Bƣớc Công việc Ngƣời thực hiện
1 Trao đổi với nhân viên về mục tiêu chung của bộ phận, phòng.
Trưởng bộ phận/ phòng, nhân viên.
2 Phân định mục tiêu cho các cá nhân từ mục tiêu chung và thống nhất với mục tiêu cụ thể của cá nhân.
Trưởng bộ phận/ phòng, nhân viên.
3 Ký nhận trên bản mục tiêu đăng ký. Trưởng bộ phận/ phòng, nhân viên.
Với các mục tiêu công việc cần xác định tỷ trọng của mỗi mục tiêu, trong tỷ trọng mục tiêu chuẩn, mục tiêu ưu tiên chiếm 70 - 80% tổng mục tiêu đề ra.
Mẫu bảng đăng ký mục tiêu cá nhân như sau:
Người thực hiện công việc: Bộ phận/ phòng:
Đơn vị:
Thực hiện trong thời gian: Từ………..đến………
Số mục tiêu Nội dung Thời gian
hoàn thành Tỷ trọng (%)
Tổng 100%
Ngƣời thực hiện công việc Họ và tên Ngày ký Ký tên
Phê duyệt của cán bộ quản lý trực tiếp (nếu có)
Họ và tên Ngày ký
Ký tên
Phê duyệt của trƣởng bộ phận/ phòng
Họ và tên Ngày ký
Ký tên
- Theo cách xác định tiêu chuẩn nêu trên, tiêu chuẩn đánh giá các nhóm công việc chính trong chi nhánh được xác định như sau:
+ Nhóm các vị trí kinh doanh: Huy động vốn bình quân, huy động vốn lũy kế, khách hàng doanh nghiệp, thẻ ATM, tỷ lệ nợ xấu.
+ Nhóm các vị trí hỗ trợ (không được giao chỉ tiêu doanh thu): Hoàn thành các chỉ tiêu công việc đăng ký đầu kỳ và công việc do cấp trên trực tiếp giao phó.
Ví dụ: Mục tiêu cho các nhóm vị trí hỗ trợ
Nhân viên công nghệ thông tin
- Các sự cố liên quan đến công nghệ thông tin:…..lần/ tháng (quý/ năm). - Mức độ hài lòng của khách hàng nội bộ về tính kịp thời đối với công tác xử lý các sự cố liên quan đến công nghệ thông tin:……..%.
Nhân viên phòng hành chính nhân sự
- Nhắc nhở về công tác an ninh, an toàn, vệ sinh, mỹ quan trụ sở:……. lần/ tháng (quý/ năm).
- Mức độ hài lòng của khách hàng nội bộ đối với việc công tác hỗ trợ về mặt hành chính, nhân sự, công nghệ thông tin:……%.
- Lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học, đảm bảo thời gian trích lục: Không quá…..phút/ hồ sơ.
Nhân viên kỹ thuật
- Không xảy ra các sự cố về hệ thống điện, điện lạnh, các thiết bị máy móc. - Mức độ hài lòng của khách hàng nội bộ về tính kịp thời đối với công tác bảo quản, bảo trì, sửa chữa, chuẩn bị máy móc phục vụ hội họp: đạt 100%.
3.3.3. Hoàn thiện về tiến trình đánh giá
Công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại MB Quảng Nam cần được thực hiện nhất quán và theo một quy trình chặt chẽ. Tác giả đề xuất tiến trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên như sau:
Hình 3.2: Hoàn thiện tiến trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên Giai đoạn 1: Chuẩn bị đánh giá Giai đoạn 1: Chuẩn bị đánh giá
tả công việc, kết quả đánh giá thực hiện công việc của kỳ trước mà trước các phòng ban xác định lại vi phạm trách nhiệm của nhân viên, mục tiêu của công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên để từ đó có những thay đổi phù hợp.
Một điểm quan trọng nữa trong giai đoạn này là bộ phận nhân sự thuộc phòng hành chính nhân sự phải chuẩn bị, thiết kế biểu mẫu đánh giá phù hợp để hỗ trợ hoạt động đánh giá và phục vụ hoàn thiện hồ sơ đánh giá làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác. Việc xây dựng biểu mẫu đánh giá là một trong những yếu tố quyết định tới sự thành công của hệ thống đánh giá thực hiện công việc của doanh nghiệp. Trong khi xây dựng biểu mẫu đánh giá, phải luôn giữ một số nguyên tắc nhất định, đó là: việc đánh giá phải liên quan tới các tiêu chuẩn chung, nhằm mục đích so sánh giữa các cá nhân; mặt khác nó còn phải liên quan tới những tiêu chuẩn kết quả công việc có ý nghĩa, có tính đến các biến số quan trọng trong từng công việc khác nhau. Về nội dung, nói chung các tiêu chuẩn trong biểu mẫu đánh giá chủ yếu liên quan tới các nội dung cơ bản của bản mô tả công việc.
