CHƯƠNG 4 : KHO
3. QUY TRÌNH NHẬP – XUẤT KHO
3.1. Lưu đồ:
Sơ đồ 4.2. Sơ đồ quy trình xuất – nhập kho.
Nhà cung cấp
Kho Nguyên liệu Kho Bao bì
Phòng Mua hàng
QC
Nhập kho Nguyên liệu Kho Bao bì Xưởng sản xuất Kho nhập thành phẩm - Nhận cấp tiếp - Nhận biệt trữ - Nhận cấp tiếp - Nhận biệt trữ Không đạt Đạt - Nhận lệnh SX từ Nhà máy DP - Kho cấp phát - Nhận hóa đơn từ phòng Hậu Cần - Xuất Kho - Nhận hóa đơn từ phòng Hậu Cần - Xuất Kho NPP Chi Nhánh
3.2. Nội dung:
3.2.1. Nhập Kho:
3.2.1.1. Nhập nguyên liệu, bao bì:
a. Tất cả các nguyên liệu, bao bì ban đầu được Phòng Mua hàng chuyển từ nhà cung cấp về phải được kiểm tra trước khi nhập kho và có hóa đơn, biên nhận hay phiếu giao hàng kèm theo.
b. Thủ kho kiểm tra sự toàn vẹn của bao bì bên ngoài nếu có hư hỏng, phải lập biên bản theo biểu mẫu KHC 30.
c. Phải kiểm tra 100% sự phù hợp giữa các thông tin trên nhãn, bao bì chứa nguyên liệu với hóa đơn, biên nhận hay phiếu giao hàng... Đồng thời tiến hành đếm số lượng, cân khối lượng nguyên liệu, bao bì nhập kho. Nếu có sự chênh lệch thì thủ kho lập biên bản theo biểu mẫu KHC 042
d. Thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận theo biểu mẫu KHC 002 và chuyển nguyên liệu, bao bì vào khu vực biệt trữ.
e. Viết phiếu yêu cầu lấy mẫu theo biểu mẫu KHC 003 gửi phòng QC.
f. Sau khi nguyên liệu, bao bì có kết quả của phòng QC và sự chấp thuận của Giám đốc QA, Phòng mua hàng đánh phiếu nhập kho. Nếu kết quả của phòng QC báo không đạt, Giám đốc QA đề nghị phòng mua hàng làm thủ tục đổi hoặc trả nhà cung cấp. Thủ kho chuyển nguyên liệu bao bì ra khu vực riêng và có bảng nhận biết “CHỜ TRẢ NHÀ CUNG CẤP”.
3.2.1.2. Nhập thành phẩm:
Thành phẩm sau khi xưởng sản xuất và có phiếu kiểm nghiệm chấp thuận của Giám đốc QA, thủ kho đóng dấu xuất xưởng, nhập thành phẩm về kho và nhập trên ERP.
3.2.2. Xuất kho:
3.2.2.1. Xuất nguyên liệu – bao bì:
a. Kho nhận lệnh sản xuất từ Nhà Máy Dược phẩm, làm thủ tục cấp phát nguyên liệu, bao bì theo hướng dẫn công việc cấp phát nguyên liệu HDC 017.
b. Chuẩn bị nguyên liệu, bao bì theo yêu cầu lệnh sản xuất và cân, cấp phát cho xưởng sản xuất.
c. Kho tổng hợp các phiếu xuất và xuất trên ERP, cuối tháng đối chiếu với kế toán.
3.2.2.2. Xuất thành phẩm:
b. Soạn thành phẩm theo yêu cầu trên từng hóa đơn của khách hàng. c. Phòng Hậu cần vận chuyển đến nơi khách hàng yêu cầu khi đặt hàng.
d. Khi cần luân chuyển thành phẩm về nhập kho cấp tiếp, kho nhận phiếu xuất từ khách hàng .Thủ kho nhập thành phẩm vào khu biệt trữ chờ phòng Hậu Cần làm thủ tục nhập kho theo quy định.