CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.2 Thực trạng các loại lãng phí tại Công ty TNHH Nhà cố vấn An Thái
3.2.2 Lãng phí vô hình
Lãng phí do kiến thức, thông tin rời rạc
Lĩnh vự tƣ vấn, hỗ trợ pháp lý là lĩnh vực đòi hỏi sự phối hợp làm việc nhóm (teamwork). Theo đó, giữa các nhân viên/bộ phận cần thƣờng xuyên trao đổi, chuyển giao thông tin cho nhau. Do đó, việc tiếp nhận và xử lý thông tin chính xác, kịp thời khi làm việc nhóm là rất cần thiết. Kết quả khảo sát cho thấy tỷ lệ nhân viên thực hiện thao tác lỗi sau khi tiếp nhận thông tin là không nhiều (tƣơng ứng 7/46 nhân viên chiếm 15,21% lựa chọn “có” tại câu hỏi khảo sát số 27). Tuy nhiênđiều này khiến nhân viên/bộ phận lãng phí thời gian để khắc phục lỗi.
Lãng phí do chờ đợi
Lãng phí này xuất hiện ở tất cả các bộ phận nhƣng phần lớn là ở các bộ phận dự án do mô hình hoạt động gồmnhiều nhân viên tạo thành nhóm hoặc các nhóm phối hợp, tƣơng tác với nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Qua khảo sát, nhiều nhân viên/nhóm gặp phải tình trạng phải tạm dừng công việc/mảng việc để chờ đợi nhân viên/nhóm khác hoàn thành mới tiếp tục thực
47
hiện đƣợccòn phổ biến (tƣơng ứng 19/46 nhân viên chiếm 41,30% lựa chọn phƣơng án 1 tại câu hỏi khảo sát số 29). Ngoài ra quan sát thực tế, tác giả thấy rằng loại lãng phí này còn xuất hiện ở việc nhân viên phải chờ đợi những ngƣời tham gia cuộc họp tới muộn hay chờ đợi để có công cụ, dụng cụ làm việc.
Lãng phí do trùng lặp
Đây là lãng phí do trong quá trình làm việc nhân viên phải tạo lập các văn bảnmà đã có nhân viên kháchoàn thành tốt trƣớc đó. Kết quả khảo sát câu hỏi số 31 ghi nhận có 27/46 nhân viên chiếm 58,69% mắc phải tình huống này. Thay vào việc nhân viên phải mất thời gian để soạn thảo văn bản từ ban đầu thì họ có thể tìm kiếm các văn bảnmẫu tƣơng đồng để áp dụng thực hiện.
Ngoài ra, lãng phí do trùng lặp còn nằm ở việc lƣu trữ hồ sơ. Cụ thể là có một số hồ sơ gồm rất nhiều danh mục bên trong hiện đƣợc lƣu trữ ở nhiều phòng, bộ phận làm việc, tuy nhiên theo đánh giá thì những hồ sơnày không cần thiết phải lƣu trữ tại nhiều nơi nhƣ vậy.Bởi lẽ có những phòng, bộ phận chỉ liên quan tới một số danh mục trong hồ sơ nên không cần thiết phải lƣu trữ toàn bộ hồ sơ đó. Thực tế này phản ánh việcphân loại, lƣu trữ hồ sơ của công ty còn bất cập, gây lãng phí không gian lƣu trữ. Kết quả khảo sát câu hỏi số 33 ghi nhận 16/46 nhân viên chiếm 34,78% thực hiện lƣu trữ hồ sơ đƣợc cho là không cần thiết.
Lãng phí do chƣa đồng bộ quy trình làm việc
Kết quả khảo sát câu hỏi số 35 cho thấy có 32/46 nhân viên chiếm 69,56% cho rằng phòng, bộ phận làm việc của mình đã có quy trình làm việc. Do đó có thể nhận định rằng quy trình làm việc tại công ty còn chƣa đƣợc xây dựng đồng bộ. Một số phòng, bộ phận hiện đã có quy trình làm việc nhƣng chƣa phổ biến cụ thể để nhân viên dễ dàng nắm rõ (tƣơng ứng 26/46 nhân viên chiếm 56,52% lựa chọn “không” tại câu hỏi khảo sát số 36). Đặc biệt khi mới đƣợc nhận vào làm việc, nhân viêncảm thấy khó khăn trong việc nắm bắt
48
đƣợc công việc của bộ phận mình, do đó lãng phí thời gian để đào tạo, phổ biếnquy trình làm việc và đôi khi lãng phí cả công sức của nhân viên khi phải tự tìm hiểu (tƣơng ứng 33/46 nhân viên chiếm 71,73% lựa chọn phƣơng án 2 tại câu hỏi khảo sát số 37).
Lãng phí do không phát huy tính sáng tạo của nhân viên
Kết quả trả lời câu hỏi số 39 ghi nhận chỉ có 3/46 nhân viên chiếm 6,52% có đóng góp ý kiến, sáng kiến. Qua quan sát thực tế và quá trình làm việc tại Anthai Advisor, việc đóng góp ý kiến, sáng kiến của nhân viên chƣa đƣợc ghi nhận. Ví dụ nhƣ: tại các cuộc họp, đa số nhân viên đều khá yên lặng và chƣa tích cựcđóng góp ý kiến.Ðiều này đã làm lãng phí đi trí tuệ của nguồn nhân lực vàcần phải có phƣơng pháp để khuyến khích mọi ngƣời tham gia đóng góp ý kiến, sáng kiến.