CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý chi phí xây lắp
4.2.1. Hoàn thiện công tác xây dựng định mức chi phí xây lắp
Định mức là một công cụ hữu hiệu để quản lý chi phí, đồng thời là cơ sở để tổ chức thực hiện, kiểm soát chi phí thi công. Định mức chi phí có vai trò rất quan trọng, định mức phản ánh trình độ công nghệ công ty, trình độ chuyên môn của cán bộ và tay nghề của công nhân.
Xây dựng hệ thống định mức chi phí nội bộ để phục vụ công tác quản lý chi phí, hệ thống định mức chủ yếu trong công ty CP tƣ vấn thiết kế và xây
dựng Bắc Miền Trung bao gồm: định mức chi phí lao động, định mức chi phí vật liệu, định mức chi phí máy thi công.
a. Định mức nhân công trực tiếp
Hiện nay trong tập đơn giá định mức xây dựng cơ bản do nhà nƣớc ban hành, chi phí trực tiếp cho mỗi công việc hoàn thành bao gồm chi phí vật liệu, chi phí máy và chi phí nhân công, chi phí nhân công trực tiếp đƣợc xác định dựa vào định mức nhân công trực tiếp, định mức nhân công trực tiếp này là tổng hợp giờ công lao động của nhiều thao tác kỹ thuật hoặc nhiều bộ phận, cá nhân khác nhau. Trên góc độ quản lý, công ty cần phải phân định rõ từng loại đối tƣợng này để quản lý và trả công cho ngƣời lao động.
Hiện nay, Công ty CP tƣ vấn thiết kế và xây dựng Bắc Miền Trung đã có một số định mức lao động trực tiếp, tuy nhiên số lƣợng định mức chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý công ty trong giai đoạn tới, do đó cần phải xây dựng các định mức nhân công trực tiếp cho nhiều công việc khác để nâng cao hiệu quả công tác quản trị. Để xây dựng định mức nhân công trực tiếp riêng của công ty cho từng công việc cần tiến hành các nội dung sau:
- Căn cứ vào định mức cơ bản của nhà nƣớc thực hiện phân tích kỹ thuật để tính định mức giờ công cho từng thao tác kỹ thuật, từ đó nhóm các thao tác kỹ thuật tƣơng ứng với công việc cụ thể theo phân công của công ty cho từng đối tƣợng ngƣời lao động.
- Tổ chức việc theo dõi, thống kê theo phƣơng pháp bấm giờ để xác định số giờ công lao động thực tế mà ngƣời lao động thực hiện các thao tác kỹ thuật của công việc tƣơng ứng (lựa chọn đối tƣơng ngƣời lao động có tay nghề ở mức trung bình của công ty).
- Thực hiện việc so sánh kết quả của phƣơng pháp phân tích kỹ thuật và phƣơng pháp bấm giờ ở trên, sau đó phân tích, đánh giá và lựa chọn định mức giờ công để áp dụng.
- Áp dụng định mức chi phí lao động của công ty thông qua hình thức khoán sản phẩm lao động, khoán ngày công cho một công việc cụ thể.
- Tổng kết đánh giá kết quả khoán sản phẩm hoặc khoán ngày công cho ngƣời lao động để tiếp tục hoàn thiện định mức lao động.
b. Định mức nguyên nhiên vật liệu
Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của xây lắp, do đó một hệ thống định mức tiên tiến sẽ tiết kiệm đƣợc nhiều chi phí và đem lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện tại công ty CP tƣ vấn thiết kế và xây dựng Bắc Miền Trung chƣa có hệ thống định mức nguyên nhiên vật liệu mà mới chỉ có 1 vài định mức riêng lẻ liên quan đến tiêu hao nhiên liệu, do đó cần thiết xây dựng định mức nguyên nhiên vật liệu để áp dụng cho công ty. Để thực hiện đƣợc điều đó cần tiến hành các bƣớc sau :
- Thống kê và lên danh mục những nguyên vật liệu chính chiếm tỉ trọng lớn và thƣờng xuyên đƣợc sử dụng trong xây lắp để tiến hành xây dựng định mức (đất, đá, cát, xi măng, sắt thép).
- Đối với từng hạng mục công việc trƣớc tiên lấy mẫu nguyên vật liệu để thí nghiệm và thiết kế thành phần đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật đề ra. Nội dung thiết kế thành phần sẽ chỉ rõ khối lƣợng từng loại nguyên vật liệu đầu vào để cho ra 1 đơn vị sản phẩm đầu ra.