- Giai đoạn 2: Hoạch định đánh giá
Đây là giai đoạn rất quan trọng, ảnh hưởng cơ bản đến công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Giai đoạn này bao gồm:
+ Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá: đặt mục tiêu công việc là một trong những biện pháp quan trọng làm cơ sở cho công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Nhà quản trị nên để nhân viên tham gia vào quá trình đặt mục tiêu công việc. Điều này giúp nhân viên hiểu cơ sở của việc đặt mục tiêu công việc và nhận thức được những đóng góp của họ đối với doanh nghiệp. Trên cơ sở đã phân tích trên, tác giả đề xuất việc thiết lập tiêu chuẩn đánh giá chi tiết theo các bước sau:
+ Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển: có thể các nhân viên cần được đào tạo để có đủ khả năng đạt được những mục tiêu công việc đã đề ra. Để xác định đúng nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên, cần phải xác định được: năng lực làm việc hiện tại của nhân viên, mục tiêu mà nhân viên cần đạt được trong kỳ, năng lực mà nhân viên cần có để đạt mục tiêu.
đề ra sẽ được thực hiện, cán bộ quản lý cần giúp nhân viên xây dựng một kế hoạch hành động. Nó sẽ là kim chỉ nam cho nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu và đồng thời cho thấy các nỗ lực của cán bộ quản lý trong việc hỗ trợ nhân viên đạt được các mục tiêu công việc. Kế hoạch hành động cần được lưu trong hồ sơ đánh giá thực hiện công việc của nhân viên để làm cơ sở cho việc đánh giá cuối kỳ.
- Giai đoạn 3: Thu thập thông tin
Các cán bộ quản lý của chi nhánh quan sát quá trình thực hiện công việc của nhân viên, của các giai đoạn cụ thể, xem xét nhân viên thực hiện có đúng quy trình, chuẩn mực đã thiết lập hay không? Đã thực hiện đạt ở giai đoạn nào và chưa đạt ở điểm nào để chuẩn bị cho việc đánh giá. Quan trọng là họ cần theo dõi cả quá trình thực hiện công việc của nhân viên. Việc xem xét công việc thường xuyên sẽ giúp cán bộ quản lý hiểu rõ tiến triễn công việc cũng như những trở ngại mà nhân viên gặp phải để có những hỗ trợ kịp thời. Có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để xem xét công việc được thực hiện như thế nào trong thực tế, bao gồm:
+ Quan sát nhân viên thực hiện công việc.
+ Kiểm tra các mẫu công việc đã hoàn thành do nhân viên thực hiện. + Theo dõi sự thực hiện công việc.
+ Ghi lại những sự kiện đặc biệt.
+ Tham khảo ý kiến của những người khác. + Nói chuyện trực tiếp với nhân viên.
Bằng các kỹ thuật này và cùng với việc ghi lại những thông tin thu thập được, nhà quản lý có thể có được một bức tranh khách quan về kết quả thực hiện công việc của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó sử dụng các thông tin này và các bằng chứng để thực hiện triển khai đánh giá thực hiện công việc của nhân viên.
- Giai đoạn 4: Đánh giá thực hiện công việc
+ Hàng tháng: MB Quảng Nam tổ chức việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cuối mỗi tháng để kịp thời theo dõi và điều chỉnh kết quả thực hiện công việc của nhân viên đồng thời đưa ra các quyết định khen thưởng và xử phạt
kịp thời.
+ 06 tháng: Hội đồng đánh giá thực hiện công việc sẽ tập hợp kết quả đánh giá hàng tháng trong quý, từ đó xem xét các tiêu chuẩn về kết quả chuyên môn, thái độ lao động; đánh giá hành vi phục vụ, năng lực thực hiện công việc để xác định nhu cầu phát triển, đào tạo trong thời gian đến, đồng thời cần xác định các vấn đề còn cần phải làm rõ trong kỳ đánh giá thực hiện công việc.
+ Cuối năm: Tiến hành tổng hợp lại kết quả đánh giá để phân loại nhân viên, kết hợp với các tiêu chuẩn về kỷ luật lao động, thái độ phục vụ, năng lực thực hiện công việc để xác định nhu cầu đào tạo, định hướng nghề nghiệp…Đồng thời cần xem xét và xác định các vấn đề cần thống nhất với nhân viên khi thực hiện phản hồi kết quả đánh giá.
- Giai đoạn 5: Phỏng vấn đánh giá
Một cách đơn giản, phỏng vấn đánh giá là một cuộc trao đổi giữa người đánh giá và người được đánh giá để có được kết quả đánh giá. Nhưng giá trị của nó không chỉ dừng lại ở kết quả đánh giá. Trong khi biểu mẫu đánh giá chỉ là một công cụ để thực hiện đánh giá thực hiện công việc của nhân viên thì sự thành công của những cuộc phỏng vấn đánh giá mới thực sự quyết định đến hiệu quả công việc của hệ thống đánh giá.
