CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊNCỨU
4.1. Một số giải pháp truyền thông marketing cho TVO
4.1.2. Đẩy mạnh hệ thống công cụ truyền thông marketing
4.1.2.1. Công tác lập kế hoạch
Tại TVO, công tác lập kế hoạch cho các hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và cho truyền thông marketing nói riêng đã khá đƣợc chú trọng, tuy nhiên, các kế hoạch lập nên chủ yếu là kế hoạch dành cho một giai đoạn hay sự kiện với nhiều công cụ đƣợc kết hợp nhƣng chƣa có kế hoạch trung/ dài hạn cho từng công cụ marketing riêng lẻ. Các công cụ này đôi khi không duy trì đƣợc sự liên tục, làm giảm hiệu quả. Ví dụ nhƣ trong quá trình thử nghiệm với thị trƣờng USA, kênh mạng xã hội Twitter đƣợc đƣa vào triển khai. Tuy nhiên, sau thời gian 3 tháng thử nghiệm thì kênh này cũng dừng hoạt động dẫn đến việc lãng phí nguồn lực triển khai trƣớc đó mà không mang lại bất cứ kết quả hay giá trị tích lũy nào cho doanh nghiệp. Bởi vậy, tác giả đề xuất bên cạnh kế hoạch marketing tổng quan, công ty
nên có những hoạch định rõ ràng và lộ trình, mục tiêu phát triển cụ thể cho từng công cụ truyền thông marketing.
4.1.2.2. Nâng cao hiệu quả các kênh truyền thông marketing hiện có
Với những công cụ hiện đang triển khai, đội ngũ truyền thông marketing có thể nghiên cứu những biện pháp để thông điệp công ty dễ dàng đến với khách hàng hơn. Đối với hệ thống website – kênh thông tin chính thức của công ty với những giới thiệu đầy đủ về lịch sử hình thành, dịch vụ, kinh nghiệm, tin tức và là một trong những kênh đem lại hình ảnh đầu tiên của công ty với khách hàng, việc kiểm soát tính hiệu quả của chúng lại chƣa đƣợc coi trọng. Để tận dụng tốt hơn các website, tác giả kiến nghị công ty nên có những biện pháp đo lƣờng các thông số cụ thể nhƣ:
Chi tiết lƣợng khách hàng truy cập: số lƣợng truy cập hàng ngày? Nguồn gốc của các lƣợt truy cập: tìm kiếm từ khóa trên công cụ tìm kiếm, từ các diễn đàn, các tin tức về TVO trên báo, từ các diễn đàn? Những thông tin này không chỉ giúp đánh giá hiệu quả của website mà còn là thông tin đầu vào quan trọng trong công tác nghiên cứu thị trƣờng.
Hành vi của khách hàng trên website nhƣ thế nào? Những thông tin nào đƣợc họ quan tâm tìm kiếm đầu tiên? Những mục nào có lƣợng truy cập nhiều nhất? Lộ trình tìm kiếm thông tin của khách hàng diễn ra nhƣ thế nào?
Những thông tin này doanh nghiệp hoàn toàn có thể thu đƣợc kết quả khi áp dụng các công cụ trực tuyến nhƣ Google Analytics, Google Trends, Google Adwords.
Kiểm soát các nội dung đăng tải trên website, đảm bảo tất cả các bài viết đều đƣợc thực hiện theo đúng chuẩn SEO (Search Engine Optimization – tối ƣu hóa công cụ tìm kiếm) để trang web của công ty có thứ hạng cao hơn khi khách hàng tìm kiếm
Đối với các kênh online khác đã có nhƣng hoạt động chƣa nhiều nhƣ Twitter, LinkedIn, TVO nên có lộ trình tái khởi động bởi 2 kênh này đƣợc thị trƣờng mục tiêu, khách hàng mục tiêu sự dụng rất nhiều. Mỗi kênh này lại có các đặc thù khác
nhau. Nếu nhƣ Twitter cần sự linh hoạt, ngắn gọn và tần suất cao thì LinkedIn lại là trang cho những chuyên gia, doanh nhân, doanh nghiệp nên mức độ chuyên sâu và chuyên nghiệp đƣợc đặt lên rất cao. Trên các trang online, mạng xã hội, tốc độ lan truyền là vô cùng nhanh chóng và khó kiểm soát. Bởi vậy, yếu tố phù hợp của nhân sự phụ trách là rất quan trọng, nếu không sẽ ảnh hƣởng đến hình ảnh doanh nghiệp, không đạt hiệu quả hoặc thậm chí là gây những phản hồi tiêu cực.
4.1.2.3. Triển khai các kênh truyền thông marketing mới
Với việc mở rộng các công cụ truyền thông marketing mới, TVO cần có kế hoạch bài bản từ nghiên cứu thị trƣờng, đánh giá tính cần thiết, mục tiêu ngắn hạn đến dài hạn, nguồn lực tham gia, dự toán chi phí trƣớc khi bắt tay vào cụ thể.
Trong các năm trƣớc đây, công ty đã từng tiếp xúc và tìm hiểu về kênh báo in, báo mạng tại thị trƣờng Nhật Bản, tuy nhiên thời điểm chƣa chin muồi cũng nhƣ nguồn lực chƣa đủ tốt để triển khai, thì ở năm 2016, khi công ty đã thành lập đƣợc văn phòng đại diện tại Nhật Bản, đã có đại diện kinh doanh dài hạn tại Tokyo cùng hệ thống khách hàng vững chắc hơn, TVO nên có những động thái tiếp xúc lại với đầu mối các đơn vị này để dần dần đƣa thƣơng hiệu và hình ảnh công ty có dấu ấn hơn đối với khách hàng tiềm năng.
Bên cạnh đó, công ty cũng nên cân nhắc đƣa vào triển khai kênh Youtube riêng của mình bởi những thông tin đƣợc thể hiện bằng hình ảnh, âm thanh, chuyển động bao giờ cũng dễ tạo đƣợc ấn tƣợng hơn những con chữ tĩnh và nếu làm tốt, nó cũng dễ dàng đƣợc chia sẻ và tạo đƣợc hiệu ứng trên các trang online.
Ngoài ra, để nâng cao hình ảnh cũng nhƣ tạo thêm hoạt động có ích cho cán bộ công nhân viên, TVO nên tham gia hay đứng ra tổ chức các chƣơng trình thiện nguyện, giúp đỡ các đối tƣợng kém may mắn. Đây vừa là một hoạt động có ý nghĩa, vừa tạo đƣợc sự hứng khởi đối với nhân viên và lại nâng cao thƣơng hiệu TVO.
Để gia tăng hiệu quả, hệ thống các công cụ truyền thông marketing cần đƣợc triển khai theo hƣớng có thể tƣơng hỗ lẫn nhau để gia tăng khả năng lan tỏa. Điều đó nghĩa là những tin tức nổi bật trên website có thể đƣợc chia sẻ trên Facebook,
những sự kiện trên fanpage công ty có thể đƣợc Twitter dẫn lại hay định hƣớng công nghệ có thể trở thành thảo luận chuyên sâu trên LinkedIn.
4.1.2.4. Vận dụng công cụ truyền thông marketing để nâng cao thương hiệu quốc tế
Trong giai đoạn trƣớc đây, việc xây dựng thƣơng hiệu tại các thị trƣờng chính gặp khá nhiều khó khăn đối với TVO do thiếu nguồn lực tài chính, nhân sự hay vấp phải rào cản về pháp lý, khó khăn về kinh doanh. Thƣơng hiệu là câu chuyện cần sự đầu tƣ và tích lũy dài hạn. Với điều kiện của TVO hiện nay, tuy tình hình tài chính đã tốt lên nhiều, tuy nhiên, không nên tiến hành việc xây dựng thƣơng hiệu tại các thị trƣờng một cách dàn trải, gây nhiều rủi ro về mặt vận hành và hiệu quả, thay vào đó, công ty nên xác định tập trung vào công tác này trƣớc hết tại thị trƣờng chiến lƣợc – Nhật Bản.
