Kiểm tra, giám sát công tác mua sắm tài sản

CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.3.3. Kiểm tra, giám sát công tác mua sắm tài sản

3.3.3.1. Thanh tra, kiểm tra công tác mua sắm tài sản

Việc kiểm tra được thực hiện trong hệ thống từ TW đến địa phương bởi Phòng Thanh tra – Kiểm tra (tại KBNN tỉnh) và Vụ Thanh tra – Kiểm tra (tại KBNN), theo chương trình kiểm tra định kỳ hoặc Lệnh kiểm tra đột xuất của lãnh đạo đơn vị.

Hàng năm, Vụ Tài vụ quản trị - Kho bạc Nhà nước tiến hành kiểm tra định kỳ đối với các đơn vị dự toán.

Bên cạnh đó, KBNN đã ban hành Quy trình kiểm tra nội bộ, qua đó các cán bộ làm công tác kế toán nội bộ luôn tự đối chiếu, kiểm tra việc thực hiện mua sắm tại đơn vị mình quản lý đảm bảo quy trình, tiết kiệm, hiệu quả.

3.3.3.2. Tổng hợp, lập báo cáo

Việc tổng hợp, lập báo cáo tình hình mua sắm được thực hiện định kỳ cùng với báo cáo chi tiêu nội bộ từng quí, báo cáo năm theo niên độ (thời điểm 31/12) hàng năm và được tổng hợp từ dưới lên: KBNN huyện báo cáo lên tỉnh, KBNN tỉnh tổng hợp báo cáo KBNN, KBNN tổng hợp toàn ngành báo cáo Bộ Tài chính.

3.3.3.3. Công khai tình hình mua sắm

Tại KBNN, việc công khai tình hình tài chính (trong đó có việc mua sắm tài sản) được thực hiện hàng năm tại hội nghị công nhân viên chức, tại KBNN tỉnh, việc công khai tài chính, mua sắm được thực hiện qua thông báo niêm yết công khai tại cơ quan sau khi mua sắm và trong hội nghị công nhân viên chức hàng năm.

3.3.3.4. Công tác quyết toán và quản lý tài chính đối với việc mua sắm tài sản

Quyết toán nguồn kinh phí mua sắm tài sản được thực hiện cùng với quyết toán chi tiêu nội bộ hàng năm.

3.3.3.5. Quản lý, sử dụng tài sản

Đối với hình thức tổ chức MSTT và tổ chức mua sắm tại đơn vị đều thực hiện theo quy định chung của Nhà nước. Riêng đối với các tài sản MSTT, sau khi thực hiện đấu thầu (hoặc các hình thức mua sắm khác), KBNN hoàn tất hồ sơ, lập phiếu xuất kho cấp tài sản cho các đơn vị bằng hiện vật. Các đơn vị tiếp nhận tài sản, các hồ sơ liên quan tổ chức theo dõi hạch toán (mở sổ chi tiết tài sản, tính hao mòn...) và trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản tại đơn vị theo quy định của Nhà nước. Đơn vị quản lý cấp trên mở sổ tổng hợp theo dõi tài sản của các đơn vị cấp dưới trực thuộc và trực tiếp theo dõi tài sản hiện có của đơn vị mình.

3.3. Đánh giá kết quả công tác quản lý mua sắm tài sản công của hệ thống Kho bạc Nhà nƣớc giai đoạn 2014 -2016

3.3.1. Những kết quả đạt được

 Giảm chi ngân sách Nhà nước

Bảng 3.5: Bảng số liệu tiết kiệm ngân sách nhà nƣớc do mua sắm tập trung

Đơn vị tính: Triệu đồng

Năm Dự toán MSTT Thực tế MSTT Tiết kiệm

2014 430.380 418.509 11.871

2015 410.118 400.015 10.103

2016 460.138 441.815 18.323

Tổng 1.300.636 1.266.339 34.297

(Nguồn: Vụ TVQT – KBNN)

Theo báo cáo hàng năm, tổng số tiền giảm chi NSNN khi thực hiện áp dụng MSTT tài sản công là 40.297 triệu đồng. Cụ thể qua các năm như sau:

- Năm 2014: giảm chi NSNN 11.871 triệu đồng; - Năm 2015: giảm chi NSNN 10.103 triệu đồng - Năm 2016: giảm chi NSNN 18.323 triệu đồng.

Số tiền tiết kiệm được cho ngân sách Nhà nước bằng việc áp dụng hình thức MSTT là tương đối lớn do việc mua sắm với số lượng lớn nên có những ưu đãi nhất định về giá so với mua sắm lẻ.

 Đã hình thành đồng bộ hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, làm cơ sở pháp lý cho việc mua sắm tài sản, hàng hoá theo phƣơng thức tập trung:

Các văn bản đó điều chỉnh đầy đủ phạm vi, đối tượng áp dụng, quy trình tổ chức thực hiện từ khâu lập kế hoạch, giao dự toán mua sắm, xây dựng phương án tổ chức mua sắm, tổ chức đấu thầu mua sắm, bàn giao tài sản,

hàng hoá cho đơn vị quản lý, sử dụng, bảo hành, bảo trì tài sản mua sắm, kiểm tra giám sát, công khai kết quả mua sắm, xử lý vi phạm, trách nhiệm tổ chức thực hiện v.v... về cơ bản, các quy định hiện hành nêu trên là phù hợp.

 Việc mua sắm tài sản, hàng hoá theo phƣơng thức tập trung đã đáp ứng đƣợc yêu cầu trang bị hiện đại, đồng bộ về tài sản:

Hiệu quả này góp phần đổi mới công nghệ quản lý theo hướng cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước, đặc biệt là việc trang bị thiết bị công nghệ thông tin, trang thiết bị chuyên dùng trong toàn hệ thống KBNN.

 Hiện đại hóa hệ thống thiết bị công nghệ thông tin:

Có thể nhận định rằng, những thành quả hoạt động KBNN trong những năm qua có vai trò quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý. Để có thể ứng dụng công nghệ thông tin, đòi hỏi phải có hệ thống thiết bị có chất lượng đồng bộ. Mặt khác, đặc điểm của thiết bị tin học là hao mòn vô hình rất lớn, giá cả biến động nhanh đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay khi Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của WTO.Vì vậy, việc lựa chọn thiết bị yêu cầu phải “đi tắt, đón đầu” sao cho các thiết bị không bị lạc hậu về công nghệ, hợp lý về giá cả. Bằng hình thức MSTT, hệ thống KBNN đã giải quyết được hài hoà cả hai nội dung này. Cũng trong thời gian vừa qua, một loạt các ứng dụng đã được triển khai trong hệ thống KBNN, từ các hoạt động nghiệp vụ trọng tâm đến các hỗ trợ nghiệp vụ trong các lĩnh vực khác:

* Quản lý thu - chi Ngân sách. * Quản lý tín dụng kho qũy. * Kế toán, thanh toán.

* Kế hoạch, thống kê, thông tin phục vụ lãnh đạo.

* Hoàn chỉnh nối mạng diện rộng tại KBNN các tỉnh, thành phố và nối mạng trên toàn quốc.

* Thanh toán song phương với các Ngân hàng thương mại. * Thanh toán Liên ngân hàng.

Hiện tại, KBNN đang chuẩn bị cơ sở vật chất cho việc hiện đại hoá công nghệ KBNN đến năm 2020 với nhiều ứng dụng đa dạng trong khai thác báo cáo tài chính, tài sản, an ninh mạng, đào tạo cán bộ.

 Đối với một số tài sản nhƣ công cụ hỗ trợ, thiết bị kho quỹ:

Việc MSTT đã giúp cho công tác quản lý về phương tiện kho Quỹ được thống nhất trong toàn hệ thống. Trong quá trình phát triển đất nước, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, các loại tội phạm cũng gia tăng và ngày càng có chiều hướng phức tạp, nạn tiền giả ngày càng tinh vi, vì lý do đó cần có số luợng các loại công cụ hỗ trợ như súng hơi cay, roi điện đáp ứng đủ cho công tác điều chuyển an toàn, trấn áp được kẻ gian khi cần thiết. Các loại thiết bị như máy đếm tiền phát hiện tiền siêu giả, đèn soi tiền cần phải có chất lượng tốt, phát hiện tiền giả nhanh, đảm bảo thời gian trong thu chi ngân sách cho các đối tượng. Bước đầu, các đơn vị đã có kinh nghiệm trong quản lý, vận hành các thiết bị này. Từ năm 2003, hệ thống KBNN đã phân cấp cho các đơn vị mua sắm một số trang thiết bị kho Quỹ như máy đếm tiền. Đối với công cụ hỗ trợ, do phải thực hiện một số thủ tục về chỉ tiêu kế hoạch mua sắm, cấp phép sử dụng công cụ, do vậy KBNN hiện còn MSTT đối với các thiết bị này. Tuy số lượng thiết bị nhiều nhưng giá trị không lớn, do vậy khi thực hiện trang cấp, nhận bàn giao tài sản để sử dụng khá tốn kém, việc bảo hành, bảo trì chưa thực sự hiệu quả và đáp ứng về thời gian do nhà cung cấp không đóng trên địa bàn của địa phương. Vì vậy, sau khi thống nhất với các đơn vị có liên quan và hướng dẫn chi tiết về mua sắm, quản lý thì các tài sản này đã được giao lại cho các đơn vị thực hiện mua sắm.

 In ấn chỉ đặc biệt:

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của KBNN là huy động vốn cho đầu tư phát triển, trong những năm qua, KBNN đã thực hiện huy động vốn cho các công trình mục tiêu lớn của Chính phủ như: Chương trình 327, xây dựng đường dây tải điện Bắc Nam 500KV, phát hành Công trái giáo dục, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện… và các chương trình mục tiêu quan trọng khác. Phục vụ cho các chương trình này, KBNN đã phối hợp với Ngân hàng Nhà nước và Nhà máy in tiền Quốc gia để in các ấn chỉ đặc biệt như Công trái, Trái phiếu, Tín phiếu… với tiêu chuẩn kỹ thuật chống giả cao trong thiết kế và in ấn. Bằng việc phát hành thống nhất trong cả nước tờ Công trái, Trái phiếu Chính phủ qua KBNN đã góp phần hạn chế tối đa các loại giấy tờ giả của bọn tội phạm, tránh thất thoát trong thanh toán và trong các hoạt động kinh tế có liên quan, củng cố lòng tin của Nhân dân đối với Đảng và Nhà nước, đồng thời đảm bảo an toàn cho nguồn vốn quốc gia huy động trong nhân dân.

 Góp phần vào việc thực hiện hành tiết kiệm, phòng chống tham nhũng, lãng phí:

Hiệu quả của việc mua sắm tài sản, hàng hoá theo phương thức tập trung không chỉ thể hiện ở số tiền giảm chi do mua sắm theo lô lớn mà còn được thể hiện ở chỗ chất lượng đầu vào tốt, tương đồng về kỹ thuật, việc sử dụng tài sản đạt hiệu quả cao, hạn chế các phát sinh kỹ thuật phải sửa chữa bất thường trong quá trình sử dụng tài sản.

Việc tập trung đầu mối thực hiện mua sắm, tổ chức mua sắm với khối lượng tài sản lớn thông qua hình thức đấu thầu rộng rãi là chủ yếu đảm bảo tính công khai, minh bạch, tạo điều kiện cho nhiều nhà thầu cung cấp tài sản, hàng hoá tham gia; cơ chế công khai, kiểm tra, giám sát, xử lý vi phạm được quy định chặt chẽ; từ đó góp phần vào việc phòng, chống tham nhũng trong

mua sắm tài sản Nhà nước theo tinh thần Nghị quyết Trung ương 3 (khoá X).

 Góp phần đảm bảo việc quản lý, sử dụng tài sản Nhà nƣớc chặt chẽ, đúng pháp luật:

Hệ thống KBNN thực hiện mua sắm tập trung đảm bảo không có tình trạng trang bị tài sản vượt tiêu chuẩn, định mức do Nhà nước quy định hoặc trang bị tài sản tràn lan, không hiệu quả; đảm bảo tính công khai minh bạch trong mua sắm tài sản.

Bên cạnh đó, do mua sắm tập trung nên KBNN có nhiều thời gian cho công tác chuyên môn của đơn vị mình hơn cũng như có điều kiện rà soát, thực hiện điều chuyển, sử dụng có hiệu quả tài sản khi cần phải xử lý.

3.3.2. Một số hạn chế và nguyên nhân

3.3.2.1. Một số hạn chế trong công tác quản lý mua sắm tập trung tài sản công trong hệ thống Kho bạc Nhà nước

 Bất cập về quy trình tổ chức mua sắm và đấu thầu mua sắm tài sản, hàng hoá:

- Việc xây dựng kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu với những tài sản là phương tiện như ôtô, xe máy, trang thiết bị chuyên dùng đặc dụng gặp khó khăn trong xây dựng giá gói thầu, tiêu chuẩn kỹ thuật đối với sản phẩm (dễ vi phạm quy định của Luật Đấu thầu), vì các loại tài sản này đã đăng ký giá với cơ quan Nhà nước hoặc chỉ có một ít loại sản phẩm cung cấp trên thị trường (thậm chí cả thị trường nước ngoài).

- Mua sắm tập trung hầu hết thực hiện theo hình thức đấu rộng rãi nên mất nhiều thời gian do quy trình, thủ tục phức tạp, thông thường từ lúc lập kế hoạch mua sắm đến khi bàn giao thiết bị cho đơn vị sử dụng từ 6 đến 8 tháng (trường hợp nếu đấu thầu không có nhà thầu, phải hủy thầu lại, thời gian kéo dài hơn nữa), dẫn đến không đảm bảo thời gian theo quy định của Luật NSNN.

