vài phỏng vṍn trƣ̣c tiờ́p với đụ ̣i ngũ làm cụng tác quản trị nguồn nhõn lực của nhà mỏy (phú giỏm đốc phụ trỏch tổ chức hành chớnh, mụ ̣t sụ́ cán bụ ̣ làm ở phòng tụ̉ chƣ́c hành chính , cỏc đốc cụng và quản đốc ), hõ̀u hờ́t đều trả lời rằng quỏ trỡnh hoạch định ngu ồn nhõn lực hiờ ̣n ta ̣i chỉ đáp ƣ́ng theo nhu cõ̀u cụng viờ ̣c của tƣ̀ng giai đoa ̣n , bị động theo nhu cõ̀u đờ̀ ra của ban giám đụ́c , phũng kinh doanh và của cỏc bộ phận bỏo lờn . Phải trải qua nhiều năm mới rỳt ra đƣơ ̣c mụ ̣t sụ́ kinh nghiờ ̣m, nhƣng nhiờ̀u khi biờ́n đụ ̣ng nhiờ̀u khụng ki ̣p bụ̉ sung, nhṍt là những lỳc đơn hàng nhiều. Chƣa có mụ ̣t nghiờn cƣ́u trƣ̣c tiờ́p nào vờ̀ các biờ́n đụ ̣ng nhõn lƣ̣c của nhà mỏy theo thời gian để đƣa ra đƣợc cỏc dự bỏo mang tớnh chớnh xỏc khoa ho ̣c cao. Do bi ̣ phõn tán nhiờ̀u vờ̀ chƣ́c năng , hiện tại, trong cụng tỏc quản lý lao động trực tiếp, nhà mỏy gạch men Mikado đang thực hiện chớnh sỏch khoỏn theo sản phẩm dựa vào số lƣợng và chất lƣợng ở mỗi cụng đoạn và dõy chuyền. Việc quản trị nguồn nhõn lực cú thể đƣợc coi là cụng việc của từng cỏn bộ quản lý từ cấp nhỏ nhất là cỏc ca trƣởng, đốc ca đến đốc cụng và trƣởng phũng của cỏc bộ phận. Vỡ thế, mọi cụng việc của quản trị nguồn nhõn lực cũng đƣợc chuyển giao tới cỏc bộ phận này. Từ việc hoạch định số lƣợng nguồn nhõn lực để đảm bảo đủ ngƣời lao động sản xuất, việc theo dừi, giỏm sỏt hoạt động của ngƣời lao động cũng nhƣ đề bạt lƣơng thƣởng,
cỏc cụng tỏc đào tạo cũng diễn ra từ cỏc tổ, cỏc phũng ban. Với đội ngũ lao động giỏn tiếp là ở cỏc phũng ban, thỡ sự biến động nhõn sự là ớt, tƣơng đối ổn định, song bộ phận nhõn sự cũng phải luụn xõy dựng phƣơng ỏn hoạch định nguồn nhõn lực sao cho cú thể chủ động khi cú nhu cầu biến động về nhõn sự ở cỏc phũng ban này. Thụng thƣờng, phƣơng phỏp sử dụng hay đƣợc dựng là phƣơng phỏp chuyờn gia, chủ yếu là cỏc trƣởng bộ phận trong nhà mỏy để xin ý kiến, hoặc đề bạt luụn chuyển trong nội bộ, hoặc tuyển dụng từ cỏc nguồn bờn ngoài tựy theo nhu cầu và hoàn cảnh thực tế tại thời điểm nhõn lực biến động.
Nhƣ vậy, thụng qua cỏc bộ phận bỏo cỏo lờn, phũng nhõn sự sẽ xõy dựng cỏc phƣơng ỏn định biờn nhõn lực (biờn chế) của nhà mỏy. Dƣới đõy là kết quả một số phƣơng ỏn biờn chế nhõn lực của nhà mỏy qua bốn năm 2010, 2011, 2012, 2013: (Bảng 2.7 Phụ lục III).
Nhƣ võ ̣y, qua sụ́ liờ ̣u thṍy rằng giá tri ̣ của ngƣời lao đụ ̣ng ngày mụ ̣t nõng cao , bởi sụ́ lƣợng ớt đi nhƣng giỏ trị sản xuất vẫn tăng , mụ ̣t phõ̀n do cụng nghờ ̣ mới , mụ ̣t phõ̀n do quá trình làm viờ ̣c đã cắt giảm các khõu thƣ̀a , và một phần do trỡnh độ ngƣời lao đụ ̣ng ngày càng tăng lờn.
