CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2.4. Thực hiện kiểm soát chi phí
Để kiểm soát chi phí hiệu quả, công ty đã tự lập các báo cáo chi phí nhƣ: báo cáo chi phí sản xuất, Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp (Theo phụ lục 07; Phụ lục 08). Các báo cáo về chi phí đƣợc lập nhằm mục đích cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty vê tình hình chi phí phát sinh trong kỳ; từ đó phục vụ đắc lực cho lãnh đạo công ty trong việc kiểm soát, đánh giá và ra các quyêt định phù hợp, kịp thời, đảm bảo duy trì và nâng cao hiệu qủa của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ngoài ra, việc kiểm soát chi phí ở Công ty đƣợc thực hiện dựa trên bảng đối chiếu giá thành nhằm so sánh giữa giá thành thực tế của công trình với giá phí tiêu chuẩn trƣớc khi bỏ thầu (Bảng 3.8). Từ đó biết đƣợc tình hình biến động về giá và lƣợng trong quá trình thi công của chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung và tình hình kiểm soát đƣợc chất lƣợng công trình.
Bảng 3.8: BẢNG ĐỐI CHIẾU GIÁ THÀNH
Công trình: Khách sạn Bông sen vàng - Thị xã Cửa Lò Hạng mục: Móng nhà
STT Nội dung
Giá trị dự toán Chi phí thực tế
Chênh lệch Giá trị dự toán Giá trị dở dang Tổng cộng DD đầu kỳ Phát sinh Cộng 1 Chi phí NVLTT 986.392.139 986.392.139 952.272.347 952.272.347 34.119.792 2 Chi phí NCTT 439.717.085 439.717.085 415.879.199 415.879.199 23.837.886 3 Chi phí MTC 328.024.974 328.024.974 337.460.543 337.460.543 (9.435.569) 4 Chi phí SXC 255.035.909 255.035.909 214.329.047 214.329.047 40.706.862 Tổng cộng 2.009.170.107 2.009.170.107 1.919.942.136 1.919.942.136 89.227.971 Ngày…tháng…năm…
Kế toán trƣởng Kế toán ghi sổ
3.2.4.1. Thực hiện kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
* Biến động về lượng trong quá trình thi công do các nguyên nhân sau:
+ Thay đổi thiết kế: không do tác động của công tác quản lí, công ty thực hiên tốt quá trình quản lý chi phí.
+ Tăng do hao hụt vƣợt định mức dự toán của nhà nƣớc cho phép hoặc thất thoát trong quá trình thi công không kiểm soát tốt trong quá trình thi công cần phải có biện pháp quản lí tìm ra khâu làm tăng khối lƣợng để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
+ Giảm do tiết kiệm đƣợc tỷ lệ hao hụt không làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng công trình điều này tốt cho công tác quản lí
* Biến động về giá tăng giảm do các nguyên nhân:
+ Tăng do biến động giá nếu nhà thầu mua vật tƣ vật liệu đúng thông báo giá, tăng do biến động theo qui định sẽ đƣợc điều chỉnh giá sau khi thi công hoàn thành, nhƣng lƣu ý bổ sung lƣợng vốn bằng tiền để mua vật tƣ cho khoản kinh phí mua vật liệu chênh lệch so với dự toán chi phí ban đầu khi chờ chủ đầu tƣ điều chỉnh giá
+ Giảm do thay đổi phƣơng thức cung cấp vật liệu bằng cách tận dụng các vật
liệu có sẵn tại công trình nhƣ cát đá...hoặc thay đổi cự ly vận chuyển so với dự toán chi phí vật liệu ban đầu hoặc thay đổi bằng sản phẩm thay thế có giá thấp hơn không làm thay đổi chất lƣợng công trình đƣợc tƣ vấn giám sát va chủ đầu tƣ chấp thuận.
Cụ thể công trình Hạng mục móng nhà Khách sạn Bông sen vàng – Thị xã Cửa Lò, theo bảng đối chiếu giá thành (Bảng 3.8) ta thấy chi phí nguyên vật liệu thực tế giảm so với dự toán là 34 triệu đồng. Nguyên nhân do công trình ở ngay thị xã cách thành phố Vinh 15km, mặt khác lại gần mỏ khai thác đá nên tiết kiệm đƣợc chi phí vận chuyển và lƣu kho bãi.
3.2.4.2. Thực hiện kiểm soát chi phí nhân công
+ Thay đổi thiết kế: Tăng giảm sẽ dẫn đến khối lƣợng ngày công tăng giảm không do tác động của công tác quản lý, công ty thực hiện tốt quá trình quản lý chi phí nhân công.
+ Tăng do vƣợt định mức nhân công của nhà nƣớc cho phép hoặc lãng phí ngày giờ công trong quá trình thi công không kiểm soát tốt trong quá trình thi công cần phải có biện pháp quản lý tìm ra khâu làm tăng khối lƣợng để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
+ Tăng do rút ngắn tiến độ thi công không làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng công trình điều này tốt cho công tác quản lý.
+ Giảm khối lƣợng ngày công do thay đổi biện pháp thi công tăng cƣờng công tác cơ giới hoá thi công bằng máy móc thiết bị, khi đó ca máy sử dụng sẽ tăng lên. Cần cân đối hiệu quả giữa sử dụng nhân công và chi phí máy.
* Biến động về đơn giá tăng giảm do các nguyên nhân:
Tăng do thay đổi các qui định về mức chi trả lƣơng tối thiểu của nhà nƣớc theo thông tƣ, nghị định sẽ đƣợc điều chỉnh giá sau khi thi công hoàn thành, nhƣng lƣu ý bổ sung lƣợng vốn bằng tiền để chi trả lƣơng cho khoản kinh phí tiền lƣơng chênh lệch so với dự toán chi phí ban đầu khi chờ chủ đầu tƣ điều chỉnh giá. Qua số liệu công trình Khách sạn Bông sen vàng – thị xã Cửa Lò hạng mục móng nhà, chi phí nhân công thực tế giảm so với kế hoạch là 23,8 triệu đồng. Nguyên nhân do công trình chỉ cách trụ sở 15km nên giao thông thuận tiện, huy động nhân công nhanh chóng, rút ngắn đƣợc tiến độ thi công, mặt khác địa chất công trình yếu, lại gặp cát chảy nên chủ yếu phải dùng máy xúc và đóng cọc chống.
3.2.4.3.Thực hiện kiểm soát chi phí máy thi công
Phân tích nguyên nhân tăng giảm chi phí máy giữa dự toán và thực tế:
* Biến động về khối lượng tăng giảm do các nguyên nhân sau:
+ Tăng do sử dụng vƣợt định mức dự toán của nhà nƣớc cho phép hoặc lãng phí trong quá trình thi công không kiểm soát tốt trong quá trình thi công cần phải có biện pháp quản lý tìm ra khâu làm tăng khối lƣợng ca máy để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
+ Tăng do chủ động thay đổi biện pháp thi công nếu có lợi và không ảnh hƣởng đến thiết kế thì đây là kết quả tốt.
+ Giảm do tiết kiệm đƣợc tỷ lệ hao hụt không làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng công trình điều này tốt cho công tác quản lý
* Biến động về đơn giá tăng giảm do các nguyên nhân:
Tăng do biến động giá mua nhiên liệu đúng thông báo giá tăng do biến động của nhà nƣớc theo qui định sẽ đƣợc điều chỉnh giá sau khi thi công hoàn thành, nhƣng lƣu ý bổ sung lƣợng vốn bằng tiền để mua nhiên liệu cho khoản kinh phí mua nhiên liệu và chi phí nhân công vận hành máy chênh lệch so với dự toán chi phí ban đầu khi chờ chủ đầu tƣ điều chỉnh giá.
Công trình Khách sạn Bông sen vàng – thị xã Cửa Lò hạng mục móng nhà khối lƣợng ca máy thực tế tăng 9 triệu đồng do huy động máy xúc và máy đóng cọc chống đề kè móng.
3.2.4.4.Thực hiện kiểm soát chi phí sản xuất chung
Chi phí chung thực tế giảm so với kế hoạch 40,7 triệu đồng do tiết kiệm đƣợc chi phí tiền lƣơng theo quy định của nhà nƣớc và giảm chi phí lãi vay.