Với việc văn phòng tại Nhật Bản của công ty đi vào hoạt động giúp duy trì sự hiện diện liên tục tại thị trƣờng chiến lƣợc này của công ty thì bài toán về thƣơng hiệu quốc tế có thể dần đƣợc tháo gỡ thông qua các hoạt động quảng cáo, quan hệ công chúng, marketing trực tiếp hay bán hàng cá nhân. Để tăng tính hiệu quả, tất cả các hoạt động truyền thông marketing tại thị trƣờng này nên đƣợc triển khai từ văn phòng Tokyo, thay vì từ Hà Nội nhƣ trƣớc đây.
Trong giai đoạn 2012 – 2015, TVO thƣờng chỉ có cơ hội để tiếp xúc đƣợc hàng trăm doanh nghiệp Nhật Bản trong chỉ 3-5 ngày tại 2 sự kiện lớn là SODEC và Tokyo Game Show tổ chức tại Tokyo. Tuy nhiên, với việc có pháp nhân cùng đội ngũ nhân sự ở Nhật, TVO nên đăng ký làm thành viên của các Hiệp hội, Câu lạc bộ cùng các công ty bản địa nơi đây để có thêm cơ hội gặp gỡ, mở rộng mạng lƣới, đƣa thƣơng hiệu Tinh Vân trở nên quen thuộc hơn với các công ty Nhật trong qua những buổi họp định kỳ, những chƣơng trình tham luận, hội nghị, seminar trao đổi kinh nghiệm hay cả ở các hoạt động ngoại khóa, thiện nguyện của hiệp hội đoàn thể. Đây cũng là nhận định rút ra đƣợc trong quá trình phỏng vấn chuyên sâu về kinh nghiệm triển khai truyền thông marketing tại chính công ty của khách hàng.
Bên cạnh đó, ngƣời Nhật, nhất là những ngƣời ở độ tuổi trung niên trở lên – độ tuổi của phần lớn các vị trí lãnh đạo trong công ty Nhật Bản vẫn thƣờng xuyên
duy trì thói quen đọc báo giấy. Tác giả đề xuất công ty có thể tái khởi động chƣơng trình báo in cho thị trƣờng Nhật Bản để TVO trong năm 2017 và các năm sau này có thể hiện diện trên các kênh báo chí,truyền thông bản địa.
4.1.3. Đầu tư vào đội ngũ truyền thông marketing
- Tuyển chọn
Hiện nay, quy trình tuyển dụng chuyên viên truyền thông marketing của công ty chủ yếu qua 2 bƣớc: sang lọc hồ sơ và phỏng vấn trực tiếp. Trong nhiều trƣờng hợp, bằng cấp trong hồ sơ và 1-2 lần trao đổi trực tiếp chƣa xác định đƣợc rõ năng lực và mức độ phù hợp của nhân sự đó đối với công ty. Bởi vậy, để lựa chọn chính xác hơn, tác giả đề xuất bổ sung thêm phần thi viết gồm thi nghiệp vụ và ngoại ngữ - kỹ năng vô cùng quan trọng khi hƣớng tới khách hàng là những công ty quốc tế.
- Đào tạo, nâng cao nghiệp vụ
Với áp lực khá cao của bộ phận truyền thông marketing, các nhân sự phụ trách thƣờng có khá ít thời gian để có thể nghiên cứu, tìm tòi nhƣng ý tƣởng, phƣơng thức triển khai hay học những kỹ năng nghiệp vụ mới. Trong khi đó, các xu hƣớng hay phƣơng thức tiếp cận khách hàng thời đại ngày nay lại thay đổi không ngừng.
Bởi vậy, để bộ phận chuyên trách luôn đƣợc cập nhật những kiến thức chuyên môn, những xu hƣớng mới trong truyền thông marketing, nâng cao nghiệp vụ, công ty có thể xem xét cử cán bộ tham gia những khóa học ngắn ngày tại các trung tâm chuyên trách tổ chức.
- Bổ sung nhân lực
Trong nhiều năm gần đây, bộ phận truyền thông marketing thƣờng xuyên rơi vào tình trạng thiếu nhân lực và phải căng sức để đảm bảo các kênh đƣợc vận hành theo kế hoạch. Tuy nhiên, muốn gia tăng sức mạnh marketing và tìm ra đƣợc những hƣớng đi mới thì việc bổ sung nguồn lực là vô cùng cần thiết. Để tránh xáo trộn hay dƣ thừa lao động, việc phát triển đội ngũ truyền thông marketing phải đƣợc tiến hành theo lộ trình phù hợp với nhu cầu kinh doanh và tình hình của công ty. Nhân sự sẽ chỉ đƣợc tuyển khi phạm vi công việc và trách nhiệm cho vị trí đó đã đƣợc phân định rõ ràng.
Ngoài ra, tại văn phòng Tokyo, tất cả nhân viên ở đây đều thuộc bộ phận sản xuất, đang triển khai dự án cho khách hàng. Tác giả kiến nghị TVO nên bổ sung một nhân sự truyền thông marketing tại chính thị trƣờng Nhật Bản để vừa nâng cao đƣợc sự thấu hiểu đối với thị trƣờng, đói với khách hàng, hỗ trợ khách hàng tốt hơn và tăng hiệu quả của các chiến dịch truyền thông marketing tại đây.
- Một số chính sách đặc biệt cho đội ngũ truyền thông marketing
Để các hoạt động truyền thông marketing đối ngoại đƣợc hiệu quả, một trong các yếu tố rất quan trọng là việc xây dựng đƣợc một mối quan hệ thân thiết với các hiệp hội, tổ chức xúc tiến trong và ngoài nƣớc đồng thời kết nối đƣợc với nhiều công ty, đồng nghiệp trong cùng lĩnh vực. Tuy nhiên, trong thời gian qua, các hoạt động này lại chƣa đƣợc chú trọng do chi phí giới hạn, dẫn đến hạn chế khả năng linh hoạt và phát triển của các kênh này. Những chƣơng trình công ty tự đứng ra tổ chức nhƣ các hội nghị khách hàng, sự kiện cuối năm còn ở quy mô tƣơng đối khiêm tốn và chƣa có nhiều dấu ấn cũng bởi thiếu nguồn lực, trong đó có nguồn lực tài chính. Bởi vậy, bƣớc sang giai đoạn mới, với mục tiêu mở rộng kinh doanh, công ty nên cân nhắc tăng ngân sách marketing và cấp một khoản chi phí dành riêng cho đội truyền thông marketing phục vụ tạo kết nối với những nhà cung ứng bên ngoài.
Với đặc thù khách hàng ở nƣớc ngoài với những múi giờ khác nhau nên các cán bộ truyền thông marketing của công ty cũng thƣờng xuyên phải làm việc cùng thời gian với khách hàng để trao đổi, tƣ vấn, nhiều khi vào ngoài giờ làm việc, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo giờ làm nhƣ quy định của công ty. Bởi vậy, để tạo điều kiện phù hợp cũng nhƣ tâm lý thoải mái hơn cho ngƣời lao động, công ty nên có sự điều chỉnh hay chế độ giờ làm linh hoạt đối với đội ngũ kinh doanh và truyền thông marketing.
Ngoài ra, nếu đội ngũ sản xuất có thƣởng theo dự án, xét lƣơng mềm, thì bộ phận truyền thông marketing không có chế độ thƣởng đặc biệt. Bởi vậy, tùy theo lƣợng khách hàng đem lại bởi đội ngũ truyền thông marketing hay kết quả các hoạt động triển khai, công ty nên xây dựng các bậc khen thƣởng cụ thể tƣơng đƣơng với các bậc đánh giá đạt đƣợc để tạo động lực cho nhân sự.
