Cầu nhõn lực là số lƣợng cơ cấu nhõn lực cần thiết để hoàn thành số lƣợng sản phẩm, dịch vụ hoặc khối lƣợng cụng việc của tổ chức trong một thời kỳ nhất định.
Khi xỏc định cầu nhõn lực phải xem xột và tớnh đến ảnh hƣởng của cỏc yếu tố nhƣ: cỏc nhõn tố bờn ngoài nhƣ cạnh tranh trong nƣớc và ngoài nƣớc, tỡnh hỡnh kinh tế, luật phỏp, thay đổi của cụng nghệ, kỹ thuật.
Cỏc nhõn tố bờn trong tổ chức gồm hạn chế về ngõn sỏch chi tiờu: mức sản lƣợng sẽ tiến hành sản xuất năm kế hoạch, số loại sản phẩm và dịch vụ mới, cơ cấu tổ chức.
Dự đoỏn cầu nhõn lực đƣợc chia làm hai loại: cầu nhõn lực ngắn hạn và cầu nhõn lực dài hạn. Mỗi loại cầu nhõn lực cú thể ỏp dụng phƣơng phỏp dự bỏo khỏc nhau kể cả định tớnh và định lƣợng.
1.4.2.1. Dự đoỏn cầu ngắn hạn
Dự đoỏn cầu nhõn lực ngắn hạn là cầu nhõn lực trong thời hạn 1 năm. Tuy vậy, do đặc điểm của mỗi tổ chức khoảng thời gian cú thể linh hoạt hơn. Vớ dụ đối với mỗi tổ chức sản xuất kinh doanh mang tớnh thời vụ, theo mựa thỡ khoảng thời gian cú thể ngắn hơn (từ 3 đến 6 thỏng) nhƣ cỏc tổ chức xõy dựng, cỏc doanh nghiệp chế biến lƣơng thực, thực phẩm, rau quả… Trong thời hạn ngắn hạn cầu nhõn lực phải xỏc định rừ số nhõn lực cụ thể trong từng ngành nghề, từng loại nhõn lực.
Phƣơng phỏp chủ yếu để dự đoỏn cầu nhõn lực trong thời hạn ngắn là phõn tớch nhiệm vụ, phõn tớch khối lƣợng cụng việc. Theo trỡnh tự sau:
+ Xỏc định nhiệm vụ/khối lƣợng cụng việc của tổ chức cần phải hoàn thành.
+ Sử dụng cỏc tỷ số quy đổi hoặc tiờu chuẩn định biờn, lƣợng lao động hao phớ cho một đơn vị sản phẩm.. để tớnh tổng số giờ lao động cần thiết cho hoàn thành mỗi loại cụng việc/ mỗi loại sản phẩm.
+ Quy đổi tổng số giờ ra số ngƣời lao động của mỗi nghề, mỗi loại cụng việc, mỗi loại sản phẩm. Tổng hợp cỏc nghề ta sẽ cú nhu cầu nhõn lực của tổ chức trong năm tới.
Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, loại sản phẩm, cơ cấu của mỗi tổ chức. Phƣơng phỏp phõn tớch nhiệm vụ dự đoỏn cầu nhõn lực trong ngắn hạn đƣợc biểu hiện cụ thể thành cỏc phƣơng phỏp sau:
Phương phỏp tớnh theo lượng lao động hao phớ.
Theo phƣơng phỏp này, xỏc định nhu cầu nhõn lực cho năm tới dựa theo cỏc căn cứ sau: tổng số lƣợng lao động hao phớ để hoàn thành số lƣợng sản phẩm hoặc khối lƣợng cụng việc, nhiệm vụ của năm kế hoạch, quỹ thời gian làm việc bỡnh quõn của một lao động năm kế hoạch, hệ số tăng năng suất lao động dự tớnh năm kế hoạch. Cụng thức: m n n i i i K T SL t D 1 (1.1) Trong đú: D: Cầu nhõn lực.
ti: Lƣợng lao động hao phớ để sản xuất một đơn vị sản phẩm (giờ), SLi: Tổng số sản phẩm i cần sản xuất năm kế hoạch.
Tn: Tổng quỹ thời gian làm việc bỡnh quõn của một lao động năm kế hoạch (giờ/ngƣời).
