3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN Lí
3.2.3. Hoàn thiện hoạt động giỏm sỏt và kiểm soỏt quỏ trỡnh thực hiện dự
thể, đối với những hạng mục cú liờn quan đến bớ mật an ninh quốc phũng thỡ chỉ định thầu hoặc đấu thầu hạn chế trong phạm vi cỏc doanh nghiệp trong quõn đội, cũn lại cỏc hạng mục khỏc nờn lựa chọn hỡnh thức đấu thầu rộng rói cả về tƣ vấn và thực hiện.
3.2.3. Hoàn thiện hoạt động giỏm sỏt và kiểm soỏt quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn hiện dự ỏn
3.2.3.1. Hoàn thiện hoạt động giỏm sỏt và kiểm soỏt tiến độ dự ỏn
Tiến độ thực hiện dự ỏn là mặt cũn hạn chế nhất đối với quản lý dự ỏn đầu tƣ tại nhà mỏy. Tiến độ khụng đảm bảo vừa gõy lóng phớ, thất thoỏt vừa chậm đƣa dự ỏn vào thực hiện theo kế hoạch tổng thể. Để khắc phục cần kết hợp biện phỏp sau:
Thứ nhất, coi trọng việc xõy dựng và kiểm tra kế hoạch thực hiện dự ỏn - Sau khi dự ỏn đƣợc phờ duyệt, Ban quản lý dự ỏn cần xõy dựng kế hoạch thực hiện dự ỏn chi tiết chứ khụng chỉ dừng lại ở việc phõn cụng cho cỏc cỏ nhõn tự xõy dựng kế hoạch của mỡnh. Kế hoạch đú cần phải xỏc định rừ: thời gian cần phải hoàn thành từng hạng mục và cả dự ỏn, những cụng việc nào cần phải hoàn thành trƣớc, những cụng việc nào cú thể làm sau, những cụng việc nào cú thể làm song song và gắn với trỏch nhiệm cụ thể từng ngƣời. Cú thể sử dụng phƣơng phỏp sơ đồ GANTT để quản lý việc thực hiện cỏc hạng mục của dự ỏn. Đõy là một phƣơng phỏp đơn giản và thụng dụng
cho biết khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng cụng việc nờn dễ dàng kiểm tra, giỏm sỏt việc thực hiện tiến độ của dự ỏn.
- Thực hiện chế độ bỏo cỏo thƣờng xuyờn theo lịch hoặc khụng thƣờng xuyờn giữa từng cỏ nhõn theo kế hoạch đó phõn cụng với Ban quản lý dự ỏn cũng nhƣ giữa Ban quản lý dự ỏn với Ban giỏm đốc nhà mỏy để cựng nhau phỏt hiện và xử lý cỏc sự cố phỏt sinh nhằm giải quyết kịp thời những vƣớng mắc trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn gúp phần đẩy nhanh tiến độ.
Thứ hai, giỏm sỏt tiến độ thực hiện của nhà thầu
Nhà mỏy phải giỏm sỏt chặt chẽ hơn nữa tiến độ thực hiện của cỏc nhà thầu. Việc thực hiện cỏc cụng việc phải hoàn toàn diễn ra theo đỳng hợp đồng đó ký kết, mọi cụng việc phải đƣợc bỏo cỏo phản hồi thụng qua đội ngũ giỏm sỏt một cỏch thƣờng xuyờn.
Thứ ba, thực hiện chế độ trỏch nhiệm rừ ràng cho từng thành viờn Ban quản lý dự ỏn và cỏc nhà thầu, đặc biệt là trƣởng ban quản lý dự ỏn về tiến độ của từng khõu và của cả dự ỏn.
Thứ tư, nõng cao năng suất ngƣời lao động
Cỏc hạng mục của dự ỏn do Ban quản lý dự ỏn tự thực hiện cú sự tham gia rất lớn của đội ngũ kỹ thuật viờn, nhõn viờn nhà mỏy. Vỡ vậy, cỏc hạng mục này cú thể hoàn thành một cỏch nhanh chúng đỳng tiến độ, nhà mỏy cần phải cú một số biện phỏp khuyến khớch ngƣời lao động để họ gắn trỏch nhiệm cao hơn đối với phần việc của mỡnh. Việc khen thƣởng kỷ luật cần phải rừ ràng, cú nhƣ vậy sẽ giỳp họ nõng cao tinh thần trỏch nhiệm trong cụng việc, qua đú đẩy nhanh tiến độ chung của cả dự ỏn.
3.2.3.2. Đổi mới việc cấp vốn và thanh, quyết toỏn vốn đầu tư
Một trong những nguyờn nhõn dẫn đến chậm tiến độ là việc cấp vốn cho cỏc dự ỏn chậm, khụng theo kế hoạch vốn đó đăng ký. Để khắc phục tỡnh trạng này, đối với việc cấp vốn, đũi hỏi trỏch nhiệm của Cục Tài chớnh - Bộ
Quốc phũng căn cứ vào quyết định phờ duyệt dự ỏn với kế hoạch phõn bổ vốn hàng năm đó đƣợc thủ trƣởng Bộ Quốc phũng phờ duyệt chủ động cõn đối nguồn vốn dành cho phỏt triển cụng nghiệp quốc phũng để phõn bổ cho nhà mỏy thực hiện theo đỳng tiến độ đó đƣợc xỏc định. Trờn cơ sở kế hoạch thụng bỏo vốn đú, Cục Tài chớnh phải chịu trỏch nhiệm đảm bảo đủ vốn tạm ứng kịp thời theo hợp đồng mà CĐT đó ký với nhà thầu khi cú khối lƣợng nghiệm thu. Sau khi dự ỏn đƣợc nghiệm thu, đũi hỏi việc thanh, quyết toỏn khẩn trƣơng nhƣng phải theo quy trỡnh chặt chẽ trỏnh thất thoỏt, lóng phớ NSNN. Cụ thể, khõu thẩm định quyết toỏn phải đƣợc thực hiện một cỏch chặt chẽ, phải rà soỏt cỏc quy định, tiờu chuẩn, định mức, đơn giỏ, chế độ, đảm bảo chi phớ thực của dự ỏn. Với cỏc dự ỏn lớn, trƣớc khi phờ duyệt quyết toỏn dự ỏn đầu tƣ nhất thiết phải đƣợc tiến hành kiểm toỏn nhằm thực hiện kiểm tra, kiểm soỏt, loại bỏ chi phớ khụng hợp lý ra khỏi dự ỏn.
3.2.3.3. Hoàn thiện hoạt động giỏm sỏt và kiểm soỏt chất lượng dự ỏn
Dự ỏn hoàn thành với chất lƣợng tốt luụn là mục tiờu mà nhà mỏy hƣớng tới, hiện nay đặc biệt đối với cỏc hạng mục xõy dựng cơ bản, do vấn đề chậm vốn và sức ộp tiến độ, sự biến động của giỏ cả nguyờn vật liệu mà chất lƣợng của một số hạng mục thuộc cỏc dự ỏn này chƣa đƣợc coi trọng. Vỡ vậy, để nõng cao chất lƣợng của cỏc dự ỏn đũi hỏi Ban quản lý dự ỏn phải cú biện phỏp giỏm sỏt chặt chẽ hơn nữa sản phẩm của cỏc nhà thầu, tƣ vấn từ khi lập dự ỏn khả thi cho đến khi kết thỳc dự ỏn và bàn giao, cụ thể nhƣ sau:
* Đối với hoạt động tƣ vấn
- Nhà mỏy cần ký hợp đồng với cỏc nhà tƣ vấn, nhà thầu bằng hợp đồng, thoả thuận cú sự hỗ trợ của phỏp luật. Trong đú cú quy định cụ thể trỏch nhiệm của mỗi bờn trong thực hiện cụng việc của mỡnh. Tất cả cỏc dự ỏn đều phải đƣợc kiểm tra, giỏm sỏt theo từng giai đoạn của quỏ trỡnh đầu tƣ và xõy dựng từ khi chuẩn bị đầu tƣ, thực hiện đầu tƣ đến khi kết thỳc đƣa dự ỏn vào
khai thỏc sử dụng. Mục đớch để nhà mỏy kiểm tra lại tớnh chớnh xỏc của cỏc sản phẩm đó đƣợc tạo ra. Tổ chức tƣ vấn xõy dựng phải cú hệ thống đảm bảo chất lƣợng của mỡnh, thực hiện kiểm tra chất lƣợng chặt chẽ trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng và phải chịu trỏch nhiệm về chất lƣợng đối với sản phẩm của mỡnh.
- Chủ đầu tƣ cần lựa chọn cỏc nhà tƣ vấn cú đầy đủ trỡnh độ năng lực tƣ cỏch phỏp nhõn, cú kinh nghiệm uy tớn trờn thị trƣờng. Sự lựa chọn này mang tớnh chất quyết định xuyờn suốt quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn. Bởi sản phẩm của tƣ vấn đú là bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi, hồ sơ khảo sỏt, thiết kế kỹ thuật… là cơ sở để thực hiện dự ỏn. Trừ những hạng mục phải chỉ định tƣ vấn do cơ quan cấp trờn yờu cầu, để lựa chọn nhà tƣ vấn cú chất lƣợng tƣ vấn cao, giỏ thành hợp lý, chủ đầu tƣ cần ỏp dụng biện phỏp đấu thầu tƣ vấn. Nhà mỏy phải gắn trỏch nhiệm cho tổ chức tƣ vấn thiết kế, cụ thể:
+ Cử chủ nhiệm đồ ỏn thiết kế chịu trỏch nhiệm toàn bộ về thiết kế hoặc một phần thiết kế của mỡnh.
+ Đề ra yờu cầu, kiểm tra lại kết quả và nghiệm thu tài liệu khảo sỏt đủ yờu cầu thiết kế.
+ Chịu trỏch nhiệm về chất lƣợng, nội dung và khối lƣợng của toàn bộ tài liệu thiết kế.
+ Đảm bảo thực hiện tiến độ thiết kế theo đỳng hợp đồng, cung cấp cỏc tài liệu thiết kế đỳng đắn và chịu trỏch nhiệm bổ sung, sữa chữa hoặc lập lại khi thiết kế chƣa đƣợc phờ duyệt.
+ Thực hiện chế độ kiểm tra chất lƣợng sản phẩm và nghiệm thu nội bộ cỏc tài liệu, số liệu trong quỏ trỡnh thiết kế và trƣớc khi giao thiết kế cho Ban quản lý dự ỏn.
Đối với cỏc hạng mục xõy dựng cơ bản, để đạt đƣợc yờu cầu về chất lƣợng, yờu cầu tổ chức giỏm sỏt kỹ thuật phải làm đỳng chức năng, nhiệm vụ
của mỡnh. Để nõng cao chất lƣợng hơn nữa, việc giỏm sỏt kỹ thuật thi cụng cụng ty nờn thuờ một tƣ vấn cú đủ năng lực hành nghề thực hiện việc giỏm sỏt chặt chẽ khối lƣợng và chất lƣợng do cỏc nhà thi cụng sản xuất ra.
* Việc xõy lắp, mua sắm trang thiết bị
- Trƣớc hết, chủ đầu tƣ phải tiến hành lựa chọn đơn vị thi cụng. Đơn vị thi cụng đƣợc thẩm định cú năng lực thực chất, cú trỡnh độ kinh nghiệm đƣợc xỏc định bằng đội ngũ kỹ thuật, cụng nhõn lành nghề phự hợp với yờu cầu về kỹ thuật của dự ỏn.
- Kiểm tra độ tin cậy của cỏc nhà cung cấp cỏc nguyờn vật liệu đầu vào để đảm bảo chất lƣợng trỏnh cỏc sự cố xảy ra trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn.
- Nõng cao trỏch nhiệm của đơn vị xõy lắp nhằm buộc nhà thầu phải thi cụng theo đỳng quy trỡnh thiết kế, dựng đỳng nguyờn vật liệu.
- Đơn vị thi cụng phải tự xõy dựng kế hoạch chất lƣợng. Và trỡnh bản kế hoạch này cho chủ đầu tƣ xem xột đỏnh giỏ. Nếu chủ đầu tƣ đồng ý thỡ đơn vị thi cụng đƣợc phộp sử dụng để tổ chức tƣ vấn của mỡnh tự giỏm sỏt chất lƣợng thi cụng. Để quản lý chất lƣợng tốt hơn hơn đũi hỏi đơn vị thi cụng phải đƣa ra cỏc biện phỏp phũng trỏnh mọi rủi ro xảy ra để khụng mất chi phớ đền bự, khụng gõy thiệt hại tớnh mạng và giữ đƣợc uy tớn cho đơn vị. Vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp xõy lắp là nõng cao năng lực và đạo đức nghề nghiệp.
- Khuyến khớch ỏp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng phự hợp với tiờu chuẩn Việt Nam và quốc tế. Để làm đƣợc điều này, cần tuyờn truyền đỏnh giỏ cụng khai để mọi chủ thể tham gia đều cú ý thức quản lý chất lƣợng chung đối với dự ỏn.
- Khuyến khớch và tạo điều kiện cho đơn vị xõy lắp ỏp dụng cụng nghệ mới, quy trỡnh và phƣơng phỏp thi cụng tiờn tiến.
- Hợp lý hoỏ tổ chức sản xuất và ỏp dụng sỏng kiến cải tiến kỹ thuật của đụng đảo cụng nhõn, kỹ thuật viờn, kỹ sƣ và cỏc tổ chức quản lý sản xuất cũng là một đặc điểm của ỏp dụng tiến bộ kỹ thuật trong xõt dựng.
- Đơn vị xõy lắp ngoài việc thực hiện theo đỳng hồ sơ thiết kế kỹ thuật, cần phải tiến hành lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi cụng riờng đƣợc chủ đầu tƣ chấp thuận, trong quỏ trỡnh thi cụng xõy lắp cần cú cải tiến, sỏng tạo, phỏt hiện sai sút của thiết kỹ thuật đề ra phƣơng hƣớng giải quyết.
- Với cỏc hạng mục mua sắm trang thiết bị, yờu cầu Ban quản lý dự ỏn phải kiểm tra chặt chẽ nguồn gốc xuất xứ, cỏc tớnh năng kỹ thuật của thiết bị thực tế so với yờu cầu ban đầu.
* Hoạt động giỏm sỏt và nghiệm thu
- Thực hiện giỏm sỏt thƣờng xuyờn để theo sỏt, kiểm tra chủng loại, số lƣợng, quy cỏch, chất lƣợng nguyờn vật liệu, theo dừi tiến độ cũng nhƣ quy trỡnh thực hiện cỏc hạng mục dự ỏn của nhà thầu nhằm cú những thụng tin, xử lý kịp thời về cho chủ đầu tƣ.
- Hoạt động giỏm sỏt của đơn vị tƣ vấn cần đƣợc tiến hành theo suốt tiến trỡnh của dự ỏn
- Đội ngũ giỏm sỏt dự ỏn cần cú một trỡnh độ hiều biết và nghiệp cao hơn hẳn những ngƣời thực hiện cỏc hạng mục của dự ỏn thỡ mới thực hiện đƣợc cụng tỏc giỏm sỏt. Những ngƣời làm cụng tỏc giỏm sỏt này phải đƣợc quy định chức năng, quyền hạn, trỏch nhiệm cụ thể, rừ ràng và cần khụng ngừng củng cố, nõng cao những kiến thức chuyờn mụn, cập nhật thụng tin, học hỏi, đỳc rỳt kinh nghiệm thụng qua lý thuyết và thực tiễn thi cụng.