- Việc lựa chọn chủng loại, mẫu mã tài sản hàng hoá là chủ trương của chủ đầu tư, mặc dù đã khảo sát, đánh giá nhưng không tránh khỏi tình trạng tài sản mua không đáp ứng được yêu cầu của đơn vị sử dụng hoặc không đồng bộ với các thiết bị sẵn có của từng đơn vị.

 Bất cập về mô hình tổ chức công tác MSTT:

Do có sự đa dạng về chủng loại thiết bị nên Hội đồng đấu thầu đòi hỏi phải có nhiều chuyên gia am hiểu về chuyên môn và kỹ thuật của thiết bị. Quy định các thành viên của Hội đồng chấm thầu phải có Chứng chỉ đấu thầu nên việc mời chuyên gia am hiểu về chuyên môn và kỹ thuật của thiết bị tham gia Hội đồng đấu thầu gặp nhiều khó khăn. Cơ quan tổ chức mua sắm tập trung có ít nhân lực và kinh nghiệm trong tổ chức đấu thầu nên cũng ảnh hưởng đến tiến độ mua sắm.

 Bất cập về việc bàn giao tài sản; bảo hành, bảo trì tài sản mua sắm:

- Về thời gian và địa điểm giao hàng: Trong một số trường hợp, việc mua sắm tập trung chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng của đơn vị, chi phí đi lại cho người, phương tiện để nhận tài sản còn tốn kém.

- Về hồ sơ giao nhận của thiết bị mua sắm tập trung đôi khi chưa được bàn giao đầy đủ, kịp thời như mua sắm trực tiếp: Do có một số tài sản có đặc thù quản lý như ô tô, hồ sơ lưu tại cơ quan đăng ký, sử dụng yêu cầu phải có đầy đủ như đối với chứng từ kế toán, do đó đôi khi cần thời gian để sao lưu, luân chuyển.

Đối với thiết bị tin học, do lựa chọn phương thức giao nhận hàng tại đơn vị sử dụng, vì vậy biên bản giao nhận tài sản có trước, hồ sơ như phiếu xuất kho đến sau, do đó đơn vị được trang cấp đã nhận tài sản đưa vào sử dụng khá lâu nhưng hồ sơ kế toán chưa hoàn thiện nên việc hạch toán còn chậm.

không được tham gia các điều khoản trong hợp đồng nên có những điều khoản trong hợp đồng khó thực hiện nhất là điều khoản về bảo hành, bảo trì; vì khi cần bảo hành, bảo trì thì đơn vị sử dụng tài sản, hàng hoá báo cho chủ đầu tư, chủ đầu tư liên hệ với nhà thầu để bảo hành.

Vấn đề bảo hành, bảo trì, sửa chữa không đảm bảo tính tức thì, kịp thời trong khi đó hầu hết các nhà thầu chỉ có trung tâm hỗ trợ dịch vụ khách hàng tại TP Hà Nội và TP HCM.

3.3.2.2. Nguyên nhân của hạn chế

 Việc xây dựng kế hoạch mua sắm tập trung thƣờng bị động:

Do phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Định mức trang bị tài sản chưa đầy đủ, có sự biến động. Mặt khác, thủ tục, quy trình mua sắm hiện hành mất số luợng thời gian tương đối dài.Trong quá trình triển khai thực hiện đôi khi phải thực hiện các Nghị quyết của Chính phủ về những giải pháp chủ yếu tập trung kiềm chế lạm pháp, ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm an sinh xã hội; theo đó Chính phủ yêu cầu các Bộ, ngành, địa phương tạm dừng việc mua sắm ôtô, phương tiện và tài sản có giá trị lớn. Đây cũng chính là các tài sản chủ yếu áp dụng phương thức mua sắm theo phương thức tập trung.

 Chƣa có một tổ chức hoạt động thƣờng xuyên, chuyên sâu đối với lĩnh vực mua sắm tài sản công theo PTTT:

Do đội ngũ cán bộ tham gia công tác mua sắm còn làm nhiệm vụ kiêm nhiệm và thuộc quản lý của nhiều đơn vị, do đó việc nghiên cứu chuyên sâu, việc chủ động về thời gian cho hoạt động mua sắm còn chưa được quan tâm, chú trọng dẫn đến việc tổ chức thực hiện các hoạt động mua sắm, giao nhận hàng hoá, luân chuyển hồ sơ chứng từ chưa đạt yêu cầu về thời gian.

 Chƣa có sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa đơn vị thực hiện