CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Một số giải pháp chủ yếu nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản tại Công Ty TNHH
4.2.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn
Để nâng cao hiệu quả sử dụng TSNH, Công ty TNHH Tiến Đại Phát cần có kế hoạch quản lý chặt chẽ và góp phần làm tăng lợi nhuận và doanh thu thu đƣợc từ các chỉ tiêu chiếm tỷ trọng lớn trong TSNH nhƣ các khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho. Với mục tiêu phát triển ban lãnh đạo công ty phải có tầm nhìn chiến lƣợc và xây dựng kế hoạch sử dụng tài sản ngắn hạn thật rõ ràng, phải xác định nhu cầu tài sản ngắn hạn cho năm tiếp theo.
4.2.1.1. Quản lý và sử dụng tiền một cách khoa học
Lƣu chuyển tiền tệ quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp thông qua khả năng đáp ứng các nhu cầu thanh toán. Tuy nhiên, tiền mặt là loại tài sản không sinh lãi, do vậy trong quản lý tiền mặt thì việc tối thiểu hoá lƣợng tiền mặt phải giữ là mục tiêu quan trọng đối với công ty. Qua quá trình tìm hiểu nhận thấy Công ty TNHH Tiến Đại Phát không có kế hoạch cụ thể cho việc thu chi và quản lý dòng tiền, mà chỉ giữ một lƣợng tiền khá nhiều để luôn đảm bảo đủ thanh toán khi cần,
điều này trực tiếp làm giảm hiệu quả sử dụng tiền và gián tiếp làm giảm hiệu quả sử dụng tài sản. Để nâng cao hiệu quả sử dụng tiền, công ty cần hoạch định ngân sách thu chi tiền theo tháng, dự báo các khoản tiền mặt cần chi trong tháng dựa theo sự tính toán các khoản chi phí cố định hàng tháng, và dự trù thêm một số tiền cho các khoản chi phí có thể phát sinh, đồng thời lên kế hoạch cho các nguồn tiền dự kiến thu đƣợc trong tháng để cân đối nguồn thu – chi tiền một cách hợp lý nhất. Với các nguồn tiền tại ngân hàng công ty cần lên lịch thanh toán cho các nhà cung cấp theo thời gian thanh toán thể hiện trên hợp đồng từ đó cân đối với nguồn tiền công ty thu đƣợc của chủ đầu tƣ để chủ động trong công tác luân chuyển và huy động vốn.
4.2.1.2. Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu
Quản lý khoản phải thu khách hàng là một vấn đề rất quan trọng và phức tạp trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp. Đặc biệt với Công ty TNHH Tiến Đại Phát các khoản phải thu luôn chiếm tỷ trọng tƣơng đối lớn và tăng dần qua các năm trong cơ cấu tổng tài sản ngắn hạn. Việc tăng khoản phải thu từ khách hàng kéo theo việc gia tăng các khoản chi phí thu hồi nợ, chi phí trả lãi tiền vay để đáp ứng nhu cầu thiếu vốn do vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng. Hơn nữa, khoản phải thu tăng sẽ làm tăng rủi ro đối với doanh nghiệp dẫn đến tình trạng nợ quá hạn khó đòi hoặc không thu hồi đƣợc do khách hàng vỡ nợ, gây mất vốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu có một chính sách tín dụng hợp lý doanh nghiệp sẽ thu hút đƣợc khách hàng, làm tăng doanh thu và lợi nhuận. Vì vậy, để quản lý khoản phải thu từ khách hàng, công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
* Tìm hiểu kỹ khi lựa chọn chủ đầu tƣ và dự án:
Thứ nhất, tính pháp lý của dự án: Nhân viên phòng dự án có trách nhiệm phụ trách thẩm định dự án sẽ kiểm tra tính chính xác của các quyết định phê duyệt đầu tƣ đƣợc giải trình rõ trong hồ sơ mời thầu để lựa chọn những dự án đƣợc nhà nƣớc cấp phép thực hiện.
Thứ hai, nguồn vốn tài trợ cho dự án: Hiện tại, các dự án chính của công ty đều
là nguồn vốn của ngân sách, trái phiếu chính phủ, tạo uy tín xác thực rất cao tuy nhiên đôi khi vẫn xảy ra tranh chấp giữa chủ đầu tƣ và khách hàng về mặt bằng bàn
giao, chất lƣợng sản phẩm, thời điểm bàn giao... ảnh hƣởng tới dòng tiền của dự án, từ đó nhà thầu bị trì hoãn thanh toán. Vì vậy, trƣớc khi tham gia vào các dự án thì Công ty TNHH Tiến Đại Phát cũng cần xem xét kỹ để có kế hoạch tài chính dự phòng cho các tình huống có thể xảy ra.
