CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2.3. Tổ chức thực hiện quản lý chi phí thi công
Hiện nay Công ty cổ phần Tƣ vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung quản lý chi phí theo hai cách: giao khoán và quản lý theo từng khoản mục chi phí. Tất cả các phòng ban của công ty và đội thi công đều kết hợp chặt chẽ với nhau cụ thể:
- Đội thi công là đơn vị chủ chốt thực hiện thi công xây lắp trên công trƣờng, chịu trách nhiệm chính là đội trƣởng và giám sát thi công.
- Phòng kế hoạch thƣơng mại: Lập hợp đồng giao việc, lập kế hoạch điều động và dự toán các chi phí đầu vào cho đội thi công;
- Phòng kỹ thuật: Đôn đốc tiến độ thi công, cung cấp hồ sơ kĩ thuật, khối lƣợng thi công; Cấp nguyên nhiên vật liệu, điều động thiết bị thi công; Nghiệm thu các hạng mục hoàn thành cho đội thi công, theo dõi kiểm tra chất lƣợng công trình.
- Phòng tổ chức hành chính: lập hợp đồng thuê nhân công, điều động nhân sự cho công trƣờng.
- Phòng tài chính kế toán: Cấp vốn bằng tiền mua nguyên nhiên vật liệu, thuê thiết bị, chi lƣơng và cho đội thi công.
Hệ thống tài khoản để tổ chức kế toán chi phí dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành theo quyêt định số 48/2006 - QĐ/BTC ngày 14/9/2006 và đƣợc chi tiết tƣơng đối hợp lý nhằm cung cấp thông tin chi phí cần thiết phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào các chứng từ (Hợp đồng mua bán nguyên vật liệu đến tận chân công trình, hạng mục công trình, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn, bảng chấm công thực tế) mà đội gửi lên, kế toán chi phí công ty hạch toán chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung cho từng công trình, hạng mục công trình trên sổ chi tiết và tổng hợp theo dõi trên chứng từ sổ sách kế toán và đƣợc tổng hợp thành từng tháng, từng quý trong năm. Kế toán quản trị công ty sẽ thu
thập các chứng từ này để phân tích và tham mƣu cho lãnh đạo đƣa ra các quyết định đúng đắn.
3.2.3.1 Thực hiện quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Toàn bộ vật tƣ sẽ do Công ty cung cấp. Khi có công trình thì vật tƣ đƣợc dự trữ tại Công ty sẽ vận chuyển đến công trƣờng hoặc Công ty sẽ đặt hàng trực tiếp của ngƣời bán sau đó vật tƣ sẽ đƣợc vận chuyển đến ngay tại nơi mà công trình sẽ thi công. Ban chỉ huy công trƣờng và bộ phận kĩ thuật sẽ giám sát tiến độ thi công, kĩ thuật chất lƣợng hạng mục thi công, cũng nhƣ khối lƣợng nguyên vật liệu đƣợc cấu thành vào công trình. Khi hạng mục công trình hoàn thành tiến hành nghiệm thu thi công việc tiếp theo và chuyển khối lƣợng đã nghiệm thu về phòng kế hoạch làm thủ tục chuyển cho phòng kế toán thanh toán. CPNVLTT bao gồm các chi phí về nguyên vật liệu chính: xi măng, sắt, thép, đất, đá, gạch, bấc thấm,... và vật liệu phụ nhƣ bê tông, ống cống, cọc tiêu, biển báo, lan can, sơn các loại,...chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Loại chi phí này là chi phí trực tiếp nên khi phát sinh đối với công trình, hạng mục công trình nào thì đƣợc hạch toán cho công trình, hạng mục công trình đó, và đƣợc hạch toán chi tiết theo từng loại, từng thứ, từng nhóm theo cả hiện vật và giá trị thực tế. Căn cứ vào các chứng từ (Hợp đồng mua bán nguyên vật liệu đến tận chân công trình, hạng mục công trình, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho), Kế toán Công ty hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình trên sổ chi tiết tài khoản 621 (Bảng 3.3).
Bảng 3.3: Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Từ ngày 01/07/2013 đến ngày 31/12/2013 Tài khoản 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Công trình: Khách sạn Bông sen vàng – Thị xã Cửa Lò Hạng mục: Móng nhà
Chứng từ Diễn giải TK
ĐƢ
Phát sinh
Số Ngày Nợ Có
124J/15 05/07 Xuất thi công (sắt) 112 30.380.000 135k/12 08/07 Xuất thi công (phụ gia siêu dẻo) 112 15.800.000 156L/12 03/08 Xuất thi công (xi măng) 112 99.757.134
…….. ……. ……… ... …………..