- Tiến hành làm thử, làm thí điểm trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật. Xác định khối lƣợng nguyên vật liệu đầu vào thực tế.
- Tiến hành đo đạc kích thƣớc hình học của khối lƣợng để xác định khối lƣợng nguyên vật liệu thành phẩm.
- Tính tỉ lệ nguyên vật liệu thi công giữa khối lƣợng nguyên vật liệu thi công thử thực tế và khối lƣợng nguyên vật liệu theo thiết kế thành phần.
- Xác định tỉ lệ hao hụt do quá trình vận chuyển: sẽ căn cứ vào khối lƣợng thực tế nhận tại công trƣờng và khối lƣợng xuất kho, trong trƣờng hợp
khó xác định thì tham khảo định mức vật tƣ đƣợc ban hành theo công văn số 1784/BXD-VP ngày 16/08/2007 của Bộ xây dựng để xác định.
- Lập định mức thực tế dựa trên những kết quả trên
Khối lƣợng khối lƣợng NVL tỉ lệ tỉ lệ nguyên vật liệu = theo thiết kế x NVL x hao hụt thực tế thi công bản vẽ thi công thi công do vận chuyển
* Lưu ý: Hao hụt trong quá trình vận chuyển phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức vận chuyển, nếu tổ chức tốt (giảm đầu mối trung chuyển ...) sẽ giảm đƣợc tỉ lệ hao hụt nguyên vật liệu và ngƣợc lại.
+ Trong trƣờng hợp công ty sản xuất đƣợc nguyên vật liệu thì cần tập trung vào công tác kế hoạch sản xuất, sản xuất đến đâu chuyển ra công trƣờng đến đó, hạn chế đến mức thấp nhất việc phải trung chuyển nhiều lần nguyên vật liệu qua các vị trí khác nhau.
+ Trong trƣờng hợp mua nguyên vật liệu của khách hàng thì để giảm hao hụt nên chọn phƣơng thức nhận hàng tại công trƣờng và tập trung cho công tác giao nhận tại hiện trƣờng. Định mức của công ty về tỉ lệ hao hụt cho 1 lần xúc chuyển = 2%.
Trong khâu vận chuyển, tỉ lệ hao hụt do quá trình vận chuyển sẽ căn cứ vào định mức vật tƣ đƣợc ban hành theo công văn số 1784/BXD-VP ngày 16/08/2007 của Bộ xây dựng để xác định. Hao hụt trong quá trình vận chuyển phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức vận chuyển, nếu tổ chức tốt (giảm đầu mối trung chuyển ...) sẽ giảm đƣợc tỉ lệ hao hụt nguyên vật liệu và ngƣợc lại. Trong trƣờng hợp công ty sản xuất đƣợc nguyên vật liệu thì cần tập trung vào công tác kế hoạch sản xuất, sản xuất đến đâu chuyển ra công trƣờng đến đó, hạn chế đến mức thấp nhất việc phải trung chuyển nhiều lần nguyên vật liệu qua các vị trí khác nhau. Trong trƣờng hợp mua nguyên vật liệu của khách hàng thì để giảm hao hụt nên chọn phƣơng thức nhận hàng tại công
trƣờng và tập trung cho công tác giao nhận tại hiện trƣờng. Định mức của công ty về tỉ lệ hao hụt cho 1 lần xúc chuyển = 2%.
c. Định mức chi phí máy
Định mức chi phí máy của doanh nghiệp thực chất là xác định chi phí trong giá ca máy để làm cơ sở lập dự toán. Giá ca máy là mức chi phí dự tính cần thiết cho máy và thiết bị thi công làm việc trong một ca.
Các khoản mục chi phí đƣợc tính vào giá ca máy bao gồm: chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí nhiên liệu, năng lƣợng, tiền lƣơng thợ điều khiển máy và chi phí khác của máy.
Căn cứ vào tính năng kỹ thuật của từng loại máy do nhà sản xuất hƣớng dẫn để xác định các chi phí sửa chữa, năng lƣợng, nhiên liệu... Cần xây dựng đơn giá ca máy của một số thiết bị chính của Công ty tránh áp dụng trực tiếp đơn giá của Sở xây dựng để đảm bảo tính chính xác.
Định mức giá ca máy thiết bị máy đào công suất 0.8M3 Bảng 4.1: TÍNH ĐỊNH MỨC MÁY ĐÀO 0,8 M3
Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 550.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 360.505 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 156.367 4 Chi phí nhiên liệu 64,8 lít Do/ca 920.420
5 Lƣơng thợ điều khiển 125.000
6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 31.246
Định mức giá ca máy thiết bị máy ủi công suất 140 CV Bảng 4.2: TÍNH ĐỊNH MỨC MÁY ỦI 140CV
Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 360.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 219.192 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 89.275 4 Chi phí nhiên liệu 58,8 lít Do/ca 827.420
5 Lƣơng thợ điều khiển 125.000
6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 25.218
Tổng cộng đơn giá =(2+...+6) 1.286.105
Định mức giá ca máy thiết bị máy trộn bê tông 250 Lít BẢNG 4.3: TÍNH ĐỊNH MỨC MÁY TRỘN BT 250L
Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 42.700.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 28.836 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 11.853
4 Chi phí nhiên liệu 60Kwh 60.000
5 Lƣơng thợ điều khiển 70.000
6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 3.414
Tổng cộng đơn giá =(2+...+6) 174.103
Trên đây là định mức ca máy một số thiết bị thông dụng thi công xây lắp, để có bộ định mức hoàn chỉnh phục vụ cho công tác quản lý chi phí tại công ty, thì các phòng ban công ty phải lập chi tiết định mức giá ca máy cho toàn bộ thiết bị hiện có tại công ty.
4.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện quản lý chi phí
4.2.2.1. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu
Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất nên việc tiết kiệm chi phí này phải đƣợc coi trọng hàng đầu. Tiết kiệm chi phí vật liệu không có nghĩa là cắt xén lƣợng vật tƣ định mức cho thi công công trình mà theo quan điểm là giảm hao hụt trong bảo quản, trong thi công, giảm chi phí vân chuyển và nắm chắc giá thị trƣờng để đối chứng, kiểm tra hoá đơn mua về do nhân viên cung ứng mua về. Do đó cần phải xây dựng kế hoạch cung cấp vật liệu đầu vào để đáp ứng tiến độ đã cam kết với chủ đầu tƣ, đồng thời sử dụng có hiệu quả tiền vốn và giảm thiệt hại do biến động giá.
Lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu bao gồm số lƣợng, chất lƣợng, qui cách, chủng loại và thời gian đáp ứng (dựa trên tiến độ thi công của phƣơng án tổ chức thi công đƣợc lựa chọn).
Đối với vật tƣ không tự sản xuất đƣợc: xi măng, sắt thép, xăng dầu ... điều tra khảo sát thị trƣờng và thông qua phƣơng thức chào giá cạnh tranh để lựa chọn và đàm phán ký kết hợp đồng với các đối tác khách hàng (ƣu tiên các doanh nghiệp đầu mối).
Đối với những vật tƣ tự sản xuất: chủ yếu là đất, đá các loại, lập kế hoạch sản xuất phù hợp với tiến độ thi công.
Xây dựng kho bãi công trƣờng để dự trữ vật tƣ : căn cứ vào tiến độ thi công và khối lƣợng thi công để xác định nhu cầu vật tƣ tối thiểu cho 1 chu kỳ sản xuất để xây dựng kho bãi cho phù hợp.
Trong quá trình sử dụng vật tƣ phải tuân thủ các nguyên tắc: vật tƣ nhập xuất kho phải có đủ thủ tục (phiếu nhập, phiếu xuất), vật tƣ nhập kho trƣớc thì xuất trƣớc, trong quá trình bảo quản phải thƣờng xuyên kiểm tra và đảo mới liên tục, hạn chế sử dụng vật tƣ cùng chủng loại nhƣng quy cách, chất lƣợng khác nhau ....
Công ty nên thiết lập một hệ thống các nhà cung cấp ổn định, giữ chữ tín trong quan hệ kinh doanh và nên ký hợp đồng mua vật tƣ với nhà cung cấp thời gian dài (thời gian thi công công trình) với địa điểm và thời gian giao vật tƣ đƣợc xác định phù hợp với công việc, tiến độ thi công công trình. Điều này sẽ cho phép Công ty giảm đƣợc chi phí bảo quản vật tƣ ở kho, giảm ứ đọng vốn trong hàng tồn kho, đảm bảo cung ứng vật tƣ đầy đủ về số lƣợng, đúng về chất lƣợng, đảm bảo tiến độ thi công chất lƣợng công trình.
