CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.3 Nguyên nhân chính của các loại lãng phí
Thông qua quan sát thực tế trong quá trình làm việc và tổng hợp, minh họa thông qua biểu đồ hình cột, tác giả xác định các nguyên nhân chính yếu gây ra các lãng phí trong công ty.
3.3.1 Lãng phí hữu hình
Lãng phí về sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị
Biểu 3.2: Xác định nguyên nhân lãng phí về sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát thực tế năm 2016
0 6 5 35 0 13.04 10.87 76.09 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Nhân viên không thấy cần thiết phải
tắt thiết bị
Ngại thao tác Tránh mất thời gian khởi động lại Sử dụng thiết bị với mục đích cá nhân
%
Số người lựa chọn
49
Nguyên nhân chính của thực trạng nhân viên không tắt máy tính trƣớc khi ra về là do họ sử dụng thiết bị với mục đích cá nhân (chơi game, điều khiển máy tính từ xa ...) (tƣơng ứng 35/46 nhân viên chiếm76,09% lựa chọn phƣơng án 4 tại câu hỏi khảo sát số 5)
Theo tác giả quan sát thì các lãng phí khác nhƣ đặt máy tính về chế độ nghỉ, đóng cửa sau khi ra vào phòng và tắt các thiết bị điện trƣớc khi ra về chủ yếu là do ngại thao tác.
Do hiện nay công ty vẫn đang sử dụng hình thức giao khoán văn phòng phẩm cho từng phòng, bộ phận làm việc nên đã hình thành nếp nghĩ bao cấp trong nhân viên, dẫn đến việc sử dụng văn phòng phẩm chƣa tiết kiệm và xem nhẹ việc bảo quản, giữ gìn vật dụng văn phòng.
Lãng phí do thiết bị hƣ hỏng
Biểu 3.3: Xác định nguyên nhân lãng phí do thiết bị hƣ hỏng
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát thực tế năm 2016 Qua quan sát thực tế, việc thiết bị hƣ hỏng dẫn dến lãng phí về chi phí phục vụ, thời gian chờ đợi, sửa chữa, khôi phục, lập lại dữ liệu. Nguyên nhân thứ nhất là do công ty chƣa thấy đƣợc sự cần thiết phải thƣờng xuyên cho thực hiện bảo dƣỡng, bảo trì định kỳ thiết bị(tƣơng ứng có 25/46 nhân viên chiếm 54, 34 % lựa chọn phƣơng án 3 tại câu hỏi khảo sát số 9). Bên cạnh đó, đơn vị cung cấp thiết bị trì hoãn việc bảo trì, bảo dƣỡng cũng là nguyên nhân
18 1 25 2 39.13 2.17 54.34 4.34 0 20 40 60
Đơn vị cung cấp thiết bị trì hoãn Sợ trách nhiệm nếu xảy ra hỏng hóc Công ty không thấy cần thiết phải
thực hiện
Mua mới tiết kiệm hơn
%
Số người lựa chọn
50
thứ hai gây ra lãng phí này (tƣơng ứng có 18/46 nhân viên chiếm 39,13% lựa chọn phƣơng án 1 tại câu hỏi khảo sát số 9)
Lãng phí do tìm kiếm
Biểu 3.4: Xác định nguyên nhân lãng phí do tìm kiếm (1)
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát thực tế năm 2016 Kết quả khảo sát cho thấy có hai nguyên nhân khiến nhân viên chƣa thực hiện sắp xếp các vật dụng văn phòng tại một vị trí cố định, dễ thấy là dohọ có thể mƣợn đồng nghiệp khi cần hoặc dễ dàng đƣợc trang bị nếu thất lạc (tƣơng ứng lần lƣợt với 29/46 nhân viên chiếm 63,04% lựa chọn phƣơng án 3 và17/46 nhân viên chiếm 36,96% lựa chọn phƣơng án 2 tại câu hỏi khảo sát số 11)
Biểu 3.5: Xác định nguyên nhân lãng phí do tìm kiếm (1’)
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát thực tế năm 2016
29 17 0 63.04 36.96 0 0 10 20 30 40 50 60 70 Có thể mượn đồng nghiệp khi cần
Dễ dàng được trang bị nếu thất lạc Không cần thiết % Số người lựa chọn 6 3 5 32 13.04 6.52 10.87 69.57 0 20 40 60 80
Sẽ ít phải khai thác sau khi sử dụng Các nhân viên khác không thực hiện Quy cách tạo lập hồ sơ, tài liệu chưa
đồng bộ
Chưa có sự kiểm tra của cán bộ quản lý
%
Số người lựa chọn
51
Biểu 3.6: Xác định nguyên nhân lãng phí do tìm kiếm (2)
