Tiến trình đánh giá thực hiện công việc tại MB Quảng Nam bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị
Ngoài các tiêu chuẩn đánh giá và phương pháp đánh giá thực hiện công việc của nhân viên đã được đề cập ở các mục trước, để thực hiện công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, MB Quảng Nam chuẩn bị trước các biểu mẫu phục vụ cho công tác đánh giá.
- Bước 2: Thu thập thông tin
Việc xem xét công việc được thực hiện trong thực tế mặc dù có nhiều cách thức để thực hiện nhưng các kênh thu thập thông tin về công việc thực hiện của nhân viên tại MB Quảng Nam chủ yếu từ:
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI DUNG THỰC HIỆN TRÁCH NHIỆM CHUẨN BỊ
THU THẬP THÔNG TIN
ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIÊC
LƢU TRỮ VÀ SỬ DỤNG
- Tiêu chuẩn, phương pháp, mục tiêu đánh giá…
- Biểu mẫu đánh giá - Ngày công lao động - Quan sát nhân viên thực hiện công việc
- Bảng chấm công - Bảng xác định hệ số hoàn thành công việc Ngƣời đánh giá Bộ phận nhân sự Phòng trực tiếp Ngƣời đánh giá Ngƣời đánh giá Ngƣời đánh giá Bộ phận nhân sự - Trả lương - Khen thưởng
+ Quan sát nhân viên trong việc thực thi các công việc hàng ngày. + Bảng chấm công thể hiện số lượng ngày công của mỗi nhân viên.
+ Theo dõi kết quả thực hiện các chỉ tiêu thực hiện công việc của nhân viên. - Bước 3: Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên
Vào cuối mỗi kỳ đánh giá phòng hành chính nhân sự sẽ phát biểu mẫu đánh giá cho nhân viên để nhân viên tiến hành tự đánh giá. Sau đó phiếu đánh giá sẽ được chuyển cho cán bộ quản lý trực tiếp của nhân viên đó đánh giá, tổng hợp.
Cán bộ quản lý sẽ căn cứ vào bảng chấm công và bảng xác định mức độ hoàn thành công việc để đánh giá.
Tuy nhiên bảng chấm công thực chất chỉ là con số ngày công lao động của nhân viên, chưa phản ánh được hiệu quả sử dụng ngày công lao động của mỗi nhân viên.
- Bước 4: Lưu trữ và sử dụng thông tin đánh giá
Sau khi tiến hành đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, hội đồng đánh giá sẽ phản hồi kết quả đánh giá đến từng nhân viên thông qua văn bản để nhân viên biết được kết quả mà mình đạt được, từ đó sẽ cố gắng để hoàn thành tốt công việc hơn. Tuy nhiên việc phản hồi kết quả đánh giá thông qua văn bản sẽ khiến nhân viên không nắm rõ được điểm mạnh, điểm yếu của mình để phát huy và khắc phục.
Bảng đánh giá thực hiện công việc của nhân viên được lưu trữ tại phòng hành chính nhân sự. Thông tin đánh giá nhằm phục vụ công tác khen thưởng cho nhân viên.
Nhận xét:
Tiến trình đánh giá thực hiện công việc tại MB Quảng Nam hiện nay rất đơn giản với kế hoạch và tổ chức hoạt động đánh giá chưa theo một tiến trình chặt chẽ và còn thiếu nhiều bước quan trọng trong quá trình đánh giá. Tại chi nhánh, cấp quản trị hầu như bỏ qua rất nhiều bước trong quá trình đánh giá mà đặc biệt là sự phản hồi kết quả đánh giá dù nó là một trong những khâu cơ bản nhất trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Tiến trình đánh giá không đầy đủ dẫn đến việc đánh giá không phát huy được chức năng của nó và không phát huy được điểm mạnh, khắc phục tồn tại để phát triển nhân viên và phục vụ hữu ích các
hoạt động quản trị khác.
2.3.5. Thực trạng về phương pháp đánh giá
Hiện nay MB Quảng Nam chủ yếu sử dụng phương pháp thang điểm đánh giá để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên.
Trong phương pháp thang điểm đánh giá dựa vào các tiêu chuẩn đánh giá đối với nhân viên, hội đồng đánh giá căn cứ vào kết quả thực hiện công việc thực tế của nhân viên để tiến hành đánh giá và xem xét nhân viên rơi vào mức nào trong thang đánh giá.