09 31/12 K/c chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
154 952.272.347
Tổng phát sinh 952.273.347 952.273.347 Số dƣ cuối kỳ
Ngày…tháng…năm…
Kế toán trƣởng Kế toán ghi sổ
( Nguồn Phòng Tài chính kế toán Công ty CP Tư vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung)
Công trình Khách sạn Bông sen vàng – thi xã Cửa Lò là một công trình làm mới hoàn toàn nằm trên nền đất yếu lại có cát chảy, phần thi công cơ bản chủ yếu bằng máy đào đất đá làm móng nên cơ cấu chi phí vật liệu trong giá thành công trình chỉ chiếm 60%. Đây là khoản chi phí cơ bản cấu thành sản phẩm và chất lƣợng công trình. Theo qui định xây dựng cơ bản hiện hành trong tính toán thiết kế và dự toán, chất lƣợng công trình sẽ bị ảnh hƣởng nếu khối lƣợng vật tƣ vật liệu không đƣợc đƣa đầy đủ vào công trình, do đó các loại vật liệu đầu vào sẽ đƣợc chủ đầu tƣ kiểm soát và theo dõi chặt chẽ thông
qua các tổ chức tƣ vấn giám sát độc lập. Vì vậy, để thực hiện quản lý chi phí đúng nhƣ kế hoạch đã đặt ra công ty phải kiểm soát thông qua các định mức sử dụng vật liệu thực tế, tính toán chính xác chặt chẽ khối lƣợng, chất lƣợng vật tƣ đầu vào không để tăng, giảm vƣợt quá khối lƣợng vật tƣ thiết kế. Chi phí nguyên vật liệu chỉ đƣợc tiết kiệm thông qua các khối lƣợng nguyên vật liệu hao hụt mà nhà nƣớc đã qui định. Nếu doanh nghiệp sử dụng quá khối lƣợng vật liệu yêu cầu không những không tiết kiệm đƣợc chi phí, mà còn làm tăng giá thành công trình.
Trong quá trình thi công để thực hiện hạng mục công việc đúng yêu cầu chất lƣợng theo thiết kế và sử dụng khối lƣợng vật liệu phòng vật tƣ đã cung cấp, ĐVTC cần phải sử dụng vật liệu theo đúng định mức nhà nƣớc qui định, khối lƣợng vật liệu không phát sinh tăng nếu ĐVTC đúng định mức nhà nƣớc quy định và giảm đƣợc khối lƣợng vật liệu nếu có phƣơng án tổ chức thi công phù hợp thực tế trong quá trình thi công. Trong quá trình thực tế thi công công trình ĐVTC đã sử dụng khối lƣợng vật liệu đúng kế hoạch dự toán nguyên vật liệu trực tiếp theo định mức nhà nƣớc nên khối lƣợng tăng giảm không đáng kể, nhƣng công ty đã tận dụng đƣợc nguồn đá và cát tại địa phƣơng nên giảm giá đá các loại và cát so với giá mua trong dự toán .
3.2.3.2.Thực hiện quản lý chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp của Công ty CP Tƣ vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung bao gồm toàn bộ tiền lƣơng và các khoản phụ cấp của công nhân trực tiếp tham gia thi công xây lắp ở các đơn vị sản xuất. Nhân công trực tiếp ở các đội thi công bao gồm công nhân trong biên chế và công nhân lao động thuê ngoài. Tuỳ thuộc vào nhu cầu về thi công của từng công trình trong từng thời kỳ mà công ty tiến hành ký hợp đồng ngắn hạn theo thời vụ, công việc với số lƣợng công nhân phù hợp. Căn cứ vào "Bảng chấm công" thực tế làm việc ở các đội thi công làm căn cứ tính lƣơng. Hàng ngày,
công. Ở công ty áp dụng 2 hình thức tiền lƣơng: Hình thức tiền lƣơng sản phẩm áp dụng đối với công nhân trực tiếp thi công, hình thức tiền lƣơng thời gian áp dụng đối với nhân viên quản lý đội, quản lý công ty. Cuối mỗi quý, căn cứ vào số liệu do các đội thi công gửi lên về khối lƣợng công việc hoàn thành, kế toán thanh toán sẽ lập Bảng phân bổ tiền lƣơng cho công nhân trực tiếp thi công theo từng công trình cụ thể (Theo phụ lục 04), căn cứ vào đó tiến hành phản ánh chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ vào Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp (Bảng 3.4).