Hơn nữa việc giao nhận vật tƣ thoả thuận theo tiến độ thi công sẽ hạn chế đƣợc tình trạng hao hụt vật tƣ khi bảo quản trong thời gian dài nhất là các loại vật tƣ để trên công trƣờng nhƣ: đá, cát, xi măng...Giảm đƣợc chi phí bảo vệ công trƣờng đồng thời hạn chế đƣợc tình trạng hao hụt, giảm chất lƣợng do dự trữ lâu.
Bên cạnh đó, để giảm chi phí vận chuyển vật tƣ ở cả hai quá trình: vận chuyển vật tƣ trong thu mua và vận chuyển vật tƣ trong sử dụng thì bộ phận kế hoạch nên xác định sơ đồ vận chuyển có hiệu quả kinh tế cao nhất đối với mỗi công trình.
Công ty cần xây dựng quy chế thƣởng rõ ràng cho cán bộ công nhân viên nào tìm đƣợc nguồn cung cấp vật tƣ với chất lƣợng cao, giá thấp đồng thời Công ty cũng cần lập mức thƣởng cho các đội SX có ý thức tiết kiệm, bảo quản vật tƣ... (Mức thưởng có thể lên đến 70-80% giá trị vật tư tiết kiệm được)
Quy định nhƣ vậy sẽ khuyến khích cán bộ công nhân viên tiết kiệm vật tƣ, từ đó hình thành ý thức lao động tốt.
4.2.2.2. Tăng cường công tác nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình
Trong xây lắp công trình thì khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình nhà thầu phải tuân theo các trình tự nhất định và phải tuân thủ các thủ tục về kiểm tra, nghiệm thu hết sức chặt chẽ. Qui trình thi
khác, do đó phải nghiệm thu các hạng mục hoàn thành trƣớc khi tiến hành thi công các hạng mục tiếp theo. Vì vậy, nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình kịp thời thì mới đảm bảo tiến độ công trình.
Để khắc phục những tồn tại nêu trên công ty phải xây dựng qui trình thủ tục cho công tác nghiệm thu thanh toán, qui trình phải đƣợc đƣa vào nội dung qui chế hoạt động công trƣờng để thực hiện, nội dung qui trình thực hiện nhƣ sau :
- Lập hồ sơ nghiệm thu bao gồm: bản vẽ thi công đƣợc duyệt, các chứng chỉ thí nghiệm, các biên bản kiểm tra của tƣ vấn giám sát và chủ đầu tƣ, bản vẽ hoàn công. Kiểm tra hồ sơ đảm bảo đầy đủ theo các nội dung tại Nghị định số 15/2013/NĐ-CP về Quản lý chất lƣợng công trình xây dựng.
- Lập văn bản yêu cầu chủ đầu tƣ, tƣ vấn giám sát kiểm tra hồ sơ nghiệm thu, sau đó tiến hành kiểm tra hiện trƣờng đo đạc kích thƣớc hình học của hạng mục công việc để xác định khối lƣợng thực tế thi công.
- Lập biên bản nghiệm thu khối lƣợng giữa các bên.
- Lập hồ sơ nghiệm thu thanh toán bao gồm hồ sơ nghiệm thu và biên bản nghiệm thu khối lƣợng gửi chủ đầu tƣ đề nghị thanh toán.
- Chủ đầu tƣ xem xét chấp thuận và lập uỷ nhiệm chi gửi kho bạc nhà nƣớc nơi có dự án chuyển tiền trả cho công ty.
Để đảm bảo đầy đủ hồ sơ theo qui định cần lƣu ý :
- Tăng cƣờng công tác nội nghiệp tại công trƣờng thông qua việc kiểm tra thƣờng xuyên các chứng chỉ thí nghiệm, bản vẽ hoàn công, các biên bản kiểm tra kỹ thuật, biên bản xác định những thay đổi phát sinh trong quá trình thi công...
- Khi bắt đầu triển khai thi công phải thống nhất với tƣ vấn giám sát và chủ đầu tƣ về nội dung biểu mẫu, thủ tục và trình tự để phối hợp giải quyết công việc, hạn chế những sai sót, chồng chéo.
4.2.3. Giải pháp về kiểm soát và phòng ngừa rủi ro trong quản lý chi phí
4.2.3.1. Xây dựng quy chế nội bộ để gắn trách nhiệm của các bộ phận có liên quan đến quản lý chi phí
* Sự cần thiết phải xây dựng qui chế nội bộ