Thang đánh giá được chia làm năm mức độ: xuất sắc, tốt, khá, trung bình và kém.
Loại Điểm đánh giá trung bình
- Xuất sắc 9 - <10 - Tốt 8 -< 9 - Khá 7 - < 8 - Trung bình 5 -< 7 - Kém 0 - < 5
Ứng với mỗi tiêu chuẩn đánh giá cần cho một phương pháp đánh giá thích hợp. Nhưng chi nhánh sử dụng phương pháp thang điểm đánh giá hành vi cho tất cả các tiêu chuẩn đánh giá điều này sẽ làm cho kết quả đánh giá không chính xác.
Theo kết quả điều tra ý kiến nhân viên về phương pháp đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại MB Quảng Nam hiện nay cho kết quả sau:
Bảng 2.11: Kết quả điều tra về phương pháp đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại MB Quảng Nam
Mức độ Số phiếu trả lời Tỷ lệ (%)
Rất phù hợp 0 0
Phù hợp 9 18
Cần cải tiến 25 50
Nên thay đổi 16 32
Không ý kiến 0 0
Tổng số 50 100
Theo kết quả này có đến 50% số phiếu điều tra cho rằng phương pháp đánh giá thực hiện công việc tại MB Quảng Nam cần được cải tiến. Trên thực tế, công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cơ bản chỉ là hoàn thiện các biểu mẫu đánh giá đã được quy định và chưa thực sự thể hiện được mức độ thực hiện công việc của nhân viên.
2.3.6. Thực trạng về đối tượng thực hiện đánh giá
Tại MB Quảng Nam, việc đánh giá được thực hiện bởi: - Nhân viên tự đánh giá.
- Cấp trên trực tiếp đánh giá kết quả thực hiện công việc của cấp dưới.
Có nhiều lý do để MB Quảng Nam sử dụng đối tượng đánh giá này. Lý do để cho nhân viên tự đánh giá là vì bản thân người được đánh giá sẽ hiểu rõ mức độ hoàn thành công việc của mình. Lý do để cấp quản lý trực tiếp đánh giá là vì cấp quản lý trực tiếp biết rất rõ mức độ hoàn thành công việc của cấp dưới, cấp quản lý trực tiếp có trách nhiệm quản lý đơn vị mình nên cần phải trực tiếp đánh giá nhân viên của mình. Ngoài ra, vì đào tạo phát triển là một yếu tố quan trọng trong chương trình đánh giá và cũng là nhiệm vụ của cấp quản lý.
+ Đối với nhân viên các phòng ban và phó phòng thì do các trưởng phòng đánh giá.
+ Đối với các trưởng phòng do giám đốc chi nhánh đánh giá. + Đối với giám đốc và phó giám đốc do chính hội sở đánh giá.
Tuy nhiên, hầu như lãnh đạo và nhân viên chi nhánh không thích việc đánh giá thực hiện công việc vì vậy việc đánh giá chỉ mang tính hình thức và bị xem là một việc làm đụng chạm. Sau mỗi kỳ đánh giá, sẽ xuất hiện tình trạng căng thẳng giữa các nhân viên do việc đánh giá của lãnh đạo không công bằng, không minh bạch. Hơn nữa, các kỳ đánh giá là thời gian duy nhất lãnh đạo và nhân viên cùng ngồi lại với nhau để thảo luận trực tiếp về việc thực hiện công việc của nhân viên trong chi nhánh, vì vậy việc đánh giá trở nên căng thẳng đối với mỗi nhân viên.
Với câu hỏi: “Anh/ chị cho biết hiện nay lãnh đạo, phòng ban thường phạm vào những lỗi nào trong quá trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên?”. Kết quả đánh giá thể hiện ở bảng sau:
Bảng 2.12: Kết quả điều tra về các lỗi thưởng gặp trong công tác đánh giá
Chỉ tiêu Số phiếu trả lời Tỷ lệ (%)
Đánh giá quá cao 10 20
Đánh giá quá thấp 0 0
Đánh giá theo tình cảm cá nhân 22 44 Quy về mức trung bình 18 36
Không có ý kiến 0 0
Tổng cộng 50 100
Nguồn: Kết quả điều tra thực tế của tác giả
Kết quả cho thấy người đánh giá đã đánh giá quá cao nhân viên của họ (20%), người đánh giá mắc phải lỗi bao dung, đánh giá nhân viên cao hơn mức mà họ xứng đánh được hưởng; 44% cho rằng người đánh giá đã đánh giá theo tình cảm cá nhân và điều này làm cho kết quả đánh giá mang tính chủ quan, không chính xác; 36% cho rằng việc đánh giá quy về mức trung bình (lỗi xu hướng trung tâm).
