CHƯƠNG 4 : KHO
4. BẢO TOÀN SẢN PHẨM
4.1. Bảo toàn nguyên liệu – bao bì
4.1.1. Lưu kho cấp phát a. Lưu kho
- Kho nguyên liệu, bao bì, thành phẩm có 3 khu vực :Chấp thuận, biệt trữ và
loại bỏ được nhận biết bằng các loại nhãn có màu sắc khác nhau để chống nhầm lẫn như:
+ Màu xanh = chấp thuận + Màu vàng = biệt trữ + Màu đỏ = loại bỏ
- Danh mục điều kiện bảo quản nguyên liệu thường, nguyên liệu ít bền vững theo biểu mẫu (KHC 013,KHC 012).
- Nguyên liệu phải được theo dõi và báo cáo hạn dùng theo biểu mẫu KHC 009 và biểu mẫu KHU 010.
- Nguyên liệu còn hạn dùng một năm hoặc sáu tháng đối với nguyên liệu
có hạn dùng một năm phải được báo cáo cho Giám đốc phòng Mua hàng
để có kế hoạch sử dụng và Giám đốc QC để lấy mẫu kiểm tra lại, với nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn phải để ở khu vực biệt trữ nhưng phải có bảng để phân biệt nguyên liệu "chờ trả nhà cung cấp”.
- Kho phải có đủ phương tiện để kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm đặt ở vị trí thích hợp, nhiệt độ và độ ẩm phải được theo dõi, ghi chép theo biểu mẫu KHC 014, khi nhiệt độ và độ ẩm vượt mức cho phép thì báo ngay cho bộ phận có trách nhiệm (phòng QA, Kỹ thuật bảo trì) và theo dõi kết quả đã khắc phục hay chưa.
- Phải có đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy cho kho. - Nguyên liệu dễ cháy, nổ được cất giữ trong kho riêng biệt.
b. Cấp phát.
- Chi những nguyên liệu được chấp thuận bởi QA, còn hạn dùng mới được cấp phát.
- Dựa vào hạn dùng hoặc vào ngày nhập trên thẻ kho để đảm bảo việc cấp phát theo đúng nguyên tắc FEFO hoặc FIFO.
- Nhận, kiểm tra phiếu xuất nguyên liệu ,bao bì đã được phê duyệt bởi phụ trách Nhà máy Dược phẩm. cấp có thẩm quyền theo qui định của Công
ty.
- Làm vệ sinh bên ngoài bao bì chứa nguyên liệu, theo SOP “vệ sinh bên ngoài bao bì chứa nguyên liệu" VSD 203.
- Tiến hành cần theo SOP “cân cấp phát “ HDD 006. - Ghi số lượng nguyên liệu đã cấp phát vào thẻ kho .
- Việc chuẩn bị, cấn cấp phát được tiến hành dứt điểm cho từng loại nguyên liệu, bao bì .
4.2. Bảo toàn thành phẩm
4.2.1. Tiếp nhận thành phẩm
a. Thành phẩm do các nhà máy dược phẩm của Công ty sản xuất
- Thủ kho tiếp nhận thành phẩm hết lô từ bộ phận đóng gói đã có kết quả chấp thuận của QA, hai bên ký nhận vào sổ giao nhận thành phẩm KHD 015. Có
đánh số trang.
- Chuyển thành phẩm về kho và nhập kho.
- Chỉ có thủ kho và những người được phân công mới được phép đi vào khu vực kho.
- Kiểm tra phù hợp giữa phiếu nhập kho và thực tế tên thành phẩm, nồng độ hàm lượng, số lượng, hạn dùng, qui cách đóng gói.
- Ký tên vào phiếu nhập kho.
- Khi nhập kho những kiện hàng bị hư hỏng bao bì cần phải được thay mới. - Đóng dấu “xuất xưởng” lên từng thùng của lô hàng .
4.2.2. Lưu kho cấp phát a. Lưu kho
- Thành phẩm sản xuất phải được sắp xếp theo qui định màu sắc nhãn , khu vực lưu trữ.
- Màu sắc:
+ Màu vàng = Biệt trữ + Màu xanh = Chấp thuận + Màu đỏ = Loại bỏ.
- Thành phẩm phải được theo dõi hạn dùng, báo cáo hạn dùng theo biểu mẫu KHC 009; KHC 010.
- Thành phẩm còn hạn dùng một năm phải được báo cáo cho phòng
Logistics để có kế hoạch phân phối.
- Đối với thành phẩm hết hạn dùng, Thủ kho làm đề nghị chuyển sang biệt trử chờ huỷ theo biểu mẫu KHC 041.
- Kho phải có đủ phương tiện để kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm và được đặt ở vị trí thích hợp. Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm bằng biểu mẫu KHC 014.
- Phải có phương án, đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy cho kho.
b. Cấp phát:
- Việc cấp phát được thực hiện theo phiếu xuất kho thành phẩm và hóa đơn đã được phê duyệt.
- Chỉ được phép cấp phát thành phẩm đã được chấp thuận (có dấu xuất xưởng).
- Chỉ cấp phát thành phẩm còn hạn dùng.
- Dựa vào hạn dùng, ngày nhập để đảm bảo việc cấp phát theo đúng nguyên tắc FEFO hay FIFO ( ngoại trừ trường hợp khách hàng bên ngoài khi có yêu cầu).
- Tiến hành cấp phát thành phẩm theo yêu cầu phiếu xuất kho. - Việc giao , nhận và cấp phát được tiến hành như sau:
- Kiểm tra số lô, số lượng, hạn dùng giữa phiếu xuất và thực tế. - Chuyển thành phẩm ra khu vực giao nhận và giao cho tài xế. - Sau khi hoàn tất việc cấp phát theo phiếu xuất.
- Thủ kho, giao nhận và tài xế ký tên vào phiếu xuất kho. - Sau đó thủ kho giao lại phiếu xuất kho cho kế toán kho.
- Kế toán kho cập nhật phiếu xuất kho vào thẻ kho trên hệ thống ERP.
4.3. Kiểm kê kho:
4.3.1. Tần suất kiểm kê:
- Định kỳ hàng tháng mỗi tháng một lần vào tuần cuối của tháng. - Đột xuất.
4.3.2. Nội dung kiểm kê:
- Kiểm tra về cảm quan: cảm quan về chất lượng, bao bì. - Kiểm tra hạn dùng.
- Kiểm tra điều kiện bảo quản.
- Kiểm tra các thông tin khác: số lô, số đăng ký,...
- Kiểm tra thuốc được bảo quản đúng vị trí quy định: thuốc kiểm soát đặc biệt, thuốc có điều kiện bảo quản đặc biệt, thuốc biệt trữ,...