CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
4.1 Một số giải pháp nhằm loại bỏ lãng phí tại Công ty TNHH Nhà cố vấn An
4.1 Một số giải pháp nhằm loại bỏ lãng phí tại Công ty TNHH Nhà cố vấn An Thái An Thái
Ở chƣơng 3, tác giả đã nhận diện đƣợccác lãng phí đang tồn tại trong quá trình hoạt động của công ty, đồng thời xác định đƣợc những nguyên nhân chính gây ra các lãng phí này. Căn cứ vào đó, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm cắt giảm hay loại bỏ lãng phí tại Công ty TNHH Nhà cố vấn An Thái. Cụ thể nhƣ sau:
Lãng phí trong sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị
Để hạn chế lãng phí sử dụng điện năng, công ty cần tuyên truyền cho nhân viên nhằm nâng cao ý thức của họ về việc sử dụng thiết bị điện, đồng thời trực quan hóa các khẩu hiệu tại các vị trí công tắc điện, dán các biểu tƣợng đặc trƣng cho việc đóng cửa ra vào.Có hình thức kỷ luật đối với nhân viên sử dụng thiết bị điện với mục đích cá nhân trong và ngoài giờ làm việc. Về việc sử dụng văn phòng phẩm, công ty cần thay đổi rà soát lại nhu cầu thực tế cần sử dụng để xây dựng kế hoạch cấp phát văn phòng phẩm đầy đủ, hợp lý hơn.
Lãng phí do thiết bị hƣ hỏng
Công ty cần trao đổi với nhà cung cấp thiết bị về chính sách bảo hành nhằm ấn định việc bảo trì thiết bị định kỳ, đồng thời phối hợp với họ tổ chức đào tạo cho nhân viên phƣơng pháp sử dụng máy tính sao cho hiệu quả nhằm tránh cho máy tính những hỏng hóc không đáng có
Lãng phí do tìm kiếm
Với hoạt động sắp xếp các vật dụng văn phòng, công ty cần kiểm tra công tác giao nhận công cụ, dụng cụ đồng thời nâng cao ý thức quản lý tài sản
63
của nhân viên bằng viêc xây dựng hình thức xử lý kỷ luật nếu xảy ra thất thoát tài sản.
Với hoạt động sắp xếp/lƣu trữ hồ sơ, tài liệu, công ty thực hiện dán nhãn màu sắc để nhân viên dễ dàng phân biệt đƣợc nơi đặt hồ sơ, tài liệu. Ví dụ nhƣ: màu xanh tƣợng trƣng cho tình trạng hồ sơ đang xử lý, màu đỏ tƣợng trƣng cho hồ sơ đã xử lý xong và màu vàng tƣợng trƣng cho hồ sơ đang chậm xử lý. Việc dãn nhãn này cũng sẽ giúp cán bộ quản lýdễ dàng kiểm tra việc sắp xếp/lƣu trữ hồ sơ, tài liệu của nhân viên. Cũng tƣợng tự nhƣ hồ sơ, tài liệu giấy, công ty nên quy định cách thức chung cho việc đặt tên văn bản, thƣ mục và sử dựng biểu tƣợng cho thƣ mục trong qua trình sắp xếp/lƣu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử.
Lãng phí trong sử dụng phần mềm hỗ trợ
Để có thể loại bỏ lãng phí này, công ty cần hƣớng dẫn lại cho nhân viên cách sử dụng phần mềm nhƣng lồng ghép nhiều hơn các tình huống minh họa để nhân viên dễ dàng nắm bắt hơn.
Lãng phí do thực hiện lỗi văn bản
Kiểm tra để phát hiện lỗi trong quá trình soạn thảo văn bản chỉ là biện pháp tình thế, công ty cần giải thích cho nhân viên rằng việc họ thao tác chính xác sẽ giúp họ nâng cao năng lực làm việc của bản thân. Có nhƣ vậy mới xóa bỏ tâm lý coi việc mắc lỗi này là tất yếu trong nhân viên, đồng thời giúp nhân viên chủ động hoàn thiện kỹ năng hơn.