MB Quảng Nam cần có những chương trình đào tạo phù hợp để loại bỏ những lỗi thường gặp của người đánh giá trong quá trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên.
2.3.7. Thực trạng về thời gian đánh giá
Điều tra về thực trạng thời gian đánh giá thực hiện công việc tại MB Quảng Nam với câu hỏi “Anh/chị vui lòng cho biết thời gian đánh giá thực hiện công việc của nhân viên hiện nay tại chi nhánh?” cho kết quả sau:
Bảng 2.13: Kết quả điều tra về thời gian đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại MB Quảng Nam
Thời gian đánh giá Số phiếu trả lời Tỷ lệ (%)
Hàng tháng 0 0
Hàng quý 0 0
Sáu tháng 50 100
Hàng năm 0 0
Tổng cộng 50 100
Hiện nay việc đánh giá thực hiện công việc tại MB Quảng Nam chủ yếu phục vụ cho công tác khen thưởng, nên công tác đánh giá được tiến hành thực hiện 6 tháng/lần. Khoảng thời gian giữa 2 lần đánh giá là khá dài, tuy nhiên chỉ tiêu công việc thường được giao cho từng tháng, điều này khiến cho chi nhánh không kịp thời khen thưởng những nhân viên hoàn thành tốt chỉ tiêu và có biện pháp khắc phục kịp thời đối với các nhân viên không hoàn thành chỉ tiêu được giao.
2.3.8. Nhận xét chung
- Công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại MB Quảng Nam còn rất đơn giản, ít được chú trọng. Chi nhánh hiện nay chưa xây dựng được một hệ thống đánh giá thực hiện công việc thật thỏa đáng, việc đánh giá còn mang tính chung chung và chủ yếu nhằm mục đích khen thưởng.
- Do đánh giá thực hiện công việc chỉ phục vụ công tác khen thưởng nên tiêu chuẩn đánh giá chú trọng đến kết quả thực hiện công việc và một số các tiêu chuẩn về hành vi thực hiện kỷ luật lao động nói chung. Tuy nhiên, tiêu chuẩn đánh giá mang tính chung chung, điều này gây khó khăn cho hoạt động đánh giá, bởi nhân viên không biết cho điểm thế nào dẫn đến việc đánh giá sẽ mang tính chủ quan của người đánh giá. Đánh giá chủ yếu dựa trên cảm tính chứ không có một hệ thống rõ ràng, vì qua quá trình phỏng vấn một số nhân viên quản lý trong chi nhánh về việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên thì họ điều trả lời rằng các tiêu chuẩn đánh giá mang tính chung chung cho nên việc đánh giá thường mang tính chủ quan của người đánh giá.
- Các nhận xét trong công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên chưa ghi rõ những khuyết điểm, thiếu sót hay những ưu điểm nổi bật của nhân viên. Do đó, nhân viên không nắm rõ kết quả đánh giá một cách cụ thể nên rất khó để khắc phục.
- Bên cạnh đó, việc đánh giá chỉ được thực hiện 6 tháng/ lần và vì vậy có một số hiện tượng đánh giá bừa, đánh giá qua loa nên việc đánh giá đôi khi không được chính xác gây ra sự bất công bằng trong kết quả đánh giá. Các nhân viên trong từng bộ phận thường được đánh giá như nhau, không có sự đánh giá rõ ràng giữa các cá
nhân. Những nhân viên có biểu hiện tốt trong mỗi tháng không được thưởng ngay nên kìm hãm nỗ lực, cố gắng của nhân viên, không tạo được động lực thúc đẩy nhân viên làm việc.
