CHƢƠNG 3 : THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI SẢN TẠI
4.2. Một số giải pháp nâng cao nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản tại công ty
4.2.2. Kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho
Hàng tồn kho của Công ty gồm khoản mục chi phí kinh doanh dở dang, nguyên vật liệu và hàng hóa. Khoản mục chi phí kinh doanh dở dang chiếm tỷ trọng lớn, nó bao gồm chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, giá trị khấu hao tài sản cố định … đã phát sinh trong quá trình thi công công trình. Khoản mục này tăng lên điều đó đồng nghĩa với số lượng các công trình thi công chưa hoàn thành đang trong quá trình xây dựng hoặc các công trình đang chờ nghiệm thu tăng, điều này làm cho tài sản ứ đọng, vòng quay tài sản chậm và ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng tài sản của doanh nghiệp. Do vậy, khi tiến hành thi công công ty nên đẩy nhanh tiến độ thi công các công trình, giảm thời gian “chết” trong quá trình thi công, đồng thời nhanh chóng hoàn thiện các hồ sơ quyết toán công trình.
* Đẩy nhanh tiến độ thi công, thi công dứt điểm các công trình nhưng vẫn đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật.
Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty được diễn ra liên tục, việc dự trữ nguyên vật liệu và hàng hóa là hết sức cần thiết. Hiện tại, Công ty chưa áp dụng một mô hình hay phương pháp quản lý việc cung cấp hay dự trữ nguyên vật liệu cụ thể nào mà chỉ quản lý theo kinh nghiệm, việc đặt hàng với khối lượng như thế nào, lượng dự trữ trong kho bao nhiêu chưa được quản lý một cách khoa học và bài bản. Vì vậy, Công ty cần nghiên cứu, lựa chọn phương pháp quản lý tồn kho một cách thích hợp.
Để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, Công ty cần quản lý thông qua định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức tồn kho nguyên vật liệu và công tác mua sắm nguyên vật liệu.
Công ty cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho công trình, từ đó xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho toàn Công ty nhằm kiểm soát được định mức tiêu hao một cách toàn diện, đồng thời kiểm soát được chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty. Việc đưa ra định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần đi kèm với cơ chế tiền lương phù hợp để thúc đẩy cán bộ công nhân viên trong Công ty tăng cường tiết kiệm, nỗ lực tìm tòi và phát huy sáng kiến kỹ thuật, nâng cao hiệu quả quản lý. Định mức tiêu hao nguyên vât liệu cần được thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh cho phù hợp đảm bảo vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo thi công đúng yêu cầu và chất lượng.
- Xác định mức tồn kho nguyên vật liệu.
Đây là việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và không gây tồn đọng vốn cho Công ty. Công ty cần xác định rõ danh mục các loại nguyên vật liệu cần dự trữ, nhu cầu số lượng, thời gian cung cấp.
- Công tác mua sắm nguyên vật liệu.
Trên cơ sở kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu, công ty sẽ nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán, ký kết hợp đồng, quản lý việc cung cấp và kiểm tra chất lượng. Yêu cầu trong quá trình mua sắm nguyên vật liệu này là phải tăng cường quản lý nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các hiện tượng tiêu cực. Với nguồn cung ứng ngày càng đa dạng, Công ty cần luôn cập nhật thông tin về thị trường để lựa chọn được nguồn cung cấp với chi phí thấp nhất, chất lượng cao nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.
*Thực hiện tốt công tác hoàn thiện hồ sơ quyết toán.
Hồ sơ thanh quyết toán được hoàn thiện dựa trên cơ sở thống nhất xác định khối lượng thi công các hạng mục công trình bao gồm các chi phí trực
đơn giá chi tiết kèm theo các phần việc của các hạng mục đó.
Hồ sơ thanh quyết toán là cơ sở đầu tiên trong quá trình thu hồi vốn của mọi công ty xây dựng, giảm lượng hàng tồn kho của Công ty. Do đó ngay từ bước khởi đầu này thì công ty cũng cần thực hiện tốt công tác hoàn thiện hồ sơ quyết toán với chủ đầu tư (bên A). Hồ sơ được lập hợp lý, hợp lệ, chính xác với hợp đồng đã ký thì bên A không có lý do gì để kéo dài thời gian thanh toán cho phía công ty. Nếu công trình bao gồm nhiều nhà thầu thì công ty còn cần kết hợp chặt chẽ với các nhà thầu khác cũng như bên A để tính toán chính xác khối lượng công việc đã hoàn thành bàn giao.
Để việc xác định khối lượng xây dựng hoàn thành bàn giao được tiến hành nhanh chóng thì về phía đơn vị mình, công ty luôn cần phải đảm bảo thi công đúng thiết kế, đúng tiến độ đồng thời phải coi trọng vấn đề kỹ thuật và chất lượng công trình. Nếu trong quá trình thi công có sự chỉnh sửa thiết kế thì công ty phải có hồ sơ lưu trữ toàn bộ những thay đổi đó để làm cơ sở cho việc xác định khối lượng. Mặt khác, đối với những công trình lớn có nhiều nhà thầu cùng tham gia thi công (bao gồm các nhà thầu chính và các nhà thầu phụ), việc xác định khối lượng xây dựng hoàn thành bàn giao không chỉ liên quan giữa Công ty và bên A mà còn có sự tham gia của giám sát kỹ thuật nhà thầu chính, thậm chí cả tư vấn xây dựng của bên A. Bởi vậy, trong quá trình thi công, Công ty cần giải quyết tốt mối quan hệ giữa đơn vị, nhà thầu chính, chủ đầu tư.
Như vậy, quản lý chặt chẽ việc mua sắm, sử dụng, dự trữ hợp lý nguyên vật liệu sẽ giúp Công ty giảm được chi phí phát sinh và thực hiện tốt công tác hoàn thiện hồ sơ quyết toán làm giảm lượng hàng tồn kho, tăng tốc độ luân chuyển tài sản và góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn.