CHƢƠNG 2 : THIẾT KẾ QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Một số giải pháp nhằm đổi mới đánh giá ứng viên trong tuyển dụng
4.2.1. Xây dựng qui trình tuyển chọn hợp lý
Tại công ty TNHH lương thực Hà Việt, qui trình tuyển chọn và đánh giá ứng viên được xây dựng rất bài bản chi tiết, tuy nhiên lại rất ít được áp dụng trong các đợt tuyển dụng, mà qui trình này thường bị cắt bỏ bớt các bước, dẫn tới sự không thống nhất, khó so sánh kết quả giữa các đợt khác nhau. Bên cạnh đó, một số bước trong qui trình tuyển chọn của công ty hiện nay không còn phù hợp, công ty nên tiến hành sửa đổi để chất lượng công tác tuyển chọn được tốt hơn.
Tiếp nhận ban đầu và phỏng vấn vấn sơ bộ.
Tại bước này công ty nên tiến hành gộp thêm bước sàng lọc qua đơn xin việc để thực hiện cùng một lúc. Theo cách này sẽ góp phần tiết kiệm được khối lượng công việc mà chuyên viên tuyển dụng cần phải làm. Thay vì việc để tới hết hạn nộp hồ sơ, các chuyên viên tuyển dụng mới tiến hành lọc tất cả các hồ sơ nhận được, ngay tại bước tiếp nhận ban đầu và phỏng vấn ứng viên, chuyên viên tuyển dụng nên phân loại ngay các bộ hồ sơ nhận được theo các tiêu chuẩn đã xây dựng. Và tới cuối hạn nộp hồ sơ, sẽ tiến hành lựa chọn một số tỉ lệ hồ sơ đạt yêu cầu theo phân loại từ cao tới thấp để thông báo với ứng viên đi vào các bước tiếp theo của qui trình tuyển chọn.
Kiểm tra kiến thức chuyên môn
Việc công ty sử dụng các câu hỏi để kiểm tra viết từ ngân hàng câu hỏi được xây dựng năm 2009 đã trở nên không phù hợp. Do số lượng câu hỏi trong đó không đa dạng, đã được sử dụng nhiều lần, tuy dùng phương pháp này có một số ưu điểm như công tác chuẩn bị chấm thi được nhanh hơn, nhưng việc câu hỏi được sử dụng nhiều lần có thể không còn tính bảo mật, các câu hỏi không mang tính chất thời sự, không giải quyết được các vấn đề cấp thiết đang tồn tại trong công ty. Trước các đợt tuyển dụng phòng tổ chức nhân sự nên thành lập hội đồng ra câu hỏi để phục vụ cho công tác kiểm tra. Như vậy các câu hỏi được sử dụng kiểm tra ứng viên sẽ luôn đảm bảo tính thời sự trong sự phát triển của kinh tế thị trường.
Phỏng vấn tuyển chọn một cách hiệu quả
Để buổi phỏng vấn hiệu quả, hội đồng phỏng vấn cần chuẩn bị trước một số câu hỏi thích hợp dành cho ứng viên. Đó là những câu hỏi nhằm thu thập thông tin về kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên cũng như tìm hiểu về mục tiêu nghề nghiệp và nguyện vọng của ứng viên về công việc. Ngoài ra cũng cần một số câu hỏi để tìm hiểu sở thích, thói quen và thái độ của ứng viên đối với công việc.
Hội đồng phỏng vấn có thể áp dụng một số công cụ đánh giá hay các bài kiểm tra cá nhân để khẳng định mức độ thích hợp của ứng viên, áp dụng các bài kiểm tra khác nhau cho ứng viên, chấm điểm và thông báo cho ứng viên kết quả
đánh giá. Sau đó cùng với ứng viên thảo luận một cách thẳng thắn và hợp tác để làm rõ hơn những đánh giá đó vì chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Khi tiến hành buổi phỏng vấn, việc đầu tiên nhà tuyển dụng phải làm là tạo ra không khí thật thoải mái nhằm giúp ứng viên giảm bớt căng thẳng và giữ được bình tĩnh, tự tin. Hãy cho họ biết đây chỉ là buổi phỏng vấn để tìm hiểu thêm thông tin và mục đích là xem xét liệu những gì công ty mang lại có phù hợp với nguyện vọng và đòi hỏi của ứng viên hay không.
Nhà tuyển dụng của công ty cần ghi nhớ một nguyên tắc: “Không bán khi chưa quyết định mua”. Nói một cách khác, không cố thuyết phục ứng viên rằng công việc đó hấp dẫn đến mức nào, rằng công ty tuyệt vời thế nào.. trước khi kết luận rằng đó là ứng viên thích hợp nhất mà công ty muốn tuyển.
Để phỏng vấn hiệu quả, hội đồng phỏng vấn phải biết đặt ra các câu hỏi hợp lý và kiên nhẫn lắng nghe câu trả lời, đồng thời phải biết tạo ra những khoảng lặng trong buổi phỏng vấn để giúp ứng viên bình tĩnh hơn. Nên thường xuyên đặt câu hỏi để hiểu thật rõ vấn đề. Đừng bao giờ vội kết luận rằng đã biết hay hiểu rõ điều ứng viên muốn nói trước khi kiểm tra lại một cách chắc chắn. Sử dụng những câu hỏi mở với những từ ngữ như ai, cái gì, như thế nào, tại sao, khi nào, ở đâu để thu thập càng nhiều thông tin càng tốt. Ví dụ, nhà tuyển dụng có thể hỏi ứng viên những câu hỏi như sau:
1. Bạn đảm nhận công việc gì gần đây nhất? Và trước đó?
2. Cấp trên của bạn là ai và quan hệ của bạn với người đó như thế nào? 3. Tại sao bạn lại ứng cử vào công việc đó và nó đem lại lợi ích gì cho bạn? 4. Điều gì làm bạn hài lòng nhất trong công việc trước đây?
5. Kinh nghiệm nào trong công việc của bạn mà bạn cho là quan trọng nhất Người đặt câu hỏi là người giữ vai trò kiểm soát trong buổi phỏng vấn, vì vậy những người tham gia hội đồng phỏng vấn phải luôn đảm bảo là người giữ vai trò này. Ứng viên trình bày càng nhiều, nhà tuyển dụng càng có nhiều thông tin và cơ sở để quyết định ứng viên đó có phải là người phù hợp nhất với vị trí công việc
này hay không. Chỉ có thể đưa ra kết luận tuyển dụng chính xác nếu như đặt được nhiều câu hỏi cho ứng viên và chú ý lắng nghe. Nhưng nếu người phỏng vấn mải nói về bản thân, về công việc hay công ty, thì sẽ không có cơ sở nào để đưa ra kết luận chính xác.
Khi phỏng vấn, công ty có thể áp dụng “nguyên tắc SWAN”, theo nguyên tắc này có 4 yếu tố quan trọng nhất mà nhà tuyển dụng nên tìm kiếm ở ứng viên: thông minh (Smart), siêng năng (Work hard), nhiều tham vọng (Ambitious) và có những phẩm chất tốt (Nice). Ứng viên có thông minh, có khả năng tư duy cao hay không là điều rất quan trọng, quyết định đến hiệu quả làm việc của ứng viên. Theo nghiên cứu của Daniel Seligman, phóng viên của tạp chí Fortune trong nhiều năm và hiện đang công tác tại tạp chí Forber, chỉ số IQ quyết định hơn 72% khả năng làm việc của một nhân viên. Có lẽ cách tốt nhất để đánh giá ứng viên là chú ý đến số lượng câu hỏi và cách đặt câu hỏi của ứng viên. Những người thông minh thường tò mò và liên tục hỏi về nhà tuyển dụng và về công ty. Công ty TNHH lương thực Hà Việt là công ty sản xuất, vì vậy nhân viên được chọn cũng phải là người siêng năng, sẵn sàng làm việc ngoài giờ, cũng như tăng ca sản xuất khi cần thiết. Công ty sẽ không cần đến những nhân viên thông minh, nhiều tham vọng, có những phẩm chất tốt nhưng lại quá lười biếng. Dù thật sự vị trí công việc này không cần ứng viên phải làm thêm giờ, những hãy cứ đặt câu hỏi này cho ứng viên: “Nếu có một việc quan trọng cần phải làm gấp, bạn có sẵn lòng làm việc thêm giờ hay không?”. Câu trả lời sẽ giúp người phỏng vấn loại bớt một số ứng viên không phù hợp.
Một ứng viên nhiều tham vọng là một người muốn thăng tiến nhanh trong sự nghiệp và xem công việc đang được tuyển là một cơ hội, là bước khởi đầu cho nhiều bước tiến cao hơn nếu họ thực hiện tốt công việc. Nhà tuyển dụng có thể xác định được tham vọng của ứng viên bằng cách lắng nghe xem ứng viên có quan tâm đến tương lai của công ty, của công việc hay không, hoặc lắng nghe xem họ sẽ làm những gì để được tăng lương hoặc được thăng tiến... Để kiểm tra điều này, nhà tuyển dụng có thể đặt câu hỏi: “Mục tiêu nghề nghiệp của bạn trong vòng 3 đến 5 năm là gì?”
Cuối cùng, luôn tìm người có phẩm chất tốt. Tính tình vui vẻ, hòa đồng cũng là một phẩm chất quan trọng mà công ty cần ưu tiên. Một người lạc quan thường thể hiện mình một cách thân thiện cởi mở trong buổi phỏng vấn, đặc biệt là luôn trả lời những câu hỏi từ người phỏng vấn một cách tự nhiên, thoải mái. Hãy lưu ý đến những biểu hiện của ứng viên trong buổi phỏng vấn để có cái nhìn chính xác về họ.
Ngoài ra, Hội đồng phỏng vấn cũng cần quan tâm đến một số yếu tố khác, chẳng hạn như thành quả nghề nghiệp của ứng viên. Khi phỏng vấn, hãy lắng nghe những thành công trong công việc trước đó của ứng viên. Đó chính là dấu hiệu duy nhất để có thể tin vào khả năng làm việc thành công của ứng viên trong tương lai. Hãy tìm hiểu kinh nghiệm cũng như thành tựu của ứng viên thật kỹ, thật chi tiết. Hãy đặt câu hỏi: “Chính xác là bạn đã làm gì và kết quả như thế nào?”. Bên cạnh đó, cũng cần phải chú ý đến cách đặt câu hỏi thông minh của ứng viên. Tính cách đáng chú ý nhất của một người thông minh là tính tò mò, nếu tò mò ứng viên sẽ hỏi ngay một loạt câu hỏi về người phỏng vấn, về công ty, về công việc, những cơ hội trong tương lai. Người phỏng vấn có thể khơi gợi sự tò mò bằng cách đặt câu hỏi: “Bạn có muốn hỏi gì về công ty hoặc công việc không?”. Sau đó, hãy chú ý đến khả năng sẵn sàng của ứng viên. Để kiểm tra điều này, có thể hỏi một câu đơn giản: “Nếu chúng tôi quyết định giao công việc này cho bạn, khi nào bạn có thể bắt đầu công việc?”. Ứng viên thích hợp là người muốn bắt đầu công việc ngay khi có thể. Ứng viên không phù hợp là người đưa ra đủ mọi lý do để trì hoãn nhận việc, hoặc không muốn bỏ công việc họ đang làm. Cũng có trường hợp, ứng viên muốn được nghỉ ngơi một thời gian trước khi làm việc cho công ty.
Nhà tuyển dụng của công ty hãy nhớ rằng một quyết định nhanh chóng thường là quyết định sai lầm. Vì vậy, hãy tiến hành phỏng vấn trong một thời gian đủ lâu để có thời gian cân nhắc một cách thận trọng. Hãy hỏi những câu hỏi đã được chuẩn bị trước và lắng nghe câu trả lời. Có thể ghi lại những điều ứng viên nói, tìm hiểu thật nhiều thông tin của ứng viên về những yếu tố mà nhà tuyển dụng cho là quan trọng nhất trong bản mô tả công việc. Có thể hỏi ứng viên xem họ có tin là
mình sẽ làm tốt nhiệm vụ được giao hay không. Chỉ khi nào đã khẳng định chắc chắn rằng đó là người phù hợp nhất cho công việc và công ty thì mới cung cấp cho ứng viên nhiều thông tin chi tiết về công ty và về công việc.
Hội đồng phỏng vấn của vòng tuyển chọn này có thể gồm các các chuyên gia hay người đại diện trong công ty. Họ có thể không am hiểu sâu sắc rõ nét về các vị trí mà công ty đang có nhu cầu tuyển dụng. Đặc biệt là trong các đợt tuyển dụng với qui mô lớn, có nhiều vị trí cần tuyển. Mục đích của vòng phỏng vấn này để kiểm tra các kỹ năng, tạo cơ hội cho ứng viên thể hiện được các điểm mạnh của mình do đó, công ty nên bổ xung thêm một số hình thức phỏng vấn nhằm tìm được ứng viên xuất sắc cho vị trí đang tuyển:
Phỏng vấn căng thẳng: Phương thức này phù hợp với các vị trí tuyển nhân viên có vị trí quan trọng tại công ty. Phải đảm nhiệm các công việc chịu áp lực lớn, và thường xuyên phải giải quyết phân tích các vấn đề phát sinh trong công việc như vị trí: giám sát bán hàng, trademaketing, chuyên viên marketing, trưởng bộ phận các đơn vị phòng ban. Tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi cần có những ban giám khảo có kinh nghiệm, có kiến thức, và am hiểu sâu về công tác tuyển dụng.