Bảng 3.4: Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/12/2013 Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp Công trình: Khách sạn Bông sen vàng – Thị xã Cửa Lò
Hạng mục: Móng nhà
Chứng từ
Diễn giải TK ĐƢ Phát sinh
Số Ngày Nợ Có
LGQ3/51 30/09 Phân bổ lƣơng quý III hạng mục móng nhà
3341 113.341.897 LGQ3/51 30/09 Phân bổ lƣơng quý III hạng mục
móng nhà
3342 52.976.714
LGQ4/59 31/12 Phân bổ lƣơng quý IV hạng mục móng nhà
3341 186.345.368 LGQ4/59 31/12 Phân bổ lƣơng quý IV hạng mục
móng nhà
3342 63.225.224
10 31/12 K/c chi phí nhân công trực tiếp 415.879.199
Tổng phát sinh 415.879.199 415.879.199
Số dƣ cuối kỳ
Ngày…tháng…năm…
Kế toán trƣởng Kế toán ghi sổ
3.2.3.3.Thực hiện quản lý chi phí máy thi công
Chi phí sử dụng máy thi công là loại chi phí đặc thù trong lĩnh vực sản xuất xây lắp. Tại Công ty CP Tƣ vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung thì khoản mục chi phí này bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc sử dụng máy thi công nhằm hoàn thành khối lƣợng xây lắp nhƣ: Chi phí nhân công, chi phí vật liệu, chi phí công cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác,...
Máy thi công (máy ủi, máy xúc, máy đào, máy trộn bê tông...) tại Công ty bao gồm 2 loại: Một loại thuộc sở hữu công ty và một loại thuê ngoài.
Chứng từ sử dụng để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công gồm có Bảng phân bổ tiền lƣơng cho công nhân điều khiển máy thi công, Hoá đơn giá trị gia tăng mua nhiên liệu phục vụ cho hoạt động của máy thi công, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ đối với máy thi công,…Các chứng từ này là căn cứ để ghi Sổ chi tiết chi phí sửdụng xe, máy thi công.
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (Theo phụ lục 05): đƣợc lập vào cuối mỗi quý nhằm mục đích phân bổ khấu hao TSCĐcủa công ty trong kỳ cho từng công trình cụ thể. Đây là căn cứ để kế toán ghi vào các sổ tổng hợp và chi tiết.
- Bảng phân bổ tiền lương (Phụ lục 04): ở phần kế toán chi tiết chi phí nhân công trực tiếp.
Đối với công nhân điều khiển máy thi công, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cũng không đƣợc tính vào chi phí sử dụng máy thi công mà tính vào chi phí sản xuất chung.
Căn cứ vào các chứng từ gốc đã đƣợc lập, kế toán tiến hành ghi Sổ chi tiết chi phí sử dụng xe, máy thi công (Bảng 3.5). Đây là loại sổ chi tiết dùng để phản ánh chi phí sử dụng máy thi công phát sinh cho công trình hay hạng mục công trình.
Bảng 3.5: Sổ chi tiết chi phí sử dụng máy thi công
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/12/2013 Tài khoản 623: Chi phí sử dụng máy thi công Công trình: Khách sạn Bông sen vàng - Thị xã Cửa Lò
Hạng mục: Móng nhà
Chứng từ Diễn giải TK
ĐƢ Nợ Phát sinh Có
Số Ngày 6231 6232 6234 Cộng
…. ….. ………. ….. ….. ….. …… …… …….
124/15 8/10 Nhiên liệu thi công MN 1523 8.235.125 8.235.125
124/21 11/10 Xuất thi công MN 1523 35.125.235 35.125.235
125/25 14/10 Xuất thi công MN 1523 37.124.365 37.124.365
KH/05 31/12 Phân bổ khấu hao TSCĐ (MMTB) Quý 4
2141 24.256.348 24.256.348
KH/11 31/12 Phân bổ khấu hao TSCĐ (phƣơng tiện vận tải) Quý 4
12.124.365 12.124.365 KH/11 31/12 Phân bổ khấu hao TSCĐ (dung
chung) Quý 4
7.978.456 7.978.456 LGQ4/59 31/12 Phân bổlƣơng quý 4 công trình MN 46.415.315 46.415.315
11 31/12 K/C chi phí sửdụng máy thi công 337.460.543
Tổng phát sinh 93.858.385 162.806.437 80.795.721 337.460.543 337.460.543 Số dƣ cuối kỳ
Ngày…tháng…năm… Kế toán trƣởng Kế toán ghi sổ
3.2.3.4. Quản lý chi phí chung
Chi phí sản xuất chung bao gồm tiền lƣơng của bộ phận quản lý; các khoản trích theo lƣơng trên toàn bộ công nhân viên; tiền ăn giữa ca; chi phí vật liệu, dụng cụ, khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
Chi phí sản xuất chung là khoản mục liên quan đến nhiều đối tƣợng tập hợp chi phí khác nhau. Vì thế để xác định chi phí sản xuất chung cho từng công trình kế toán phải tiến hành phân bổ.
