1.3. Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành
1.3.4. Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành tạ
cục Dự trữ Nhà nước
Nhận thức rõ vai trò của CNTT trong việc góp phần nâng cao hiệu quả công tác, cải cách hành chính, đổi mới phương thức, lề lối làm việc. Tiến tới thúc đẩy hơn nữa sự phát triển của các dịch vụ tài chính công trong giai đoạn mới, xác định những chiến lược phát triển mới của ngành Tài chính ngay từ năm bản lề 2010, ông Phạm Sỹ Danh, Thứ trưởng Bộ Tài chính khẳng định: “Mục tiêu của ngành là sử dụng CNTT như “ngòi nổ” thúc đẩy hiện đại hóa và cải cách các hoạt động của ngành Tài chính, từ đó xây dựng nền tảng Chính Phủ điện tử ngành Tài chính từ nay đến 2020, hướng tới hệ thống thông tin quản lý hợp nhất toàn ngành”.
Các ứng dụng CNTT tiêu biểu nhằm cải cách thủ tục hành chính của Chính phủ điện tử và Bộ Tài chính được triển khai tại Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan, Kho bạc nhà nước đã mang lại những thành công lớn có thể chỉ ra như sau (Bộ Tài chính, ICT Index Finance, 2010):
- Dự án quản lý Thuế thu nhập cá nhân là dự án phần mềm lớn nhất Việt nam tính đến thời điểm hiện nay với việc triển khai hệ thống quản lý cho hơn 20 triệu đối tượng nộp thuế trên cả nước. Ngân sách của dự án cho riêng phần mềm là khoảng 15 triệu đô la Mỹ.
- Dự án hiện đại hóa ngành Thuế với tài trợ của Ngân hàng thế giới (World Bank) với tổng dự toán khoảng 70 triệu đô la Mỹ từ 2009 đến 2015.
- Dự án TABMIT – quản lý thu chi ngân sách nhà nước của Bộ Tài chính đã được triển khai trên 40 tỉnh trong cả nước.
19
- Dự án hiện đại hóa ngành Hải quan do Ngân hàng thế giới tài trợ với tổng ngân sách khoảng 50 triệu đô la Mỹ.
Về hệ thống công nghệ thông tin ứng dụng cho các hoạt động nghiệp vụ, Bộ Tài chính đã bước đầu xây dựng các phần mềm ứng dụng phục vụ các hoạt động nghiệp vụ của các đơn vị trong đó có những ứng dụng lớn như: Phần mềm Quản lý ngân sách, Phần mềm Quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, Phần mềm Quản lý đăng ký tài sản Nhà nước, Phần mềm Quản lý giá cả thị trường hàng hóa dịch vụ, Phần mềm Tổng hợp báo cáo thanh tra, Các hệ thống ứng dụng phục vụ công tác quản lý thu và nộp thuế, đăng ký và cấp mã số thuế, quản lý thu thuế, quản lý hóa đơn ấn chỉ, Các ứng dụng cốt lõi cho hệ thống Hải quan và Hệ thống phần mềm cho việc quản lý, giám sát công bố thông tin của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
Riêng cho ngành dự trữ, dự án Hiện đại hoá hệ thống thông tin Tổng cục Dự trữ Nhà nước là một dự án trọng điểm, tuy nhiên vẫn chưa có một hệ thống phần mềm khai thác dữ liệu tập trung và bao quát được mọi qui trình nghiệp vụ chính, đặc thù của ngành.
Tóm lại, việc phát triển CNTT trong thời gian tới của Bộ Tài chính có thể được tóm tắt như sau:
Một là, Xây dựng, triển khai các hệ thống thông tin lớn, cốt lõi, tích hợp cao của Bộ Tài chính; hoàn thiện ứng dụng phục vụ tất cả các lĩnh vực nghiệp vụ, tạo môi trường làm việc điện tử giữa các đơn vị của Bộ Tài chính, từng bước hình thành, thực hiện Bộ Tài chính điện tử.
Hai là, Tập trung hóa dữ liệu của từng hệ thống và trong toàn ngành trên phạm
vi toàn quốc.