3.2.4.5. Thực hiện kiểm soát chất lượng theo hạng mục công trình
a. Quá trình thi công
Trong quá trình thi công, ban chỉ huy công trƣờng và đội thi công phải tuân thủ nghiêm ngặt các qui định trong hồ sơ thiết kế và yêu cầu của chủ đầu tƣ. Thƣờng xuyên thí nghiệm các mẫu bê tông, tính chất cơ lí, độ uốn kéo, độ chặt, cƣờng độ của các bán thành phẩm và sản phẩm hạng mục hoàn thành chuyển bƣớc thi công tiếp theo. Đội thi công phải tuân thủ nguyên tắc an toàn
trong quá trình thi công tránh sự cố làm thiệt hại đến con ngƣời, thiết bị máy móc...và ảnh hƣởng tiến độ chất lƣợng công trình.
b. Nghiệm thu công trình đƣa vào sử dụng
Căn cứ vào các biên bản kiểm tra, các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng theo giai đoạn của tƣ vấn giám sát, các biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc nhà thầu tập hợp lại lập hồ sơ và bản vẽ hoàn công chuyển toàn bộ hồ sơ cho chủ đầu tƣ, đơn vị quản lí công trình kiểm tra. Khi các bên chủ đầu tƣ và đơn vị quản lí dự án chấp thuận bàn giao đƣa công trình vào sử dụng, khi đó nhà thầu đƣợc thanh toán 95% giá trị khối lƣợng công trình đã thi công bao gồm cả khối lƣợng thi công theo hồ sơ mời thầu cũng nhƣ khối lƣợng phát sinh thực tế trong quá trình thi công. Chủ đầu tƣ sẽ giữ lại 5% giá trị công trình trong thời gian 12 tháng để nhà thầu bảo hành công trình và làm quyết toán công trình, trong thời gian này nhà thầu sẽ điều chỉnh giá những loại vật tƣ vật liệu có biến động giá trong thời gian thi công. Tại Công ty CP tƣ vấn thiết kế và xây dựng Bắc Miền Trung sau 12 tháng nhà thầu cùng tƣ vấn giám sát kiểm tra công trình nếu có hƣ hỏng thuộc lỗi của nhà thầu sẽ tiến hành sửa chữa (chi phí sửa chữa nhiều hay ít phụ thuộc vào chất lƣợng công trình đã thi công, hƣ hỏng do thiên tai lũ lụt, bất khả kháng chủ đầu tƣ đã mua bảo hiểm công trình). Sau đó nhà thầu sẽ nhận đựơc chứng chỉ hết bảo hành công trình, chủ đầu tƣ thẩm tra quyết toán công trình căn cứ vào số liệu kiểm toán nếu kết quả không thay đổi giá trị thanh quyết toán chính là giá trị hợp đồng và phụ lục đã kí nhà thầu sẽ đƣợc thanh toán 5% tạm giữ, nếu bị cắt giảm thì chủ đầu tƣ sẽ khấu trừ vào 5% tạm giữ.
3.3. Đánh giá chung về hoạt động quản lý chi phí xây lắp của Công ty cổ phần Tƣ vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung. Thành quả và nguyên nhân
3.3.1. Thành quả đạt được
Qua thực tế tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng tại Công ty cổ phần Tƣ vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung. Tác giả nhận thấy công tác quản lý chi phí tại công ty đạt đƣợc những thành tựu nhƣ sau:
Công ty đã có những công tác kế hoạch hóa chi phí tiến hành hàng năm, hàng quý. Nhà quản lý chi phí dựa vào thực trạng của doanh nghiệp và biến động của thị trƣờng để lập kế hoạch cụ thể cho từng tháng, từng quý trong năm.
Công tác quản lý chi phí xây lắp đƣợc phân công xuống từng đội, từng công trình nhằm kiểm tra giám sát chặt chẽ và thông tin kịp thời cho nhà quản lý chi phí cấp cao giúp cho nhà quản lý có những biện pháp đúng đắn và phù hợp giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp
Nhìn chung tình hình quản lý chi phí của công ty đƣợc theo dõi chi tiết, cụ thể theo từng khoản mục, từng đối tƣợng công trình, hạng mục công trình. Các loại chi phí đƣợc bóc tách phân loại chi tiết và quản lý tƣơng đối chặt chẽ, giảm đƣợc thất thoát, hiệu quả quản lý tƣơng đối cao. Các khoản chi phí hàng tháng đƣợc so sánh với dự toán chi tiết của từng công trình và hạng mục công trình nên có thể kiểm tra tính hợp lý, có thể thƣờng xuyên đối chiếu so sánh với dự toán, những nguyên nhân vƣợt hụt có thể phát hiện kịp thời và có biện pháp xử lý.