Tại công ty khi nhận đƣợc các chứng từ ở đội thi công gửi về nhƣ: Bảng thanh toán tiền lƣơng cho nhân viên quản lý thi công, Hoá đơn GTGT mua vật liệu phục vụ chung cho thi công, Bảng phân bổ khấu hao, Phiếu chi, Bảng phân bổ bảo hiểm, Hoá đơn thanh toán tiền điện nƣớc,…. Cụ thể đối với hạng mục công trình móng nhà Khách sạn Bông sen vàng – Thị xã Cửa Lò các chứng từ đƣợc sử dụng bao gồm:
- Bảng phân bổ khấu hao: (xem phụ lục 05 ở phần chi phí sử dụng máy thi công)
- Bảng phân bổ tiền lƣơng: (xem phụ lục 04 ở phần chi tiết chi phí nhân công trực tiếp)
- Bảng phân bổ bảo hiểm (Theo phụ lục 06): Bảng phân bổ bảo hiểm đƣợc lập vào cuối mỗi quý; bao gồm các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất có biên chế tại công ty (không tiến hành phân bổ bảo hiểm cho công nhân thuê ngoài), công nhân điều khiển máy thi công và nhân viên quản lý đội thi công, kế toán tiến hành kiểm tra và hạch toán chi phí vào phần mềm kế toán. Số liệu sẽ tự động cập nhật lên chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 627 (Bảng 3.6)
Bảng 3.6: Sổ chi tiêt chi phí sản xuất chung
Tài khoản 627- Chi phí sản xuất chung
Công trình: Khách sạn Bông sen vàng - Thị xã Cửa Lò Hạng mục: Móng nhà Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Phát sinh Nợ Có Số Ngày 6271 6274 Cộng …. …. ……… ….. …… …… …… ……
KH/11 31/12 Phân bổ khấu hao TSCĐ (nhà cửa, vật kiến trúc) quý 4
2141 11.123.128 11.123.128 KH/11 31/12 Phân bổ khấu hao TSCĐ (Phƣơng tiện vận
tải) quý 4
6.125.127 6.125.127 KH/11 31/12 Phân bổ khấu hao TSCĐ (Thiết bị, dụng cụ
quản lý) quý 4
4.568.125 4.568.125 KH/11 31/12 Phân bổ khấu hao TSCĐ (TSCĐ khác) quý 4 3.458.354 3.458.354 KH/11 31/12 Phân bổ khấu hao TSCĐ (dùng chung) quý 4 6.125.157 6.125.157 LGQ4/59 31/12 Phân bổ lƣơng quý 4 hạng mục móng nhà 3341 58.224.235 58.224.235 PBBH 31/12 Phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ quý 4
- KPCĐ - BHXH - BHYT - BHTN 338 3382 3383 3384 3389 71.840.021 7.145.000 48.124.897 9.425.124 7.145.000 71.840.021 7.145.000 48.124.897 9.425.124 7.145.000 12 31/12 K/C CPSXC 154 214.329.047 Tổng phát sinh 168.919.156 45.409.891 214.329.047 214.329.047 Số dƣ cuối kỳ Ngày…tháng…năm… Kế toán trƣởng Kế toán ghi sổ
3.2.3.5. Tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành:
Sau khi đã tập hợp các khoản chi phí phát sinh cho công trình theo từng khoản mục, cuối niên độ phần mềm máy tính sẽ tự động thực hiện các thao tác kêt chuyển chi phí phục vụ việc tính giá thành. Kê toán mở sổ chi tiêt tài khoản 154 theo từng loại công trình, hạng mục (Bảng 3.7).
Bảng 3.7: SỔ CHI TIÊT TÀI KHOẢN 154
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/12/2013
Công trình: Khách sạn Bông sen vàng - Thị xã Cửa Lò Hạng mục: Móng nhà Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dƣ đầu kỳ
31-12 251 Kết chuyển chi phí vật liệu 621 952.273.347 31-12 251 Kết chuyển chi phí nhân công
trực tiếp
622 415.879.199 31-12 251 Kết chuyển chi phí máy thi công 623 337.460.543 31-12 251 Kết chuyển chi phí chung 627 214.329.047
31-12 251 Công trình hoàn thành bàn giao 632 1.919.942.136
Tổng phát sinh 1.919.942.136 1.919.942.136
Số dƣ cuối kỳ -
Ngày…tháng…năm… Kế toán trƣởng Kế toán ghi sổ
Nguồn: Phòng kế toán tài chính của công ty
Tính giá thành cho sản phẩm hoàn thành là công việc cuối cùng của quá trình tổng hợp chi phí sản xuât. Đối với công trình bàn giao một lần trong kỳ hạch toán, giá thành công trình là toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp,