3.3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
3.3.1. Chuyên nghiệp hoá công tác lập kế hoạch
3.3.1.1.Nguyên tắc thực hiện: Áp dụng đúng quy trình xây dựng và triển khai KHNV của Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN.
3.3.1.2.Cách thức thực hiện để giảm thiểu hạn chế
- Phân biệt nhiệm vụ: Phân biệt nhiệm vụ trong chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị đặc biệt đối với các đơn vị chức năng và đơn vị cơ sở làm cơ sở để đánh giá thƣờng xuyên. Xác định nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ cốt lõi để hƣớng tới mục tiêu đã đề ra làm cơ sở tập trung nguồn lực và xây dựng trọng số. Các nội dung này sẽ giúp cho công tác xác định chính xác và đầy đủ các nội dung công việc thƣờng xuyên cần phải thực hiện trong năm để cân đối phân bổ nguồn lực, nó cũng giúp cho việc xác định những thách thức và đánh giá khả năng khi xây dựng và thực hiện những nhiệm vụ cốt lõi, nhiệm vụ trọng tâm quyết định sự thành công và ảnh hƣởng đến mục tiêu đề ra. Với nội
dung này cần áp dụng phân tích SWOT để phân tích và đánh giá kết hợp với lý thuyết 80/20 để sắp xếp.
- Áp dụng triệt để khung logic trong khâu lập kế hoạch: Việc mô tả sản phẩm đầu ra với những yêu cầu cụ thể sẽ định hƣớng chính xác mục tiêu cần hƣớng tới. Phân khúc thời gian đặc biệt đối với những nhiệm vụ kế hoạch theo lộ trình thực hiện sẽ giúp cho đội ngũ giám sát đánh giá có cơ sở thực hiện. Từ những yếu tố này kết hợp với phân tích SWOT sẽ giúp cho việc phân bổ nguồn lực chính xác cũng nhƣ điều chỉnh thời gian thực hiện một cách hợp lý nhất giống nhƣ việc lựa chọn các phƣớng án khi lập và lựa chọn KHNV khả thi.
- Áp dụng một số lý thuyết trong xây dựng kế hoạch
Trong KHNV của Trƣờng đã xác định nhiệm vụ trọng tâm cốt lõi, tuy nhiên việc sắp xếp thứ tự ƣu tiên cũng nhƣ đánh giá mang tính chủ nghĩa bình quân, nhƣ vậy cần phải xây dựng trọng số trong xây dựng và đánh giá thực hiện.
Có thể áp dụng nguyên lý 80/20 trong việc xây dựng kế hoạch bằng trọng số nhƣ sau:
(1) Áp dụng nguyên lý 80/20 trong KHNV hoặc có thể thay đổi tỷ lệ này 70/30 hoặc 60/40 với những nhiệm vụ cốt lõi. Theo ý kiến đề xuất có thể áp dụng mức 70/30 với 70% công việc thƣờng xuyên đƣợc thực hiện tốt đánh giá mức độ 30% hoàn thành nhƣng với 30% nhiện vụ cốt lõi hiện đang hƣớng theo bộ tiêu chí kiểm định quốc tế cần phải đƣợc đầu tƣ đánh giá theo mức 30% quyết định thƣơng hiệu của 70% còn lại và 30% công việc này chiếm 70% mức đầu tƣ trọng điểm. Nếu có xác định mức độ quan trọng từ đó có thể đƣa ra các tiêu chí để đánh giá lựa chọn cũng nhƣ bản thuyết trình một cách hợp lý trên cơ sở khoa học.
