1 .Tính cấp thiết của đề tài và câu hỏi nghiên cứu
4. Những đóng góp mới và kết câu
1.3. Cơ sở lý luận cơ bản về dịch vụ logistics
1.3.3 Các hoạt động dịch vụ logistics chủ yếu
Các hoạt động dịch vụ logistics trong doanh nghiệp đƣợc đề cập trong giáo trình quản trị Logistics kinh doanh của trƣờng đại học Thƣơng Mại thƣờng gồm các hoạt động chủ yếu sau:
1.3.3.1 Các hoạt động chính
(1). Dịch vụ khách hàng : Đáp ứng nhu cầu của khách hàng là mục tiêu của mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Mục tiêu của dịch vụ logistics là đƣa đƣợc đúng hàng hóa đến đúng khách hàng tại đúng địa điểm vào đúng thời gian và đúng điều kiện với chi phí thấp nhất có thể. Dịch vụ khách hàng hƣớng đến giá trị lợi ích có đƣợc từ sự thỏa mãn của khách hàng và đây cũng là yếu tố đánh giá chất lƣợng của hoạt động dịch vụ logistics. Những hoạt động logistics chủ yếu trong hoạt động dịch vụ khách hàng là:(i)tiếp nhận và xử lý đơn hàng, (ii)tiếp nhận phản hồi của khách hàng, (iii)phân loại khách hàng.
(2). Vận chuyển :Quá trình vận chuyển hàng hóa ở đây đƣợc hiểu là sự dịch chuyển thực tế của hàng hóa tới nơi tiêu thụ. Hoạt động vận chuyển có thể đƣợc thực hiện bằng nhiều phƣơng thức khác nhau nhƣ bằng đƣờng bộ, đƣờng sắt, đƣờng hàng không, đƣờng biển, đƣờng ống… Căn cứ trên khoảng cách địa lý, điều kiện điểm xuất phát và điểm đến của hàng hóa, chi phí, thời gian, chất lƣợng dịch vụ… đƣa ra phƣơng án tối ƣu cho phƣơng thức vận chuyển và phƣơng tiện vận chuyển, đảm bảo hàng hóa đƣợc chuyển tới đích an toàn, đúng thời gian, đúng địa điểm, tiết kiệm chi phí. Những hoạt động chủ yếu của logistics trong vận chuyển gồm: (i)lựa
chọn phƣơng thức và dịch vụ vận chuyển,(ii)bốc xếp hàng hóa, (iii)xây dựng lịch trình xe,(iv)xử lý sự cố, (v)đánh giá hệ thống vận chuyển.
Trong chuỗi cung ứng, hoạt động vận chuyển là hoạt động chủ yếu, chiếm một phần chi phí rất lớn và luôn giữ vai trò quan trọng trong việc ra các quyết định trong quản lý, từ các quyết dịnh có tính chiến lƣợc đến các quyết định hoạt động thƣờng nhật. Càng ngày, việc ra quyết định trong quản lý càng phụ thuộc vào hoạt động vận tải và tiêu chí “JIT- đúng thời điểm” trở thành chuẩn mực cho cả hoạt động sản xuất và phân phối. Trong thực tế vận hành hệ thống dịch vụ logistics, hoạt động vận chuyển luôn là hoạt động chiếm tỉ trọng lớn cả về thời gian và chi phí.
(3). Quản lý dự trữ: Lập kế hoạch dự trữ giúp các nhà sản xuất xác định đƣợc lƣợng dự trữ tối ƣu, phù hợp nhất. Lƣợng dự trữ hàng hóa này sẽ giúp nhà sản xuất duy trì đƣợc khả năng đáp ứng ngay các yêu cầu của khách hàng. Hoạt động này bao gồm nhiều hoạt động nhƣ dự báo lƣợng dự trữ, cân đối các yêu cầu đặt hàng, điều chỉnh các dịch vụ, sắp xếp, cân đối lƣợng dự trữ phù hợp. Hoạt động của dịch vụ logistics trong quản lý dự trữ bao gồm: (i) quản lý nguyên liệu thô, bán thành phẩm và thành phẩm,(ii) dự báo tình hình kinh doanh ngắn hạn, (iii) xác định số lƣợng, trữ lƣợng và vị trí các điểm lƣu trữ, (iv) xây dựng kế hoạch đảm bảo tiến độ giao nhận đúng thời gian.
1.3.3.2 Các hoạt động bổ trợ
(1). Hoạt động kho bãi: Hoạt động kho bãi là hoạt động bổ trợ nhƣng nó cũng có vai trò quan trọng trong việc thực hiện đƣợc mục tiêu chung của chuỗi cung ứng. Năng lực kho bãi thƣờng đƣợc đánh giá qua khả năng lƣu trữ và chi phí lƣu trữ.Dịch vụ Logistics trong quản lý kho bãi bao gồm các hoạt động chủ yếu sau: (i) xác định quy mô, diện tích, địa điểm, (ii) bố trí mặt bằng, sắp xếp trong kho, (iii) thiết lập cơ cấu kho bãi, (iv) lựa chọn địa điểm. Địa điểm kho bãi có ý nghĩa rất quan trọng. Lựa chọn địa điểm phù hợp có tác động lớn đến việc sắp xếp kế hoạch vận chuyển, mở rộng thị trƣờng và nâng cao khả năng cung ứng. Địa điểm kho bãi thuận lợi cũng là yếu tố then chốt trong việc nâng cao năng lực đáp ứng hàng hóa
tại nhiều địa điểm khác nhau, trong các khoảng cách khác nhau mà vẫn tiết kiệm chi phí vận chuyển.
