1.2. Nội dung của hoạt động quản trị nguồn nhõn lực
1.2.2. Hoạch định nguồn nhõn lực
Hoạch định nguồn nhõn lực là cụng việc diễn ra thƣờng xuyờn của tổ chức , trong nụ ̣i dung này chúng ta cõ̀n tìm hiờ̉u khái niờ ̣m , mục đớch của việc hoạch định nguụ̀n nhõn lƣ̣c, cỏc bƣớc của tiến trỡnh hoạch định nguồn nhõn lƣ̣c.
1.2.2.1. Khỏi niệm
Cú nhiều khỏi niệm khỏc nhau về hoạch định nguồn nhõn lực.
Hoạch định nguồn nhõn lực là một tiến trỡnh triển khai thực hiện cỏc kế hoạch và cỏc chƣơng trỡnh nhằm bảo đảm rằng tổ chức sẽ cú đỳng số lƣợng, đỳng số ngƣời đƣợc bố trớ đỳng nơi, đỳng lỳc và đỳng chỗ [9, tr. 124].
Hay hoạch định nguồn nhõn lực là quỏ trỡnh nghiờn cứu, xỏc định nhu cầu nguồn nhõn lực, đƣa ra cỏc chớnh sỏch và thực hiện cỏc chƣơng trỡnh, hoạt động bảo đảm cho doanh nghiệp cú đủ nguồn nhõn lực với cỏc phẩm chất, kỹ năng phự hợp để thực hiện cụng việc cú năng suất, chất lƣợng và hiệu quả cao [2, tr. 43]
Nhƣ vậy, hoạch định nguồn nhõn lực bao gồm nhiều giai đoạn khỏc nhau, đũi hỏi luụn bỏm sỏt vào nhu cầu của doanh nghiệp trong từng giai đoạn với tớnh linh hoạt rất cao. Hoạch định nguồn nhõn lực đúng một vai trũ rất quan trọng trong sự tồn tại và phỏt triển của tổ chức. Đặc biệt, trong cỏc doanh nghiệp nhỏ và vừa thỡ việc quan tõm đến kế hoạch nguồn nhõn lực dƣờng nhƣ ớt đƣợc quan tõm đến, song với sự thay đổi nhanh chúng của thị trƣờng, phần lớn cỏc nhà quản lý nhõn lực đều nhận thức đƣợc sự khụng thể đỏp ứng nhanh, đỳng nhu cầu của tổ chức cả về nhõn sự lẫn mục tiờu của tổ chức nếu khụng cú kế hoạch phỏt triển nguồn nhõn lực. Một nhà mỏy muốn đƣa một dõy chuyền tự động, hiện đại thay thế cho một dõy chuyền lạc hậu hiện cú. Điều dễ nhận thấy, nếu nhƣ nhà mỏy khụng cú kế hoạch đào tạo,
bồi dƣỡng cụng nhõn vận hành dõy chuyền mới, khú cú thể làm cho dõy chuyền hoạt động theo ý muốn.
Hoạch định nguồn nhõn lực núi chung nhằm đạt đƣợc 3 mục đớch:
Thứ nhất, thu hỳt và duy trỡ số lƣợng và chất lƣợng nguồn nhõn lực cần thiết cho tổ chức.
Thứ hai, tạo cơ hội để sử dụng tốt nhất nguồn nhõn lực.
Cuối cựng, lƣờng trƣớc đƣợc những vấn đề nảy sinh do dƣ thừa hay thiếu nguồn nhõn lực.
1.2.2.2. Tiến trỡnh hoạch định nguồn nhõn lực
Tiến trỡnh hoạch định nguồn nhõn lực liờn quan chặt chẽ tới tiến trỡnh hoạch định chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp. Lập kế hoạch là một quỏ trỡnh chẩn đoỏn: Hiện tại doanh nghiệp đang ở vị trớ nào? Doanh nghiệp mong muốn đạt đƣợc vị trớ nào? Bằng cỏch nào để doanh nghiệp đạt đƣợc vị trớ đú, cỏc bƣớc làm cụ thể là gỡ? [2, tr.43]. Thụng thƣờng, tiến trỡnh hoạch định nguồn nhõn lực bao gồm bốn bƣớc sau:
- Bƣớc 1: Đề ra nhu cầu và dự bỏo nhu cầu. - Bƣớc 2: Đề ra cỏc chớnh sỏch và kế hoạch.
- Bƣớc 3: Thực hiện cỏc kế hoạch và chƣơng trỡnh. - Bƣớc 4: Kiểm tra và đỏnh giỏ chƣơng trỡnh.
Hỡnh 1.3: Tiến trỡnh hoạch định nguồn nhõn lực
Nguồn: Nguyễn Hữu Thõn (1998)
B ƣ ớ c 1 B ƣ ớ c 2 B ƣ ớ c 3 B ƣ ớ c 4
Cung = Cầu Dƣ thừa nhõn lực Mụi trƣờng bờn ngoài
Mụi trƣờng bờn trong
Hoạch định chiến lƣợc
Hoạch định nguồn nhõn lực
Dự bỏo nhu cầu về nguồn nhõn lực
(cầu)
So sỏnh giữa nhu cầu và khả năng sẵn cú của nguồn
nhõn lực Khả năng sẵn cú của nguồn nhõn lực (cung) Thiếu nhõn lực Đề ra chớnh sỏch và kế hoạch Khụng hành động - Hạn chế tuyển dụng - Giảm giờ lao động - Về hƣu sớm - Nghỉ tạm thời
- Thuyờn chuyển - Thăng chức - Giỏng chức - Đào tạo phỏt triển
Kiểm soỏt và đỏnh giỏ
Tuyển mộ
a. Bƣớc 1: Đề ra nhu cầu và dự bỏo nhu cầu * Dự bỏo nhu cầu nguồn nhõn lực:
Khi dự bỏo nhu cầu nhõn lực nhà quản trị phải xem xột nhiều yếu tố khỏc nhau: - Cỏc nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của tổ chức.
- Khối lƣợng cụng việc cần thiết phải thực hiện.
- Cỏc yếu tố về cơ sở vật chất và sự thay đổi cụng nghệ. - Khả năng tài chớnh của doanh nghiệp.
Cỏc tổ chức cú thể sử dụng cỏc phƣơng phỏp định lƣợng hoặc định tớnh để dự bỏo nhu cầu nhõn lực:
Phƣơng phỏp định lƣợng: Cú mụ ̣t sụ́ phƣơng pháp đi ̣nh lƣợng hay áp dụng cho việc phõn tớch nhu cầu nguồn nhõn lực của tổ chức đú là : Phƣơng pháp phõn tích xu hƣớng, phõn tích tƣơng quan, hụ̀i quy hay sƣ̉ du ̣ng các phõ̀n mờ̀m quản trị nguồn nhõn lực.
- Phƣơng phỏp phõn tớch xu hƣớng: Phƣơng phỏp dựa trờn mối quan hệ giữa thời gian và nhõn lực. Vỡ, phƣơng phỏp này chủ yếu dựa vào thời gian và xu hƣớng phỏt triển chung nờn ớt chớnh xỏc, chỉ ỏp dụng với những nơi cú tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh tƣơng đối ổn định.
- Phƣơng phỏp phõn tớch tƣơng quan: Sử dụng hệ số giữa một đại lƣợng về quy mụ sản xuất kinh doanh nhƣ khối lƣợng sản phẩm, hàng húa, doanh số bỏn hàng, v.v… và số lƣợng nhõn viờn cần thiết tƣơng ứng. Khuyết điểm của phƣơng phỏp này là tớnh ớt chớnh xỏc do khụng tớnh đến sự thay đổi về cơ cấu và chất lƣợng nhõn viờn cũng nhƣ những thay đổi về quy trỡnh cụng nghệ, tổ chức kỹ thuật của tổ chức.
- Phƣơng phỏp hồi quy: Dự bỏo nhu cầu nhõn viờn bằng cỏch sử dụng cụng thức toỏn về mối quan hệ giữa nhu cầu nhõn viờn và một số biến số nhƣ sản lƣợng, năng suất, v.v… Ƣu điểm là cú thể đƣa nhiều biến số ảnh hƣởng đến nhu cầu nhõn lực vào dự bỏo. Khuyết điểm là cỏch tớnh tƣơng đối phức tạp, đũi hỏi kớch thƣớc lớn và vẫn dựa vào số liệu quỏ khứ.
- Sử dụng cỏc phần mềm quản trị nguồn nhõn lực để dự bỏo nhu cầu nguồn nhõn lực: Cỏc phần mềm về quản trị nguồn nhõn lực núi chung ngày càng phỏt triển
và đỏp ứng đƣợc nhiều yờu cầu về quản lý và cụng tỏc dự bỏo nguồn nhõn lực núi riờng. Ƣu điểm là tớnh chớnh xỏc cao, nhanh và kịp thời. Tuy nhiờn, vẫn phụ thuộc vào nhiều cỏc yếu tố định lƣợng đầu vào và khả năng cung cấp dữ liệu của tổ chức.
Phƣơng phỏp định tớnh
Để đạt đƣợc kết quả mong muốn tổ chức cần phải sử dụng tổng hợp kết quả ƣớc lƣợng nhu cầu nguồn nhõn lực của nhiều chuyờn gia. Thụng thƣờng cú 3 phƣơng phỏp chuyờn gia nhƣ sau:
- Phương phỏp 1: Yờu cầu mỗi chuyờn gia nộp bản chi tiết về dự bỏo cầu nguồn
nhõn lực của tổ chức theo kinh nghiệm riờng của họ, sau đú sẽ tớnh trung bỡnh nhu cầu nguồn nhõn lực của tổ chức theo ƣớc tớnh của cỏc chuyờn gia.
- Phương phỏp 2: Tổ chức hội thảo mời cỏc chuyờn gia đến dự và phỏt biểu
thảo luận theo nhúm trực tiếp với nhau. Sau đú sẽ đƣa ra kết luận cuối cựng khi cỏc nhúm thống nhất. Nhƣợc điểm của phƣơng phỏp này là cú thể chịu ảnh hƣởng cú tớnh chất chi phối của một cỏ nhõn cú chức vụ hoặc vai trũ đặc biệt quan trọng nào đú trong nhúm.
- Phương phỏp 3: Cỏc chuyờn gia khụng trực tiếp thảo luận với nhau mà mỗi
ngƣời sẽ nhận đƣợc một bảng hỏi chi tiết (trong đú cú cỏc điều kiện thuận lợi cũng nhƣ khú khăn của tổ chức, cỏc yếu tố tỏc động tới nguồn nhõn lực của tổ chức, ý kiến của cỏc chuyờn gia và cỏc giải phỏp với dự bỏo nhu cầu nguồn nhõn lực,…). Sau khi nhận đƣợc cỏc ý kiến phản hồi của cỏc chuyờn gia thỡ ngƣời tổng hợp lại và chuyển lại cho cỏc chuyờn gia kốm theo cỏc vấn đề đƣợc hiệu đớnh lại rừ ràng hơn. Sau đú cỏc chuyờn gia lại gửi lại bảng hỏi cho ngƣời tổng hợp. Tiến trỡnh đƣợc lặp lại tới khi đạt đƣợc sự nhất trớ. Phƣơng phỏp này cho kết quả chớnh xỏc cao nhƣng rất mất thời gian, chỉ nờn hạn chế với cỏc vấn đề quan trọng.
* Dự bỏo khả năng sẵn cú của nguồn nhõn lực
Cỏc yếu tố bờn ngoài và bờn trong của tổ chức ảnh hƣởng đến khả năng thu hỳt nguồn nhõn lực của tổ chức bao gồm:
- Khả năng cung cấp nguồn nhõn lực của thị trƣờng lao động và mức độ chờnh lệch giữa cung cầu lao động trờn thị trƣờng lao động.
- Mức độ phỏt triển kinh tế trong vựng / khu vực. - Uy tớn, thƣơng hiệu của tổ chức.
- Chớnh sỏch tuyển dụng của tổ chức.
Trong quỏ trỡnh dự bỏo nguồn cung nhõn lực, tổ chức phải đỏnh giỏ, phõn tớch và dự đoỏn khả năng cú bao nhiờu ngƣời cú khả năng sẵn sàng làm việc cho tổ chức để cú cỏc chớnh sỏch thu hỳt, sử dụng và khai thỏc tiềm năng của ngƣời lao động. Cú hai nguồn cung cấp nhõn lực cho tổ chức đú là từ bờn trong và bờn ngoài của tổ chức.
Dự đoỏn nguồn cung nhõn lực từ bờn trong tổ chức: Dựa trờn cơ sở phõn loại lực lƣợng lao động hiện cú trong tổ chức nhƣ số lƣợng, giới tớnh, tuổi, trỡnh độ lành nghề, sức khỏe, thõm niờn cụng tỏc, tỡnh trạng gia đỡnh… từ đú cú những phõn tớch đƣợc sự phự hợp của nguồn nhõn lực với chiến lƣợc nguồn nhõn lực theo từng thời kỳ kế hoạch của tổ chức.