- CĐT cú trỏch nhiệm giỏm sỏt nhà thầu thực hiện đầy đủ kế hoạch thực hiện đó đƣợc thụng qua: đỳng, đủ, kịp thời vật tƣ, thiết bị, nhõn cụng để thi cụng theo đỳng hợp đồng đó ký kết. Trƣờng hợp phỏt hiện cú gian lận so với cam kết sẽ phải bồi thƣờng, chịu phạt theo hợp đồng.
- Đổi mới cơ chế quản lý chất lƣợng dự ỏn theo hƣớng gắn chặt trỏch nhiệm của ngƣời tƣ vấn giỏm sỏt thi cụng. Xỏc lập rừ mối quan hệ CĐT và tƣ vấn giỏm sỏt (ngƣời giỏm sỏt) theo cơ chế hợp đồng đảm bảo tớnh chất độc lập hoạt động trong cụng tỏc giỏm sỏt. Ngƣời giỏm sỏt phải đƣợc hƣởng phụ cấp trỏch nhiệm cao. Tiờu chuẩn hoỏ cỏn bộ giỏm sỏt về trỡnh độ, phẩm chất đạo đức, và ngƣời giỏm sỏt phải cú khoản tiền ký cƣợc đảm bảo trỏch nhiệm.
- Hàng ngày, cỏn bộ giỏm sỏt cú trỏch nhiệm bỏo cỏo với trƣởng ban QLDA về tiến độ và tỡnh hỡnh triển khai cụng việc, trong đú cú những nhận xột sơ bộ về việc ỏp dụng cỏc quy trỡnh, quy phạm trong quỏ trỡnh tổ chức thực hiện, đồng thời lờn kế hoạch của những cụng việc sắp triển khai.
3.2.3.4. Hoàn thiện hệ thống quản lý rủi ro
Ban quản lý dự ỏn đầu tƣ nhà mỏy cần phải coi trọng vai trũ hoạt động quản lý rủi ro hơn nữa. Trƣớc hết, cần phải xỏc định đƣợc những rủi ro cú thể xảy đến khi thực hiện cỏc dự ỏn đầu tƣ ở nhà mỏy. Phƣơng phỏp đƣợc sử dụng phổ biến là tổ chức Hội thảo đỏnh giỏ rủi ro đƣợc thực hiện ngay trong giai đoạn lập kế hoạch thực hiện dự ỏn. Tham dự Hội thảo bao gồm Ban Giỏm đốc, Ban quản lý dự ỏn, cỏc đơn vị tƣ vấn lập dự ỏn, tƣ vấn TKKT-TDT. Cỏc thành viờn tại hội thảo sẽ cựng trao đổi để đƣa ra một danh sỏch cỏc rủi ro cú thể xảy ra để chủ động kiểm soỏt và giỏm sỏt. Bƣớc tiếp theo sau khi lập đƣợc bản danh sỏch cỏc rủi ro tiềm ẩn, Ban quản lý dự ỏn sẽ phải tổ chức đỏnh giỏ và xếp hạng cỏc rủi ro theo mức độ cần ƣu tiờn ứng phú. Để thực hiện việc xếp hạng rủi ro, Ban quản lý dự ỏn sẽ phõn tớch, đỏnh giỏ từng rủi ro theo 2 tiờu chớ: khả năng xảy ra của rủi ro và mức độ ảnh hƣởng của rủi ro đến cỏc dự ỏn nếu xảy ra. Cỏc rủi ro sẽ đƣợc xếp hạng theo thứ tự ƣu tiờn giảm dần.
Trong quỏ trỡnh thực thi cỏc biện phỏp ứng phú, Ban quản lý dự ỏn cần xõy dựng hệ thống bỏo cỏo thƣờng xuyờn nhằm đảm bảo kiểm soỏt chặt chẽ
quỏ trỡnh thực hiện. Thƣờng xuyờn tổ chức kiểm tra và đỏnh giỏ việc tuõn thủ chớnh sỏch quản lý rủi ro và cỏc tiờu chuẩn liờn quan.