CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Quản lý tài sản công tại Ủy ban giám sát tài chính quốc gia
3.2.3. Quản lý quá trình kết thúc sử dụng tài sản công tại Ủy ban giám sát tà
tài chính Quốc gia
3.2.1.1. Kiểm kê tài sản Ủy ban giám sát tài chính Quốc gia
Mục đích và yêu cầu của công tác kiểm kê
Đánh giá thực trạng, cơ cấu, giá trị TSC và các nguồn vốn hình thành TSC do đơn vị đang quản lý và sử dụng.
Xác định chính xác TSC hiện có, đối chiếu với sổ sách để xác định TSC thừa thiếu. Trên cơ sở đó, lập phương án xử lý những tồn tại về TSC, góp phần làm lành mạnh hóa tình hình tài chính của Ủy ban.
Phản ánh được tình hình sử dụng tài sản trong các đơn vị: tài sản đang sử dụng, tài sản chưa cần, tài sản không cần dùng, tài sản hư hỏng trước thời
gian quy định hoặc tài sản đã hết thời gian sử dụng nhưng vẫn còn dùng. Từ đó, có kế hoạch sử dụng tài sản đạt hiệu quả.
Định kỳ và khi kết thúc năm tài chính, Ủy ban phải tiến hành kiểm kê toàn bộ TSC hiện có các nguồn vốn hình thành tài sản. Xác định chính xác số tài sản, công cụ thừa, thiếu, tài sản ứ đọng, mất phẩm chất, nguyên nhân và xử lý trách nhiệm, đồng thời để có căn cứ lập báo cáo tài chính.
Phương pháp kiểm kê và các bước tiến hành
Trước khi kiểm kê, Phòng HC-QT phối hợp với phòng KT-TV và các đơn vị liên quan tiến hành kiểm tra lại toàn bộ các hồ sơ tài liệu của từng đối tượng TSC, xác định tình trạng lập và ghi chép thẻ tài sản các sổ sách kế toán tổng hợp. Để tiến hành kiểm kê Ủy ban thành lập Ban kiểm kê. Ban kiểm kê tối thiểu gồm: một nhân viên phòng HC-QT phụ trách QLTSC, một nhân viên phòng KT-TV phụ trách hạch toán tài sản, một nhân viên phụ trách kỹ thuật. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu (thẻ, sổ TSCĐ) thì Phòng HC-QT phải xác định nguyên nhân thiếu. Mọi sai sót về ghi chép kế toán phải làm rõ nguyên nhân, bổ sung điều chỉnh kịp thời theo nguyên tắc kế toán quy định.
Khi tiến hành kiểm kê, Ban kiểm kê phải trực tiếp xem xét, kiểm tra từng đối tượng TSC, ghi chép đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu trên phiếu kiểm kê. Đối với những tài sản có phụ tùng, phụ kiện kèm theo thì phải kiểm kê cụ thể từng phụ tùng, phụ kiện và ghi kết quả vào phiếu kiểm kê.
Căn cứ vào số liệu trên sổ sách kế toán và số thực có xác định trong kiểm kê, Ban kiểm kê phải lập tổng hợp đối chiếu kiểm kê, xác định số thừa thiếu, lập hồ sơ về thực trạng và nguyên nhân từng trường hợp thừa thiếu, để trên cơ sở đó lập báo cáo kết quả kiểm kê và cung cấp tài liệu cho việc xử lý các trường hợp thừa thiếu của các cấp có thẩm quyền theo trách nhiệm và quyền hạn của từng cấp.
Phòng KT-TV có trách nhiệm phân tích tình hình kết quả kiểm kê và áp dụng các biện pháp cần thiết để khắc phục những thiếu sót trong việc bảo quản, sử dụng và hạch toán tài sản phát hiện qua kiểm kê, đảm bảo công tác quản lý và hạch toán tài sản trong đơn vị có nền nếp chặt chẽ, đồng thời đảm bảo sử dụng tài sản có hiệu quả.
Căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán hạch toán điều chỉnh như sau: - Đối với TSC của đơn vị để ngoài sổ sách phát hiện trong kiểm kê thì đơn vị căn cứ vào tài liệu kiểm kê và hồ sơ thẻ TSCĐ lập thẻ, sổ TSCĐ, đồng thời hạch toán tăng TSCĐ. Nếu tăng TSCĐ đang sử dụng thì phải xác định số hao mòn của TSCĐ trong thời gian sử dụng.