Dự đoỏn nguồn cung nhõn lực từ bờn ngoài tổ chức: Dựa trờn nhiều yếu tố ở tầm vĩ mụ do phụ thuộc vào nguồn nhõn lực của xó hội. Nguồn nhõn lực xó hội ảnh hƣởng nhiều bởi cỏc yếu tố tõm lý, văn húa, phong tục tập quỏn. Do đú cần biết đƣợc sự biến động của cơ cấu dõn số theo quy mụ, theo vựng miền. Sự già húa dõn số đang diễn ra nhƣ thế nào để cú mức độ điều chỉnh phự hợp trong tuyển dụng nguồn nhõn lực. Cỏc yếu tố thay đổi về cụng nghệ kỹ thuật, sự di dõn, yếu tố thu hỳt lao động từ nƣớc ngoài cũng ảnh hƣởng tới sự biến động nguồn nhõn lực và chiến lƣợc nguồn nhõn lực của tổ chức.
b. Bƣớc 2: Đề ra chớnh sỏch
Cú một cụng cụ thƣờng hay đƣợc sử dụng cho việc lập kế hoạch nguồn nhõn lực là hệ thống thụng tin nhõn lực. Hệ thống này thụng thƣờng là cỏc hệ thống hồ sơ lƣu trữ và xử lý bằng tay (với cỏc cụng ty quy mụ nhỏ và ớt nhõn viờn) gồm hồ sơ nhõn lực và hồ sơ phỏt triển năng lực; và hồ sơ lƣu trữ trờn mỏy tớnh đƣợc tổ chức thành hệ thống tớch hợp về thụng tin nhõn lực. Qua hệ thống này giỳp so sỏnh dự bỏo nhu cầu nguồn nhõn lực trong cỏc kế hoạch dài hạn và nguồn nhõn lực sẵn cú để tổ chức đƣa ra những chớnh sỏch và một số chƣơng trỡnh, kế hoạch giỳp tổ chức
điều chỉnh thớch nghi với cỏc yờu cầu mới cũng nhƣ tổ chức tốt hơn cỏc vấn đề nhõn lực hiện tại. Đỏnh giỏ hệ thống nhõn lực hiện tại, sự thừa thiếu trong cung và cầu nhõn lực, cỏc kế hoạch và hành động cụ thể ra sao với bối cảnh hiện tại của tổ chức?
c. Bƣớc 3: Thực hiện cỏc kế hoạch
Cỏc trƣờng hợp xảy ra cụ thể trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch nguồn nhõn lực thƣờng gặp nhƣ sau:
* Khi cầu vƣợt cung nhõn lực (thiếu lao động):
- Đào tạo, tỏi đào tạo. - Đề bạt nội bộ
- Tuyển từ bờn ngoài
- Sử dụng lao động khụng thƣờng xuyờn - Sử dụng lao động vệ tinh
- Thực hiện chế độ làm thờm giờ.
* Khi cung nhõn lực vƣợt cầu (thừa lao động):
- Thuyờn chuyển nhõn lực tới bộ phận đang thiếu nhõn lực - Hạn chế việc tuyển dụng lại
- Giảm bớt giờ lao động - Cho nghỉ việc
- Nghỉ luõn phiờn, nghỉ khụng lƣơng tạm thời khi cần lại huy động - Cho cỏc tổ chức khỏc thuờ nhõn lực
- Vận động nghỉ hƣu sớm
Áp dụng bất cứ biện phỏp nào kể trờn nhằm tinh giảm đội ngũ nhõn lực tổ chức cũng nờn cú chƣơng trỡnh trợ cấp, hƣớng dẫn cho nhõn viờn nhanh chúng thớch nghi với điều kiện mới bằng cỏch động viờn, hƣớng dẫn cho nhõn viờn cỏch thức xin việc, hỗ trợ nhõn viờn về vật chất và tinh thần để giỳp họ giảm bớt mặc cảm tõm lý và khú khăn ban đầu khi khụng cũn việc làm ở tổ chức.
d. Bƣớc 4: Kiểm tra đỏnh giỏ: Mục đớch của kiểm tra đỏnh giỏ trong mỗi bƣớc
của quỏ trỡnh hoạch định nguồn nhõn lực là phỏt hiện kịp thời cỏc sai sút giữa kế hoạch và thực hiện, tỡm ra cỏc giải phỏp hoàn thiện cỏc sai lệch đú.