4.2. Giải pháp bổ sung để nâng cao sức mạnh nội lực doanh nghiệp
Bên cạnh các kiến nghị dành cho công tác truyền thông marketing, tác giả sẽ đƣa ra một số góp ý để nâng cao nội lực của doanh nghiệp, bởi muốn phát triển bền vững, nội lực chính là là yếu tố cần, là nền tảng cho bất cứ hoạt động marketing nào. Nếu doanh nghiệp yếu kém thì marketing tốt sẽ là con đƣờng ngắn và nhanh nhất đƣa công ty đến thất bại.
Trong giai đoạn 2015 – 2016, mặc dù tình hình kinh doanh của công ty khởi sắc, tuy nhiên chính việc số lƣợng khách hàng và dự án tăng lên nhanh chóng đã tạo nên sức ép và áp lực lên đội ngũ nhân viên TVO. Bên cạnh đó, mức độ cạnh tranh giữa các công ty trên thị trƣờng tuyển dụng của ngành công nghệ thông tin cũng tăng cao. Những lý do đó đã góp phần làm cho tỷ lệ nhân sự chuyển việc trong giai đoạn này của công ty tăng cao, thậm chí có những giai đoạn tỷ lệ này đã lên tới hơn 15%, gây xáo trộn trong nội bộ doanh nghiệp cũng nhƣ ảnh hƣởng tới chất lƣợng và cam kết với khách hàng.
Để không những ổn định tình hình mà còn tăng trƣởng đƣợc quy mô công ty thì các biện pháp và đầu tƣ về nhân sự là hết sức cần thiết.
TVO có thể xây dựng những bộ giải pháp, chính sách để đem lại quyền lợi, các chế độ và môi trƣờng tốt hơn dành cho ngƣời lao động nhƣ:
Phát động và tạo không khí toàn công ty học tập:
o Phân loại cán bộ nhân viên thành các nhóm theo lứa tuổi, trình độ nghiệp vụ để có kế hoạch nâng cao nghiệp vụ. Kế hoạch này đƣợc xây dựng và tiến hành với những cam kết và điều kiện rõ ràng giữa 2 bên: doanh nghiệp và nhân sự
o Định kỳ tổ chức các buổi trao đổi, bồi dƣỡng kiến thức nghiệp vụ trong nội bộ công ty hoặc thuê các chuyên gia bên ngoài về giảng dạy trực tiếp cho nhân viên
o Tổ chức những khóa đào tạo ngoại ngữ tại công ty và khen thƣởng, tuyên dƣơng những cá nhân đạt đƣợc chứng chỉ/ thành tích xuất sắc sau quá trình học tập
o Khuyến khích nhân viên tham gia các kỳ thi nghiệp vụ lấy chứng chỉ quốc tế với sự hỗ trợ về tài chính/ tổ chức từ phía công ty, tạo những nhóm trao đổi, ôn luyện trƣớc mỗi kỳ thi để tăng thêm hứng khởi cho mọi ngƣời. Ngƣời lao động có
thể dễ dàng thấy đƣợc lợi ích của chƣơng trình này bởi một chứng chỉ nghiệp vụ quốc tế sẽ có ý nghĩa cho cả sự nghiệp sau này của họ, đồng thời, hồ sơ năng lực của công ty cũng tăng thêm sức nặng đối với khách hàng.
Xây dựng bộ lộ trình công danh đầy đủ và rõ ràng cho tất cả các vị trí để mỗi ngƣời đều hiểu đƣợc vị trí hiện tại đang ở đâu và mục tiêu phấn đấu tiếp theo là gì, những điều kiện, kỹ năng nào còn thiếu để đạt đƣợc nấc thang mới và đạt đƣợc nó sẽ đi kèm những quyền lợi gì
Chính sách thƣởng nóng và vinh danh những dự án hoàn thành trƣớc thời hạn, đƣợc khách hàng đánh giá cao
Chính sách đặc biệt cho những nhân sự chủ chốt nhƣ các chế độ hỗ trợ,