Lãng phí do chuyển động thừa
Trực quan hóa bảng thông tin hƣớng dẫn tại khu hành lang đi lại chung, điều này không chỉ giúp khách hàng thuận tiện hơn trong di chuyển mà nó cũng thể hiện một môi trƣờng làm việc khoa học. Đối với những đồ vật thừa, không dùng đến công ty cần tổ chức thu gom tập trung sau đó tiến hành hủy bỏ. Có nhƣ vậy, công ty mới có đƣợc một môi trƣờng làm việc sạch sẽ. Còn
64
đối với lãng phí bắt nguồn từ ý thức của nhân viên, công ty sử dụng chính sách đào tạo để giúp nhân viên hiểu đƣợc việc loại bỏ lãng phí không chỉ đem lại lợi ích cho công ty mà còn giúp họ có thế năng cao đƣợc năng lực làm việc.
Lãng phí do kiến thức, thông tin rời rạc
Công ty cần nghiên cứu xây dựng và lƣu hành các văn bản mẫu để nhân viên lấy đó làm công cụ truyền đạt thông tin thay vì truyền đạt thông tin qua điện thoại, việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ giúp nhân viên luôn đối chiếu đƣợc công việc mình cần làm, đồng thời cũng giúp trƣởng nhóm dễ dàng kiểm tra tiến độ thực hiện công việc của các thành viên trong nhóm.
Lãng phí do chờ đợi
Xây dựng chính sách khen thƣởng, kỷ luật rõ ràng để làm tiền đề cho thực hiện hoạt động cải tiến, cụ thể hơn là tạo động lực cho nhân viên luôn sáng tạo trong công việc, loại bỏ thời gian chết, mang lại hiệu quả chung cho nhóm, cho công ty.
Lãng phí do trùng lặp
Triển khai xây dựng thƣ viện số bằng việc sử dụng mạng nội bộ để nhân viên có thể chia sẻ hồ sơ, tài liệu một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, cần có bộ phận quản lý, chọn lọc kênh thông tin này nhằm tránh các thông tin nhiễu, rác. Để hạn chế sự trùng lặp trong công tác lƣu trữ hồ sơ, đồng thời tiết kiệm không gian lƣu trữ, công tycần xây dựng quy định phân loại hồ sơ trƣớc khi lƣu trữ. Sau khi đã có quy định cụ thể, nhân viên sẽ xóa bỏ tâm lý mặc định phải lƣu trữ tất cả hồ sơ.
Lãng phí do chƣa đồng bộ quy trình làm việc
Xây dựng quy trình làm làm cho tất cả các phòng, bộ phận trong công ty đồng thời thực hiện trực quan hóa chúng để nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt, nhấn mạnh công tác trực quan hóa các vấn đề phát sinh nhằm khuyến
65
khích nhân viên đƣa giải pháp kịp thời, nhanh chóng. Trong quá trình áp dụng quy trình làm việc, sử dụng chính sách nhân sự nhằm thu hút sự sáng tạo của nhân viên để cải tiến quy trình hiệu quả hơn, từ đó giảm bớt sự phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài.
Lãng phí do không phát huy tính sáng tạo của nhân viên
Ban giám đốc cần tuyên truyền về lợi ích của Kaizen với toàn bộ nhân viên trong công ty, để họ hiểu rằng không chỉ những ý tƣởng, sáng kiến đột phá mới đƣợc lƣu tâm mà bất kì cải tiến nhỏ bé nào cũng đều rất đáng giá với công ty. Bên cạnh đó, ban giám đốc cần phải chú trọng hơn việc tiếp nhận ý kiến, đóng góp của nhân viên và chính ban lãnh đạo phải là ngƣời tiên phong trong việc hoạt động sáng tạo, có nhƣ vậy mới thu hút đƣợc nhân viên tích cực tham gia.Để duy trì đƣợc sức sáng tạo cho nhân viên, ban giám đốc cũng nên xây dựng một hệ sinh thái vui vẻ, hòa đồng và đoàn kết trong công ty thông qua các hình thức cổ động, sinh hoạt tập thể và ngoại khóa.