II/ KẾ TỐN CÁC KHOẢN CHI NGÂN SÁCH:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ ghi sổ dùng để tổng hợp các chứng từ gốc cĩ cùng nội dung. Thơng thường định kỳ 10 ngày kế tốn gơm tất cả các chứng từ gốc cĩ cùng nội dung để vào chứng từ ghi sổ.
Ghi rõ, ngày, tháng, năm lập chứng từ ghi sổ và số của chứng từ.
- Cột 1: “ trích yếu” tổng hợp nội dung các chứng từ gốc để ghi vào chứng từ ghi sổ.
- Cột 2 : dựa vào trích yếu để định khoản.
- Cột 3: ghi tổng cộng số tiền của từng chứng từ gốc. Phải ghi rõ số lượng chứng từ gốc kèm theo.
Cuối bảng người lập biểu và phụ trách kế tốn cùng ký, họ tên. VD: Trong tháng 11/2008 cĩ các nghiệp vụ phát sinh:
+ Chi sinh hoạt phí HĐND xã theo phiếu chi số 300 số tiền: 10.000.000 đ. + Chi Sinh hoạt phí UBND xã theo phiếu chi số 311 số tiền 9.000.000đ. Thì kế tốn sẽ tổng hợp các chứng từ cùng nội dung để ghi vào chứng từ ghi sổ như sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 11 tháng 09 năm 2008 số 62
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Cĩ
Chi SHP các ngành theo phiếu chi số
(300, 311) 8192 111 19.000.000 CỘNG 19.000.000 PHIẾU CHI - Cách ghi và giải thích 41
- Gĩc trên bên phải ghi số của quyễn phiếu chi đang sử dụng, số phiếu chi, nợ là phần ghi định khoản .
- Kế tốn ghi rõ ngày tháng năm lập phiếu chi . - Họ tên người nhận tiền :ghi rõ họ tên người nhận - Địa chỉ ghi tên đơn vị
- Lý do chi :ghi tĩm tắc nội dung chi - Số tiền được ghi bằng số và bằng chữ
- Kèm theo …… chứng từ gốc : (nếu cĩ bao nhiêu chứng từ đi kèm thì ghi bấy nhiêu) .
- Nội dung và cách lập phiếu chi tương tự như phiếu thu, phiếu chi được lập thành 2 liên sau khi lạp xong người lập phiếu ký tên ghi rõ họ tên, phụ trách kế tốn ký tên và ghi rõ họ tên đưa sang cho thủ tưởng đơn vị ký tên đĩng dấu ghi rõ họ tên sau khi cĩ đủ chữ ký cần thiết thì đưa sang thủ tưởng quỹ xuất quỹ và ký tên ghi rõ họ tên sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tền đã nhận bằng chữ ký tên ghi rõ họ tên
Phiếu chi lập 2 liên .
- 1 Liên : lưu ở nơi lập phiếu (kế tốn ).
- 1 Liên: thủ tưởng dùng để ghi sổ quỹ sau đĩ chuyển cho kế tốn cùng với chứng từ gốc để kế tốn ghi sổ (nhật ký thu chi quỹ tiền mặt và nhật ký sổ cái).
- Lưu ý: trong trực tế phiếu chi kế tốn khơng cần đưa sang cho thủ tưởng đơn vị ký ngay mà cĩ thể để đên hết ngày gơm lại các phiếu chi rồi đưa sang cho thủ tưởng đơn vị ký 1 lần .
(pho to kèm theo chứng từ).