1.2. Nội dung của hoạt động quản trị nguồn nhõn lực
1.2.3. Tuyển dụng nguồn nhõn lực
Sau quỏ trỡnh phõn tớch cụng việc và hoạch định nguồn nhõn lực một cỏch kỹ lƣỡng và cụ thể. Nhận thấy nhu cầu cần thờm nguồn nhõn lực, nhà quản trị cần tỡm cỏc giải phỏp khỏc trƣớc khi tiến hành quỏ trỡnh tuyển dụng. Bởi vỡ quỏ trỡnh tuyển dụng là cả một quỏ trỡnh phức tạp và tốn kộm nờn cần cõn nhắc trƣớc khi thực hiện và chỉ nờn thực hiện sau khi cỏc giải phỏp khỏc khụng cú hiệu quả.
Tuyển dụng nguồn nhõn lực bao gồm hai quỏ trỡnh liờn tiếp nhau, gắn liền với nhau để thực hiện việc đƣa ngƣời lao động vào vị trớ cụng việc trong tổ chức. Hai quỏ trỡnh đú là: Tuyển mộ và tuyển chọn. Tỏch biệt hai quỏ trỡnh này để nghiờn cứu vỡ chỳng cú những đặc điểm, mục đớch, vai trũ, phƣơng phỏp, yờu cầu khỏc nhau.
1.2.3.1. Quỏ trỡnh tuyển mộ
Tuyển mộ nhõn viờn là một tiến trỡnh thu hỳt những ngƣời cú khả năng từ nhiều nguồn khỏc nhau đến đăng ký, nộp đơn tỡm việc [9, tr.154].
Chỳng ta xem xột mụ hỡnh tổng quỏt tiến trỡnh tuyển mộ nhƣ hỡnh sau:
Hỡnh 1.4: Tiến trỡnh tuyển mộ
Nguồn: Nguyễn Hữu Thõn (1998)
Mụi trƣờng bờn ngoài Nguồn nội bộ Mụi trƣờng bờn trong Hoạch định nguồn nhõn lực Cỏc giải phỏp khỏc Tuyển mộ Nguồn bờn ngoài Cỏc phƣơng phỏp bờn ngoài Cỏc phƣơng phỏp nội bộ Cỏc cỏ nhõn đƣợc tuyển mộ
Qua tiến trỡnh thấy rằng trƣớc khi quỏ trỡnh tuyển mộ diễn ra thỡ cần xem xột cỏc giải phỏp khỏc để giỳp cho việc tuyển mộ khụng gõy lóng phớ và dƣ thừa nguồn nhõn lực. Cỏc giải phỏp khỏc bao gồm:
- Làm thờm giờ
- Sử dụng hợp đồng gia cụng
- Thuờ nhõn viờn của cỏc tổ chức khỏc - Thuờ nhõn viờn tạm thời
Đõy là cỏc giải phỏp tạm thời, khắc phục tỡnh trạng mất cõn đối cung cầu lao động trong thời gian ngắn, tuy nhiờn nú chỉ cú giới hạn và mang một số nhƣợc điểm. Nhƣ làm thờm giờ quỏ nhiều dẫn tới sự mệt mỏi của nhõn viờn, vi phạm luật lao động (<200 giờ/năm) [7], thuờ nhõn viờn tạm thời khụng tạo ra sự gắn bú của nhõn viờn với tổ chức. Mất bớ mật cụng ty hoặc ảnh hƣởng tới chất lƣợng của sản phẩm khi mƣớn nhõn viờn của cỏc tổ chức khỏc hoặc thuờ lao động mựa vụ.
Khi cỏc giải phỏp khỏc khụng cũn khắc phục đƣợc tạm thời sự thiếu hụt nguồn nhõn lực, lỳc này quỏ trỡnh tuyển mộ mới bắt đầu.
a. Tuyển mộ từ nguồn nội bộ tổ chức
Dựa trờn hồ sơ nhõn lực và hồ sơ phỏt triển nhõn lực đƣợc lƣu trữ ở cụng ty để cú bƣớc đỏnh giỏ sơ bộ nguồn nhõn lực hiện thời cho vị trớ đang khuyết trong cụng ty, đặc biệt là cỏc vị trớ quản lý. Hay cũn gọi cụng tỏc này là thuyờn chuyển nhõn viờn từ vị trớ này sang vị trớ khỏc. Thụng qua cỏc niờm yết cụng khai rộng rói trong cụng ty để thụng bỏo cho cỏc nhõn viờn trong tổ chức biết cỏc vị trớ cũn trống, cỏc tiờu chuẩn cụ thể, điều này giỳp tuyển dụng nhanh chúng, đạt hiệu quả và giỳp tạo động lực cho nhõn viờn cú cơ hội thăng tiến, thấy đƣợc sự quan trọng của mỡnh trong cụng ty, giỳp gắn bú hơn với tổ chức. Đồng thời phƣơng phỏp này cũn giỳp tiết kiệm thời gian, chi phớ cho tổ chức và tỏ ra khỏ chớnh xỏc do nhõn viờn đó cú thời gian làm việc trong tổ chức, đƣợc đỏnh giỏ khả năng qua cụng việc.
Tuy nhiờn, khụng phải lỳc nào nguồn nội bộ trong cụng ty cũng đỏp ứng đƣợc cỏc yờu cầu của cụng việc, cũng nhƣ cú đủ nhõn viờn để đảm bảo hoạt động của tổ chức đƣợc tốt hơn, đặc biệt khi tổ chức mở rộng, phỏt triển và đũi hỏi trỡnh độ cao, lĩnh vực mới.
b. Tuyển mộ từ nguồn bờn ngoài tổ chức * Xỏc định nguồn tuyển mộ nhõn lực
Cỏc nguồn từ bờn ngoài rất đa dạng bao gồm [9, tr. 159]: - Bạn bố của nhõn viờn
- Nhõn viờn cũ (cựu nhõn viờn của cụng ty) - Ứng viờn tự nộp đơn xin việc
- Nhõn viờn của cỏc hóng khỏc
- Sinh viờn của cỏc trƣờng đại học và cao đẳng - Nguời thất nghiệp
- Ngƣời làm nghề tự do
Mỗi nguồn tuyển mộ cú những lợi thế và hạn chế riờng, song theo kinh nghiệm của những nhà quản trị thỡ nguồn bạn bố của nhõn viờn và ứng viờn tự nộp đơn xin việc cú xu hƣớng gắn bú với tổ chức hơn những đối tƣợng khỏc.
* Áp dụng cỏc phƣơng phỏp tuyển mộ
Quảng cỏo
Cỏc tổ chức cú thể đăng quảng cỏo tuyển mộ trờn cỏc phƣơng tiện thụng tin đại chỳng nhƣ truyền hỡnh, bỏo, tạp chớ, internet.
Ƣu điểm: Thụng tin đƣợc rộng rói, tỡm đƣợc nguồn nhõn lực đa dạng.
Nhƣợc điểm: Tổ chức thƣờng e ngại phản ứng của nhõn viờn khi họ biết cụng ty đang rất cần ngƣời, nhất là những ngành nghề đũi hỏi kỹ năng cao. Vỡ vậy, tổ chức cần tạo dƣ luận trƣớc khi quảng cỏo.
Để nõng cao chất lƣợng quảng cỏo, tổ chức nờn chỳ ý cỏc vấn đề sau:
Mức độ quảng cỏo: Tần số xuất hiện, khi nào và hỡnh thức quảng cỏo nhƣ thế nào để đạt hiệu quả cao? Điều này phụ thuộc cũng khỏ lớn vào nguồn tài chớnh của cụng ty vỡ quảng cỏo là khỏ tốn kộm.
Nội dung quảng cỏo: Nờn nhấn mạnh vào nội dung, yờu cầu của cụng việc và tiờu chuẩn cụng việc, chỳ ý tới tớnh hứng thỳ và gắn bú của nhõn viờn nhƣ cỏc yờu cầu về thu nhập, phỳc lợi, khả năng thăng tiến… Trong nội dung nờn khuyến khớch ngƣời nghe mau chúng cú cỏc hành động liờn lạc với tổ chức bằng điện thoại, email hay gửi hồ sơ…
Thụng qua văn phũng dịch vụ lao động (cỏc trung tõm giới thiệu việc làm).
Phƣơng phỏp này thụng qua trung gian là cỏc tổ chức hƣớng nghiệp dạy nghề của Nhà nƣớc hoặc thụng qua cỏc cụng ty mụi giới việc làm để cung cấp nguồn lao động cho doanh nghiệp. Phƣơng phỏp này chỉ sử dụng với cỏc cụng ty hay tổ chức khụng cú bộ phận /phũng nhõn sự riờng hoặc gặp khú khăn trong việc tuyển cỏc nhõn viờn mới, hay cần gấp số lƣợng lớn lực lƣợng lao động chƣa cú trỡnh độ lành nghề.
Ƣu điểm: Giảm thời gian tỡm kiếm, phỏng vấn, chọn lựa ứng viờn.
Nhƣợc điểm: Một số trung tõm hoạt động cũn yếu kộm, cung cấp lao động chƣa đỏp ứng đƣợc cụng việc hoặc quyền lợi của ngƣời lao động cũn bị thiệt hại khi qua cỏc văn phũng mụi giới. Từ đú lũng tin của cỏc cụng ty với cỏc tổ chức này cũng bị sụt giảm.
Tuyển sinh viờn tốt nghiệp từ cỏc trƣờng đại học
Cỏc tổ chức thƣờng chọn một số trƣờng đại học đƣợc cho là nơi thớch hợp để cung cấp cỏc ứng viờn phự hợp cho mỡnh. Thụng qua cỏc chƣơng trỡnh thu hỳt sinh viờn giỏi và cú tay nghề cao nhƣ trao học bổng, tài trợ cho một số dự ỏn, chƣơng trỡnh nghiờn cứu khoa học, thể thao. Cung cấp cỏc thụng tin đầy đủ về tổ chức cho cỏc sinh viờn đang theo học để họ biết và làm quen với cỏc sản phẩm, dịch vụ của tổ chức, cỏc bảng mụ tả và tiờu chuẩn cụng việc, từ đú giỳp cho quỏ trỡnh tuyển chọn cỏc sinh viờn tốt hơn, nhanh hơn. Tuy nhiờn, phƣơng phỏp này cũng cú bất lợi nhƣ phụ thuộc vào chất lƣợng đào tạo của trƣờng, sự hợp tỏc của nhà trƣờng với tổ chức trong việc tổ chức đỏnh giỏ sinh viờn.
Cỏc hỡnh thức khỏc
Trong thực tế cỏc tổ chức cũn cú thể tuyển mộ cỏc nhõn viờn cho mỡnh thụng qua cỏc hỡnh thức khỏc nhƣ: Nhận sinh viờn thực tập, nhờ ngƣời quen biết giới thiệu, cỏc ứng viờn tự nộp đơn, thụng qua cỏc tổ chức chuyờn tỡm kiếm nhõn sự cao cấp… Tựy theo từng tổ chức thỡ sự lựa chọn phƣơng phỏp riờng lẻ hoặc phối hợp cỏc phƣơng phỏp để đạt đƣợc mục đớch của mỡnh.
1.2.3.2. Quỏ trỡnh tuyển chọn
a. Mục đớch của quỏ trỡnh tuyển chọn
Chọn đƣợc đỳng ngƣời phự hợp với cụng việc và mục đớch của tổ chức là một nhiệm vụ quan trọng trong thành cụng và phỏt triển của tổ chức.
b. Cỏc bƣớc tuyển chọn
Quỏ trỡnh tuyển chọn gồm cỏc giai đoạn sau:
Hỡnh 1.5: Quỏ trỡnh tuyển chọn nguồn nhõn lực (Sơ đồ đơn giản)
Nguồn: Bựi Văn Nhơn (2004)
Tuy nhiờn, việc phõn chia này chỉ mang tớnh chất tƣơng đối, do cỏc ảnh hƣởng của mụi trƣờng bờn ngoài và bờn trong tổ chức. Một số tổ chức cú thể đơn giản húa cỏc bƣớc trờn nhƣ cú rất ớt số lƣợng cụng việc nờn hạn chế số lƣợng hồ sơ ngay từ ban đầu và quy định khắt khe cỏc tiờu chuẩn cụng việc. Hay cú những tổ chức số lƣợng cụng việc lại lớn, số hồ sơ tuyển dụng lại rất ớt thỡ lại chỉ ỏp dụng một vài bƣớc trong sơ đồ.
