1.2 Cơ sở lý luận về văn hoá doanh nghiệp:
1.2.2 Nội dung và quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp
1.2.2.1. Cấu Trúc văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp được cấu trúc bởi các nhóm yếu tố sau: Nhóm yếu tố giá trị; Nhóm yếu tố chuẩn mực; Nhóm yếu tố không khí và phong cách quản lý của
doanh nghiệp; Nhóm yếu tố hữu hình;
Về nhóm yếu tố giá trị: Yếu tố giá trị được đánh giá là phần cốt lõi của văn
hóa doanh nghiệp. Tạo dựng được giá trị thể hiện được tính lịch sử của văn hóa doanh nghiệp và giá trị chỉ khẳng định được sự xác lập của nó thông qua việc thâm nhập, chuyển tải các biểu hiện của giá trị vào các nhóm yếu tố chuẩn mực và yếu tố hữu hình. Điều này cho thấy, giá trị khi đã được xác lập thì việc sửa đổi và thay thế nó không thể diễn ra nhanh chóng. Tuy nhiên, nó vẫn có thể bị suy giảm, bị thay đổi trong một số điều kiện. Như vậy, trước hết, cái quan trọng nhất khi nhìn doanh nghiệp ở góc độ văn hóa là các giá trị văn hóa nào đã được doanh nghiệp đề xướng, quán triệt hay tuân thủ.
Nhóm yếu tố chuẩn mực: Nhóm yếu tố chuẩn mực thể hiện thông qua những
quy định ngầm và được mọi người tự giác tuân thủ. Đây có thể là những văn hóa được hình thành trên nền văn hóa dân tộc. Ở doanh nghiệp, chuẩn mực được quy định thông qua những tiền lệ đã có trước và mọi nhân viên thường thực hiện như thế. Dó có thể là thói quen trước khi bắt đầu làm việc, thăm hỏi người ốm, tham gia sinh nhật có một thành viên trong nhóm, hoặc thăm nom người ốm…Các yếu tố nghi lễ được sử dụng trong các sự kiện quan trọng của doanh nghiệp, logo... vào nhóm này.
Nhóm yếu tố không khí và phong cách quản lý của doanh nghiệp: Đây là
khái niệm được sử dụng để phản ánh sự làm việc được thoải mái ở mức độ nào. Nó thể hiện mứ độ được tin tưởng ở mức độ nào của nhân viên cấp dưới, mức độ chịu rủi ro của doanh nghiệp, thái độ thân thiện, xung đột giữa các thành viên được giải quyết như thế nào. Nói cách khác yếu tố phong cách quản lý miêu tả cách thể hiện thái độ và quyền lực của người quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Phong cách quản lý được thể hiện theo nhiều cách khác nhau như: độc đoán, dân chủ, cứng nhắc hay mềm dẻo...
Nhóm yếu tố hữu hình: Đúng như tên gọi, các yếu tố của nhóm này dễ nhìn
thấy. Nó thể hiện các yếu tố liên quan đến cách kiến trúc trụ sở của doanh nghiệp, cách tổ chức không gian làm việc, trang phục của thành viên trong doanh nghiệp,
hoạt động thông tin trong doanh nghiệp,, ngôn ngữ sử dụng trong các thông điệp... Áp dụng cấu trúc văn hóa vừa phân tích tại các doanh nghiệp có thể thấy: doanh nghiệp nào cũng có văn hóa của riêng mình. Song điều cần chú trọng là: Văn hóa doanh nghiệp là những quy đinh ngầm những cách thức thực sự mà con người đối xử với nhau hàng ngày trong tổ chức, cách thức thực sự mà doanh nghiệp giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu khách hàng. Văn hóa doanh nghiệp tác động sâu vào niềm tin nên có vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức.
Theo quan điểm và mô hình VHDN của Edgar H.Schein
Hình 1.1: Cấu trúc VHDN theo Edgar H. Schein
Nguồn ( Edgar H.Shein, 2010. Organizational culture and Leadership. Dịch từ tiếng Anh. Nguyễn Phúc Hoàng, 2012)
Theo Edgar H. Schein (20), cấu trúc của một hệ thống văn hoá doanh nghiệp được chia làm ba mức độ khác nhau thể hiện mức độ cảm nhận được các giá trị văn hoá trong doanh nghiệp. Cách tiếp cận này được nhiều nhà nghiên cứu trong nước và trên thế giới chấp nhận và sử dụng khi nghiên cứu về văn hoá doanh nghiệp.
Trong nghiên cứu này, tác giả cũng sử dụng cấu trúc văn hóa doanh nghiệp của Edgar H. Schein để khảo sát mức độ cảm nhận các giá trị văn hóa doanh nghiệp của nhân viên.
Cấp độ thứ nhất: Những quá trình và cấu trúc hữu hình của doanh nghiệp.
(Artifacts)
Bao gồm tất cả những hiện tượng và sự vật mà con người có thể nhìn, nghe và cảm nhận được khi tiếp xúc với một tổ chức có nền văn hoá doanh nghiệp như :
- Kiến trúc, cách bài trí, công nghệ, sản phẩm. - Cơ cấu tổ chức, các phòng ban của doanh nghiệp.
- Các văn bản quy định nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp. - Lễ nghi và lễ hội hàng năm.
- Các biểu tượng, logo, khẩu hiệu, tài liệu quảng cáo của doanh nghiệp.
- Ngôn ngữ, cách ăn mặc, phương tiện đi lại, chức danh, cách biểu lộ cảm xúc, hành vi ứng xử thường thấy của các thành viên và các nhóm làm việc trong doanh nghiệp.
- Những câu chuyện và những huyền thoại về tổ chức. - Hình thức, mẫu mã của sản phẩm.
- Thái độ và cung cách ứng xử của các thành viên trong doanh nghiệp.
Đây là cấp độ văn hoá dễ dàng nhận biết ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên, đặc biệt là những yếu tố vật chất như kiến trúc, cách bài trí, đồng phục... Cấp độ văn hoá này có đặc điểm chung là chịu ảnh hưởng của tính chất công việc kinh doanh của doanh nghiệp, quan điểm của người lãnh đạo... Vì vậy, cấp độ văn hoá này dễ thay đổi và ít thể hiện được những giá trị thực sự của văn hoá doanh nghiệp.
Cấp độ thứ hai: Các giá trị được tuyên bố : (Espoused Beliefs and Values)
Các doanh nghiệp đều có các quy định, nguyên tắc, triết lý, mục tiêu, quy định và chiến lược kinh doanh riêng. Đây được coi là kim chỉ nam cho hoạt động của toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp và được công bố rộng rãi trước công chúng để mọi thành viên cùng thực hiện và xây dựng. Đây chính là những giá trị được công bố, chia sẻ trong doanh nghiệp - một bộ phận quan trọng của nền văn hoá doanh
nghiệp có liên quan trực tiếp công tác quản trị doanh nghiệp.
Những giá trị được tuyên bố còn có tính hữu hình vì người ta có thể nhận biết và diễn đạt chúng một cách rõ ràng, chính xác bằng văn bản. Chúng thực hiện chức năng hướng dẫn các nhà quản trị thực thi hoạt động lãnh đạo, quản lý trong một khung khổ pháp lý và đạo đức chung của doanh nghiệp; hướng dẫn và đánh giá các thành viên trong doanh nghiệp cách thức xử lý các tình huống cơ bản và rèn luyện cách ứng xử cho các nhân viên mới.
Các ngầm định nền tảng: (Basic Underlying Assumptions)
Cấp độ thứ ba: Trong bất kỳ hình thức văn hoá nào (văn hoá dân tộc, văn hoá kinh doanh, văn hoá doanh nghiệp...) cũng đều có các quan niệm, hành vi và cách ứng xử chung, được tồn tại trong thời gian dài, chúng ăn sâu vào trong tâm trí của hầu hết các thành viên trong nền văn hoá đó và trở thành điều mặc nhiên, được công nhận một cách tự nhiên, điều chỉnh hành vi một cách vô thức. Các ngầm định nền tảng này thường là những suy nghĩ, trạng thái cảm xúc đã ăn vào tiềm thức mỗi cá nhân và tạo thành nét chung trong tập thể tổ chức. Đó là những quy ước bất thành văn nhưng nó tạo nên mối liên kết ngầm giữa các thành viên trong tổ chức, tạo nên nền tảng giá trị, niềm tin, lối suy nghĩ và cách hành động của họ.
Để hình thành được các quan niệm chung này, một cộng đồng văn hoá (bất kỳ ở cấp độ nào) cũng phải trải qua một quá trình hoạt động lâu dài, tương tác và xử lý các tình huống thực tiễn, tích luỹ và nếm trải thành công cũng như thất bại. Vì vậy, khi đã hình thành các quan niệm chung sẽ rất khó để thay đổi, dù nó có vai trò thúc đẩy hoặc cản trở đối với sự phát triển của tổ chức. Khi một doanh nghiệp đã hình thành cho mình những quan niệm chung và các niềm tin tốt đẹp, các thành viên trong doanh nghiệp sẽ cùng nhau chia sẻ và hành động theo quan niệm chung đó và rất khó chấp nhận những hành vi đi ngược lại với quan niệm chung.
Theo cách phân chia này, Schein cho rằng bản chất của văn hoá tổ chức nói chung hay văn hoá doanh nghiệp nói riêng là nằm ở những ngầm định và quan niệm chung của chúng. Nếu văn hoá của một tổ chức được nhận biết ở cấp độ một và hai thì chúng ta mới tiếp cận nó ở bề nổi, tức là có khả năng suy đoán các thành viên
của tổ chức đó "nói gì" trong một tình huống cụ thể. Chỉ khi nắm bắt được lớp văn hoá thứ ba thì chúng ta mới có khả năng dự báo họ sẽ "làm gì" khi vận dụng những giá trị này vào thực tiễn.
Song đến nay khi trích dẫn, luận giải mô hình “kim tự tháp 3 tầng” hay “tảng băng chìm” của E. Schein, nhiều người chưa chú ý đến mối quan hệ biện chứng giữa các tầng VHDN. VHDN thường hình thành ban đầu từ các tạo tác hữu hình, sau đó được chắt lọc, khái quát hoá thành các triết lý, giá trị và quy tắc ứng xử, được doanh nghiệp văn bản hoá và chia sẻ trong tổ chức, tức là tầng thứ 2 của kim tự tháp hay tảng băng chìm. Đến mức độ này, VHDN đã được xây dựng đến tầng tư tưởng, triết lý, chuẩn mực nên có có ảnh hưởng, tác động chi phối tới tầng thứ nhất, tức là tới các sản phẩm hữu hình và hành vi ứng xử bộc lộ ra bên ngoài. Nếu không hiểu được tầng thức hai thì “tình trạng dễ quan sát nhưng không dễ lý giải” của VHDN vẫn tồn tại, cũng có nghĩa là biểu hiện của nó ra bên ngoài còn kém bền vững. Nhưng VHDN sẽ phát huy tác dụng cao nhất, mạnh nhất khi nó trở thành quan niệm chung, niềm tin và hành vi tự nhiên, mặc định của mọi thành viên trong doanh nghiệp, tức là tạo được tầng thứ 3- nền tảng của nó. Muốn các văn bản và quy chế VHDN biến thành hành động thực tế, hành vi tự nhiên thì đòi hỏi phải có một quá trình giáo dục, truyền thông, thực thi bằng các thiết chế và biện pháp cụ thể. Đây là tầng khó xây dựng nhất của một hệ thống VHDN có sự định hướng và theo chương trình hành động của lãnh đạo. Mặt khác, một số quan niệm, hành vi chung vẫn có thể trở thành văn hoá của doanh nghiệp được các thành viên của nó chấp nhận một cách tự nhiên, phổ biến qua thời gian tồn tại của nó. Nhưng cách hình thành VHDN kiểu này có nguy cơ là, nếu những thói hư, tật xấu, phong tục lạc hậu một khi đã trở thành một bộ phận của VHDN hay văn hoá tổ chức tất gây ảnh hưởng tiêu cực tới sự phát triển của nó song lại tồn tại rất lâu dài và khó xoá bỏ. Như vậy, cách ứng xử của những nhà sáng lập và lãnh đạo doanh nghiệp xuất sắc, có tâm – có tầm, là chủ động xây dựng và triển khai, thực thi một hệ thống văn hoá mạnh và đẹp trong tổ chức, doanh nghiệp của mình một cách chủ động, tích cực.