(2) Nguyên lý kiểm soát từ đầu vào: Thực chất đã đƣợc phân tích SWOT để có lộ trình hợp lý và thực hiện một cách có hiệu quả. Với nguyên lý 4M thì hoán đổi từ nguyên lý sản xuất (sản phẩm hữu hình) thành sản phẩm trí tuệ hoàn toàn hợp lý từ khâu tuyển sinh, đào tạo đến nghiên cứu phục vụ đào tạo và các điều kiện cần thiết khác nhƣ nhân lực và cơ sở vật chất hay điều kiện tài chính. Điều này hỗ trợ trực tiếp khi phân tích SWOT các yêu tố để lựa chọn. Chính những nguyên tố này sẽ giảm thiểu mức độ điều chỉnh kế boạch do nguyên nhân khách quan hiện tại đang phụ thuộc đầu vào từ nguồn nhân lực bên ngoài hoặc do cơ sở hạ tâng chƣa đƣợc hoặc chƣa đủ đầu tƣ thích đáng. Nó cũng tạo điều kiện thúc đẩy và tìm kiếm nguồn lực bên trong có khả năng thích ứng và thực hiện tốt KHNV.
Từ các tiêu chí rõ ràng của nhiệm vụ kế hoạch theo khung logic đƣợc lập chính là yếu tố ảnh hƣởng đến kết quả sau này bởi chính nó đã đƣợc phân tích sử dụng bởi yếu tố khoa học (phân tích SWOT, khung logic …). Nó cũng chính là nhân tố chủ quan và là điều kiện quan trọng của các khâu từ thực thi đến kiểm soát đánh giá. Là tiền đề để thực hiện các công việc khác trong kế hoạch.
3.3.2. Hoàn thiện bộ tiêu chí giám sát đánh giá
Bộ tiêu chí đánh giá cần phân biệt rõ tiêu chí đánh giá chuyên môn hoạt động và bộ tiêu chuẩn để thực hiện giám sát đánh giá nhiệm vụ kế hoạch.
3.3.2.1.Bộ tiêu chí đánh giá chuyên môn
Ngoài tiêu chí định mức hoàn thành nhiệm vụ theo mô tả công việc (khối hành chính) hoặc định mức hoàn thành chung (khối giảng viên về giờ giảng và nghiên cứu khoa học) cần xác định mức độ hoàn thành của chuyên môn thực hiện thông qua bộ tiêu chí chuyên môn. Bộ tiêu chí chuyên cần đƣợc tập hợp lại từ các chuyên môn đánh giá của từng mảng hoạt động ứng với sản phẩm đầu ra gắn với bộ tiêu chí kiểm định AUN và tiêu chí kiểm định chƣơng
trình và kiểm định chất lƣợng đơn vị đào tạo do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, xếp hạng đại học Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN theo bộ tiêu chí xếp hạng của tổ chức giáo dục QS, kèm theo đó là các yếu tố do chính nội tại Trƣờng Đại học Kinh tế yêu cầu. Bộ tiêu chí này do chính các phòng ban chức năng thuộc mảng mình đƣợc phụ trách xây dựng phối hợp với bộ phận đảm bảo chất lƣợng xây dựng và ban hành. Bộ tiêu chí này cần đƣợc các chuyên gia phản biện bổ sung trên cơ sở các tiêu chí đã đƣợc các hội đồng chuyên môn đánh giá theo kinh nghiệm hoạt động hiện trạng. Tuy nhiên tất cả các mức đánh giá càn thống nhất. Theo tác giả hƣớng theo mức độ đánh giá của hôi đồng nghiệm thu các đề tài nghiên cứu khoa học xác định theo mức độ: (1) Xuất sắc; (2) Khá; (3) Đạt; (4) Không đạt.
Bộ tiêu chí chuyên môn này đƣợc công bó công khai rộng rãi và các khái niệm đƣợc rõ ràng có thể so sánh định dạng để mỗi cá nhân tập thể dựa vào đó để xác định.
Từ mức độ hoàn thành chuyên môn xác định tỷ trọng đánh giá mức độ hoàn thành của chuyên môn trong đánh giá chung hoàn thành nhiệm vụ.
3.3.2.2.Bộ tiêu chuẩn để thực hiện giám sát đánh giá
Bộ tiêu chuẩn giám sát và đánh giá cần đƣợc xây dựng và công bố công khai, tập huấn quán triệt tới từng cán bộ viên chức của Trƣơng thống nhất thực hiện dựa trên nguyên tắc:
(1) Khung logic lập và ban hành KHNV (mục 3.1.1)
(2) Tỷ trọng mức độ hoàn thành theo chuyên môn (mục 3.1.2.1)
(3) Tỷ trọng mức độ hoàn thành của các nhiệm vụ chiến lƣợc, trọng tâm, cốt lõi.
Áp dụng nguyên lý 80/20 để xác định tỷ trọng của các công việc chiến lƣợc, trọng tâm, cốt lõi để đánh giá mức độ hoàn thành của nhiệm vụ kế hoạch so với nhiệm vụ thƣờng xuyên trong chức năng nhiệm vụ phải làm.
Việc xây dựng và công bố công khai tỷ trọng đánh giá của bộ tiêu chí này giúp cho mỗi thành viên thuộc mạng lƣới kế hoạch cũng nhƣ lãnh đạo và tập thể cán bô viên chức của Trƣờng nhìn nhận và xác định rõ nhiệm vụ trọng tâm và yếu tố cốt lõi của công tác kế hoạch. Việc xác định nhiệm vụ trọng tâm cốt lõi đƣợc thực hiện từ khâu lập kế hoạc xuyên suốt đến quá trình giám sát đánh giá. Nhiệm vụ này chiếm một tỷ lệ nhỏ nhƣng lại quyết định mức độ hoàn thành tiến tới mục tiêu nhanh nhất.
Việc xác định tỷ trọng giám sát đánh giá này cũng tránh việc giám sát đánh giá theo bình quân nhƣ hiện tại đang thực hiện (mức độ bình quân về số lƣợng mỗi đầu công việc từ nhỏ nhất đến lớn nhất hiện trạng đều nhƣ nhau trong khi mức độ ảnh hƣởng là khác nhau chƣa nói đến công sức hoàn thành là khác nhau do mức độ phức tạp của nhiệm vụ kế hoạch)
Bộ tiêu chí giám sát và đánh giá cũng cần dựa trên cơ cấu tổ chức của Trƣờng theo mảng công việc xây dựng KHNV. Nếu coi nhƣ những yếu tố cấu thành của mỗi mảng nhiệm vụ là nhƣ nhau, tỷ trọng của mỗi mảng công việc ảnh hƣởng tới mục tiêu là hệ số 1 thì bộ tiêu chí đánh giá có thể đƣợc biểu diễn theo công thức
Mức độ hoàn thành của 1 công việc = Số công việc thuộc mảng chuyên môn hoạt động * Hệ số mức độ hoàn thành chuyên môn của mỗi nhiệm vụ * hệ số mức độ quan trọng của nhiệm vụ * Hệ số mức độ thời gian hoàn thành nhiệm vụ
Trong đó:
Mỗi đầu công việc thuộc mảng chuyên môn thuộc chức năng nhiệm vụ đƣợc coi là một nhiệm vụ kế hoạch
Mỗi công việc cần thiết giám sát ngoài hoạt động thƣờng xuyên đƣợc coi là một nhiệm vụ kế hoạch thuộc mảng chuyên môn quản lý
Hệ số mức độ hoàn thành thuộc chuyên môn hoạt động đƣợc xác đinh theo hệ số “k” theo tỷ trọng đánh giá (1) xuất sắc; (2) Khá; (3) Hoàn thành hoặc đạt; (4) Không đạt hay điều chỉnh huỷ bỏ hoặc làm lại
Hệ số mức độ quan trọng của nhiệm vụ kế hoạch đƣợc đánh giá theo trọng số “m” : (1) Quan trọng và cấp thiết phải có; (2) Nhiệm vụ thƣờng xuyên; (3) Nhiệm vụ bổ trợ tham vấn
Hệ số mức độ thời gian hoàn thành nhiệm vụ đƣợc xác định trọng số theo hệ số “n”: (1) Hoàn thành trƣớc thời gian theo tháng; (2) Hoàn thành đúng theo tháng quy định; (3) Nhiệm vụ hoàn thành sau thời gian quy định nhƣng vẫn đáp ứng đƣợc các yêu cầu của mục tiêu; (4) Nhiệm vụ hoàn thành sau thời gian do điều chỉnh khác.
Các khái niệm trong bộ tiêu chí giám sát và đánh giá cần giả thích rõ ràng và công khai giúp cho công tác định lƣợng sắp xếp một cách trật tự và đo đếm đƣợc từ đó áp dụng công thức đánh giá có hiệu quả.
3.3.3. Nâng cao hiệu quả đánh giá nhân sự
Việc phối hợp, truyền đạt thông tin cần thống nhất trong toàn Trƣờng từ lãnh đạo cấp cao đến lãnh đạo cấp phòng ban bộ phận chuyên môn cũng nhƣ cơ sở trong đội ngũ mạng lƣới kế hoạch cũng nhƣ chủ thể thực hiện kế hoạch. Nhƣ vậy việc nâng cao hiệu quả công tác đánh giá nhân sự cần thực hiện.
Việc phân cấp quản lý về giám sát đánh giá cần rõ ràng hơn về mặt kiểm soát chuyên môn đặc biệt của cấp phòng ban chức năng. Mỗi chuyên viên kế hoạch thuộc mảng chuyên môn phòng ban phục trách có trách nhiệm bao quát hết các hoạt động liên quan đến mảng công việc đó từ ngay chính công việc của phòng mình thực hiện đến các phòng chức năng khác có liên quan và dặc biệt liên quan đến các đơn vị cơ sở thuộc mảng chuyên môn quản lý. Với mô hình đề xuất triển khai rõ ràng có cơ sở quy trách nhiệm trong việc thực hiện va giám sát nhiệm vụ kế hoạch và thông suốt thông tin thực hiện phối hợp
- Phòng Kế hoạch – Tài chính: Là nơi tổng hợp và đánh giá theo bộ tiêu chuẩn đã đƣợc gợi ý ở mục 3.3.2.2
- Phòng chuyên môn: Tổng hợp giám sát xác định chuyên môn hoạt động của các đơn vị cơ sở và các đơn vị khác có liên quan thuộcmnảg mình quản lý
- Đơn vị cơ sở: Có trách nhiệm giám sát đôn đốc đánh giá chính đơn vị mình và tự đánh giá theo công thức mục 3.3.2.2 theo bộ tiêu chí giám sát đánh giá xác nhận và phản biện các thông tin sai lệch trong quá trình giám sát đánh giá. Giải trình các nguyên nhân và đề xuất các giải pháp khắc phục mỗi khi có nhiệm vụ cần điều chỉnh. Mức độ quan trọng của công tác giám sát đánh giá cần đi chi tiết từ đơn vị cơ sở, đó chính là nơi thấu hiểu nhất nhiệm vụ có liên quan cần thực hiện và yêu cầu phối hợp hỗ trợ.
3.3.4. Một số giải pháp khác
3.3.4.1.Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý và giám sát KHNV
Yêu cầu về cật nhập thông tin và truyền đạt thông tin giúp cho việc giám sát đánh giá thƣờng xuyên và liên tục cũng nhƣ giảm thiểu công tác thống kê, báo cáo, độ chính xác cần thiết có sự hỗ trợ của phần mềm. Ngoài ra việc xây dựng phần mềm cần gắn kết với hoạt động ngân sách nhằm giám sát đánh giá thực hiện mục tiêu ngân sách mà trong đề tài chƣa đề cập rõ. Phần mềm quản lý giám sát kế hoạch phải đảm bảo: Thực hiện đúng quy trình công tác kế hoạch; Dữ liệu đƣợc phân quyền và nhập liệu bởi các chuyên viên phụ trách ở các phòng/ban khác nhau; Các chỉ tiêu liên quan giữa các phòng ban sẽ đƣợc tự động tổng hợp. Ví dụ: các chỉ tiêu về số sinh viên từ các khoa sẽ đƣợc tự động tổng hợp về bản kế hoạch của phòng Đào tạo. Các chỉ tiêu về số ngƣời đăng ký đào tạo ngắn hạn sẽ đƣợc tự động tổng hợp về bản kế hoạch của phòng TCNS; Dữ liệu đƣợc nhập trực tiếp thông quan Form trên phần mềm; Các báo cáo liên quan có thể export ra Excel hoặc Word; Thống kê đƣợc các chỉ tiêu kế hoạch trong toàn Trƣờng.
3.3.4.2.Xây dựng Chế tài về tài chính khuyến khích thực hiện và giám sát KHNV
Cơ chế tài chính cần thông suốt quan điểm tăng thƣởng để khuyến khích thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế hoạch tuy nhiên cần có những cơ chế khác không phạt nhƣng giảm thiểu danh hiệu thi đua cũng nhƣ thu nhập tăng thêm khi mức độ hoàn thành không đạt các tiêu chí đề ra. Đặc biệt việc phân bổ thu nhập tăng thêm theo kết quả hoạt động cần đƣợc lấy kết quả đánh giá theo tỷ trọng thực hiện nhiệm vụ kế hoạch trong Quy chế chi tiêu nội bộ của Trƣờng.
KẾT LUẬN
Công tác giám sát và đánh giá kế hoạch nói chung hay KHNV nói riêng của Trƣờng Đại học Kinh tế là một trong những khâu bắt buộc của quản trị. Nó bị ảnh hƣởng nhiều yếu tố từ khâu hoạch định, lập kế hoạch đến tổ chức thực hiện nhƣng không thể thiếu việc kiểm tra đánh giá. Chức năng này luôn gắn với từng bƣớc thực hiện quản trị kể từ khâu hoạch định, tổ chức hay điều khiển. Kết quả sẽ nhƣ thế nào nếu trong qua trình thực thi kế hoạch các kết quả của quá trình sai lệch so với những điều hoạch định dù do nguyên nhân khách quan hay chủ quan mà không có giám sát, kiểm tra, đánh giá?. Công tác giám sát, kiểm tra, đánh giá giúp tổ chức xác định rõ mục tiêu, các kết quả đạt đƣợc; Dự đoán những xu hƣớng biến động của các quá trình, hiện tƣợng; Phát hiện những sai lệch xảy ra và trách nhiệm của các bên liên quan; Hình thành hệ thống thống kê báo cáo với những biểu mẫu có nội dung chính xác, thích hợp; Đƣa ra những chỉ dẫn cần thiết nhằm giúp các nhà quản trị đạt đƣợc mục tiêu trên cơ sở nâng cao hiệu quả công tác của từng bộ phận, từng cá nhân trong bộ máy quản trị; Tạo điều kiện thực hiện tốt chức năng quản trị.
Trƣờng Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) cũng nhƣ các trƣờng đại học khác đều xác định sứ mệnh, mục tiêu chiến lƣợc và xây dựng kế hoạch chiến lƣợc, kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Hàng năm, Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN xây dựng KHNV năm học, triển khai thực hiện, giám sát đánh giá và tiến hành tổng kết khi kết thúc năm học. Xác định tầm quan trọng của công tác kế hoạch, Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN đã dần hoàn thiện quy trình, tiêu chuẩn để xây dựng, triển khai thực hiện KHNV một cách hiệu quả. Một trong những nội dung cần nâng cao chất lƣợng của công tác kế hoạch là công tác giám sát, đánh giá thực hiện.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Trần Anh Tài, Quản trị học, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà nội 2007
2. Nguyễn Anh Tuấn, Ứng dụng Logic hình thức, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh 2004
3. Trƣơng Đoàn Thể, Quản trị sản xuất và tác nghiệp, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân 2007
4. Nhóm tác giả, lập kế hoạch chiến lược và quản lý dựa vào kết quả,