Xem xột lại lần cuối cựng hồ sơ của những ngƣời nộp
đơn xin thi tuyển
Phỏng vấn sơ bộ để cú thể loại bỏ nhanh một số ngƣời khụng đạt yờu
cầu mà kiểm tra hồ sơ khụng phỏt hiện đƣợc
Thi, kiểm tra những kiến thức ban đầu cần cho cụng
việc của tổ chức Thi kiểm tra sõu những kiến
thức ban đầu cần cho cụng việc của tổ chức (bằng nhiều hỡnh thức nhƣ viết,
phỏng vấn) Tạo lập danh sỏch những
ngƣời đƣợc chọn
Kiểm tra sức khỏe
Phõn bổ về cỏc bộ phận cú nhu cầu Những ngƣời bị loại bỏ do khụng đạt yờu cầu cần thiết của cụng việc
c. Một số kỹ thuật tuyển chọn
Tổ chức cú thể thụng qua một số kỹ thuật tuyển chọn nhõn lực là thi tuyển và phỏng vấn. Trong đú thi tuyển với nhiều hỡnh thức nhƣ thi viết, vấn đỏp hay trắc nghiệm. Trƣớc khi thi tuyển hoặc phỏng vấn cỏc nhà tuyển dụng cú thể rà soỏt lại hồ sơ, phỏng vấn nhanh để loại bỏ cỏc nhõn sự khụng đủ yờu cầu dựa trờn bảng mụ tả cụng việc.
Thi tuyển đƣợc nhiều tổ chức ỏp dụng, trong đú hỡnh thức trắc nghiệm ngày nay dần thay thế cỏc hỡnh thức nhƣ thi viết hay vấn đỏp.
Bảng 1.1: Mục đớch và ứng dụng của cỏc hỡnh thức trắc nghiệm
Hỡnh thức trắc nghiệm Mục đớch đỏnh giỏ Ứng dụng trong tuyển chọn ứng viờn
Trớ thụng minh Sự thụng minh, khả năng học vấn
Quản trị gia, cỏn bộ chuyờn mụn kỹ thuật Cỏc khả năng hiểu biết
đặc biệt (ngụn ngữ, toỏn học, tƣ duy khụng
gian,v.v….)
Cỏc năng khiếu đặc biệt cần thiết cho cỏc cụng
việc chuyờn mụn
Cỏc cỏn bộ chuyờn mụn kỹ thuật
Sự khộo lộo Sự khộo lộo tay chõn
Cụng nhõn kỹ thuật trong cỏc dõy chuyền lắp rỏp điện tử, thủ cụng mỹ nghệ, sửa đồng hồ, v.v… Trắc nghiệm về cỏ nhõn Xỳc cảm, động cơ cỏ nhõn, tớnh tỡnh, mức độ tự tin, khả năng hũa đồng với ngƣời khỏc, trung thực, khớ chất,v.v… Quản trị gia, cỏn bộ chuyờn mụn, kỹ thuật, thƣ ký, nhõn viờn bỏn hàng, v.v… Trắc nghiệm về sở thớch Lĩnh vực hoạt động nghề
nghiệp phự hợp Phỏt triển nghề nghiệp
Nguồn: Trần Kim Dung (2011)
Tuy nhiờn giỏ trị của cỏc phƣơng phỏp trắc nghiệm chỉ cú tớnh tƣơng đối, phụ thuộc vào từng tổ chức và phƣơng phỏp sử dụng. Vỡ thế phải phối hợp thờm với cỏc phƣơng phỏp nhƣ phỏng vấn, điều tra lý lịch.
Phỏng vấn
Đõy đƣợc coi là khõu quan trọng nhất và đƣợc ỏp dụng rộng rói để làm sỏng tỏ về ứng viờn trong quỏ trỡnh tuyển chọn. Phỏng vấn cho phộp tỡm hiểu và đỏnh giỏ ứng viờn về nhiều phƣơng diện nhƣ tƣớng mạo, tỏc phong, tớnh tỡnh, khả năng hũa đồng, mức độ đỏng tin cậy mà cỏc bƣớc lựa chọn hồ sơ hay trắc nghiệm chƣa đỏnh giỏ đƣợc hết hoặc rừ ràng.