Việc thu thập, cung cấp thông tin phản hồi được thực hiện thông qua buổi nói chuyện, phỏng vấn giữa người đánh giá và người được đánh giá. Nội dung cuộc thảo luận thông báo cho người được đánh giá về tình hình thực hiện công tác của họ trong chu kỳ đánh giá, tiềm năng phát triển trong tương lai và các biện pháp cải thiện công việc của mình.
- Giai đoạn 6: Lưu giữ và sử dụng kết quả đánh giá
Kết quả đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cần thiết phải đươc lưu giữ thành các hồ sơ đánh giá riêng biệt và sử dụng đảm bảo đúng các mục tiêu cơ bản của hệ thống đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Cụ thể phải được áp dụng trong:
+ Xây dựng các chương trình huấn luyện đào tạo nhân viên.
+ Các chính sách phát triển nhân viên bao gồm cả việc đề bạt, bổ nhiệm, đào tạo và phát triển nhân viên.
Cần lưu ý rằng tiến trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cần phải được giám sát chặt chẽ và thông tin đầy đủ, liên tục đối với người được đánh giá.
Việc hoàn thiện cơ cấu đánh giá thực hiện công việc của nhân viên theo các bước trên giúp chi nhánh khắc phục được những hạn chế cơ bản của hoạt động đánh giá thực hiện công việc của nhân viên hiện nay, đó là:
+ Tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng, cụ thể và được nhân viên thống nhất từ đầu kỳ đánh giá.
+ Nhân viên thường xuyên nhận được thông tin phản hồi về kết quả đánh giá thực hiện công việc của mình phù hợp với phương pháp MBO.
+ Kết quả đánh giá thực hiện công việc của nhân viên ít bị chi phối bởi những suy nghĩ chủ quan của người đánh giá.
+ Tạo động lực cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao, xác định được nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên.
+ Kết quả đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là một trong những cơ sở quan trọng để lãnh đạo đưa ra những quyết định, những biện pháp, chính sách kịp thời về tiền lương, khen thưởng nhằm kích thích nhân viên làm việc tốt hơn, đưa ra các nhu cầu về đào tạo và phát triển nhân viên, tìm hiểu năng lực của nhân viên qua đó đáp ứng các yêu cầu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
3.3.4. Hoàn thiện việc xác định phương pháp đánh giá
Cho dù phương pháp đánh giá ưu việt vẫn luôn có những hạn chế nhất định trong những điều kiện nhất định. Vì vậy, để có thể nâng cao hiệu quả công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, tác giả đề xuất cần sử dụng kết hợp các phương pháp phù hợp để đánh giá, cụ thể:
- Sử dụng phương pháp MBO để đánh giá kết quả thực hiện công việc.
Đây là phương pháp quan trọng cần được áp dụng với chi nhánh bởi vì trong bối cảnh kinh tế khó khăn, cạnh tranh khốc liệt trong ngành ngân hàng thì việc giữ
vững thị phần là một mục tiêu khá nặng nề, đòi hỏi chi nhánh phải có những bước đi, chiến lược khôn ngoan, thận trọng và việc đạt được mục tiêu đề ra có ý nghĩa quan trọng sống còn đối với toàn bộ quá trình phát triển của chi nhánh trong tương lai. Do đó, việc đạt được các chỉ tiêu công việc của mỗi nhân viên trong chi nhánh là vô cùng quan trọng.
Điều kiện áp dụng: Trước tiên phải xây dựng được mục tiêu của doanh nghiệp (mục tiêu ngắn hạn và dài hạn như: huy động vốn bình quân, huy động vốn lũy kế, tỷ lệ nợ xấu...) và phân bổ mục tiêu này cho từng bộ phận trong chi nhánh. Tiếp đến từng phòng ban sẽ xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể của mình để đạt được mục tiêu được giao. Các bộ phận sẽ phân bổ mục tiêu và kế hoạch vụ thể cho từng nhân viên của mình.
Công tác xây dựng mục tiêu kết quả thực hiện công việc được thống nhất từ cấp lãnh đạo đến nhân viên. Có sự tham gia tích cực và có trách nhiệm của lãnh đạo và nhân viên trong quá trình phân bổ, điều chỉnh lại mục tiêu cũng như xây dựng kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu.
Thực hiện chấm điểm các mức độ thực hiện mục tiêu, theo yêu cầu mục tiêu chính, mục tiêu ưu tiên chiếm 70-80% tổng điểm mục tiêu.
Minh họa đối với việc thực hiện mục tiêu của vị trí giao dịch viên tại chi nhánh.