CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Quản lý tài sản công tại Ủy ban giám sát tài chính quốc gia
3.2.2. Quản lý quá trình khai thác và sử dụng tài sản công tại ủy ban giám sát
được thực hiện theo từng bước cụ thể và được phân cấp quản lý trong đầu tư, mua sắm tài sản công và gắn trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân trong đầu tư, mua sắm và QLTSC tại Ủy ban.
3.2.2. Quản lý quá trình khai thác và sử dụng tài sản công tại Ủy ban giám sát tài chính quốc gia sát tài chính quốc gia
3.2.2.1. Quy trình quản lý tài sản công tại Ủy ban giám sát tài chính quốc gia
Văn phòng (Phòng HC-QT) chịu trách nhiệm lập biên bản nghiệm thu TSC của Ủy ban về quy cách, chất lượng, số lượng ...đối với các TSC mua về sử dụng; lập bảng đăng ký tài sản/sổ theo dõi; lập biên bản bàn giao cho bộ phận/cá nhân sử dụng. Mọi sự thay đổi sử dụng từ bộ phận/cá nhân này cho cá nhân khác đều phải thông báo cho Văn phòng (Phòng HC-QT) để theo dõi và kiểm tra. 0 2,000,000,000 4,000,000,000 6,000,000,000 8,000,000,000 10,000,000,000
NĂM 2011 NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2014 NĂM 2015 NĂM 2016
TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TĂNG 1,993,808,000 151,675,000 3,821,285,994 1,520,278,980 1,319,690,000 9,070,000,000
Mỗi một TSC phải có mã nhằm mục đích phân biệt TSC giữa các đơn vị trong Ủy ban; giữa tài sản cá nhân và Ủy ban và để theo dõi, quản lý hiệu quả. Phòng HC-QT phối hợp với Phòng KT-TV Văn phòng Ủy ban chịu trách nhiệm đánh và dán mã cho các TSC, mở sổ và hồ sơ lưu trữ cho các TSC (nguyên khối/nguyên chiếc). Hồ sơ lưu trữ phải đầy đủ các chứng từ từ lúc hình thành cho đến khi thanh lý. Các chứng từ bao gồm:
- Bộ chứng từ kế toán: hoá đơn tài chính (bản photo có đánh tham chiếu tới bản chính), biên bản bàn giao nghiệm thu, phiếu nhập kho (trong trường hợp chưa đưa vào sử dụng ngay), hợp đồng;
- Bản mô tả các đặc tính, đặc điểm, đặc thù và các thông tin quan trọng khác nhằm phân biệt tài sản này và tài sản khác;
- Biên bản bàn giao tài sản, CCDC;
- Biên bản sự cố, hỏng hóc trong quá trình sử dụng;
- Đề xuất thay thế, sửa chữa xử lý sự cố hỏng hóc trong quá trình sử dụng; - Biên bản nghiệm thu sau khi sửa chữa, thay thế trong quá trình sử dụng. Hồ sơ này được lưu trữ tại Phòng HC-QH. Trong trường hợp bộ phận sử dụng trực tiếp nằm ở địa điểm khác, cách xa về địa lý so với Phòng HHC- QT thì bộ phận đó phải lưu trữ một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định trên.
Phòng Kế toán Tài vụ (Phòng KT-TV) -Văn phòng Ủy ban mở sổ/thẻ theo dõi chi tiết TSC đã mua theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Các đơn vị thực hiện việc quản lý đối với những TSCĐ đã hao mòn hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động của Ủy ban như những TSCĐ thông thường.
3.2.2.2. Quy trình sử dụng, sửa chữa, bảo quản tài sản công tại Ủy ban giám sát tài chính quốc gia
Các bộ phận, cá nhân của các đơn vị phải có trách nhiệm quản lý, sử dụng TSC đúng mục đích, tiêu chuẩn, chế độ, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả để
phục vụ công tác và các hoạt động của Ủy ban. Nghiêm cấm sử dụng TSC không đúng mục đích, làm thất thoát, hư hỏng gây thiệt hại về TSC.
Bảo trì tài sản
Phòng HC-QT phải có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ bảo trì cho TSC do đơn vị mua sắm.
Phòng HC-QT chủ động tiến hành công tác bảo trì định kỳ đối với tài sản, trang thiết bị là máy móc được sử dụng cho hoạt động của Ủy ban. Trước khi tiến hành bảo trì, Phòng HC-QT phải lập kế hoạch, trình Lãnh đạo Ủy ban phê duyệt làm căn cứ thực hiện, trong đó nêu rõ thời gian cần thiết để bảo trì, phương án thay thế tài sản và trang thiết bị trong thời gian đó.
Kế hoạch bảo trì định kỳ, Phòng HC-QT phải thông báo cho người sử dụng TSC để chủ động trong công việc.
Sửa chữa tài sản
Phòng HC-QT có trách nhiệm nhận phiếu đề nghị sửa chữa từ phía các bộ phận sử dụng TSC hoặc đối với TSC sử dụng chung. Phòng HC-QT có trách nhiệm báo cáo và trình phiếu đề nghị sửa chữa lên Chánh Văn phòng Ủy ban xem xét phê duyệt.
Đối với TSC phải sửa chữa Phòng HC-QT căn cứ vào tình trạng bảo hành/hết bảo hành của TSC đó trình lên Chánh Văn phòng để sửa chữa/thay thế/thay thế tạm thời cho phù hợp. Việc mua sắm, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp các loại TSC phải có hoá đơn chứng từ đầy đủ, hợp lệ, trong trường hợp cần thiết phải có hợp đồng và phiếu bảo hành.
Các TSC được sửa chữa phải được lập biên bản sửa chữa, có chữ ký của bộ phận đang quản lý/sử dụng và Phòng HC-QT. Việc theo dõi quản lý TSC được sửa chữa phải được ghi chép vào sổ theo dõi sửa chữa.
TSC được sửa chữa phải được Phòng HC-QT theo dõi nghiêm ngặt về tiến độ, đảm bảo hiệu quả.
Các TSC được thay thế phải làm phiếu nhập kho. Phòng HC-QT phối với các bộ phận liên quan nhập kho các loại TSC hư hỏng không còn sử dụng được hoặc không còn phù hợp. Việc nhập kho TSC phải ký biên bản nhập kho, nêu rõ nguyên nhân nhập kho và chữ ký của bộ phận sử dụng cùng với Phòng HC-QT.
Nâng cấp tài sản
Bộ phận, cá nhân có nhu cầu nâng cấp TSC phải lập phiếu đề nghị nâng cấp TSC chuyển về Phòng HC-QT. Đối với TSC sử dụng chung, Phòng HC- QT có trách nhiệm báo cáo và trình phiếu đề nghị nâng cấp lên Chánh Văn phòng.
Đối với TSC phải nâng cấp, Phòng HC-QT căn cứ vào tình trạng thực tế của TSC trình Lãnh đạo Ủy ban phương án nâng cấp/ thay thế/ thay thế tạm thời phù hợp.
Các TSC được nâng cấp phải được lập biên bản nâng cấp, có chữ ký của bộ phận đang quản lý, sử dụng và Phòng HC-QT.
3.2.2.3. Điều chuyển, thu hồi tài sản công trong nội bộ
Các trường hợp thu hồi TSC
TSC tại Ủy ban giám sát tài chính quốc gia, các bộ phận thực hiện điều chuyển, thu hồi trong các trường hợp sau:
Các đơn vị sử dụng TSC không đúng mục đích của Ủy ban; TSC phục vụ hoạt động của dự án khi dự án kết thúc;
Khi cá nhân trong từng bộ phận nghỉ việc, Phòng HC-QT phải thu hồi TSC giao cho cá nhân đó để nhập lại kho chung hoặc điều chuyển cho bộ phận/cá nhân khác có nhu cầu.
Các nguyên tắc điều chuyển TSC
Các TSC của Ủy ban, khi thực hiện điều chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác phải có quyết định của Chủ tịch Ủy ban cho phép điều chuyển và lập
biên bản xác nhận bàn giao trong đó có ký nhận của Phòng HC-QT và các bên.
Các TSC giao cho cá nhân/ bộ phận sử dụng, khi thực hiện điều chuyển sang cá nhân/bộ phận khác thì phải thông báo cho Phòng HC-QT và lập biên bản bàn giao có ký nhận của ba bên.
Thẩm quyền quyết định điều chuyển, thu hồi TSC
Thẩm quyền quyết định điều chuyển tài sản
Thủ trưởng đơn vị của Ủy ban có quyền điều chuyển các TSC thuộc bộ phận mình quản lý.
Trưởng bộ phận quyết định điều chuyển TSC trong phạm vi bộ phận mình quản lý.
Thẩm quyền quyết định thu hồi tài sản
Thủ trưởng đơn vị quyết định thu hồi TSC của bộ phận quản lý đã sử dụng sai quy định để điều chuyển, bố trí sử dụng có hiệu quả trong phạm vi nội bộ đơn vị mình hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý theo quy định. Sau đó thông báo cho Phòng HC-QT để cùng theo dõi.