trình xây dựng và thực hiện KHNV của Trường Đại học Kinh tế
2.2.1.1.Sơ lược công tác kế hoạch và giám sát đánh giá kế hoạch tại ĐHQGHN
Từ các năm 2014 trở về trƣớc, KHNV năm học tại ĐHQGHN đƣợc tính theo năm học bắt đầu từ tháng 7 năm này (thời điểm tuyển sinh đại học) đến hết tháng 6 năm sau (thời điểm sinh viên năm cuối tốt nghiệp). KHNV năm học của ĐHQGHN là tổng hợp kế hoạch của các đơn vị thành viên (tập trung là các đơn vị đào tạo). Tính đến thời điểm năm học 2013-2014, ĐHQGHN có 6 trƣờng đại học và 5 Khoa trực thuộc, 4 viện nghiên cứu, 11 đơn vị phục vụ, Trung tâm Kiểm định chất lƣợng giáo dục,các Ban chức năng của ĐHQGHN và các tổ chức đoàn thể.
Bắt đầu từ năm 2014, ĐHQGHN chuyển hƣớng thời gian xây dựng kế hoạch nhiệm vụ theo năm tài chính, bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào 31/12 hàng năm.
Hàng năm, ĐHQGHN hƣớng dẫn các đơn vị đăng ký và xây dựng KHNV năm học theo định hƣớng chung trong ĐHQGHN, trong đó nhấn mạnh các nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ chiến lƣợc và nhiệm vụ thƣờng xuyên.
Việc thực hiện KHNV năm học đƣợc các đơn vị báo cáo định kỳ thông qua các ban chức năng. Các nhiệm vụ cụ thể của KHNV đƣợc các ban đánh giá theo chuyên môn của các nội dung công việc của từng đơn vị; ví dụ: Đánh
giá công tác tuyển sinh sau mỗi kỳ thi tuyển sinh; đánh giá đối với công tác khoa học công nghệ; đánh giá hoạt động công tác học sinh sinh viên. Các nhiệm vụ cụ thể là yếu tố cấu thành bản KHNV năm học. Kết thúc năm học, các đơn vị thành viên báo cáo, ĐHQGHN tổng hợp đánh giá trên kết quả đã hoàn thành. Quá trình thực hiện đƣợc tiến hành tại các đơn vị trực thuộc, đây cũng là việc thực hiện phân cấp trong quản lý của ĐHQGHN.
Hàng năm, ĐHQGHN tiến hành tổng kết đánh giá rút kinh nghiệm mức độ hoàn thành KHNV năm học cũ vào đầu năm học mới và cũng chính là thời điểm xây dựng KHNV năm học mới.
Hiện tại, tiêu chí đánh giá về thực hiện KHNV của ĐHQGHN chủ yếu là số lƣợng và so sánh theo tỷ lệ % hoàn thành, bắt đầu xây dựng và áp chỉ tiêu đánh giá gắn với yếu tố chất lƣợng.
2.2.1.2.Xây dựng và triển khai thực hiện KHNV năm học tại Trường Đại học Kinh tế
(1) Căn cứ để lập KHNV:
Hàng năm, căn cứ trên chiến lƣợc phát triển của ĐHQGHN, chiến lƣợc phát triển của Trƣờng, Nghị quyết của Đảng uỷ, kế hoạch phát triển trung hạn 5 năm, các bộ tiêu chuẩn kiểm định trong và ngoài nƣớc, mục tiêu của năm học, tình hình thực hiện KHNV năm học trƣớc và thực trạng nguồn lực của Trƣờng để xây dựng KHNV.
(2) Các mảng công việc kế hoạch chính: i) Đào tạo; ii) Khoa học công nghệ; iii) Hợp tác phát triển; iv) Cơ sở vật chất; v) Truyền thông, xuất bản; vi) Hành chính tổng hợp; vii) Tổ chức nhân sự; viii) Kế hoạch tài chính; ix) Công nghệ thông tin; (x) Đảm bảo chất lƣợng; (xi) Thanh tra.