Hàng thỏng, quý, cụng ty đờ̀u có cỏc kết quả kiểm tra định biờn nguồn nhõn lƣ̣c đờ̉ đụ́i chiờ́u với kờ́ hoa ̣ch . Tƣ̀ đó, cú cỏc phƣơng ỏn kịp thời với sự biến động nguụ̀n nhõn lƣ̣c . Nhƣ võ ̣y đảm bảo tƣơng đụ́i đƣợc cụng viờ ̣c sản xuṍt . Song nhà mỏy chƣa cú cỏc ph ƣơng án hoa ̣ch đi ̣nh nguụ̀n nhõn lƣ̣c lõu dài cho hàng năm hoă ̣c nhiờ̀u năm vì võ̃n coi mở rụ ̣ng thi ̣ trƣờng , mở rụ ̣ng sản xuất tiờu thụ sản phẩm tạo nờn cụng ăn viờ ̣c làm và thu nhõ ̣p cho ngƣời lao đụ ̣ng chƣ́ chƣa có quan điờ̉m coi ngƣời lao đụ ̣ng mới là nhõn tụ́ đờ̉ phát triờ̉n nhà máy, mở rụ ̣ng thi ̣ trƣờng.
2.2.3. Cụng tỏc tuyển dụng nhõn viờn ở nhà mỏy gạch men MIKADO.
2.2.3.1. Quỏ trỡnh tuyển mộ nhõn viờn
Hiờ ̣n ta ̣i, quỏ trỡnh tuyển mộ trong nhà mỏy gạch men Mikado tƣơng đụ́i linh hoạt, thớch hợp nhanh với quỏ trỡnh thay đổi sản xuất
Trong nhà mỏy, lực lƣợng lao động trực tiếp thƣờng xuyờn biến động, do kế hoạch sản xuất kinh doanh, do thay đổi cơ cấu tổ chức sản xuất, ngƣời lao động bỏ
việc và cỏc yếu tố khỏc. Dựa trờn kế hoạch và quỏ trỡnh sản xuất đƣợc giao xuống cỏc phõn xƣởng sản xuất và ý kiến đề xuất của cỏc trƣởng bộ phận trong nhà mỏy. Bộ phận hành chớnh nhõn sự căn cứ vào hồ sơ lƣu trữ nhõn viờn để cú phƣơng ỏn tổ chức nguồn nhõn lực cho hợp lý. Cỏc phƣơng ỏn định biờn nhõn lực cho cỏc bộ phận đƣợc cập nhật hàng thỏng do cỏc bộ phận lập nờn. Căn cứ vào đú, với cỏc dõy chuyền sản xuất hiện tại thiếu ngƣời cú thể bổ sung từ dõy chuyền khỏc sang. Việc luõn chuyển giữa cỏc bộ phận sản xuất với nhau thƣờng xuyờn, giỳp nhà mỏy linh hoạt hơn trong phõn bổ nguồn nhõn lực. Tuy nhiờn, để cú thể hoạt động hiệu quả hơn, khi cỏc phƣơng ỏn tăng ca, luõn chuyển khụng bổ sung đƣợc sự thiếu hụt nguồn nhõn lực. Lỳc này, nhà mỏy phải bổ sung nguồn nhõn lực từ cỏc nguồn bờn trong, bờn ngoài nhà mỏy.
Bằng cỏc thụng bỏo rộng rói trong nhà mỏy, ƣu tiờn tuyển vị trớ cũn khuyết thiếu từ cỏc cỏn bộ nhõn viờn trong nhà mỏy. Với cỏc vị trớ quản lý, cú thể thụng qua hỡnh thức thi tuyển của cỏc nhõn viờn.
Vớ dụ: Cuối thỏng 9/2010 nhận thấy mụ hỡnh quản lý của cỏc bộ phận nghiền xƣơng, sấy phun cú một số bất cập nhƣ:
+ Quản đốc sản xuất khú nắm bắt đƣợc hết cỏc cụng việc xảy ra hằng ngày ở cỏc bộ phận sấy phun, nghiền xƣơng ốp, nghiền xƣơng lỏt, bảo dƣỡng cơ điện …. .
+ Việc thống nhất phối hợp của ba bộ phận nhiều khi chƣa chặt chẽ . + Mụ hỡnh quản lý cũ chồng chộo...
