CHƢƠNG 2 : THIẾT KẾ QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.3. Cơ sở đánh giá ứng viên trong tuyển dụng nhân lực tại Công ty TNHH lương
lƣơng thực Hà Việt
Tại Công ty TNHH lương thực Hà Việt, cơ sở dùng để tuyển chọn, đánh giá ứng viên chính là bản Mô tả công việc và bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc đó.
3.3.1. Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một tài liệu nhằm giải thích và mô tả: Tại sao công việc này tồn tại; những trách nhiệm và nhiệm vụ chính của người đảm nhận công việc; phương pháp và tiêu chuẩn để đánh giá kết quả đạt được; những năng lực và tính cách cần có để đảm nhiệm công việc; phạm vi trách nhiệm và quyền hạn trong công việc ra sao? Bản thân người tuyển dụng sẽ xác định rõ họ cần phải tìm kiếm nhân viên như thế nào, cũng như ứng viên xin việc và nhân viên mới biết chính xác họ phải làm cụ thể những công việc gì, cấp trên mong đợi điều gì trong công việc từ họ. Bên cạnh đó bản mô tả công việc luôn là một tài liệu quan trọng đính kèm hợp đồng lao động. Nó thể hiện cam kết cụ thể của hai bên về trách nhiệm, nội dung công việc cụ thể cần thực hiện, mối quan hệ trong công việc, điều mà hợp đồng lao động chưa làm rõ được. Thêm vào đó, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với nhân viên là tiêu chuẩn, điều kiện cho quy trình tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng công nhân viên trong công ty.
Một bản mô tả công việc của công ty luôn bao gồm những phần chính sau: Các thông tin chung: Chức danh, cấp bậc, bộ phận, loại hình công việc, nơi làm việc.
Mục đích công việc: Mô tả cụ thể mục đích thực hiện công việc của vị trí tuyển dụng.
Nhiệm vụ chính: Mô tả các nhiệm vụ công việc chính cần được thực hiện
Yêu cầu: Mô tả trình độ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm theo yêu cầu của công việc.
các thông tin cung cấp cho ứng viên, nêu được vị trí làm việc, những yêu cầu cơ bản về giới tính, tuổi tác, trình độ, sức khỏe, trình bày những thông tin cơ bản về công việc ngành nghề hoạt động chính của công ty và đặc biệt nhấn mạnh vào nội dung “quyền lợi” của ứng viên nếu trở thành nhân viên chính thức. Do nhân viên lao động gián tiếp (công nhân sản xuất) không có yêu cầu cao về trình độ, kinh nghiệm, và thường được tuyển với số lượng lớn nên bản mô tả về công nhân sản xuất của công ty theo đánh giá là tương đối tốt.
Đối với nhân viên sản xuất, bản mô tả công việc được trình bày với nhiều nội dung hơn. Ngoài các thông tin chung như chức danh, cấp bậc, nơi làm việc và mục đích công việc cũng như nhiệm vụ chính cần được thực hiện, Bản mô tả công việc cũng chú trọng vào phần yêu cầu đối với ứng viên (kỹ năng, kinh nghiệm).
Bản mô tả công việc có vai trò quan trọng trong quá trình tuyển chọn, đánh giá ứng viên tại công ty TNHH lương thực Hà Việt, là cơ sở để:
Đăng tuyển dụng: Mô tả vị trí công việc là nội dung chính trong các thông báo về tuyển dụng qua bản tin nội bộ để tạo điều kiện cho nhân viên trong công ty có cơ hội luân chuyển, thăng tiến hoặc đăng tuyển qua các phương tiện thông tin đại chúng để thu hút ứng viên ở bên ngoài.
Các ứng viên dựa vào mô tả công việc để đánh giá sự phù hợp của mình đối với vị trí tuyển dụng, từ đó quyết định ứng tuyển vào vị trí công việc đó.
Sơ loại hồ sơ: Dựa trên những yêu cầu cơ bản được đưa ra trong Bản mô tả công việc, phòng tuyển dụng nhân sự sẽ xem xét đánh giá sự phù hợp của các ứng viên thông qua các thông tin ban đầu ứng viên cung cấp để sàng lọc loại bỏ các ứng viên không phù hợp.
Cơ sở thông tin nghiên cứu xác minh trong quá trình phỏng vấn: Nội dung của cuộc phỏng vấn với ứng viên sẽ xoay quanh về những kinh nghiệm của ứng viên có liên quan đến vị trí công việc đang được tuyển dụng.
3.3.2. Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc
Việt xây dựng những tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc phù hợp với từng vị trí.
Ví dụ: Tiêu chuẩn công việc của Giám sát bán hàng bao gồm: bằng cấp, đào tạo, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, tố chất sau đây:
Nam, 25 - 35 tuổi, trình độ Đại học chuyên ngành Kinh tế
Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong vị trí giám sát bán hàng, ưu tiên các ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực văn phòng phẩm
Khả năng giao tiếp tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
Thành thạo tin học văn phòng
Kỹ năng quản lý, làm việc theo nhóm.
Khả năng chịu được áp lực công việc cao, làm việc độc lập.
Kỹ năng phân tích, xử lý
Năng động, nhiệt tình, trung thực cởi mở và có trách nhiệm với công việc được giao
Trong tuyển dụng, Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc là cơ sở để đánh giá ứng viên trong vòng phỏng vấn. Cán bộ tuyển dụng sẽ tìm kiếm các năng lực của ứng viên hội tủ các yêu cầu này.
3.4. Nội dung và phƣơng pháp đánh giá ứng viên đang đƣợc sử dụng tại công ty TNHH lƣơng thực Hà Việt
3.4.1. Đối với nhân viên sản xuất
3.4.1.1. Sàng lọc hồ sơ
Việc đánh giá ứng viên đối với nhân viên sản xuất diễn ra đơn giản, chủ yếu dựa trên việc so sánh các tiêu chuẩn cơ bản của vị trí cần tuyển dụng với thông tin trên hồ sơ của ứng viên đã nộp về trình độ học vấn, giới tính, tình trạng hôn nhân, tuổi tác, sức khỏe,..
Trình độ học vấn: Đối với vị trí ứng tuyển là công nhân, do tính chất công việc giản đơn, không mang tính chất phức tạp nên yêu cầu bằng cấp chỉ là tốt nghiệp Trung học phổ thông, trung cấp hoặc cao đẳng. Cũng có một số trường hợp ứng viên không đủ tiêu chuẩn này nhưng trong hồ sơ của ứng
viên có trình bày kinh nghiệm thực tế đã làm việc ở công ty có quy mô, tính chất, lĩnh vực nghề nghiệp tương tự thì có thể được phòng tuyển dụng xem xét. Ở một vài thời điểm do nhu cầu của sản xuất tăng cao, công ty có tiến hành tuyển dụng bổ sung, thì tiêu chuẩn về trình độ học vấn có thể chỉ là tốt nghiệp Trung học cơ sở.
Giới tính: Tùy từng vị trí công việc nhưng do đặc trưng ngành nghề về lương thực thực phẩm cần sự tỉ mỉ cũng như chăm chỉ mà số lượng nhân viên nữ được tuyển sẽ chiếm tỉ lệ cao hơn nam giới.
Tuổi tác, tình trạng hôn nhân: Việc tỉ lệ nữ giới trong công ty chiếm đến hơn 70% và đa phần trong độ tuổi sinh sản thì tình trạng hôn nhân cũng là những tiêu chí cơ bản để đánh giá ứng viên cũng như dự đoán được thời gian có thể nghỉ thai sản của nhân viên nữ.
Sức khỏe: Lao động sản xuất yêu cầu ứng viên có đủ sức khỏe, đa phần thời gian làm việc trong phân xưởng ứng viên sẽ phải đứng, thêm vào đó lao động sản xuất sẽ thường xuyên phải làm theo ca/ tăng giờ nên yêu cầu các ứng viên phải có sức khỏe tốt, phù hợp với công việc. Ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe đã được xác nhận của cơ quan Y tế có thẩm quyền.
Phương pháp đánh giá ứng viên được sử dụng đối với nội dung này là phương pháp tính điểm các tiêu chí dựa trên hồ sơ ứng tuyển mà ứng viên cung cấp: Trình độ học vấn, giới tính, sức khỏe, tuổi, tình trạng hôn nhân. Bộ phận tuyển dụng sau khi nhận được hồ sơ của ứng viên sẽ tiến hàng sàng lọc và cho điểm các cứng viên dựa trên các tiêu chí đã đặt ra.