Phỏng vấn nhóm: Đây là phương pháp phỏng vấn chứa rất nhiều ưu điểm. Cơ hội cho ứng viên thể hiện được khả năng làm việc nhóm của mình, đồng thời giúp ban giám khảo dễ dàng nhận ra ứng cử viên nổi trội xuất sắc trong số những người được phỏng vấn trong cùng nhóm.
Phỏng vấn bởi lãnh đạo trực tiếp
Người lãnh đạo trực tiếp có vai trò quan trọng trong công tác tuyển dụng, tuy nhiên họ không phải là người có kiến thức về tuyển dụng, do đó có thể mắc phải các lỗi đánh giá trong quá trình phỏng vấn của mình. Vì vậy các chuyên viên tuyển dụng nên có các buổi trao đổi với người lãnh đạo trực tiếp, để có thể giúp đỡ họ, đưa ra được các quyết định chính xác trong quá trình phỏng vấn của mình.
Đánh giá ứng viên sau buổi phỏng vấn xin việc, đó là bước cuối cùng để quyết định liệu công ty có nên nhận ứng viên đó làm nhân viên chính thức hay không. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến quá trình tìm kiếm nhân tài cho công ty,
chính bởi vậy công ty cần hết sức chú ý. Công ty nên tiến hành buổi họp với tất cả các thành viên có liên quan đến quá trình phỏng vấn. Cùng chia sẻ về ấn tượng của họ đối với mỗi ứng viên dựa trên các ghi chép trong buổi phỏng vấn. Họ có ấn tượng gì với ứng viên? Câu trả lời nào làm hài lòng và không hài lòng với ứng viên? Bằng cách chia sẻ những suy nghĩ, ấn tượng này, các thành viên trong hội đồng tuyển dụng sẽ có cách nhìn một cách tổng quan hơn về ứng viên. Khuyến khích những đóng góp cởi mở và chân thành giữa các thành viên trong hội đồng tuyển dụng để đưa ra được kết luận chính xác nhất về ứng viên.
Bảng 4.2: Phân bổ thời gian phỏng vấn
(Đơn vị: phút) Nội dung phỏng vấn Khung thời gian
Mở đầu < 5
Ứng viên giới thiệu bản thân 5 - 10 Câu hỏi tình huống 10 - 15 Giới thiệu tổ chức và công việc cho ứng viên 5-10 Trả lời các câu hỏi của ứng viên 5 - 7 Kết thúc phỏng vấn/ Giới thiệu bước tiếp theo của quá trình
tuyển dụng
5 - 7
Lập bảng hỏi và thang điểm để đánh giá ứng viên. Danh sách chi tiết các câu hỏi có thể dùng để lập bảng hỏi và thang điểm đánh giá ứng viên được liệt kê như sau (tùy theo từng vị trí tuyển dụng mà bộ phận tuyển và quản lý bộ phận tham gia phỏng vấn ứng viên lựa chọn cho phù hợp)
1. Cử chỉ và thái độ của ứng viên có vui vẻ và thoải mái hay không? 2. Ứng viên có tạo được ấn tượng tốt ngay từ lần đầu tiên không? 3. Ấn tượng đó có giữ lại được qua những lần tiếp xúc tiếp theo không? 4. Ứng viên có tỏ ra độc lập và tự tin không?
5. Ứng viên có tình cảm chín chắn không? 6. Ứng viên có dám nhận trách nhiệm không?
8. Ứng viên có chăm chỉ không?
9. Ứng viên có khả năng lãnh đạo không?
10. Ứng viên có hòa hợp với những đồng nghiệp trước đây không? 11. Ứng viên có thái độ tốt đối với những đồng nghiệp trước đây không? 12. Ứng viên có tiến bộ trong các công việc kế tiếp nhau không?
13. Kinh nghiệm trước đây của ứng viên có giá trị đối với chúng ta hay không? 14. Ứng viên có tỏ ra thông minh trong việc vạch kế hoạch cho tương lai không? 15. Ứng viên có ý thức về những mặt mạnh của mình không?
16. Ứng viên có ý thức về những mặt yếu của mình không? 17. Ứng viên có khả năng phát triển trong nghề nghiệp không?
18. Ứng viên có chấp nhận những lời phê bình có tính chất xây dựng không? 19. Ứng viên có vẻ vững vàng và độc lập không?
20. Ứng viên có vẻ có tham vọng không?
Kiểm tra thật kỹ hồ sơ xin việc, tham vấn thông tin kỹ càng
Trong khi tuyển dụng, công ty có thể gặp những người săn việc chuyên