Đây là bối cảnh phát triển CNTT của toàn ngành tài chính, trong đó ngành dự trữ là một bộ phận. Việc phát triển chung của toàn ngành Tài chính sẽ là định hướng lớn, giúp xác lập mục tiêu và kế hoạch chuyển giao ứng dụng CNTT cho ngành dự trữ, nhằm đạt mục tiêu của Bộ Tài chính đó là thúc đẩy mạnh mẽ ứng dụng CNTT trong lĩnh vực tài chính công trong đó tập trung vào giải quyết giảm tải các thủ tục hành chính và tăng cường dịch vụ tài chính công điện tử.
Qua đây ta có thể xác định ứng dụng công nghệ thông tin là quá trình đầu tư, ứng dụng thành tựu tiến bộ của công nghệ thông tin nhằm đạt được mục tiêu trong hoạt động quản lý, điều hành tại Tổng cục Dự trữ Nhà nước.
20
Tuy nhiên, việc đầu tư cũng như hoạt động chuyển giao này chưa tương xứng với vai trò, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc giải quyết các bài toán khó khăn, vướng mắc của Tổng cục hiện nay. Các thách thức lớn trong công tác quản lý, điều hành nhà nước mà Tổng cục Dự trữ Nhà nước đang gặp phải như sau [15]:
Quy mô lớn và phân bố địa lý của tổ chức nằm rải rác: Tổng cục Dự trữ Nhà nước đang tổ chức phân cấp ba mức là Tổng cục, Cục và các Chi cục với trụ sở làm việc phân bố trên nhiều vùng của đất nước. Đặc biệt là có những vùng giao thông, đi lại khó khăn và mất nhiều thời gian. Do đó, thông tin liên lạc giữa các cấp với những thông tin chính xác, tức thời và nhất quán.
Số lượng kho bãi lớn và phân bố địa lý rộng: Tổng cục Dự trữ Nhà nước đang có hệ thống kho bãi lưu trữ hàng hóa nằm trên nhiều vùng của đất nước. Mỗi kho bãi có diện tích, dung lượng lưu trữ và hạ tầng trang thiết bị khác nhau, cơ cấu lưu trữ, sắp xếp hàng hóa và tổ chức quản lý khác nhau và được quản lý bởi những con người với văn hóa vùng miền khác nhau. Do đó, việc tối ưu hóa, hiện đại hóa và chuẩn hóa việc quản lý kho hàng đảm bảo tính an toàn, an ninh và hiệu quả.
Sự đa dạng về chủng loại hàng hóa lưu trữ: Danh mục hàng hóa dự trữ đa dạng là một thách thức lớn thứ ba. Mỗi loại hàng hóa được thu mua, lưu trữ và bảo quản cũng như chuyên chở và vận chuyển một cách khác nhau. Đồng thời việc tính toán khấu hao, giá thành cho việc mua, bán và phí vận chuyển cho mỗi loại hàng hóa cũng rất phức tạp tùy thuộc vào từng vùng, chất lượng hàng hóa, lượng hàng tồn và thời điểm giao dịch.
Yêu cầu về quản lý tập trung, thống nhất dưới sự điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ: Tổng cục Dự trữ Nhà nước là một thành viên chính trong Ngành dự trữ nhà nước chịu sự quản lý tập trung và thống nhất của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ. Do đó, việc phối hợp hiệu quả giữa Tổng cục Dự trữ Nhà nước với các đơn vị khác và việc có những thông tin báo cáo phân tích tổng hợp, dự báo lên chính phủ.
Yêu cầu đáp ứng tức thì và hiệu quả: Đặc điểm chung của công tác dự trữ nhà nước là cần xử lý linh hoạt, hiệu quả và tức thì các tình huống, biến cố đột xuất. Do vậy, việc dự trữ hàng hóa nào, số lượng bao nhiêu, ở đâu và khi cần thì huy động nhanh nhất theo phương thức nào.
Để giải quyết triệt để các thách thức kể trên và theo xu hướng hiện đại hóa chung của đất nước và hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý Dự trữ
21
Nhà nước là thực sự cần thiết và tất yếu. Là cơ sở để đảm bảo mục tiêu chiến lược phát triển dự trữ quốc gia trong giai đoạn hiện nay là: “Phát triển công nghệ thông tin đáp ứng hiện đại hóa ngành dự trữ quốc gia: Xây dựng hệ thống thông tin thống nhất trong hệ thống dự trữ quốc gia từ Trung ương đến địa phương, bảo đảm tin học hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ; hỗ trợ tốt công tác chỉ đạo, điều hành, quản lý và hoạch định chính sách về dự trữ quốc gia trong từng thời kỳ. Đảm bảo cung cấp các thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời trong mọi hoạt động dự trữ quốc gia”.