Đội ngũ cán bộ trong công ty có trình độ chuyên môn vững vàng và tƣơng đối đồng đều, có kinh nghiệm trong công tác chuyên môn và có trách nhiệm trong công việc. Công tác tổ chức sắp xếp nhân sự phù hợp với năng lực, trình độ, khả năng chuyên môn của từng nhân viên cũng đã góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, giúp ban lãnh đạo công ty có đƣợc những thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý.
Bộ máy kế toán tại công ty đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung, mô hình này đảm bảo đƣợc sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm đƣợc tình hình hoạt động của đơn vị thông qua thông tin kế toán cung cấp. Hình thức này có ƣu điểm là phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh của công ty, giúp cho công tác quản lý hạch toán kế toán đối với các xí nghiệp trực thuộc đƣợc dễ dàng và thuận tiện hơn.
3.3.2. Nguyên nhân
3.3.2.1 Về xây dựng kế hoạch cung cấp vật liệu đầu vào
Việc quản lý chi phí nguyên vật liệu đầu vào tại công ty chƣa chặt chẽ, toàn diện vì thế giá thành sản phẩm xây lắp chƣa phản ánh đúng bản chất của nó. Kế hoạch cung ứng vật tƣ cho từng dự án, công trình tuy đã đƣợc lập nhƣng trong quá trình thực hiện có những thay đổi không đƣợc cập nhật nên kế hoạch chƣa sát với tiến độ yêu cầu. Trong giá thành xây lắp của Công ty, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn nên việc tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những hƣớng chính để tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm. Trƣớc tình hình biến động giá của các loại vật tƣ hàng hoá chủ yếu (sắt thép, xi măng, gạch các loại, xăng dầu), công ty chƣa có kế hoạch mua dự trữ vật tƣ để tránh biến động giá, thực tế khi xảy ra biến động giá công ty đã phải giãn tiến độ của các công trình. Việc thất thoát nguyên vật liệu chính vẫn xảy ra do kho bãi không đảm bảo cho lƣu cất lâu dài. Để tránh lƣu kho bãi và đảm bảo nguyên vật liệu công ty áp dụng thi công đến đâu thì lấy đến đấy, điều này chịu tác động của biến động giá cả vật liệu và phí vận chuyển. Phần nguyên vật liệu này làm cho giá thành sản phẩm có phần cao hơn hoặc chất lƣợng chƣa đƣợc đảm bảo.
3.3.2.2. Về tổ chức thực hiện quản lý chi phí a. Về định mức chi phí
Hiện nay công ty CP tƣ vấn thiết kế và xây dựng Bắc Miền Trung chƣa có hệ thống định mức nội bộ hoàn chỉnh nhằm quản lí theo dõi cấp phát nguyên vật liệu, sử dụng thiết bị, cấp phát nhiên liệu và quản lí nhân công lao động thực tế tại công trƣờng.
Công ty đang áp dụng chủ yếu các định mức của nhà nƣớc ban hành, cấp phát nhiên liệu theo thiết kế công suất máy của nhà sản xuất thiết bị và một số định mức chi tiết do công ty tự xây dựng, tuy nhiên định mức này chỉ phản ánh một vài thao tác kỹ thuật và công việc cụ thể, định mức tổng hợp cho từng công việc tƣơng ứng với các hạng mục công việc chƣa đầy đủ.
Các định mức công ty đang áp dụng không phản ánh đƣợc trình độ quản lý và công nghệ của công ty, các định mức công ty tự xây dựng đã sử dụng lâu nên lạc hậu không phản ánh đƣợc tiến bộ khoa học kỹ thuật trong dây chuyền sản xuất của công ty (do công ty đã đầu tƣ đổi mới thiết bị, đào tạo tay nghề cho công nhân...). Công ty chƣa xây dựng đƣợc những phƣơng pháp để xây dựng định mức.
b. Về quản lý chi phí trong quá trình nghiệm thu công trình
Trong xây lắp thì khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình nhà thầu phải tuân theo các trình tự nhất định và phải tuân thủ các thủ tục về kiểm tra, nghiệm thu hết sức chặt chẽ. Qui trình thi công xây lắp cũng đòi hỏi phải thi công tuần tự từ hạng mục này sang hạng mục khác, do đó phải nghiệm thu các hạng mục trƣớc khi tiến hành thi công các hạng mục tiếp theo. Vì vậy, nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình kịp thời thì mới đảm bảo tiến độ công trình.
Thực trạng công tác nghiệm thu thanh toán của công ty cổ phần tƣ vấn thiết kế và xây dựng Bắc Miền Trung trong những năm qua còn những thiếu