(2). Cung ứng vật tƣ: Hoạt động quản lý cung ứng vật tƣ là một quá trình quản lý, giám sát vận hành các hoạt động liên quan đến dòng lƣu chuyển của vật tƣ vào, trong và ra khỏi chuỗi cung ứng nhằm tối ƣu hóa, bảo toàn, hạn chế thất thoát và tránh những tình huống đình trệ không cần thiết. Vì nắm khả năng kiểm soát đầu vào của quá trình sản xuất nên cung ứng vật tƣ tuy là hoạt động bổ trợ nhƣng lại có ý nghĩa sống còn với hoạt động sản xuất.Hoạt động cung ứng vật tƣ bao gồm toàn bộ các hoat động cung ứng nguyên nhiên vật liệu đầu vào, thiết bị, phụ tùng thay thế. Những hoạt động chính của cung ứng vật tƣ gồm: (i) mua sắm - cung ứng vật tƣ hiệu quả, (ii) lƣu giữ các dữ liệu, (iii) quản lý kho hàng, (iv) tìm kiếm nhà cung cấp mới, (v) kết hợp hài hòa các luồng vật tƣ.
(3). Mua sắm và thuê dịch vụ: Hoạt động mua sắm và thuê dịch vụ nhằm đáp ứng các nhu cầu mua bán phát sinh từ các chức năng sản xuất hoặc các chức năng khác trong chuỗi cung ứng. Hoạt động mua sắm và thuê dịch vụ sẽ tạo nên các liên kết với thị trƣờng bên ngoài, phát triển và quản lý các quan hệ với các nhà cung cấp. Hai nhóm hàng hóa chính thƣờng đƣợc mua sắm đó là các vật tƣ trực tiếp phục vụ sản xuất và vật tƣ gián tiếp phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Các hoạt động mua sắm các vật tƣ, hàng hóa cụ thể, ác dịch vụ bên ngoài hay còn đƣợc gọi là dịch vụ thuê ngoài. Hoạt động này ngày càng trở nên phổ biến bởi việc sử dụng các dịch vụ thuê ngoài đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp qua việc chuyên môn hóa công việc, chia sẻ rủi ro và khai thác lợi ích gia tăng.
(4). Đóng gói: Hoạt động đóng gói có nhiệm vụ chính là bảo vệ hàng hóa trong quá trình bốc xếp, vận chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Tùy theo loại hàng hóa mà chi phí dành cho đóng gói có thể chiếm từ 5-30% trị giá hàng hóa. Khi khoảng cách giữa điểm xuất phát và đích đến của hàng hóa càng lớn nên quãng đƣờng hàng hóa đƣợc vận chuyển ngày càng dài thì ngày càng đặt ra những yêu cầu khắt khe hơn cho việc đóng gói hàng hóa. Xu thế đồng bộ hóa trong các hoạt động vận chuyển, kho bãi cũng là một xu thế chung trong phát triển kinh tế toàn cầu. Vì
vậy, đóng gói hàng hóa cũng phải hƣớng tới tính đồng nhất để thuận tiện cho phân phối nhƣng vẫn phải đảm bảo những tính chất chuyên biệt phù hợp với từng loại hình kinh doanh, từng loại hình vận tải và điều kiện của thị trƣờng tiêu thụ. Hoạt động dịch vụ logistics đóng gói hàng hóa thƣờng bao gồm một số nội dung chính: (i) thiết kế đóng gói phù hợp (phù hợp với bốc xếp, lƣu trữ, bảo vệ hàng hóa để thực hiện vai trò cơ bản là bảo vệ, tránh thất thoát hƣ hỏng; phù hợp với phƣơng thức vận chuyển, phƣơng tiện vận chuyển, phƣơng tiện bốc xếp; phù hợp với đặc điểm thị trƣờng tiêu thụ; đảm bảo theo yêu cầu của marketing),(ii) xây dựng kế hoạch, quy trình đóng gói.