Bộ phận hành chớnh nhõn sự thấy cần phải thay đổi lại cơ cấu tổ chức bộ phận này chuyển thành một bộ phận cho dễ quản lý là bộ phận tạo bột , giảm số lƣơ ̣ng đụ́c cụng, đụ́c ca… .Bụ ̣ phõ ̣n nhõn sƣ̣ hành chính đã cho thụng báo rụ ̣ng rãi trong cụng ty kờ́ hoa ̣ch thi tuyờ̉n vi ̣ trí đụ́c cụng và đụ́c ca trong cơ cṍu tụ̉ chƣ́c mới . (Tham khảo bảng thụng báo tuyờ̉n du ̣ng hỡnh 2.5, 2.6 trong phu ̣ lu ̣c IV)
Nhƣ võ ̣y, ở đõy nguồn tuyển mộ chủ yếu của nhà mỏy khi thay đổi cơ cṍu tụ̉ chƣ́c hoă ̣c các vi ̣ trí quản lý là tƣ̀ nguụ̀n nụ ̣i bụ ̣ trong nhà máy.
Đối với cỏc vị trớ lao động trực tiếp thỡ nguồn tuyển mộ từ lao động ở địa phƣơng hoă ̣c ở các nhà máy xung quanh . Ƣu thờ́ ở đõy là khu cụng nghiờ ̣p , nguụ̀n
lao đụ ̣ng khá dụ̀i dào , với uy tín và vi ̣ thờ́ của nhà máy Mikado so với các nhà máy sản xuất trong cựng địa bàn thỡ lƣơng ổn định , lao đụ ̣ng nă ̣ng nho ̣c ít hơn so với các nhà mỏy sản xuất sứ vệ sinh trong cựng khu vực . Tuy nhiờn, bờn ca ̣nh đó, sƣ̣ thu hút lao đụ ̣ng của nhà máy Viglacera sản xuất cỏc sản phẩm Ceramic bờn cạnh cũng gõy ra nhƣ̃ng khó khăn nhṍt đi ̣nh đụ́i với nhà mỏy. Thời gian đõ̀u thành lõ ̣p, để tuyển mộ đƣơ ̣c nguụ̀n nhõn lƣ̣c, nhà mỏy sử dụng nhiều phƣơng phỏp nhƣ : Quảng cỏo trờn đài truyờ̀n hình Thái Bình , đài truyờ̀n thanh huyờ ̣n , dỏn cỏc thụng bỏo tuyển dụng ở cụ̉ng nhà máy…sau này trong quá trình sản xuṍt kinh doanh đi vào ụ̉n đi ̣nh , mụ̃i khi cõ̀n tuyờ̉n du ̣ng nhõn viờn , đa phõ̀n cụng ty dùng phƣơng pháp dán thụng báo trong nhà mỏy, ngoài cổng và thụng qua bạn bố, ngƣời quen của nhõn viờn trong cụng ty. Với lƣ̣c lƣợng lao đụ ̣ng gián tiờ́p , đòi hỏi chṍt lƣợng khá cao , ngoài cỏc phƣơng phỏp trờn, nhà mỏy cũn phải thụng qua việc nhận sinh viờn thực tập từ cỏc trƣờng đa ̣i ho ̣c, thụng qua các văn phòng tìm kiờ́m viờ ̣c làm và các hụ ̣i chợ vi ệc làm để thu hỳt nguồn nhõn lực chất lƣợng cao nhƣ cỏc vị trớ quản đốc phõn xƣởng, vị trớ tại cỏc phũng kinh doanh, kỹ thuật,…
2.2.3.2. Quỏ trỡnh tuyển chọn nhõn viờn
Hàng năm vào đầu cỏc quý, Phũng Tổ chức - Hành chớnh căn cứ vào nhu cầu nhõn sự của cỏc bộ phận, phũng ban để tuyển chọn, đỏp ứng cụng việc trong nhà mỏy. Quỏ trỡnh tuyển chọn của nhà mỏy gạch men Mikado thụng qua các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Căn cứ nhu cầu lao động của cỏc đơn vị trực thuộc Nhà mỏy, lónh đạo
và thủ trƣởng cỏc đơn vị trực thuộc Nhà mỏy đề xuất yờu cầu tuyển dụng lao động.
Bƣớc 2: Phũng TC - HC cú trỏch nhiệm trỡnh Giỏm đốc Nhà mỏy phờ duyệt.