3.4.1.2. Tổ chức thi tuyển
Đối với các đợt tuyển định kỳ hàng năm, công ty sẽ tổ chức các buổi thi tuyển đối với công nhân sản xuất thông qua các bài thi trắc nghiệm về toán học, về cách xử lý tình huống đơn giản trong quá trình sản xuất. Đây là những câu hỏi được lấy từ bộ đề thi được xây dựng từ năm 2007 của công ty. Các câu hỏi toán học với trình độ từ Tiểu học đến Trung học cơ sở nhằm loại bỏ những ứng viên có trình độ
quá kém, nếu chấp nhận những ứng viên này có thể sẽ làm giảm hiệu suất làm việc của dây chuyền sản xuất. Những câu hỏi tình huống đơn giản được đưa ra trong bài thi cũng là những tình huống cơ bản đã và có thể xảy ra trong các dây chuyền sản xuất của công ty, nhờ những câu hỏi này công ty có thể đánh giá được các ứng viên có phù hợp với tính chất hoạt động của công ty hay không?
3.4.2. Đối với nhân viên hỗ trợ
Hình 3.7: Các bƣớc đánh giá ứng viên tại Công ty TNHH lƣơng thực Hà Việt
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) 3.4.2.1. Vòng sơ loại
Tiếp nhận ban đầu và phỏng vấn sơ bộ: Phòng hành chính nhân sự tiếp nhận và đánh giá sơ bộ hồ sơ dự tuyển bao gồm các thông tin theo thông tin tuyển dụng về vị trí cần tuyển.
+ Sơ yếu lý lịch có xác nhận và đóng dấu của cơ quan quản lý hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú.
+ Đơn xin việc có dán ảnh.
+ Bản sao giấy khai sinh, hộ khẩu thường trú, Chứng minh nhân dân. + Bản sao sổ lao động (nếu đã làm ở nơi khác).
+ Các loại bằng cấp chuyên môn kèm bảng điểm, chứng chỉ Ngoại ngữ, Tin học và kinh nghiệm.
+ Giấy khám sức khoẻ của bệnh viện đa khoa cấp tỉnh (Có thời hạn 06 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ).
Sơ loại
• Qua hồ sơ nhân viên • Qua đơn xin việc
Thi tuyển Phỏng
vấn
• Kiểm tra kiến thức chuyên môn • Phỏng vấn
Thẩm tra thông tin
• Qua cấp trên, đồng nghiệp của nhân viên • Qua người giới thiệu
Khi kiểm tra hồ sơ, nếu phát hiện hồ sơ thiếu thông tin yêu cầu, sẽ thông báo ứng viên bổ sung ngay và không nhận hồ sơ khi chưa đầy đủ thông tin yêu cầu. Bên cạnh đó chuyên viên nhân sự tiến hành phỏng vấn nhanh để loại bỏ các ứng viên không phù hợp với công việc về chuyên môn cũng như phẩm chất, ngoại hình, sức khỏe.
Sàng lọc qua đơn xin việc: Đơn xin việc bao gồm đầy đủ thông tin phục vụ cho quá trình tuyển chọn:
+Thông tin cá nhân, các đặc điểm tâm lý cá nhân.
+ Quá trình đào tạo, các văn bằng chứng chỉ khác liên quan. + Kinh nghiệm công tác.
+ Động cơ làm việc của các ứng viên
Cán bộ tuyển dụng sẽ xem xét hồ sơ thông qua cấu trúc hồ sơ và nội dung. Đầu tiên là về cấu trúc hồ sơ: Xem xét cấu trúc hồ sơ để cán bộ tuyển dụng có thể đánh giá được ứng viên ở tính cẩn thận, ngăn nắp; khả năng tổ chức sắp xếp, bố trí công việc; khả năng diễn đạt thông tin hiệu quả thể hiện qua các tài liệu có trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự thời gian; bản lý lịch không có lỗi chính tả hoặc lỗi đánh máy; thư xin việc ngắn gọn nhưng súc tích đạt được hiệu quả trong việc truyền tải hình ảnh bản thân tới nhà tuyển dụng qua ngôn ngữ viết. Ngoài ra, tính logic, hợp lý của hồ sơ cũng được thể hiện ở mối liên quan giữa các phần trong hồ sơ. Hồ sơ của ứng viên tiềm năng và có kinh nghiệm tốt sẽ luôn được trình bày một cách logic và bắt mắt hơn. Thông tin trên hồ sơ cũng được ghi lại một cách mạch lạc hơn.
