2.2.2.1 .Chứng từ sử dụng
2.2.2.2. Trình tự luân chuyển và xử lý chứng từ
Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh là đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thuế, do đó hóa đơn GTGT là chứng từ rất quan trọng đối với nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp. Hóa đơn đƣợc sử dụng làm căn cứ để lập bảng kê định khoản kế toán và các sổ kế toán liên quan và đƣợc sử dụng để lập phiếu nhập kho khi mua nguyên vật liệu. Hóa đơn GTGT có 3 liên, khi mua nguyên vật liệu, doanh nghiệp sẽ đƣợc nhà cung cấp giao cho liên 2 của hóa đơn GTGT làm căn cứ xác định mua hàng hóa.
Hàng ngày phát sinh các nghiệp vụ mua hàng kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan nhƣ: hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,... để theo dõi lƣợng nhập xuất nguyên vật liệu tại doanh nghiệp từ đó có thể quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp một cách hợp lí và hiệu quả nhất.
a) Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Bƣớc 1: Phòng kế hoạch phối hợp với phòng kỹ thuật để đƣa ra kế hoạch sản xuất. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất bộ phận kế toán sẽ tiến hành tìm nguồn cung cấp phù hợp rồi sau đó tiến hành kí kết hợp đồng kinh tế.Hợp đồng đƣợc lập thành 2 bản, một bản đƣợc giao cho nhà cung cấp, một bản sẽ giao cho kế toán doanh nghiệp để lƣu trữ.
Bƣớc 2: nhà cung cấp sẽ chuyển NVL cho công ty kèm hóa đơn GTGT, khi NVL về đến công ty sẽ làm thủ tục nhập kho, ban kiểm nghiệp công ty sẽ
tiến hành kiểm tra chất lƣợng và số lƣợng theo kế hoạc thu mua sau đó tiến hành nhập kho.
Bƣớc 3: căn cứ vào hóa đơn GTGT thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho gồm 2 liên, một liên thủ kho giữ và một liên giao cho kế toán để tiến hành ghi sổ kế toán.
Căn cứ vào thủ tục nhập kho thì các chứng từ đƣợc luân chuyển nhƣ sau: vật liệu mua về nếu có hóa đơn kèm theo thủ kho ký nhận hóa đơn và chuyển lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán NVL căn cứ vào hóa đơn để lập phiếu nhập kho. Xuất kho có 3 liên, bao gồm:
+ Liên 1: Lƣu kho
+ Liên 2: Lƣu phòng kế toán + Liên 3: Ngƣời vận chuyển cầm
Trƣờng hợp vật liệu về đến kho nhƣng chƣa có hóa đơn thủ kho tạm nhập kho, khi xuất kho vẫn tiến hành xuất và theo dõi bình thƣờng.
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh đƣợc tiến hành theo sơ đồ sau:
Căn cứ vào sổ định mứcban kiểm nghiệm và tồn kho
Sơ đồ 2.5: Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh
VD 3: Ngày 15/12/2020 công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh nhập kho 150.000 viên gạch chỉ 2 lỗ A1 với đơn giá 863.636đ/viên của công ty TNHH xây dựng Tự Lập. Giá chƣa VAT thuế suất thuế 10%.
- Chứng từ gồm có: + Bản hợp đồng + Hóa đơn GTGT số 0000269 (phụ lục 12) + Phiếu nhập kho số NK0000269 (phụ lục 13) Đơn đặt hàng của khách hàng Mua hàng Nhập kho
+ Biên bản bàn giao hàng hóa và nghiệm thu công việc Định khoản: Nợ TK 152: 129.545.455 Nợ TK 1331: 12.954.545 Có TK 331: 142.500.000 - Trình tự luân chuyển chứng từ:
Bƣớc 1: Sau khi doanh nghiệp tìm đƣợc nguồn cung nguyên vật liệu phù hợp với doanh nghiệp, hai bên thỏa thuận sau đó sẽ tiến hành lập Hợp Đồng giữa 2 bên. Hợp đồng đƣợc lập thành 2 bản, một bản đƣợc giao cho nhà cung cấp, một bản sẽ giao cho kế toán doanh nghiệp để lƣu trữ.
Bƣớc 2:Nguyên vật liệu khi về đến công ty thì phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi nhận đƣợc hóa đơn của ngƣời bán hoặc của nhân viên mua nguyên vật liệu mang về, ban kiểm nghiệm của công ty sẽ đối chiếu với kế hoạch thu mua và kiểm tra về số lƣợng, chất lƣợng, quy cách sản xuất sản phẩm của nguyên vật liệu để nhập kho.
Bƣớc 3: căn cứ vào hóa đơn GTGT thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho gồm 2 liên, một liên thủ kho giữ và một liên giao cho kế toán để tiến hành ghi sổ kế toán.
Giao diện 2.8: Mua hàng nhập kho NK0000269 ngày 15/12/2020
b) Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Tại Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh, xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu là xuất dùng cho sản xuất sản phẩm. Việc xuất kho nguyên vật liệu đƣợc căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu trên cơ sở các đơn đặt hàng đƣợc ký kết.
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, trƣởng bộ phận sản xuất sẽ đề nghị xuất nguyên vật liệu.
Sau khi có lệnh xuất kho của giám đốc, thủ kho đối chiếu khối lƣợng nguyên vật liệu yêu cầu xuất kho với số lƣợng nguyên vật liệu có trong kho, nếu nguyên vật liệu trong kho đủ đáp ứng với số yêu cầu xuất thì thủ kho tiến hành xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 3 liên, 1 liên giao cho ngƣời nhận, 1 liên giao cho bộ phận kế toán và 1 liên do bộ phận kho giữ là căn cứ để ghi thẻ kho.
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh thƣờng đƣợc tiến hành theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.6: Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
VD 4: Ngày 16/12/2020 Công ty Cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh
tiến hành xuất kho gạch cho công trình cải tạo nâng cấp trạm y tế Xuân Sơn. Các chứng từ liên quan gồm :
- Chứng từ gồm có
+ Phiếu xuất kho số XK00048 (Phụ lục 14)
Giao diện 2.9: Giao diện nhập phiếu xuất kho
Hợp đồng kinh tế Lệnh xuất vật tƣ Sổ lĩnh vật tƣ Bảng kê xuất vật tƣ Phiếu xuất kho Các sổ
2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu