CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN TÍNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.2. Cơ sở lý luận về hiệu quả công việc của nhân viên
1.2.5. Các nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt động đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
việc của nhân viên
1.2.5.1. Nhân tố từ môi trƣờng bên ngoài doanh nghiệp
- Pháp luật về lao động: Đó là bộ luật gắn liền trực tiếp tới đối tƣợng đƣợc đánh giá, nên khi đánh giá nhà lãnh đạo cần chú ý không đƣợc vi phạm các điều luật định nhƣ không phân biệt đối xử da màu, tôn giáo,..
- Chính sách của các tổ chức khác: Đối thủ cạnh tranh luôn là yêu tố tác động gián tiếp tới toàn bộ hoạt động sản xuất của công ty. Tất cả các lĩnh vực của công ty đều chịu ảnh hƣởng, từ quá trình sản xuất, cũng nhƣ cơ cấu lao động, tiền lƣơng, các chính sách…Và công tác đánh giá thực hiện công việc cũng không nằm ngoài những yếu tố chịu ảnh hƣởng trên. Nếu nhƣ đối thủ có hệ thống đánh giá hợp lý sẽ làm cho ngƣời lao động bên họ làm việc với năng xuất tốt nhất, số lƣợng và chất lƣợng sản phẩm luôn ở mức cao và đạt tiêu chuẩn. Điều đó sẽ tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp đó trên thị trƣờng. Trƣớc sự hoạt động hiệu quả của đối thủ nhƣ vậy nếu doanh nghiệp mà không có những chƣơng trình đánh giá hợp lý tất yếu sẽ dẫn tới việc lép vế trong việc cạnh tranh trên thị trƣờng sản phẩm và thị trƣờng lao động.
1.2.5.2. Nhân tố từ phía doanh nghiệp
- Công đoàn: Công đoàn là tổ chức luôn bảo vệ quyền lợi cho ngƣời lao động, nên khi tiến hành đánh giá hiệu quả công việc nếu kết quả đánh giá không chƣa hợp lý Công đoàn sẽ đứng ra tƣ vấn bảo vệ quyền lợi cho họ, và cũng góp phần thực hiện các hoạt động phong trào đoàn thể tạo động lực cho ngƣời lao động làm việc.
- Phòng nhân sự: Việc đánh giá thực hiện công việc là do nhiều đối tƣợng thực hiện, nhƣng chịu trách nhiệm chính xây dựng, đánh giá tổng hợp kết quả, sao lƣu, tổ chức phỏng vấn đánh giá cũng đểu là của phòng quản trị nhân sự.
- Các phòng ban khác: Các phòng ban khác trong cùng tổ chức nếu tích cực phối hợp để tiến hành đánh giá hiệu quả công việc nhƣ: xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc, kế hoạch hành động trong kỳ tới,…thì kết quả đánh giá sẽ đảm bảo tính chính xác và đúng tiến độ đánh giá đề ra.
- Ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo là ngƣời trực tiếp ra quyết định cuối cùng về đánh giá hiệu quả công việc, sự quan tâm tới công tác này, sự đầu tƣ nguồn lực đều phụ thuộc vào ban lãnh đạo.
1.2.5.3. Nhân tố từ phía ngƣời lao động
- Đặc điểm nguồn nhân lực: Phƣơng pháp đánh giá, nội dung đánh giá, đều phải dựa vào đặc điểm nguồn nhân lực trong công ty để xem xét và cân đối. Ngƣời lao động trực tiếp với trình độ không cao, làm các công việc tại công trƣờng phải đƣợc đánh giá hiệu quả công việc khác với ngƣời lao động tại các khối hỗ trợ với trình độ quản lý cao và hoạt động trí óc hơn là tạo ra sản phảm vật chất, các nhân viên kinh doanh có đặc điểm công việc thể hiện qua doanh số. Tuy nhiên có những công việc khó đo lƣơng hiệu quả, kết quả thựcc hiện công việc nhƣ lao động quản lý và khối lao động gián tiếp.
- Mức độ quan tâm của ngƣời lao động đến đánh giá thực hiện công việc: Sự quan tâm của ngƣời lao động cũng là một yếu tố ảnh hƣởng đến đánh giá hiệu quả công việc. Bởi vì, trong quá trình thực hiện đánh giá cần thiết có sự tham gia của ngƣời lao động để xác định kết quả đánh giá, nếu ngƣời lao động không quan tâm đến đánh giá kết quả thực hiện công việc thì họ cũng không đo lƣờng kết quả thực hiện công việc của mình một cách chính xác, có thể ảnh hƣởng đến độ chính xác của kết quả đánh giá. Nếu ngƣời lao đông không quan tâm đến hoạt động này họ sẽ không quan tâm đến kết quả đánh giá của mình và làm ảnh hƣởng đến việc thực hiện mục tiêu của công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc nhƣ cải thiện sự thực hiện công việc của mình và làm cho việc tạo động lực không hiệu quả. Ngƣợc lại, nếu ngƣời lao động thực sự
đánh giá cao công tác này trong tổ chức thì họ sẽ chủ động tham gia một cách tích cực trong quá trình thực hiện đánh giá và tạo ra hiệu quả tối đa cho đánh giá.
1.2.6. Tổ chức công tác đánh giá hiệu quả công việc 1.2.6.1. Xây dựng tiêu chí và tiêu chuẩn đánh giá
Để đánh giá thực hiện công việc có kết quả chính xác tổ chức cần xây dựng hệ thống tiêu chí và tiêu chuẩn để đánh giá. Tùy vào đặc điểm, quy mô, tính chất và đặc thù ngành nghề của mỗi doanh nghiệp mà hệ thống tiêu chí và tiêu chuẩn xây dựng cho công tác đánh giá thực hiện công việc là khác nhau.
Nguyên tắc xây dựng tiêu chí:
- Thứ nhất, tiêu chí đƣa ra phải dễ hiểu, giúp ngƣời đọc nhận biết sự khác biệt giữa hành vi đáng khen thƣởng và hành vi không đƣợc chấp nhận;
- Thứ hai, tiêu chí nên mang tính thách thức và thực tế cho cá nhân. Tuy nhiên cũng hạn chế đƣa ra tiêu chuẩn quá cao sẽ gây tác động tiêu cực đối với kích thích nỗ lực cá nhân;
- Thứ ba, tiêu chí phải đƣợc công bố rõ ràng, thời gian phải cụ thể, mục tiêu phải dễ thấy, dễ đo lƣờng.
Với mỗi tiêu chí đánh giá đƣợc đƣa ra cần có những tiêu chuẩn nhất định để có thể đo đƣợc mức độ hoàn thành công việc của ngƣời lao động một cách chính xác nhất. Tiêu chuẩn là một khung định, một thƣớc đo, một yêu cầu đƣợc thiết lập và thoả thuận chung giữa ngƣời lao động và tổ chức. Thông qua các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc, ngƣời đánh giá sẽ đo lƣờng đƣợc một cách chính xác mức độ hoàn thành công việc của những ngƣời lao động trong tổ chức. Bên cạnh đó, các tiêu chuẩn đánh giá là cơ sở cho việc so sánh và đánh giá một cách công bằng đối với những ngƣời lao động có tính chất, đặc thù công việc giống nhau.
Tiêu chí và tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc là hai yếu tố vô cùng quan trọng và tiên quyết cho việc đánh giá thực hiện công việc. Do đó, để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc cần phải đƣa ra các tiêu chí thỏa mãn yêu cầu SMART làm căn cứ đánh giá.
1.2.6.2. Lựa chọn phƣơng pháp đánh giá
Việc ứng dụng các phƣơng pháp đánh giá hiệu quả công việc trở thành một yếu tố then chốt để việc đánh giá hiệu quả công việc đạt kết quả nhƣ kì vọng. Để thiết kế phƣơng pháp đánh giá phù hợp, ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ thiết kế cần cân nhắc các căn cứ trên để lựa chọn sử dụng phƣơng pháp đánh giá đơn lẻ hoặc kết hợp các phƣơng pháp đánh giá.
1.2.6.3. Lựa chọn chu kỳ đánh giá
Chu kỳ đánh giá là khoảng thời gian giữa hai lần đánh giá liền kề. Việc xác định chu kỳ đánh giá thƣờng đƣợc thực hiện bởi bộ phận nhân sự trên cơ sở đóng góp của các phòng, ban, bộ phận trong tổ chức. Lãnh đạo của tổ chức là ngƣời quyết định cuối cùng về chu kỳ đánh giá. Việc xác định chu kỳ đánh giá thực hiện công việc có ảnh hƣởng đến tính chính xác và động lực hoàn thành công việc của ngƣời lao động. Nếu chu kỳ đánh giá thực hiện công việc quá dài sẽ khiến cho ngƣời đánh giá dễ mắc phải lỗi ảnh hƣởng bởi sự kiện gần nhất, làm sai lệch kết quả đánh giá. Bên cạnh đó, nếu chu kỳ đánh giá quá ngắn sẽ khiến việc thu thập thông tin không đầy đủ, khiến việc đánh giá trở nên không chính xác, không phản ánh đƣợc hết quá trình làm việc của ngƣời lao động. Chu kỳ quá ngắn cũng khiến tổ chức lãng phí nguồn lực, bỏ thêm nhân lực và thời gian vào việc tổng hợp và thu thập thông tin trong khi hiệu quả không đáng kể, dễ tạo tâm lý căng thẳng cho nhân viên. Trên thực tế, chu kỳ đánh giá cũng phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và mục tiêu của doanh nghiệp. Bên cạnh những chu kỳ đánh giá thƣờng xuyên, các nhà quản lý cũng có thể đƣa ra những chu kỳ không đều đặn áp dụng trong những dự án
quan trọng hoặc dự án trong thời gian ngắn, đi kèm với chế độ thƣởng hợp lý để giám sát công việc của ngƣời lao động, tăng tính cạnh trạnh và động lực làm việc cho họ.
1.2.6.4. Lựa chọn và đào tạo ngƣời đánh giá
Thông thƣờng, ngƣời lãnh đạo trực tiếp là ngƣời đánh giá chủ yếu, cần thiết và có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, trong một số trƣờng hợp nên sử dụng kết hợp nhiều ngƣời đánh giá khác nhau nhƣ đồng nghiệp, cấp dƣới, ngƣời cùng hợp tác trong một nhóm triển khai dự án thậm chí là đối tác để có cái nhìn tổng quan hơn về một đối tƣợng. Trong sự kết hợp cho ý kiến đánh giá, ý kiến của ngƣời lãnh đạo trực tiếp thƣờng là chủ đạo và có tính quyết định, các ý kiến khác để tham khảo.
Đây là việc làm cần thiết để đảm bảo hiệu quả của công tác đánh giá. Căn cứ theo phƣơng pháp đã lựa chọn, nhà quản lý phụ trách công tác đánh giá hoặc chuyên gia đánh giá đƣợc tổ chức mời sẽ huấn luyện các kiến thức, kỹ năng đánh giá cho những ngƣời tham gia đánh giá. Những ngƣời đánh giá cần đƣợc đào tạo để hiểu sâu về hệ thống đánh giá, mục đích của đánh giá, hiểu rõ cách đánh giá và nhất quán trong đánh giá. Có thể tổ chức lớp tập huấn hoặc hội thảo đánh giá cho những ngƣời tham gia đánh giá để thảo luận về mục đích, nội dung, phƣơng pháp đánh giá và rèn luyện kỹ năng thực hành đánh giá.
1.2.6.5. Sử dụng kết quả đánh giá hiệu quả công việc trong công tác quản trị nhân lực
Kết quả của đánh giá hiệu quả công việc đƣợc ứng dụng phổ biến trong các nghiệp vụ quản trị nhân lực, nhằm hoàn thiện sự thực hiện công việc của ngƣời lao động và giúp nhà quản lý đƣa ra các quyết định nhân sự đúng đắn. Kết quả của đánh giá hiệu quả công việc đƣợc sử dụng trong các công tác sau:
- Hoàn thiện chính sách Quản trị nhân lực: Thông qua đánh giá hiệu quả công việc ban lãnh đạo, bộ phận nhân sự sẽ nhìn thấy những chính sách bất hợp lý đang đƣợc áp dụng tại doanh nghiệp, từ đó làm căn cứ để hoàn thiện hơn nữa chính sách trong tổ chức. Điều này có ảnh hƣởng lớn với cả phía tổ chức và phía ngƣời lao động. Một chính sách khoa học, hợp lý sẽ tạo động lực làm việc cho nhân viên và tăng thêm sự tin tƣởng đối với doanh nghiệp.
- Trả thù lao lao động: Kết quả đánh giá hiệu quả công việc đƣợc sử dụng trong trả công lao động. Đánh giá hiệu quả công việc đo lƣờng mức độ hoàn thành công việc của ngƣời lao động thông các tiêu chí đã đề ra, do đó kết quả đánh giá đƣợc làm căn cứ để trả công lao động thông qua hệ số tham gia lao động hoặc hệ số thi đua. Bên cạnh đó kết quả đánh giá còn đƣợc sử dụng trong xét thƣởng thông qua kết quả đánh giá xếp loại thi đua.
- Bố trí và sử dụng nhân lực: Bảng đánh giá thực hiện công việc sẽ phản ánh mức độ phù hợp với công việc của từng nhân viên trong tổ chức. Đây là cơ sở sắp xếp, phân công lao động phù hợp với từng đối tƣợng cụ thể.
- Đề bạt và thăng tiến: Đi kèm với việc đánh giá thực hiện công việc của ngƣời lao động là chính sách đề bạt và thăng tiến rõ ràng dựa trên cơ sở là kết quả đánh giá thực hiện công việc. Đối với các cá nhân có thành tích tốt trong đánh giá thực hiện công việc sẽ đƣợc cân nhắc đề bạt hoặc tăng lƣơng trƣớc thời hạn... nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc của ngƣời lao động trong doanh nghiệp.