Thứ ba, hình thức thanh toán phù hợp: Không giống hoạt động kinh doanh thông thƣờng, doanh nghiệp tạo ra sản phẩm rồi bán chịu cho khách hàng. Khi đó, phải cân nhắc từng chính sách tín dụng bao gồm giá bán chịu, số ngày bán chịu và tỷ lệ chiết khấu nếu thanh toán trƣớc hạn. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực y tế, cơ khí theo hình thức đấu thầu thì phụ thuộc vào hình thức thanh toán đƣợc thống nhất trong hợp đồng với chủ đầu tƣ, tuy nhiên đa số các dự án chủ đầu tƣ chỉ ứng trƣớc một phần giá trị tiền hàng, sau khi giao hàng đƣợc thanh toán một phần tiếp theo, và đến khi lắp đặt, bàn giao nghiệm thu hoàn chỉnh tất cả hàng hoá và đầy đủ hồ sơ pháp lý sẽ thanh toán nốt giá trị còn lại. Giá bán sản phẩm, giá trúng thầu xây dựng đƣợc phê duyệt từ đầu không phụ thuộc vào hình thức thanh toán. Do đó, nhìn chung nhà thầu thanh toán càng sớm, càng nhiều, càng có lợi cho công ty. Tuy nhiên, chủ đầu tƣ chỉ trả tiền sau khi nhận đƣợc sản phẩm theo đúng yêu cầu. Vì vậy, việc thỏa thuận thanh toán cần đảm bảo quyền lợi của cả hai bên, công ty cần chú ý những vấn đề sau:
Thời điểm và giá trị thanh toán: Dựa trên phƣơng án mua hàng và nguồn vốn của công ty, phòng dự án cần lập phƣơng án chi tiết, cụ thể để đàm phán đƣợc mức thanh toán hợp lý nhất giữa chủ đầu tƣ và công ty thể hiện trong hợp đồng.
Các điều khoản thay đổi: Tuỳ vào từng dự án mà thời gian thực hiện hợp đồng có thể bị kéo dài và chịu ảnh hƣởng của nhiều yếu tố chủ quan và khách quan. Vì vậy, Công ty TNHH Tiến Đại Phát cần dự tính trƣớc một số tình huống phổ biến và cách thức giải quyết tƣơng ứng.
Biện pháp bảo đảm an toàn trong thanh toán: Phổ biến là hình thức bảo lãnh. Để nhận đƣợc mức phí thỏa đáng, tổ chức bảo lãnh đóng vai trò nhƣ một đơn vị trung gian bảo vệ quyền lợi cho cả doanh nghiệp và chủ đầu tƣ. Tuy nhiên, để đổi lấy sự an toàn, cả chủ đầu tƣ và doanh nghiệp đều cần chấp nhận giảm bớt lợi nhuận dự
kiến. Vì vậy, cần đánh giá chính xác mức độ rủi ro hay xếp hạng tín nhiệm chủ đầu tƣ để cân nhắc sự cần thiết của bảo lãnh thanh toán. Ngoài ra, trong hợp đồng cũng nên quy định rõ trình tự các bƣớc tiến hành khi cần tới sự tham gia của cơ quan luật pháp để giải quyết mâu thuẫn giữa các bên.
Khi tất cả những vấn đề trên đƣợc bàn bạc chi tiết, đạt đƣợc kết quả hợp lý cho cả Công ty TNHH Tiến Đại Phát và chủ đầu tƣ, công ty sẽ yên tâm thực hiện nhiệm vụ của mình và hoàn thành công trình đúng tiến độ, đạt chất lƣợng nhƣ yêu cầu.
* Theo dõi tình hình công nợ:
Cùng với việc quản lý dòng tiền, theo dõi, thu hồi công nợ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc đảm bảo khả năng thanh toán cho công ty . Các công việc phải thực hiện khi theo dõi tình hình công nợ đó là: Theo dõi, quyết toán công nợ, trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và giải quyết các tranh chấp (nếu có).