Cỏc hỡnh thức phỏng vấn: Phỏng vấn khụng chỉ dẫn
Hỡnh thức phỏng vấn kiểu núi chuyện, khụng cú bản cõu hỏi kốm theo. Sau khi nghiờn cứu bản mụ tả cụng việc, bản tiờu chuẩn cụng việc và hồ sơ của ứng viờn, ngƣời phỏng vấn sẽ ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu của ứng viờn và những điểm chƣa rừ, cần đƣợc làm sỏng tỏ trong phỏng vấn.
Phỏng vấn theo mẫu
Hỡnh thức phỏng vấn cú sử dụng bản cõu hỏi mẫu trong quỏ trỡnh phỏng vấn ứng viờn. Cỏc cõu hỏi thƣờng đƣợc thiết kế trờn cơ sở nghiờn cứu kỹ lƣỡng cỏc yờu cầu của cụng việc, tiờu chuẩn cần cú của ứng viờn và thƣờng bao trựm lờn tất cả những vấn đề quan trọng nhất cần tỡm hiểu về ứng viờn: động cơ, thỏi độ, năng lực, khả năng giao tiếp…
Phỏng vấn tỡnh huống
Ngƣời phỏng vấn đƣa ra những tỡnh huống giống nhƣ trong thực tế ngƣời thực hiện cụng việc thƣờng gặp và yờu cầu ứng viờn phải trỡnh bày cỏch thức giải quyết vấn đề. Cỏc tỡnh huống đƣợc xõy dựng căn cứ vào quyền hạn, trỏch nhiệm, điều kiện làm việc, cỏc mối quan hệ trong cụng việc thực tế.
Phỏng vấn liờn tục
Ứng viờn bị nhiều ngƣời phỏng vấn hỏi liờn tục, riờng biệt và khụng chớnh thức. Ứng viờn thƣờng khụng biết là mỡnh đang bị phỏng vấn, nờn hành vi, cỏch núi năng dễ bộc lộ tớnh cỏch của ứng viờn một cỏch chõn thực nhất. Hỡnh thức này tin cậy hơn so với hỡnh thức phỏng vấn thuần tỳy khụng chỉ dẫn.
Phỏng vấn căng thẳng
Hầu hết cỏc cuộc phỏng vấn đều hạn chế tối thiểu sự căng thẳng của ứng viờn. Tuy nhiờn, đụi khi tổ chức lại cố ý tạo sự căng thẳng để xem ứng viờn phản ứng thế nào trong một số tỡnh huống nào đú. Cỏc cuộc phỏng vấn này thƣờng sử dụng đối với cỏc phỏng vấn viờn cú trỡnh độ, nghiệp vụ chuyờn mụn cao và chỉ ỏp dụng trong cỏc ngành nhƣ quõn đội, cảnh sỏt, luật và ớt đƣợc ỏp dụng với ngành nghề khỏc [9, tr.223].
Sau khi ỏp dụng một số kỹ thuật trong tuyển chọn nhƣ thi tuyển, phỏng vấn, một số tổ chức cũn phối hợp thờm kỹ thuật điều tra lý lịch (reference check). Mục đớch của việc này là để xỏc minh lại tớnh chớnh xỏc của tất cả những điều ứng viờn đó núi hoặc kiểm tra lại một số điểm cũn nghi ngờ.
Sau cỏc quỏ trỡnh trờn, tổ chức cú thể tiến hành kiểm tra sức khỏe và ra quyết định tuyển dụng. Ở bƣớc kiểm tra sức khỏe thỡ tựy theo nhu cầu và đặc thự của mỗi tổ chức và cụng việc cú thể kiểm tra trƣớc hoặc sau quỏ trỡnh thi tuyển, phỏng vấn. Ở Việt Nam thụng thƣờng dựa vào giấy khỏm sức khỏe của cỏc bệnh viện để làm căn cứ trong quỏ trỡnh tuyển chọn.