1.2.2.2. Quy trình xây dựng và phát triển VHDN
Quy trình xây dựng và phát triển VHDN
Thông qua những thông tin trình bày ở trên, chúng ta thấy rằng văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình phát trình phát triển của doanh nghiệp. Phát triển văn hóa doanh nghiệp luôn gắn liền với chiến lược phát triển của doanh nghiệp, tầm nhìn của người lãnh đạo doanh nghiệp. Cũng như quá trình phát triển chiến lược của doanh nghiệp, phát triển văn hóa doanh nghiệp trước tiên là phụ thuộc vào nhận thức của người lãnh đạo. Chỉ khi người lãnh đạo nhận thức được những điểm cần điều chỉnh và chưa phù hợp của văn hóa doanh nghiệp, những yêu cầu bước thiết của thực tế về văn hóa doanh nghiệp: tầm nhìn, giá trị cốt lõi, các quy tắc ứng xử…. thì khi đó quá trình phát triển văn hóa doanh nghiệp mới thực sự bắt đầu. Mỗi doanh nghiệp có một văn hóa khác nhau và cách phát triển văn hóa doanh nghiệp khác nhau. Chính vì vậy không có một quy trình chung phát triển văn hóa doanh nghiệp cho tất cả các doanh nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình nghiên cứu, tham khảo các tài liệu, tác giả luận văn xin đưa ra một quy trình phát triển văn hóa doanh nghiệp của mình:
Bước 1. Lập kế hoạch phát triển văn hóa doanh nghiệp
Hình 1.2: Quy trình phát triển văn hóa doanh nghiệp (Tác giả tổng hợp từ nhiều nguồn)
Xác lập mục tiêu, kế hoạch phát triển Văn hóa doanh nghiệp là quá trình xây dựng các giá trị chuẩn mực của doanh nghiệp trên phương diện văn hóa. Cụ thể là mục tiêu về môi trường ...
Con người từ khi sinh ra cho đến khi trưởng thành, phải trải qua rất nhiều các giai đoạn phát triển khác nhau, mỗi người đều có những mục tiêu, kế hoạch phát triển cho riêng mình. Doanh nghiệp cũng vậy, muốn tồn tại, thì phải xác định được mục tiêu hoạt động là gì? Khi xác định được mục tiêu, cần phải xây dựng cách thức thực hiện mục tiêu đó như thế nào? Phát triển văn hóa doanh nghiệp cũng là một mục tiêu không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường thời kỳ này. Bởi đây là "chìa khóa vạn năng" giúp cho doanh nghiệp đạt được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của mình.
Xác lập mục tiêu, kế hoạch phát triển Văn hóa doanh nghiệp là quá trình xây dựng các giá trị chuẩn mực của doanh nghiệp trên phương diện văn hóa. Cụ thể là mục tiêu về môi trường, không khí làm việc; cách giao tiếp ứng xử của các thành viên trong công ty,…Ngoài ra, là xác định rõ các mốc, thời điểm phải đạt được mục tiêu đề ra, nếu đạt được rồi thì đề ra mục tiêu mới, nếu chưa đạt được thì phải phân tích rõ nguyên nhân rút ra bài học kinh nghiệm.
Đồng thời, cũng cần phải nghiên cứu và khảo sát các mô hình văn hóa doanh nghiệp đã và đang được áp dụng có liên quan phù hợp với doanh nghiệp mình. Việc này không chỉ dựa trên lý thuyết mà còn phải có sự khảo sát thực tế qua các doanh nghiệp đã áp dụng thành công và chưa thành công. Từ đó đúc rút được kinh nghiệm xây dựng, ưu điểm, nhược điểm của mô hình đó. Việc áp dụng một cách máy móc bất kỳ yếu tố văn hóa của mô hình phát triển nào hay của tổ chức khác chưa chắc đã đạt được kết quả như ý muốn, đôi khi còn nhận lấy thất bại. Chính vì vậy, việc xác định lựa chọn các yếu tố văn hóa mà doanh nghiệp cần phát triển hay mô hình văn hóa doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào sự linh hoạt và nhận thức của người lãnh đạo.
Bước 2. Tổ chức phát triển văn hóa doanh nghiệp
được lập kế hoạch triển khai. Các yếu tố cần phát triển được tạo cơ hội nhằm đem đến hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
a, Xây dựng cơ cấu tổ chức
Bao gồm: hệ thống các văn bản quy định, chính sách ; hệ thống các chuẩn mực giá trị đạo đức, niềm tin. Cả hai đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển văn hóa doanh nghiệp.
Hệ thống các chuẩn mực giá trị đạo đức, niềm tin giúp định hướng tác phong làm việc, cách tư duy và cách ứng xử, giao tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Hệ thống các văn bản quy định, chính sách là một công cụ cho các nhà quản lý thực thi, kiểm soát văn hóa doanh nghiệp.
b, Phát triển cấu trúc VHDN
Là quá trình chọn lựa và phát triển các yếu tố cấu thành nên văn hóa doanh nghiệp. Bao gồm nhiều yếu tố: biểu tượng đặc trưng, các giai thoại, các nghi lễ và các giá trị cốt lõi… Trong quá trình phát triển, cần phải lựa chọn những phương thức phát triển các giá trị đặc trưng phù hợp với doanh nghiệp mình đang hướng tới. Không có một nguyên tắc chung nào cho việc phát triển các yếu tố này. Tất cả phụ