Km: Hệ số tăng năng suất lao động dự tớnh năm kế hoạch. n: Số loại sản phẩm cần sản xuất năm kế hoạch.
Để xỏc định lƣợng lao động hao phớ cho một đơn vị sản phẩm ta phải dựa vào mức lao động tức mức thời gian hao phớ cho từng bƣớc cụng việc, theo từng nghề.
Quỹ thời gian làm việc bỡnh quõn cho một lao động năm kế hoạch xỏc định thụng qua xõy dựng bảng cõn đối thời gian lao động của một lao động năm bỏo cỏo. Dự kiến những yếu tố ảnh hƣởng nhƣ thay đổi về kỹ thuật, tổ chức…. để ƣớc tớnh hệ số tăng năng suất lao động. Dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của tổ chức ta sẽ cú số lƣợng sản phẩm từng loại.
Phương phỏp tớnh theo năng suất lao động
Nội dung cơ bản của phƣơng phỏp này là lấy tổng sản lƣợng năm kế hoạch (hiện vật hoặc giỏ trị) chia cho năng suất lao động của một ngƣời lao động năm kế hoạch sẽ đƣợc cầu nhõn lực năm kế hoạch của tổ chức.
Cụng thức:
W Q
D (1.2)
Trong đú:
D: Cầu lao động năm kế hoạch Q: Tổng sản lƣợng năm kế hoạch.
W: Năng suất lao động bỡnh quõn của một lao động năm kế hoạch.
Theo phƣơng phỏp này cần chỳ ý tổng sản lƣợng năm kế hoạch phải thống nhất đơn vị tớnh. Nếu tổng sản lƣợng tớnh bằng tiền (giỏ trị) thỡ năng suất lao động cũng tớnh bằng tiền. Nếu tổng sản lƣợng tớnh bằng hiện vật thỡ năng suất lao động của một lao động năm kế hoạch cũng phải tớnh bằng hiện vật.
Phương phỏp tớnh theo tiờu chuẩn định biờn
Tiờu chuẩn định biờn là khối lƣợng cụng việc/nhiệm vụ mà một ngƣời phải đảm nhận. Vớ dụ nhƣ số học sinh mà một giỏo viờn phải đảm nhiệm, số giƣờng bệnh mà một hộ lý phải phục vụ.
Dự đoỏn cầu nhõn lực năm kế hoạch theo phƣơng phỏp này sẽ căn cứ vào nhiệm vụ cần hoàn thành năm kế hoạch nhƣ: Tổng số học sinh nhập trƣờng theo từng loại lớp của trƣờng, hoặc tổng số giƣờng bệnh cần phục vụ năm kế hoạch của bệnh viện, và định mức phục vụ của một giỏo viờn hoặc một y sỹ, bỏc sỹ năm kế hoạch.
1.4.2.2. Dự đoỏn cầu dài hạn
Hoạch định nguồn nhõn lực dài hạn thƣờng đƣợc tiến hành cho thời hạn trờn 1 năm, cú thể từ 3 đến 5 năm hoặc 7 năm.
Dự đoỏn cầu nhõn lực dài hạn là nhiệm vụ của cỏc chuyờn gia quản lý nhõn lực. Mỗi tổ chức tiến hành sản xuất cỏc loại sản phẩm khỏc nhau, trỡnh độ tổ chức và quản lý, trỡnh độ kỹ thuật ỏp dụng vào sản xuất kinh doanh cũng rất khỏc nhau cho nờn cầu về số lƣợng và chất lƣợng nhõn lực năm kế hoạch rất khỏc nhau. Do đú, phải căn cứ vào mục tiờu và kế hoạch chiến lƣợc sản xuất kinh doanh của tổ chức trong tƣơng lai, dự đoỏn những thay đổi về kỹ thuật cụng nghệ, tỏc động của mụi trƣờng.. để dự bỏo cầu nhõn lực ở những bộ phận chớnh của tổ chức hoặc là dự đoỏn chi tiết cầu nhõn lực cho từng loại cụng việc, từng nghề, từng loại sản phẩm cho thời kỳ kế hoạch.