Cụ thể, vai trò của chuyển giao ứng dụng công nghệ thông tin trong thời gian tới là đảm bảo triển khai ứng dụng công nghệ thông tin thống nhất trong hệ thống DTNN từ trung ương đến địa phương, đảm bảo có giải pháp, sản phẩm tin học hoá toàn bộ các quy trình nghiệp vụ; hỗ trợ tốt công tác chỉ đạo, điều hành và hoạch định chính sách của Tổng cục Dự trữ Nhà nước. Quản lý điều hành hàng hoá Dự trữ Nhà nước đáp ứng các yêu cầu của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ. Đảm bảo cung cấp các thông tin về dự trữ nhanh chóng, chính xác, kịp thời cho Chính phủ và Lãnh đạo Bộ trong công tác quản lý điều hành lượng vật tư hàng hoá dự trữ đáp ứng kịp thời ứng phó thiên tai, hạn hán, an ninh, quốc phòng, dịch bệnh đột xuất xảy ra, đồng thời từng bước tham gia bình ổn giá một số mặt hàng quan trọng, giúp cho việc hoạch định cơ chế chính sách chiến lược về hàng hoá dự trữ quốc gia.
Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông thông tin cần đưa ra giải pháp gắn với mục tiêu cụ thể giải quyết các bài toán thực tế ở trên là [15]:
Thứ nhất, Các quy trình nghiệp vụ của Tổng cục DTNN được tin học hóa đảm
bảo đáp ứng các yêu cầu quản lý: Đưa tin học vào quy trình nghiệp vụ quản lý, nâng cao hiệu quả công việc, cải thiện thời gian làm việc, cải tiến hoàn thiện hệ thống các quy trình nghiệp vụ. Nâng mức đáp ứng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các quy trình quản lý đạt mức cao.
Thứ hai, Xây dựng và hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành hệ thống
thông tin: Hoàn thiện mạng tại các Cục DTNN khu vực và xây dựng mạng cục bộ cho các Chi cục; kết nối vào hạ tầng truyền thông của ngành Tài chính theo quy hoạch chuẩn quốc gia và quốc tế; đảm bảo hạ tầng trao đổi thông tin an toàn, chính xác, nhanh chóng cho toàn bộ các bài toán ứng dụng theo hướng quản lý tập trung, xử lý trực tuyến.
22
ứng dụng CNTT, cung cấp các công cụ phục vụ xử lý tác nghiệp nhanh, chính xác, tin cậy; điều hành thông suốt mạng thông tin nội bộ, hỗ trợ việc ra quyết định chỉ đạo điều hành và hoạch định chính sách của lãnh đạo các cấp nhanh và kịp thời.
Thứ tư, Quản lý nguồn lực nội bộ: Nâng cao chất lượng công tác quản lý nguồn
lực nội bộ như con người, kinh phí và tài sản; toàn bộ các cán bộ nghiệp vụ có kiến thức tin học căn bản, đủ khả năng thao tác vận hành các ứng dụng tác nghiệp; đội ngũ cán bộ tin học được đào tạo hiểu biết chắc về nghiệp vụ, giỏi về chuyên môn đảm bảo tiếp nhận, vận hành toàn bộ hệ thống thông tin hiện đại.
Thứ năm, Mở rộng các hình thức trao đổi thông tin: Duy trì và khai thác hiệu
quả hệ thống thông tin dữ liệu dạng điện tử, tiến tới kết nối thông tin với các Bộ, ngành quản lý mặt hàng dự trữ nhà nước.
Tóm lại, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành tại Tổng cục Dự trữ Nhà nước là gặp những thách thức rất lớn; đồng thời nó cũng là cơ hội cho sự phát triển hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin tại Tổng cục Dự trữ Nhà nước. Để giải quyết được thách thức và tận dụng cơ hội này việc sử dụng các kiến thức, kỹ năng khoa học của chuyển giao công nghệ vào các hoạt động chuyển giao ứng dụng công nghệ thông tin là một lựa chọn đúng. Lựa chọn này sẽ giúp cho rút ngắn thời gian, giảm rủi ro và phát huy hiệu quả, vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành lĩnh vực dự trữ.