(5). Liên kết hệ thống sản xuất và vận hành: Hoạt động này chỉ mới gần đây đƣợc chính thức xác định là một trong những hoạt động dịch vụ logistics bổ trợ trong chuỗi cung ứng. Hệ thống chuẩn quản lý ISO tạo nên sự liên kết chặt chẽ giữa các hoạt động vận hành hệ thống, hoạt động sản xuất và hoạt động quản lý. Kênh liên kết các hoạt động trong hệ thống cho phép nhà quản lý nắm bắt đƣợc toàn bộ khối lƣợng công việc phải tiến hành, cách thức và trình tự tiến hành, thời gian triển khai, thời gian bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động. Trên cơ sở đó, việc phân bổ nguồn lựcvà thời gian sẽ đƣợc tối ƣu hóa giúp tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng lực giám sát với mọi hoạt động trong chuỗi cung ứng. Kênh liên kết các hệ thống hoạt động và sản xuất, quản lý cũng tạo điều kiện cho việc tiếp nhận và trao đổi thông tin qua lại giữa các hệ thống để tiến hành các điều chỉnh cần thiết nhằm hoàn thiện và tối ƣu hiệu quả của chuỗi cung ứng. Hoạt động này thƣờng bao gồm các nội dung: (i) xác định khối lƣợng công việc tổng thể, (ii) xác định các quy trình chuẩn, (iii) xây dựng các lộ trình thực hiện cho từng hoạt động dựa trên kế hoạch tổng thể, (iv) xác định chu kỳ và thời gian ra đời sản phẩm để phục vụ cho việc bố trí sắp xếp các nguồn lực, (v) thu thập và xử lý các thông tin phản hồi từ các hệ thống để tiến hành điều chỉnh.
(6). Quản lý hệ thống thông tin: Công nghệ thông tin đã từ lâu trở thành công cụ quản lý mạnh mẽ trong nền kinh tế hiện đại.Công tác quản lý thông tin mặc dù chỉ có tính chất hỗ trợ cho các hoạt động khác trong chuỗi cung ứng nhƣng nó lại có tính chất quyết định đến từng hoạt động và cả hệ thống.Đặc biệt khi thƣơng mại
điện tử phát triển mạnh, việc quản lý lý thông tin từ khâu tiếp nhận, lƣu trữ, xử lý trở thành một hoạt động sống còn trong chuỗi cung ứng. Nội dung công việc tuy không phức tạp và đòi hỏi nhiều chi phí, nguồn lực nhƣng lại là một hoạt động thƣờng xuyên. Trong các hoạt động của chuỗi cung ứng, nhiều hoạt động có khoảng thời gian tạm ngừng nhƣng riêng hoạt động thu thập, lƣu trữ và xử lý thông tin không bao giờ ngừng để đảm bảo thông tin luôn đƣợc cập nhật. Lƣu trữ thông tin một cách khoa hoc giúp việc tra cứu, truy xuất dữ liệu dễ dàng, thuận tiện khi cần thiết. Có những thông tin là tài sản có giá trị rất lớn đối với doanh nghiệp nhƣ các công nghệ, danh sách khách hàng, dữ liệu về đối tác, dữ liệu về sản xuất, dữ liệu về thị trƣờng…. Do đó, việc lƣu trữ bảo mật thông tin là một trong những biện pháp bảo vệ an toàn cho hệ thống, bảo vệ và nâng cao năng lực cạnh tranh. Xử lý thông tin cho kết quả là cơ sở để ra các quyết định, hoạch định các chiến lƣợc nên xử lý thông tin cần chính xác, kịp thời. Một sai sót nhỏ trong xử lý thông tin có thể phá hủy toàn bộ hệ thống chuỗi cung ứng.Hệ thống quản lý thông tin nhanh, chính xác giúp việc đƣa ra các quyết định, kế hoạch thích hợp nhất cho các hoạt động của chuỗi cung ứng. Hoạt động quản lý hệ thống thông tin thƣờng bao gồm các nội dung: (i) thu thập, lƣu trữ và xử lý thông tin, (ii) phân tích số liệu, (iii) xây dựng các quy trình kiểm soát (ví dụ nhƣ việc kiểm soát quá trình vận chuyển hàng hóa thông qua hệ thống định vị toàn cầu GPS- Global Positioning System).
Tóm lại, dịch vụ logistics bao gồm rất nhiều hoạt động phục vụ cho quá trình sản xuất và lƣu thông, phân phối hàng hóa, dịch vụ với mục tiêu tối ƣu hóa cả chu trình sao cho đƣa đƣợc đúng đối tƣợng (nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, tiền tệ, thông tin...) đến đúng nơi, tại đúng địa điểm, vào đúng thời gian và đúng điều kiện với chi phí thấp nhất có thể nhằm đem lại lợi ích tốt nhất thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Dịch vu logistics giải quyết các câu hỏi trong quá trình sản xuất, kinh doanh nhƣ lấy các nguồn nguyên liệu cần thiết ở đâu, nguồn cung cấp năng lƣợng ở đâu, nguồn nhân lực, nguồn cung cấp máy móc, thiết bị,... đƣa đi đâu, đƣa đi bằng cách nào? chọn tuyến vận chuyển nào? ai vận chuyển, vận chuyển mất bao lâu? chi phí ra sao? dự trữ bao nhiêu? đặt các cơ sở sản xuất kinh
doanh, các trạm trung chuyển, các trung tâm phân phối nhƣ thế nào? thu hồi, xử lý hàng phế phẩm, hàng trả lại thế nào? thu thập thông tin ra sao?... Đó là những vấn đề các doanh nghiệp phải đối mặt thƣờng xuyên và cũng là những vấn đề quyết định sự thành bại của sản xuất kinh doanh