Cú nhiều phƣơng phỏp dự bỏo cầu nhõn lực dài hạn:
Phương phỏp dự đoỏn cầu nhõn lực của tổ chức dựa vào cầu nhõn lực của từng đơn vị
Theo phƣơng phỏp này, ngƣời quản lý ở từng đơn vị (phõn xƣởng, phũng ban) dựa vào mục tiờu của đơn vị, xỏc định khối lƣợng cụng việc cần phải hoàn thành cho kỳ kế hoạch, dự đoỏn cần bao nhiờu nhõn lực để hoàn thành khối lƣợng cụng việc đú. Cầu nhõn lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch sẽ đƣợc tổng hợp từ cầu nhõn lực của từng đơn vị.
Ƣu điểm của phƣơng phỏp này là ngƣời quản lý ở từng bộ phận, đơn vị trong tổ chức thƣờng cú những thụng tin chớnh xỏc về nhiệm vụ, sản lƣợng, khối lƣợng cụng việc… mà đơn vị mỡnh sẽ hoàn thành trong thời kỳ kế hoạch, do đú sẽ dự đoỏn đƣợc số nhõn lực cần thiết kể cả những ngƣời lao động mới dự kiến cần đƣợc thu hỳt và bổ sung.
Nhƣợc điểm của phƣơng phỏp này là để cú số liệu cần thiết cho dự đoỏn đũi hỏi phải cú sự hợp tỏc của nhiều ngƣời trong đơn vị. Hơn nữa mỗi ngƣời quản lý ở từng bộ phận, đơn vị cú thể sử dụng những giả định khỏc nhau cho sự phỏt triển đơn vị mỡnh trong tƣơng lai để dự đoỏn cầu nhõn lực. Để khắc phục tồn tại này ngƣời đứng đầu tổ chức phải thụng bỏo rừ mục tiờu dài hạn của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch, đƣa ra những ràng buộc về tài chớnh, vốn, lao động… dựa vào đú ngƣời quản lý đơn vị dự đoỏn cầu nhõn lực của đơn vị mỡnh.
Phương phỏp ước lượng trung bỡnh
Dự đoỏn cầu nhõn lực của tổ chức thời kỳ kế hoạch dựa vào cầu nhõn lực bỡnh quõn hàng năm của tổ chức thời kỳ trƣớc.
Theo phƣơng phỏp này việc tớnh toỏn cầu nhõn lực đơn giản, số liệu dễ thu thập. Nhƣng phƣơng phỏp này dựa vào số liệu quỏ khứ nờn khi dự đoỏn cú thể khụng thấy hết những biến động cú thể xảy ra trong thời kỳ kế hoạch ảnh hƣởng tới cầu nhõn lực của tổ chức.
Phương phỏp tớnh theo tiờu chuẩn hao phớ lao động của một đơn vị sản lượng.
Nội dung cơ bản của phƣơng phỏp này là lấy tiờu chuẩn hao phớ lao động để sản xuất một đơn vị sản lƣợng tớnh theo giờ nhõn với tổng sản lƣợng năm kế hoạch. Sau đú chia cho quỹ thời gian làm việc bỡnh quõn của một lao động năm kế hoạch ta đƣợc cầu lao động năm kế hoạch.
Cụng thức: T t Q D (1.3) Trong đú:
D: Cầu nhõn lực năm kế hoạch.
Q: Tổng sản lƣợng cần phải sản xuất năm kế hoạch.
t: Tiờu chuẩn hao phớ lao động cho một đơn vị sản lƣợng năm kế hoạch. T: Tổng số giờ làm việc bỡnh quõn của một lao động năm kế hoạch.
Phương phỏp dự đoỏn xu hướng
Nội dung của phƣơng phỏp này là căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và mục tiờu cần đạt đƣợc của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch nhƣ: số lƣợng sản phẩm hoặc dịch vụ, doanh số bỏn ra, ƣớc tớnh những thay đổi về kỹ thuật ảnh hƣởng đến quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của tổ chức .v.v..so với thời kỳ hiện tại, ƣớc tớnh cầu nhõn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của tổ chức thời kỳ kế hoạch.
Áp dụng phƣơng phỏp này, cụng việc dự đoỏn nhu cầu nhõn lực đƣợc thực hiện một cỏch dễ dàng nhƣng ƣớc lƣợng thƣờng ớt chớnh xỏc và chủ yếu dựa vào số liệu của thời kỳ trƣớc đú
Phương phỏp phõn tớch hồi quy tuyến tớnh
Sử dụng hàm số toỏn học phản ỏnh mối quan hệ của cầu nhõn lực với cỏc biến số nhƣ: doanh số bỏn ra, sản lƣợng sẽ sản xuất kỳ kế hoạch, năng suất lao động, số học sinh sinh viờn dự kiến sẽ nhập trƣờng thời kỳ kế hoạch… để dự đoỏn cầu nhõn lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch.
Để ỏp dụng phƣơng phỏp này cần thu thập số liệu phản ỏnh mối quan hệ giữa cầu nhõn lực theo thời gian và cỏc yếu tố theo chuỗi thời gian. Chuỗi thời gian thu thập đƣợc số liệu càng dài thỡ kết quả dự đoỏn cầu nhõn lực trong thời
Cú thể ỏp dụng phƣơng phỏp này để xỏc định cầu nhõn lực của cỏc tổ chức dựa vào phõn tớch mối quan hệ của nhiều yếu tố. Tuy vậy, phƣơng phỏp này thƣờng thớch hợp khi thu thập đƣợc số liệu của tổ chức trong một chuỗi thời gian dài trong quỏ khứ hoặc cú mẫu số liệu khỏ lớn. Phƣơng phỏp này chỉ thớch hợp trong trƣờng hợp mụi trƣờng của tổ chức rất ổn định.
Phương phỏp chuyờn gia
Dự đoỏn cầu nhõn lực dài hạn dựa vào ý kiến của cỏc chuyờn gia cú kinh nghiệm trong từng lĩnh vực, cú thể là ý kiến của một nhúm chuyờn gia hoặc là ý kiến của cỏc cỏ nhõn nhƣ giỏm đốc nguồn nhõn lực hoặc là chuyờn gia kế hoạch hoỏ nhõn lực dài hạn. Cỏc chuyờn gia dựa vào đỏnh giỏ của họ về tỡnh hỡnh tổ chức trong tƣơng lai, điều kiện kinh tế, xó hội của tổ chức, với kinh nghiệm mà họ đó từng tớch luỹ đƣợc sẽ đƣa ra phƣơng ỏn dự đoỏn cầu nhõn lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch.
Để đạt đƣợc kết quả mong muốn tổ chức cần phải sử dụng tổng hợp kết quả ƣớc lƣợng cầu nhõn lực thời kỳ kế hoạch của tổ chức mà nhiều chuyờn gia đó hiến kế. Kinh nghiệm cho thấy cú 3 phƣơng phỏp sau:
Phƣơng phỏp 1: Yờu cầu mỗi chuyờn gia nộp bản tƣờng trỡnh về ƣớc tớnh cầu nhõn lực của tổ chức theo kinh nghiệm riờng của họ, sau đú sẽ tớnh trung bỡnh cầu nhõn lực của tổ chức theo ƣớc tớnh của cỏc chuyờn gia.
Phƣơng phỏp 2: Tổ chức hội thảo mời cỏc chuyờn gia đến dự và phỏt biểu, thảo luận nhúm. Kết luận cuối cựng là ý kiến thống nhất của cỏc chuyờn gia về ƣớc tớnh cầu nhõn lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch.
Phƣơng phỏp 3: Để thực hiện phƣơng phỏp này, một ngƣời cú trỏch nhiệm dự đoỏn cầu nhõn lực của tổ chức. Cú thể là chuyờn viờn của phũng quản lý nguồn nhõn lực thực hiện cỏc cụng việc sau:
+ Lựa chọn danh sỏch cỏc chuyờn gia am hiểu về tổ chức và cú kiến thức, kinh nghiệm dự đoỏn nhõn lực.
+ Xỏc định rừ những vấn đề cú liờn quan đến dự đoỏn nhõn lực, khú khăn, thuận lợi, mục tiờu và chiến lƣợc phỏt triển tổ chức trong tƣơng lai.
+ Soạn một bảng hỏi về dự đoỏn cầu nhõn lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch và gửi đến từng chuyờn gia.
Cỏc chuyờn gia ƣớc tớnh cầu nhõn lực của tổ chức theo kiến thức và kinh nghiệm của mỡnh, chuyển đến cho ngƣời cú trỏch nhiệm tổng hợp. Kết quả dự đoỏn nhõn lực đƣợc gửi trở lại cỏc chuyờn gia xem xột cho ý kiến về phƣơng ỏn lựa chọn. Nếu một chuyờn gia nào đú chƣa đồng tỡnh về phƣơng ỏn tổng hợp dự đoỏn nhõn lực đó chọn thỡ yờu cầu giải thớch rừ: nguyờn nhõn khụng đồng tỡnh, cần thay đổi nhƣ thế nào và chuyển bản gúp ý đú đến ngƣời cú trỏch nhiệm tổng hợp cầu nhõn lực. Phƣơng ỏn cuối cựng dự đoỏn cầu nhõn lƣc của tổ chức là kết quả nhất trớ cao nhất của cỏc chuyờn gia.
Với phƣơng phỏp này, cỏc chuyờn gia khụng tiếp xỳc trực tiếp với nhau trong cuộc họp hoặc hội thảo mà chỉ thụng qua văn bản nờn thuận lợi hơn và trỏnh đƣợc những hạn chế (nhƣ nể nang hoặc ngại bất đồng quan điểm…) trong thảo luận nhúm.
1.4.3. Phõn tớch hiện trạng nguồn nhõn lực tại tổ chức
Phõn tớch hiện trạng quản trị nguồn nhõn lực nhằm xỏc định cỏc điểm mạnh, điểm yếu, những khú khăn, thuận lợi của doanh nghiệp. Quản trị nguồn nhõn lực trong doanh nghiệp vừa cú tớnh chất hệ thống, vừa cú tớnh chất quỏ trỡnh.
a/ Nội dung phõn tớch
Phõn tớch cơ cấu tuổi của lực lƣợng lao động hiện cú trong tổ chức. Phõn tớch cơ cấu nhõn lực theo giới tớnh: nam, nữ để đỏnh giỏ mức độ phự hợp với yờu cầu cụng việc.
Phõn tớch kết cấu trỡnh độ, nghề nghiệp của ngƣời lao động theo từng cấp bậc so với nhu cầu. Hoặc phõn tớch so sỏnh trỡnh độ (bằng cấp đạt đƣợc, chuyờn ngành đó đƣợc đào tạo) của cỏn bộ quản lý, lónh đạo với yờu cầu cụng việc.
Phõn tớch so sỏnh mức độ phức tạp của cụng việc và trỡnh độ lành nghề của cụng nhõn thụng qua so sỏnh cấp bậc cụng việc và cấp bậc cụng nhõn theo từng nghề, từng bậc biết đƣợc mức độ phự hợp, khụng phự hợp và cú chiến lƣợc nguồn nhõn lực thớch ứng cho thời kỳ kế hoạch.
Tập trung phõn tớch những cụng việc cụ thể hoặc loại cụng việc thƣờng cú tỷ lệ thay thế lao động cao, vắng mặt nhiều, vi phạm kỷ luật lao động hoặc hoàn thành cụng việc ở mức độ thấp, tỡnh hỡnh sử dụng thời gian lao động của cỏc loại lao động.
Chỉ rừ những ngƣời sẽ về hƣu, sẽ nghỉ việc trong từng năm kế hoạch để cú kế hoạch thụng bỏo cho ngƣời lao động biết trƣớc đồng thời chuẩn bị ngƣời thay thế một cỏch chủ động.
b/ Phương phỏp phõn tớch.
Sử dụng phƣơng phỏp so sỏnh lực lƣợng nhõn lực hiện cú trong tổ chức theo từng tiờu thức với yờu cầu cụng việc mà họ đang đảm nhận hoặc so sỏnh tỡnh hỡnh nhõn lực hiện cú với yờu cầu cụng việc trong năm kế hoạch sắp tới nhằm đạt đƣợc mục tiờu sản xuất kinh doanh của tổ chức.
Phõn tớch kết cấu nghề nghiệp của lao động trong tổ chức:
Đảm bảo nhu cầu lao động theo từng nghề trong tổ chức chẳng những đảm bảo tớnh đồng bộ về lao động giữa cỏc nghề trong dõy chuyền sản xuất mà cũn tạo điều kiện để sử dụng lao động hợp lý theo cỏc nghề, tận dụng