Áp dụng các tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng ISO 9001-2008, Trƣờng Đại học Kinh tế đã ban hành quy trình “xây dựng và triển khai KHNV”. Quy trình này đƣợc phân phối và áp dụng tới tất cả các đơn vị trong Trƣờng và tới từng cá nhân có liên quan. Nội dung chính của quy trình bao gồm: i) Mục đích; ii) Đối tƣợng và phạm vi áp dụng: iii) Các tài liệu liên quan; iv) Các thuật ngữ và định nghĩa; v) Trách nhiệm và quyền hạn; vi) Tiêu chuẩn sản phẩm/dịch vụ - Kế hoạch chất lƣợng; vii) Các bƣớc thực hiện quy trình (nội dung chính)
Trong nội dung quy trình ứng với mỗi bƣớc thực hiện đều quy định các yêu cầu đối với nhiệm vụ kế hoạch, biểu mẫu, thời gian thực hiện và trách nhiệm thực hiện cụ thể tới từng cá nhân có liên quan.
LƢU ĐỒ: CÁC BƢỚC THỰC HIỆN QUY TRÌNH KHNV3
3 Nguồn: Mục 9 Quy trình xây dựng và triển khai kế hoạch nhiệm vụ của Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN
(4) Áp dụng khung logic trong lập kế hoạch và giám sát đánh giá KHNV:
Trong các biểu mẫu từng bƣớc trong quy trình xây dựng và triển khai thực hiện KHNV, Trƣờng Đại học Kinh tế đã sử dụng khung logic để phân tích lập, giám sát, đánh giá kết quả thực hiện
Khung logic đƣợc áp dụng chung cho tất cả các kế hoạch của từng mảng hoạt động trong Trƣờng của các nhiệm vụ trọng tâm gồm các tiêu chí sau:
(4.1) Mã nhiệm vụ; (4.2) Chỉ tiêu/sản phẩm; (4.3) Đơn vị thực hiện; (4.4) Thời gian thực hiện; (4.5) Phƣơng tiện kiểm chứng; (4.6) Giả định rủi ro;
(4.7) Giải pháp thực hiện;
Kèm theo đó, các nhiệm vụ chi tiết thực hiện theo mẫu (1) Mã nhiệm vụ;
(2) Đơn vị tính;
(3) Phƣơng tiện kiểm chứng; (4) Thời gian thực hiện; (5) Đơn vị thực hiện; (6) Dự toán kinh phí; (7) Ghi chú.
Trên cơ sở các tiêu chí này để cân đối nguồn lực lập, xây dựng kế hoạch và đồng thời cũng để giám sát đánh giá. Việc này bao gồm cả những điều chỉnh nhiệm vụ kế hoạch.
2.2.2. Hoạt động giám sát và đánh giá KHNV của Trường Đại học Kinh tế giai đoạn 2007-2013
Qua mỗi kỳ tổng kết và xây dựng kế hoạch nhiệm vụ, Bộ phận kế hoạch đều rút kinh nghiệm và hoàn thiện nhằm cải tiến công tác kế hoạch từ xây dựng, thực thi, giám sát, đánh giá một cách hiệu quả nhất. Hiện tại công tác giám sát, đánh giá đƣợc thực hiện:
2.2.2.1.Các giai đoạn giám sát và đánh giá
(1) Các tiêu chuẩn để giám sát và đánh giá:
- Đánh giá kế quả thực hiện theo chuyên môn: Việc đánh giá đƣợc tiến hành thông qua hội đồng chuyên môn. Tuỳ thuộc mảng hoạt động, các công việc trong KHNV đƣợc giám sát và đánh giá kết quả thực hiện theo các tiêu chuẩn riêng, ví dụ: Hội đồng thông qua đề cƣơng, hội đồng đánh giá giữa kỳ và hội đồng nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học, các đề án thuộc mảng Khoa học công nghệ; hoặc hội đồng thông qua đề cƣơng môn học hoặc giáo trình, tài liệu tham khảo; hoặc hội đồng xét điểm tuyển sinh, xét tốt nghiệp của sinh viên/học viên thuộc mảng hoạt động đào tạo; hoặc hội đồng xét cấu trúc ngân hàng đề thi thuộc mảng đảm bảo chất lƣợng; hoặc hội đồng xét thu đua khen thƣởng hàng năm thuộc mảng tổ chức cán bộ … Cũng có thể thông qua các quyết định mang tính tự chủ hoặc hợp đồng và thanh lý hợp đồng kèm theo biên bản giao nhận sản phẩm thuộc công tác đầu tƣ cơ sở vật chất. Các kết quả đánh giá của hội đồng chuyên môn là căn cứ để đánh giá việc thực hiện KHNV.
- Đánh giá thực hiện KHNV: Kết quả của đánh giá chuyên môn là căn cứ để xác định mức độ hoàn thành của nhiệm vụ. Các sản phẩm đều đƣợc coi là hoàn thành khi đƣợc công nhận đã có sản phẩm về chuyên môn đƣợc chấp nhận (mục tiêu và nội dung trong khung KHNV đã đề ra) và hoàn thành xong thủ tục thanh quyết toán. Việc đánh giá thực hiện KHNV là tổng hợp các kết quả của mỗi nhiệm vụ cụ thể và so sánh với kế hoạch đã đặt ra và KHNV kỳ trƣớc đó. Đây là một bƣớc quan trọng để xác định định hƣớng, nhu cầu và cũng là căn cứ để điều chỉnh nhiệm vụ khi cần thiết để đạt đƣợc mục tiêu đã đặt ra của năm học.
(2) Đo lƣờng kết quả:
Các nhiệm vụ kế hoạch đƣợc mô tả ngắn gọn về mục tiêu và sản phẩm hoàn thành, tiến độ thực hiện (thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc), số lƣợng (khối lƣợng công việc cần hoàn thành theo đơn vị tính) để định lƣợng. Trên cơ sở đó các phòng, ban chức năng tiến hành đo lƣờng về số lƣợng và tiến độ thuộc chuyên môn phụ trách trên cơ sở kết luận của hội đồng hay sản phẩm hoàn thành. Chủ yếu dựa vào số lƣợng và thời gian mang tính chất hoàn thành chuyên môn. Phòng Kế hoạch – Tài chính theo chức năng rà soát kết hợp đo lƣờng báo cáo trên cơ sở thanh quyết toán.
(3) Tiến hành các hoạt động điều chỉnh:
Để đảm bảo định hƣớng mục tiêu đề ra và phù hợp với những yêu cầu của thực tế, KHNV năm học đƣợc thƣờng xuyên rà soát và điều chỉnh khi cần thiết. Việc triển khai điều chỉnh KHNV đƣợc quy định rõ trong quy trình “Xây dựng và triển khai KHNV”. Quy trình này hƣớng dẫn thống nhất việc điều chỉnh đối với những nhiệm vụ phát sinh hay những nhiệm vụ có khả năng không hoàn thành. Các đơn vị/cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện hoặc có thể là đơn vị cá nhân thuộc mảng quản lý hoặc ngay chính lãnh đạo cấp
cao (Ban giám hiệu) tiến hành đề nghị điều chỉnh kế hoạch. Tất cả các nhiệm vụ đề nghị điều chỉnh kể cả nhiệm vụ bổ sung, thay thế, huỷ bỏ đều đƣợc nêu rõ nguyên nhân cần điều chỉnh có thể bổ sung công việc để tạo sản phẩm phục vụ cho mục tiêu phát triển; hoặc có thể điều chỉnh thời gian (bắt đầu hoặc kết thúc sớm hay muộn hơn); hoặc có thể điều chỉnh kết quả của sản phẩm cho phù hợp với thực tế. Ví dụ: điều chỉnh không biên soạn giáo trình mà thay vào đó là nhập khẩu hoặc mua giáo trình; hoặc có thể điều chỉnh không biên soạn đề cƣơng môn học đối với những môn đã bị loại ra khỏi khung chƣơng trình mới … Các hoạt động điều chỉnh này xuất phát từ thực tế, đƣợc chuyên môn thẩm định và lãnh đạo cấp cao phê duyệt. Nhƣ vậy, việc điều chỉnh gắn với thực tiễn và không sai lệch với mục tiêu đã đặt ra.
2.2.2.2.Các hệ thống giám sát đánh giá
(1) Giám sát đánh giá theo tác nghiệp:
Việc giám sát đánh giá theo tác nghiệp thực chất là giám sát đánh giá theo chuyên môn gắn với từng công việc cụ thể, ví dụ: Việc đánh giá giảng viên đƣợc đánh giá thông qua hoạt động điều tra sinh viên; đề tài đề án đƣợc đánh giá theo hội đồng... Mỗi hoạt động đƣợc gắn theo mảng quản lý bắt đầu từ đơn vị cơ sở, tiếp đến là các phòng ban bộ phận chức năng chịu trách nhiệm chuyên môn phụ trách và cuối cùng cấp phòng thuộc phòng Kế hoạch – Tài chính tổng hợp báo cáo.
Nhƣ vậy, việc thẩm tra giám sát về mặt chuyên môn đang đƣợc tập trung vào phòng ban bộ phận chức năng ứng với chuyên môn mình phụ trách và tại đơn vị cơ sở. Các nhiệm vụ hoàn thành đều đƣợc xác nhận bởi phòng chức năng thông qua các minh chứng từ các hội đồng đánh giá hoặc sản phẩm bàn giao. Phòng Kế hoạch – Tài chính với nhiệm vụ tổng hợp chung KHNV của toàn trƣờng cũng là đơn vị cuối cùng giám sát đánh giá về tài chính trong đó
bao gồm giám sát đánh giá từ khâu lập kế hoạch để tạo sự lựa chọn đầu tƣ một cách hiệu quả nhất trong các phƣơng án chuyên môn đƣa ra.
(2) Nhân sự giám sát đánh giá:
Trƣờng Đại học Kinh tế tổ chức mạng lƣới nhân sự chuyên trách công tác kế hoạch từ cấp Trƣờng tới từng đơn vị cơ sở. Mỗi đơn vị cơ sở đều có 1 chuyên viên chuyên trách KHNV, trƣởng các đơn vị chịu trách nhiệm về KHNV của đơn vị mình. Chuyên viên chuyên trách kế hoạch tại đơn vị cơ sở có trách nhiệm từ khâu xây dựng đến giám sát đánh giá theo kết quả thông qua các sản phẩm đƣợc chuyên môn chấp nhận. Chuyên viên kế hoạch của các phòng chịu trách nhiệm tổ chức từ khâu xây dựng đến giám sát đánh giá nhƣ chuyên viên đơn vị cơ sở theo mảng hoạt động, trƣởng các phòng ban chức năng chịu trách nhiệm về mảng chuyên môn mình phụ trách. Chuyên viên chuyên trách phòng Kế hoạch – tài chính làm đầu mối tổng hợp thống kê cân đối ngân sách trình lãnh đạo cấp trên từ khâu đầu đến khâu cuối thông qua các phòng ban chức năng đánh giá về chuyên môn.
Mỗi một vị trí đều có trách nhiệm riêng nhƣng có mối liên hệ mật thiết với nhau trong mạng lƣới nhân sự kế hoạch từ các chuyên viên kế hoạch đến các chủ thể đƣợc giao nhiệm vụ và trƣởng đơn vị. Chuyên viên kế hoạchcó trách nhiệm tổng hợp, giám sát, cảnh báo và đánh giá phần công việc thuộc đơn vị mình, phối hợp theo ngạch dọc từ phòng Kế hoạch – Tài chính đến các cơ sở.
(3) Giám sát đánh giá ngân sách
Kế hoạch ngân sách đƣợc gắn liền với KHNV. Các nhiệm vụ kế hoạch đƣợc cân đối ngân sách và giám sát thực hiện từ khâu lập kế hoạch. Khi xây dựng kế hoạch, các nhiệm vụ đƣợc phân tích rõ hiệu quả tài chính của các phƣơng án lựa chọn để thiết lập kế hoạch thực thi.
Trong quá trình thực hiện, việc giám sát và đánh giá sản phẩm đƣợc coi là hoàn thành khi hoàn thành nghĩa vụ thanh toán (bao gồm cả phần thu và phần chi). Phòng Kế hoạch – Tài chính cũng là đơn vị cuối cùng tổng hợp giám sát đánh giá KHNV của toàn Trƣờng và cũng là đơn vị đầu mối thực hiện báo cáo liên quan.
KHNV đƣợc giám sát và đánh giá theo ngân sách theo nghĩa kế hoạch ngân sách (ngân sách Nhà nƣớc) hàng năm thông qua các chỉ tiêu cấp phát từ cấp trên qua nhiệm vụ thƣờng xuyên và các nhiệm vụ trọng tâm đặc thù.
2.2.2.3.Các hình thức giám sát đánh giá
(1) Giám sát đánh giá định kỳ:
- Đánh giá thực hiện kế hoạch hàng tháng: Theo quy định Thứ 5 tuần thứ 3 hàng tháng tổ chức họp rà soát KHNV của toàn trƣờng với cấp lãnh đạo đơn vị, phòng ban chức năng chuyên môn do phòng Hành chính tổng hợp chủ trì. Tại buổi rà soát, các đơn vị báo cáo tiến độ nhiệm vụ phải hoàn thành trong tháng bao gồm cả những nhiệm vụ điều chỉnh phát sinh trong kết luận giao ban đầu tháng, những khó khăn vƣớng mắc cần tháo gỡ. Những nguyên nhân cần điều chỉnh bổ sung KHNV đều đƣợc trình bày tại cuộc họp rà soát để lấy ý kiến chuyên môn, trao đổi thống nhất. Thông qua buổi họp, các đơn vị, phòng ban phối hợp với nhau để đôn đốc nhắc nhở tình hình thực hiện KHNV. Đầu mỗi tháng, sau khi giao ban chung toàn ĐHQGHN, Trƣờng tiến hành họp giao ban cấp trƣờng (thành phần: Ban giám hiệu, lãnh đạo các phòng ban bộ phận chức năng, lãnh đạo các đơn vị cơ sở và chuyên viên chuyên trách kế hoạch phòng Kế hoạch - Tài chính). Tại cuộc họp này hiện chỉ rà soát những nội dung nhiệm vụ cần tháo gỡ khó khăn, điều chỉnh nhiệm vụ kế hoạch nếu cần thiết và nhắc nhở nhiệm vụ trọng tâm cho tháng tiếp theo.
- Đánh giá thực hiện kế hoạch theo kỳ: Việc giám sát đánh giá định kỳ đƣợc lặp đi lặp lại hàng tháng và tổ chức sơ kết vào tháng 2 khi kết thúc học kỳ I của năm học và tổng kết vào tháng 7 hàng năm khi năm học cũ kết thúc. Tại cuộc đánh giá sơ kết và tổng kết đánh giá tổng thể quá trình thực hiện và có hƣớng đến tính kế thừa phát triển cho kỳ tiếp theo.
(2) Giám sát đánh giá liên tục:
Việc giám sát đánh giá liên tục đƣợc tiến hành thƣờng xuyên bởi các chuyên gia, hội đồng đánh giá và đƣợc các chuyên viên thuộc mạng lƣới kế hoạch của Trƣờng giám sát, đôn đốc, nhắc nhở tổng hợp và cảnh báo tới từng chủ thể chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ theo khung kế hoạch đã đề ra.
(3) Giám sát đánh giá bằng mục tiêu và kết quả
Đối với các nhiệm vụ cụ thể, việc giám sát và đánh giá theo kết quả đƣợc thực hiện bởi các chuyên gia hay hội đồng đánh giá kết quả của sản phẩm và đƣợc chuyên viên kế hoạch tổng hợp báo cáo. Kết quả của sản phẩm kế hoạch đƣợc chuyên gia, hội đồng đánh giá dựa trên các tiêu chí của chuyên môn mảng công việc thực hiện.
Đối với mảng công việc công tác giám sát đánh giá bằng kết quả dựa vào mục tiêu định hƣớng ngay từ khâu lập kế hoạch và dựa vào sản phẩm thuộc nhiệm vụ trọng tâm thƣờng xuyên đƣợc giám sát đánh giá và đƣợc xem xét trong lễ sơ kết và tổng kế KHNV.
2.2.2.4.Công bố kết quả, tổng kết kế hoạch nhiệm vụ năm học.
Kết quả nhiệm vụ năm học đƣợc giám sát đánh giá và công bố công khai