- Đối với tài sản thiếu được phát hiện trong kiểm kê, khi chưa có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán ghi giảm tài sản và các tài khoản có liên quan (tài sản thiếu chờ xử lý). Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý kết quả kiểm kê, kế toán hạch toán điều chỉnh theo quyết định.
Xử lý thiếu, mất cắp, hỏng hóc TSC
Trưởng/phó bộ phận quản lý và sử dụng tài sản có trách nhiệm làm rõ nguyên nhân tổn thất, thiệt hại tài sản của đơn vị và báo cáo cho Chánh Văn phòng để có hướng xử lý. Nếu do nguyên nhân chủ quan thì phải lập biên bản xác định thiệt hại/mất mát có đầy đủ chữ ký của những người liên quan đến vụ việc và gửi cho Phòng KT-TV, Phòng HC-QT, mỗi phòng giữ 1 bản để theo dõi và xử lý.
Sau khi nhận được biên bản về việc tổn thất/mát mát tài sản, công cụ Phòng KT-TV xác định giá trị của tài sản bị mất mát/thiệt hại (bao gồm giá trị nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại) chuyển cho Phòng HC-QT.
Phòng HC-QT sau khi nhận được 2 biên bản trên thì tiến hành xác định giá trị bồi hoàn và hoàn thiện các thủ tục về bồi thường thiệt hại.
Đối với tài sản thiếu được phát hiện trong kiểm kê, khi chưa có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán ghi giảm TSCĐ và các tài khoản có liên quan (tài sản thiếu chờ xử lý). Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý kết quả kiểm kê, kế toán hạch toán điều chỉnh theo quyết định.
Tài sản đã mua bảo hiểm nếu tổn thất thì xử lý theo hợp đồng bảo hiểm. Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Ủy ban có trách nhiệm xử lý kịp thời các khoản tổn thất tài sản, trường hợp để các khoản tổn thất tài sản không được xử lý thì Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Ủy ban.
3.2.3.2. Thanh lý và nhượng bán tài sản tại Ủy ban giám sát tài chính Quốc gia
Quy định về thanh lý và nhượng bán
Khi thanh lý và nhượng bán tài sản, công cụ đều phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định hiện hành của pháp luật.
Tất cả các tài sản, công cụ khi đưa ra thanh lý và nhượng bán, phải lập hồ sơ thanh lý xác định giá trị tài sản, công cụ (giá trị hạch toán sổ sách, giá trị dự kiến thu hồi).
Nghiêm cấm mọi hành vi lợi dụng việc thanh lý tài sản để thu lợi riêng dưới mọi hình thức.
Việc xác định giá thanh lý, nhượng bán tài sản cần căn cứ vào: Tính năng, tình trạng kỹ thuật, chất lượng thực tế còn lại và giá trị thị trường tại thời điểm của từng loại tài sản để xác định giá trị thu hồi cho phù hợp, nhằm thu hồi vốn cao nhất.
Tổ chức thanh lý và nhượng bán tài sản
Tổ chức thực hiện việc thanh lý tài sản theo đúng nội dung, phương thức ghi trong quyết định thanh lý tài sản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Có các hình thức thanh lý như: phá dỡ, bán, tiêu huỷ
Đối với tài sản thanh lý theo phương thức bán, thuê tổ chức có chức năng bán đấu giá được phép hoạt động theo quy định của pháp luật thực hiện
bán tài sản thanh lý theo phương thức đấu giá công khai. Nếu tại địa bàn nơi có tài sản thanh lý không có tổ chức bán đấu giá hoặc có nhưng các tổ chức này từ chối bán, thì sẽ thành lập Hội đồng thanh lý tài sản theo quy định của pháp luật để bán đấu giá.
Đối với tài sản được cơ quan có thẩm quyền quyết định thanh lý theo phương thức phá dỡ, tiêu huỷ thì đơn vị thực hiện phá dỡ, tiêu huỷ tài sản, nhưng phải thu hồi vật liệu (nếu có) để bán.
Số tiền thu được từ thanh lý tài sản, sau khi trừ chi phí hợp lý có liên quan nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước và pháp luật có liên quan. Trường hợp số chi lớn hơn số thu thì đơn vị sử dụng kinh phí hoạt động thường xuyên để chi trả và quyết toán.