- Kết quả đánh giá thực hiện công việc của nhân viên còn mang tính hình thức, bình quân chủ nghĩa dẫn đến không tạo động lực cho nhân viên và không nâng cao hiệu quả công tác. Hoạt động đánh giá không đáp ứng được sự hỗ trợ tương ứng với các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác và do đó không có vai trò thực sự trong hoạt động quản trị tại đơn vị.
Từ thực tế quá trình đánh giá thực hiện công việc tại MB Quảng Nam, tôi đã rút ra được những thành tựu mà chi nhánh đã đạt được cũng như những hạn chế mà chi nhánh cần phải khắc phục trong thời gian đến như sau:
2.3.8.1. Thành tựu
- MB Quảng Nam đã xây dựng được một số chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc đối với nhân viên để dễ dàng trong việc theo dõi, giám sát nhân viên trong quá trình đánh giá.
- MB Quảng Nam đã chỉ ra được những cá nhân, tập thể thực hiện tốt công việc được giao từ đó tuyên dương, khen thưởng họ một phần nào kịp thời với mức thưởng hợp lý để khuyến khích họ cố gắng phát huy hơn nữa trong công việc. Đồng thời cũng chỉ ra những cá nhân, tập thể chưa hoàn thành công việc được giao và tìm hiểu rõ nguyên nhân để từ đó có những biện pháp xử lý thích hợp nhất.
- MB Quảng Nam sử dụng đối tượng nhân viên tự đánh giá và cấp trên trực tiếp đánh giá nhân viên cấp dưới nên ít tốn kém về thời gian và chi phí.
2.3.8.2. Hạn chế
- Hệ thống đánh giá với thang điểm và tiêu chuẩn không rõ ràng vì vậy đã gây khó khăn cho công tác đánh giá thực hiện công việc.
- Việc đánh giá được thực hiện 6 tháng/ lần, trong khi chỉ tiêu công việc thường được giao cho từng tháng, điều này khiến cho ngân hàng không kịp thời khen thưởng những nhân viên hoàn thành tốt chỉ tiêu và xử phạt các nhân viên không hoàn thành chỉ tiêu. Việc khoảng cách giữa hai lần đánh giá khá xa dễ dẫn
đến tình trạng đánh giá bừa cho xong, việc đánh giá còn mang tính chung chung chưa ghi rõ những khuyết điểm, thiếu sót hay những ưu điểm nổi bật của nhân viên…
- Chưa cung cấp đầy đủ thông tin phản hồi cho nhân viên, chưa xây dựng được chính sách khen thưởng, xử phạt một cách rõ ràng kèm theo, chưa lập ra các chương trình đào tạo và phát triển sau đánh giá để cải thiện kết quả thực hiện nhiệm vụ của nhân viên.
2.3.8.3. Nguyên nhân của những hạn chế - Nguyên nhân khách quan
+ Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là một việc làm khó khăn và phức tạp. Những quy định làm cơ sở pháp lý cho công tác đánh giá nhân viên còn chưa hoàn thiện, đồng bộ và đầy đủ.
+ Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc của nhân viên trong doanh nghiệp còn chung chung, chưa cụ thể, rõ ràng và khó định lượng.
+ Tại MB Quảng Nam chưa thu hút được sự tham gia của khách hàng vào công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên.
- Nguyên nhân chủ quan
+ Tại MB Quảng Nam công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên chưa được các cấp quản trị quan tâm một cách đúng mực. Nhân viên có nhận thức chưa đầy đủ về vai trò, tầm quan trọng của đánh giá trọng của đánh giá thực hiện công việc.
+ Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc tại chi nhánh chưa hợp lý do đó chưa thể xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá và công cụ đo lường phù hợp.
+ Tiến trình thực hiện đánh giá tại MB Quảng Nam còn thiếu hụt, chưa xây dựng được thành quy trình hoàn chỉnh nên hoạt động đánh giá không thường xuyên, mang tính hình thức và do đó không phát huy hiệu quả.
+ Thông tin về tình hình thực hiện công việc của nhân viên được thu thập một cách không hoàn chỉnh, qua các kênh thông tin nghèo nàn, ít được ghi chép mà chủ yếu từ những suy nghĩ chủ quan của người đánh giá.
+ Các cấp quản trị tại MB Quảng Nam chưa thực hiện phản hồi kết quả đánh giá thực hiện công việc của nhân viên một cách bài bản và do đó không gắn kết