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát thực tế năm 2016 Hiên tại, công ty đang sử dụng hai hình thức hồ sơ đó là: hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử. Do lĩnh vực hoạt động của công ty thƣờng xuyên phải sử dụng, khai thác hồ sơ, tài liệu nên đòi hỏi nhân viên khi sắp xếp, lƣu trữ hồ sơ phải tuân thủ theo quy định của phòng, bộ phận làm việc. Tuy nhiên, trên thực tế công tác này vẫn bị một số nhân viên xem nhẹ khiến các đồng nghiệp bức xúc. Nguyên nhân là do cán bộ quản lý chƣa có sự kiểm tra khâu tổ chức thực hiện sắp xếp đối với hồ sơ giấy (tƣơng ứng 32/46 nhân viên chiếm 69,57% lựa chọn phƣơng án 4 tại câu hỏi khảo sát số 13). Còn nguyên nhân chính dẫn tới việc tìm kiếm khó khăn của nhân viên đối với hồ sơ, tài liệu điện tử là do sự không đồng nhất trong cách thức lƣu trữ (tƣơng ứng 36/46 nhân viên chiếm 78,26,21% lựa chọn phƣơng án 1 tại câu hỏi khảo sát số 14)
Lãng phí trong sử dụng phần mềm hỗ trợ
Biểu 3.7: Xác định nguyên nhân lãng phí trong sử dụng phần mềm hỗ trợ
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát thực tế năm 2016
4 36 6 8.70 78.26 13.04 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Tài liệu cần tìm kiếm chưa được số hóa
Không đồng nhất trong cách thức lưu trữ
Nhân viên khai thác trước đó làm thất lạc hồ sơ, tài liệu
% Số người lựa chọn 5 0 41 10.87 0.00 89.13 0 20 40 60 80 100 Phần mềm khó sử dụng Nhà cung cấp không hướng dẫn sử
dụng
Mất tập trung, chủ quan trong thao tác
%
Số người lựa chọn
52
Bản thân là một công ty cung cấp dịch vụ nên để có thể tiết kiệm tối đa các loại chi phí phát sinh, ban lãnh đạo công ty luôn đề cao việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý, theo đó công ty hiện đang sử dụng hai phần hỗ trợ quản lý đó là: phần mềm quản lý dự án TiT, phần mềm quản lý nhân sự HRM. Với sự trợ giúp đắc lực này, nhân viên đã giảm bớt các bƣớc công việc mang tính chất báo cáo nhƣng đôi khi do mất tập trung, chủ quan trong thao tác (tƣơng ứng 41/46 nhân viên chiếm 89,13% lựa chọn phƣơng án 3 tại câu hỏi khảo sát số 16) nên nhân viên đã thao tác sai.
Lãng phí do thực hiện lỗi văn bản
Biểu 3.8: Xác định nguyên nhân lãng phí do thực hiện lỗi văn bản
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát thực tế năm 2016 Soạn thảo văn bản đƣợc coi là thao tác mà toàn bộ nhân viên trong công ty thƣờng xuyên phải sử dụng hàng ngày. Tuy vậy, nhân viên mắc lỗi ngữ pháp, chính tả, văn phong và cách trình bày trong soạn thảo văn bản. Khảo sát cho thấy nguyên nhân chính gây ra lãng phí này là do nhân viên có tâm lý coi đây là lỗi nhỏ, khó phát hiện hoặc tất nhiên mắc phải (tƣơng ứng 35/46 nhân viên chiếm 76,09% lựa chọn phƣơng án 1 tại câu hỏi khảo sát số 18)
35 6 3 3 76.09 13.04 6.52 6.52 0 20 40 60 80
Tâm lý coi đây là lỗi nhỏ, khó phát hiện hoặc tất nhiên phải mắc Chưa có quy định xử lý nên tiếp tục
phạm lỗi
Xử lý nhiều văn bản cùng một lúc Không cẩn thận, ngôn ngữ địa phương
%
Số người lựa chọn
53 Lãng phí do chuyển động thừa
Công ty đã có những quy định khá rõ ràng chức năng, nhiệm vụ cho từng vị trí, tuy nhiên đôi khi vẫn xảy ra tình huống nhân viên buộc phải thực hiện các thao tác thừa trong công việc. Bằng việc khảo sát và quan sát trong quá trình làm việc, các nguyên nhân dẫn đến lãng phí do chuyển động thừa tại doanh nghiệp nhƣ sau:
- Thứ nhất, kết quả khảo sát câu hỏi số 20 ghi nhận 42/46 nhân viên chiếm 91,30% cho rằng nguyên nhân khiến khách hàng gặp khó khăn trong việc tìm kiếm phòng, bộ phận mà họ cần là do hiện công ty chƣa có bảng tin hƣớng dẫn.
- Thứ hai, nguyên nhân khiến nhân viên thực hiện gửi hồ sơ, tài liệu sai địa chỉ là do nhân viên thiếu tập trung trong khi nhập thông tin (tƣơng ứng với 37/46 nhân viên chiếm 80,43% lựa chọn phƣơng án 2 tại câu hỏi khảo sát số 22).
- Thứ ba,có hai nguyên nhân khiếnnhân viên phải di chuyển nhiều lƣợt giữa các phòng,bộ phận để giải quyết 1 công việc đó là do lỗi của nhân viên bởi họ không biết chính xác cần tới phòng, bộ phận nào để giải quyết (tƣơng ứng với 19/46 nhân viên chiếm 41,30% lựa chọn phƣơng án 1 tại câu hỏi khảo sát số 24)vànhân viên cố tình làm vậy để tránh bị giao thêm công việc khác (tƣơng ứng với 21/46 nhân viên chiếm 45,65% lựa chọn phƣơng án 3 tại câu hỏi khảo sát số 24).
- Thứ tư, nhân viên không hủy bỏ những đồ vật thừa, không dùng đến tại nơi làm việc cũng bởi vì hai nguyên nhân là công ty chƣa có quy định, hƣớng dẫn hủy bỏ (tƣơng ứng với 24/46 nhân viên chiếm 52,17% lựa chọn phƣơng án 2 tại câu hỏi khảo sát số 26) và nhân viên coi đây không phải là trách nhiệm của mình (tƣơng ứng với 22/46 nhân viên chiếm 47,82% lựa chọn phƣơng án 3 tại câu hỏi khảo sát số 26).
54
3.3.2 Lãng phí vô hình
Lãng phí do do kiến thức, thông tin rời rạc
Biểu 3.9: Xác định nguyên nhân lãng phí do kiến thức, thông tin rời rạc
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát thực tế năm 2016 Hình thức làm nhóm (teamwork) hoặc các nhóm với nhau luôn đƣợc công ty đề cao, tuy nhiên để hoạt động này phát huy tối đa hiệu quả của nó thì sự liên kết thông tin giữa các thành viên trong nhóm hoặc các nhóm với nhau phải đảm bảo chính xác, kịp thời. Nhận thức hiệu quả mà hình thức này mang lại nên nhân viên trong công ty rất ủng hộ cách thức làm việc này, tuy vậy nó cũng vẫn tồn tại hạn chế, cụ thể là nhân viên thực hiện lỗi sau khi tiếp nhận thông tin và nguyên nhân chính gây ra việc này nằm ở cách thức truyền đạt thông tin chƣa phù hợp (tƣơng ứng 27/46 nhân viên chiếm 58,70% lựa chọn phƣơng án 2 tại câu hỏi khảo sát số 28). Quan quan sát, cách thức truyền đạt thông tin phổ biến mà công ty đang sử dụng là thông qua sử dụng điện thoại nội bộ hoặc di động. Do đó, rất khó có thể kiểm chứng đƣợc lỗi thông tin truyền đạt do không thể đối chiếu.
6 27 6 7 13.04 58.70 13.04 15.22 0 20 40 60 80
Thông tin sai Cách thức truyền đạt thông tin không
phù hợp
Người truyền đạt thông tin sử dụng sai thuật ngữ
Chưa đủ khả năng xử lý thông tin
%
Số người lựa chọn
55 Lãng phí do chờ đợi
Biểu 3.10: Xác định nguyên nhân lãng phí do chờ đợi
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát thực tế năm 2016 Trong lĩnh vực tƣ vấn đầu tƣ, khả năng tận dụng cơ hội kinh doanh luôn đƣợc các nhà đầu tƣ xem trọng nhất. Điều này phản ánh sự chậm trễ, chờ đợi sẽ khiến nhà đầu tƣ đánh mất thời cơ kinh doanh. Tại Anthai Advisor, tuy không mong muốn nhƣng yếu tố chờ đợi nhƣng nó vẫn hiện hữu trong quá trình tham gia thực hiện các dự án. Qua khảo sát, có hai nguyên nhân chính gây ra sự chờ đợi này, thứ nhất, là do từng thành viên trong nhóm hoặc cả nhóm ý thức chƣa cao về việc đảm bảo tiến độ công việc đƣợc giao (tƣơng ứng 19/46 nhân viên chiếm 41,30% lựa tại phƣơng án 2 tại câu hỏi khảo sát số 30) và thứ hai, là do công ty chƣa có chính sách thƣởng phạt rõ ràng khi có thành viên vi phạm (tƣơng ứng 21/46 nhân viên chiếm 45,65% lựa chọn phƣơng án 4 tại câu hỏi khảo sát số 30).
4 19 2 21 8.70 41.30 4.35 45.65 0 20 40 60
Xây dựng quy trình thực hiện chưa hợp lý
Ý thức đảm bảo tiến độ của các thành viên chưa cao Phân chia công việc chưa phù hợp
với khả năng
Chưa có chính sách thưởng phạt rõ ràng khi thành viên vi phạm
%
Số người lựa chọn
56 Lãng phí do trùng lặp
Biểu 3.11: Xác định nguyên nhân lãng phí do trùng lặp (1)
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát thực tế năm 2016 Công ty không khuyến khích việc nhân viên sao chép văn bản của nhau nhƣng với đặc thù kinh doanh của công tyvà tùy từng trƣờng hợp cụ thể thì việc nhân viên sử dụng văn bản của ngƣời khác có thể xem là tích cực. Trong thực tế, nhân viên vẫn mắc phải tình huống tạo lập văn bảnmà nhân viên khác đã hoàn thành tốt trƣớc đó gây lãng phí thời gian, đôi khi làm chậm tiến độ thực hiện công việc. Nguyên nhân của tình trạng này là do công ty chƣa thiết lập đƣợc kho dữ liệu lƣu trữ chung (tƣơng ứng 32/46 nhân viên chiếm 69,57% lựa chọn phƣơng án 1 tại câu hỏi khảo sát số 32).
Biểu 3.12: Xác định nguyên nhân lãng phí do trùng lặp (2)
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát thực tế năm 2016
32 5 9 69.57 10.87 19.57 0 20 40 60 80
Công ty không có kho dữ liệu lưu trữ chung để khai thác
Thành viên khác không muốn chia sẻ kinh nghiệm Tự làm thì sẽ tốt hơn % Số người lựa chọn 35 6 5 76.09 13.04 10.87 0 20 40 60 80
Công ty chưa có quy định phân loại hồ sơ
Nhân viên mặc định phải lưu trữ tất cả hồ sơ
Thuận tiện khi cần khai thác
%
Số người lựa chọn
57
Hiện trạng trùng lặp trong công tác lƣu trữ hồ sơ đƣợc nhân viên đánh giá chủ yếu là do công ty chƣa có quy định phân loại hồ sơ (tƣơng ứng 35/46 nhân viên lựa chọn phƣơng án 1 tại câu hỏi khảo sát số 34).
Lãng phí do chƣa đồng bộ quy trình làm việc
Biểu 3.13: Xác định nguyên nhân lãng phí do chƣa đồng bộ quy trình làm việc
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát thực tế năm 2016 Hiện nay, công ty mới chỉ xây dựng đƣợc quy trình làm việc cho một số bộ phận, các bộ phận còn lại đều tự chủ động trong cách thức làm việc. Hiện trạng này gây ra nhiều khó khăn đối với nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới trong quá trình thực hiện công việc.Lý do gây ra tình trạng này là bởi quy trình làm việc của công ty còn phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài nhƣ các đơn vị quản lý nhà nƣớc, hệ thống văn bản pháp luật… nên đôi khi trong các bƣớc thực hiện trong quy trình cần có sự thay đổi sao cho phù hợp (tƣơng ứng có 18/46 nhân viên chiếm 39,13% lựa chọn phƣơng án 4 tại câu hỏi khảo sát số 38). Do đó, cũng đòi hỏi nhân viên trong quá trình làm việc phải linh hoạt, năng động hơn để hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đối với các bộ phận đã hình thành đƣợc quy trình làm việc mà nhân viên vẫn gặp khó khăn trong thực hiện công việc là do quy trình làm việc chƣa đƣợc trực quan hóa để họ dễ dàng nắm bắt (tƣơng ứng có 26/46 nhân viên chiếm 56,52% lựa chọn phƣơng án 2 tại câu hỏi khảo sát số 38).
2 26 0 18 4.35 56.52 0.00 39.13 0 10 20 30 40 50 60 Quy trình làm việc còn phức tạp Quy trình làm việc chưa được trực
quan hóa
Chưa có người hướng dẫn về quy trình làm việc
Quy trình làm việc còn phụ thuộc vào các yếu tô bên ngoài
%
Số người lựa chọn
58
Lãng phí do không phát huy tính sáng tạo của nhân viên
Biểu 3.14: Xác định nguyên nhân lãng phí do không phát huy tính sáng tạo của nhân viên
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát thực tế năm 2016 Có hai lý do nhân viên không tích cực đóng góp ý kiến, sáng kiến là bởi thứ nhất, công tychƣa có quy định cụ thể về chế độ khen thƣởng đối với