Về nội dung: Nếu ứng viên trình bày kinh nghiệm chung chung, thì đây là một điểm trừ. Cán bộ tuyển dụng sẽ ưu tiên những hồ sơ trình bày nội dung chi tiết về công việc đã làm. Vì khi phỏng vấn chỉ hiệu quả nhất khi nhà tuyển dụng có thể nhìn vào hồ sơ để hỏi, nếu quá ít thông tin thì sẽ không biết hỏi gì? Một bản lý lịch tốt là bản nêu rõ lịch sử làm việc theo thứ tự thời gian có nêu rõ ngày bắt đầu và ngày chấm dứt làm việc và các thông tin để xác minh. Với góc độ là người tuyển dụng, một hồ sơ ấn tượng là biết cách rút gọn được kĩ năng mình học được thông qua hoạt động ngoại khóa, nếu ứng viên viết hồ sơ quá dài thì đó là do ứng viên
đang mô tả mà chưa rút gọn kĩ năng. Cán bộ tuyển dụng của công ty cũng cũng có thể cho điểm trừ trường hợp này.
- Thay đổi nhiều công việc trong một thời gian ngắn có thể đặt ra câu hỏi cần tìm hiểu.
- Thay đổi liên tục trong định hướng nghề nghiệp: Điểm này thường cho thấy ứng viên thiếu định hướng, thiếu tính kiên định và các mục tiêu không rõ ràng. Việc thay đổi liên tục là hiện tượng phổ biến đối với các ứng viên trẻ tuổi đang tìm việc hoặc đối với những người bị mất việc trong một ngành đang suy yếu.
- Những trách nhiệm quá nổi bật so với chức vụ: Điểm này cho thấy ứng viên có thể có khả năng tốt nhưng đã không được người sử dụng lao động trước đãi ngộ xứng đáng hoặc ngược lại cũng có thể cho thấy ứng viên là người khoa trương, tư duy không logic.
Cấp độ ứng viên: Trong giai đoạn này, cán bộ tuyển dụng sẽ tập trung vào các điểm “hơn nhau” giữa các ứng viên – như chất lượng đào tạo mà họ có được hoặc số năm kinh nghiệm làm việc. Hồ sơ của ứng viên phải thể hiện được trình độ chuyên môn cũng như kiến thức theo yêu cầu của từng vị trí dự tuyển thông qua đơn xin việc, sơ yếu lý lịch và các bằng cấp, chứng chỉ có liên quan.
Thông qua đơn xin việc của ứng viên, chuyên viên tuyển dụng sẽ tiến hành lựa chọn các ứng cử viên có kinh nghiệm, kỹ năng kiến thức, cũng như các đặc điểm về tâm lý, động cơ làm việc và khả năng đặc biệt khác mà phù hợp với vị trí cần tuyển. Tiến hành lập danh sách các ứng viên có hồ sơ đạt yêu cầu theo thứ tự ưu tiên có bằng cấp, chuyên môn, kinh nghiệm cao hơn và các điều kiện ưu tiên khác theo yêu cầu của công ty cho mỗi lần tuyển và loại bỏ các bộ hồ sơ ứng viên không đạt yêu cầu. Thông báo thời gian, địa điểm, nội dung phỏng vấn tới các ứng viên trong danh sách đã được lập.
Tại Công ty TNHH lương thực Hà Việt, việc lựa chọn và sàng lọc hồ sơ được định lượng rõ ràng bằng cách cho điểm cụ thể từng chỉ tiêu ứng với từng vị trí dự tuyển. Phòng tổ chức lao động sẽ tiến hành cho điểm từng tiêu chí rồi lấy tổng số điểm của các tiêu chí là điểm của một bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ nào có số điểm thấp,
không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu sẽ bị loại. Việc nghiên cứu, phân loại hồ sơ sẽ giúp cho công ty bớt được hồ sơ không đạt yêu cầu với những tiêu chuẩn đặt ra, nhờ vậy giảm bớt được chi phí và thời gian cho công tác tuyển dụng.
Những đánh giá ban đầu về các ứng viên qua hồ sơ dự tuyển tuy là quá trình đánh giá ứng viên một cách gián tiếp và thông tin có thể không xác thực vì là thông tin một chiều mà ứng viên cung cấp, chưa qua kiểm chứng và xác minh thông tin tuy nhiên cũng loại bớt được nhiều ứng viên không phù hợp.
3.4.2.2. Kiểm tra kiến thức chuyên môn
Tại vòng kiểm tra kiến thức chuyên môn này, tùy vào từng vị trí các ứng viên sẽ được tiến hành các hình thức kiểm tra khác nhau hoặc kiểm tra viết, kiểm tra thực hành hoặc kiểm tra bằng các dạng trắc nghiệm khác nhau nội dung các bài