+Thứ nhất, theo dõi và thu hồi công nợ: Tất cả các thỏa thuận về hình thức thanh toán trong hợp đồng của từng dự án, gói thầu là căn cứ để nhân viên phòng kế toán xác định công nợ, theo dõi và thu hồi. Để hạn chế các khoản nợ quá hạn kế toán công ty phải thƣờng xuyên đối chiếu về giá trị đã thanh toán của dự án với kế toán của nhà thầu, kịp thời kê khai và chuẩn bị các chứng từ, giấy tờ, thủ tục đầy đủ cho từng lần thanh toán để việc thanh toán diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác. Việc theo dõi của kế toán đƣợc thực hiện trên phần mềm kế toán chuyên dùng do đó việc theo dõi các khoản công nợ cũng đơn giản và nhanh hơn tuy nhiên cần phải rà soát kiểm tra thƣờng xuyên các công nợ để việc theo dõi các phải thu khách hàng đạt hiệu quả cao hơn. Đối với các khoản nợ quá hạn, công ty phải chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp để thu hồi. Bên cạnh đó, công ty phải tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn và có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu nợ thích hợp.
+Thứ hai, trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Hiện nay Công ty TNHH Tiến Đại Phát chƣa thực hiện việc trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để chủ động bảo toàn vốn ngắn hạn phải dựa trên cơ sở là thời gian quá hạn trả nợ và tổng mức nợ của khách hàng. Công ty cần
chia thời gian quá hạn trả nợ và tổng nợ ra các mức khác nhau, tƣơng ứng với mỗi mức sẽ có tỷ lệ trích lập dự phòng phù hợp. Mặt khác, việc thƣờng xuyên nhận định, đánh giá về khoản phải thu sẽ nâng cao nhận thức, trách nhiệm và hiệu quả hoạt động thu nợ. Để trích lập dự phòng phải thu khó đòi Công ty TNHH Tiến Đại Phát cần căn cứ vào quy định tại thông tƣ 228/2009/TT-BTC hƣớng dẫn về chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng phải thu khó đòi để dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên.
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng nhƣ sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dƣới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dƣới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dƣới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
4.2.1.3. Quản lý và sử dụng hiệu quả hàng tồn kho.
Hàng tồn kho đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty. Do vậy, cần phải tính toán lƣợng hàng tồn kho một cách hợp lý nhất sao cho tối thiểu hóa chi phí lƣu kho cũng nhƣ chi phí quản lý hàng tồn kho mà vẫn đảm bảo tiến độ giao hàng. Nếu lƣợng hàng tồn kho quá cao sẽ làm gia tăng các chi phí, và làm giảm lợi nhuận, đồng thời tốc độ luân chuyển vốn chậm và hiệu quả quản sử dụng tài sản lƣu động sẽ không cao. Một kế hoạch quản lý hàng tồn kho rõ ràng, cụ thể và hiệu quả luôn là yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý và sử dụng tài sản. Kế hoạch đó sẽ giúp đảm bảo mức hàng trong kho hợp lý, giao hàng đúng thời điểm khi khách hàng cần qua đó nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả sử dụng tài sản của công ty.
Hiện nay, hàng tồn kho tại công ty chỉ đƣợc theo dõi và quản lý theo sổ sách kế toán. Cán bộ quản lý kho, bằng nghiệp vụ chuyên môn của mình, có trách nhiệm giao nhận và thống kê khối lƣợng hàng hóa phát sinh. Vì vậy lƣợng hàng dự trữ trong kho nhiều khi phản ánh không kịp thời, thiếu chính xác. Do đó, công ty cần
nghiên cứu, lựa chọn phƣơng pháp quản lý bằng phần mềm quản lý kho hiệu quả, chính xác giữa giá trị thực hàng tồn kho và sổ sách kế toán để giảm thiểu sai sót trong việc thống kê hàng tồn kho. Hoạt động kiểm kê, phân loại hàng hóa là hết sức cần thiết. Công ty cần quan tâm hơn trong hoạt động này để phân loại những mặt hàng thuộc từng dự án và những mặt hàng tồn kho không thuộc dự án án nào, hoặc hiện trạng các hàng hóa kém chất lƣợng, từ đó đƣa ra quyết định xử lý một cách phù hợp nhằm thu hồi vốn và tăng hiệu quả sử dụng tài sản.
Để hoạt động quản lý hàng tồn kho đạt hiệu quả còn phải có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa các phòng ban trong công ty là phòng dự án, phòng xuất nhập khẩu, phòng kế toán. Bộ phận dự án lên kế hoạch bàn giao hàng phải sát với thời hạn theo hợp đồng và tiến độ chủ đầu tƣ yêu cầu từ đó kết hợp với phòng xuất nhập khẩu để mua hàng kịp thời điểm bàn giao thực tế, xác định thời gian dự phòng an toàn, chính xác từ đó sẽ giảm thiểu đƣợc chi phí tồn kho, tránh tình trạng ứ đọng vốn. Vì vậy cần phải rà soát lại giá trị và cơ cấu hàng tồn kho cho hợp lý, phù hợp với tình hình kinh doanh trong từng thời điểm góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn.