CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.2 Thực trạng các loại lãng phí tại Công ty TNHH Nhà cố vấn An Thái
3.2.1 Lãng phí hữu hình
Lãng phí trong sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị
Lãng phí này là lãng phí về việc nhân viên sử dụng máy vi tính, văn phòng phẩm và điện năng. Theo tác giả quan sát thì tất cả các nhân viên trong công ty đều đƣợc trang bị ít nhất một máy tính cá nhân vì công việc phần lớn liên quan tới việc sử dụng máy vi tính. Theo quy định, trƣớc khi ra về thì nhân viên phải tắt máy hoặc không sử dụng máy vi tính trong thời gian dài thì nhân viên phải đặt máy vi tính về chế độ nghỉ. Tuy nhiên, qua khảo sát cho thấy số
43
lƣợng nhân viên thực hiện đúng quy định này còn ít. Cụ thể: đối với việc đặt máy tính về chế độ nghỉ, có 39/46 nhân viên chiếm 84,78% lựa chọn phƣơng án 2 tại câu hỏi khảo sát số 1; đối với việc tắt máy tính có 37/46 nhân viên chiếm 80,43% lựa chọn phƣơng án 2 tại câu hỏi khảo sát số 2. Điều này làm gia tăng chi phí sử dụng điện năng, giảm tuổi thọ làm việc của máy tính dẫn đến tăng chi phí sửa chữa và có thể gây cháy nổ hỏng hóc nếu gặp sự cố về điện.
Ngoài ra, qua quan sát của tác giả, việc nhân viên sử dụng máy tính vào mục đích cá nhân nhƣ: đọc báo, chơi game, vào mạng xã hội … trong giờ làm việc vẫn thƣờng xuyên diễn ra. Điều này sẽ khiến nhân viên thiếu tập trung trong công việc, năng suất lao động giảm.
Hiện nay, công ty có cơ sở hạ tầng riêng vàthực hiện bố trí khu vực làm việc theo hình thức hành chính văn phòng. Các phòng, bộ phận làm việc đều đƣợc ngăn cách bằng cửa kính kín, lắp đặt điều hòa nhiệt độ và các thiết bị chiếu sáng. Qua khảo sát, phần lớn nhân viên khi ra vào phòng làm việc đều không đóng kín cửa (có 41/46 nhân viên chiếm 89,13% lựa chọn phƣơng án 2 tại câu hỏi khảo sát số 3), từ đó làm giảm hiệu suất của điều hòa nhiệt độ. Do đặc thù công việc của các phòng, bộ phận khác nhau nên không phải tất cả nhân viên đều ra về cùng một lúc. Qua khảo sát, hiện tƣợng làm việc thêm giờ về muộn nhƣng không tắt các thiết bị điện vẫn còn xảy ra (có 8/46 nhân viên chiếm 17,39% lựa chọn phƣơng án 2 tại câu hỏi khảo sát số 4).
Phần lớn công việc tại công ty đều liên quan tới hồ sơ, tài liệu nên chi phí cho việc sử dụng văn phòng phẩm là khá lớn. Kết quả khảo sát cho thấy việc sử dụng văn phòng phẩm chƣa đƣợc tiết kiệm, các vật dụng chƣa đƣợc giữ gìn tốt (tƣơng ứng có 31/46 nhân viên chiếm 67,39% lựa chọn “không” tại câu hỏi khảo sát số 6). Một số hoạt động minh chứng cho hiện trạng này là: nhân viên chƣa tận dụng chức năng in hai mặt (tƣơng ứng có 37/46 nhân viên chiếm 80,43% lựa chọn “không” tại câu hỏi khảo sát số 7), đôi lúc nhân viên
44
còn in những văn bản không liên quan tới công việc hay do lỗi soạn thảo văn bản nên phải chỉnh sửa, in ấn lại nhiều lần.
Lãng phí do thiết bị hƣ hỏng
Trang thiết bị phục vụ chính cho các hoạt động tại Anthai Advisor là máy vi tính, máy in, máy photocopy. Việc bảo trì, bảo dƣỡng tốt những thiết bị này đúng định kỳ sẽ đảm bảo thiết bị hoạt động liên tục, không bị ngắt quãng,không làm lãng phí thời gian làm việc, lãng phí chi phí phục vụ. Tuy nhiên, tại Anthai Advisor hiện nay đa số thiết bị máy tính,máy in và máy photocopy không đƣợc bảo trì, bảo dƣỡngđịnh kỳ (tƣơng ứng có 42/46 nhân viên chiếm 91,30% lựa chọn phƣơng án 2 tại câu hỏi khảo sát số 8). Ðiều nàydẫn đến các thiết bị này hoạt động ngày càng kém hiệu quả, hoặc bị hỏng hóc theo thời gian.Thiết bị chỉ đƣợc sửa chữa, thay thế khi bị lỗi, hỏng không làm việc đƣợc,điều này gây ra lãng phí về tài sản và thời gian làm việc.
Lãng phí do tìm kiếm
Lãng phí này là do việc không sắp xếp các vật dụng văn phòngvà hồ sơ, tài liệu làm mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm. Kết quả khảo sát cho thấy số nhân viên chƣa chủ động thực hiện sắp xếp các vật dụng văn phòng vào vị trí cố định, dễ thấy là: 23/46 nhân viên chiếm 71,73% lựa chọn “không” tại câu hỏi khảo sát số 10;số ngƣời chƣa thực hiện sắp xếp/lƣu trữ hồ sơ, tài liệu thƣờng xuyên,theo quy cáchlà: 19/46 ngƣời chiếm 41,30% lựa chọn “không” tại câu hỏi khảo sát số 12.
Lãng phí trong sử dụng phần mềm hỗ trợ
Để phục vụ quản lý, hỗ trợ công việc, công ty có sử dụng một số công cụ hỗ trợ nhƣ phần mềm quản lý dự án TiT, phần mềm quản lý nhân sự HRM. Nếu nhân viên có thể nắm vững các chức năng của phần mềm sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc. Tuy nhiên, qua khảo sát cho thấy vẫn có trƣờng hợp thao tác chƣa đúng trong khi sử dụng phần mềm, điều này có thể gây ra lỗi hệ
45
thống nếu không kịp thời sửa chữa (tƣơng ứng có 7/46 nhân viên chiếm 15,21% lựa chọn “Có” tại câu hỏi khảo sát số 15)
Lãng phí do thực hiện lỗi văn bản
Đây là lãng phí do nhân viên thực hiện lỗi ngữ pháp, chính tả, văn phong và cách trình bày văn bản trong quá trình soạn thảo văn bản (tƣơng ứng 9/46 nhân viên chiếm 19,56% lựa chọn “có” tại câu hỏi khảo sát số 17). Do công ty là đơn vị hoạt động trên lĩnh vực liên quan tới pháp lý nên đòi hỏi sự chính xác cao trong việc soạn thảo các loại văn bản. Từ đó, có thể đánh giá đây là loại lãng phí khiến công ty tốn rất nhiều thời gian, công sức để khắc phục. Trƣờng hợp không phát hiện kịp thời sẽ khiến công ty mất uy tín, đôi lúc phải chịu trách nhiệm bồi thƣờng cho khách hàng.
Lãng phí do chuyển động thừa
Tại công ty, loại lãng phí này xuất hiện ở những trƣờng hợp cụ thể sau: - Qua khảo sát cho thấy khách hàng có gặp khó khăn trong việc tìm đến những phòng, bộ phận mà họ cần (tƣơng ứng 24/46 nhân viên chiếm 52,17% lựa chọn “có” tại câu hỏi khảo sát số 19). Vì vậy, nhiều khi nhân viên lễ tân hoặc các nhân viên khác phải rời bỏ vị trí để dẫn khách hàng tới nơi mà họ cần hoặc tìm kiếm khách hàng.
- Công ty thƣờng xuyên đối mặt với các công việc liên quan tới văn bản, giấy tờ nhƣng đôi khi vẫn thƣờng gặpsự cố do gửi hồ sơ, tài liệu (bƣu phẩm, thƣ, email) sai địa chỉ.Kết quả khảo sát bằng câu hỏi số 21 ghi nhận có 17/46 nhân viên chiếm 36,95% gặp phải sự cố này. Sự cố này không chỉ làm mất thời gian của nhân viên, gây lãng phí chi phí vận chuyển, mà còn có thể đem lại những hậu quả lớn hơn nếu làm lộ lọt thông tin bí mật trong hồ sơ, tài liệu.
- Trong quá trình thực hiện công việc, đôi khi nhân viên cần tới sự phối hợp, tƣơng tác của các phòng, bộ phận khác để có thể hoàn thành công việc. Do đó, nhân viên cần di chuyển tới các bộ phận này để thực hiện công việc,
46
tuy nhiên lại xuất hiện việc nhân viên di chuyển nhiều lƣợt giữa các phòng, bộ phận chỉ để giải quyết một công việc (tƣơng ứng 13/46 nhân viên chiếm 28,26% lựa chọn “có” tại câu hỏi khảo sát số 23). Hiện trạng này gây ra nhiễu loạn môi trƣờng làm việc, lãng phí thời gian và ảnh hƣởng tới quá trình làm việc của mỗi cá nhân.
- Việc xuất hiện những đồ vật thừa hoặc không dùng đến (máy móc thiết bị, linh phụ kiện, tài liệu, hồ sơ…) là tất yếu ở mọi doanh nghiệp. Thực tế vấn đề này tại Anthai Advisor là nhân viên lƣu trữ những đồ vật này làm cản trở thực hiện công việc, tăng thời gian thực hiện công việc. Kết quả khảo sát câu hỏi số 25 ghi nhận 21/46 nhân viên chiếm 45,65% không thực hiện hủy bỏ chúng.