2.2.2.1 .Chứng từ sử dụng
2.3. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng và
dựng và thƣơng mại Đức Anh
Qua thời gian tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty, em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty có những ƣu điểm và những tồn tại sau:
2.3.1. Kết quả đạt được
2.3.1.1. Về tổ chức công tác kế toán tại công ty
Thứ nhất, về bộ máy kế toán:
Nhìn chung, bộ máy kế toán tại công ty đƣợc tổ chức khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty.
Bộ máy kế toán của công ty đƣợc tổ chức theo hình thức tập trung, toàn bộ công tác kế toán tập trung tại phòng kế toán. Chứng từ sau khi đƣợc các phòng thu thập, kiểm tra và gửi về phòng kế toán kiểm tra lại tính chính xác hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi tổng hợp ghi vào sổ kế toán. Mô hình này phù hợp với quy mô của công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh, đảm bảo quản lý tập trung và thống nhất công tác kế toán, dễ phân công, kiểm tra, đối chiếu, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.
Bộ máy kê toán của công ty tƣơng đối gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, cán bộ kế toán đƣợc phân công, phân nhiệm rõ ràng nên sự chuyên môn hóa cao, đảm bảo các phần hành chính xác và khả năng cung cấp thông tin trug thực, hợp lý, kịp thời.
Thứ hai, về hình thức kế toán:
Công ty áp dụng hình thức kế toán máy trên phần mềm MISA và lựa chọn hình thức ghi sổ nhật ký chung, đây là hình thức phù hợp với đặc điểm của công ty: phần mềm kế toán MISA giúp giảm nhẹ khối lƣợng công việc, đƣa ra sổ sách nhanh chóng, chính xác. Công ty đã thực hiện đúng hình thức ghi sổ nhật ký chung và áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán giúp cho bộ phận quản lý vật tƣ, quản lý đƣợc cả về số lƣợng giá trị vật tƣ nhập – xuất – tồn đƣợc theo dõi một cách thƣờng xuyên và chính xác.
Từ đó biết đƣợc tiến độ sản xuất công trình nhằm đƣa ra những giải pháp kịp thời, không chỉ giúp cho công tác đáp ứng đúng tiến độ yêu cầu mà còn giúp rất nhiều trong việc tìm ra các giải pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lƣợng sản phẩm. Việc kiểm tra thƣờng xuyên chứng từ gốc và số liệu trên sổ kế toán đã giúp cho kế toán phát hiện những sai sót và có hƣớng giải quyết kịp thời.
Thứ ba, về tổ chức hệ thống chứng từ:
Việc sắp xếp chứng từ tại công ty khoa học, hợp lý, thuận tiện cho việc lƣu trữ bảo quản chứng từ. Công ty có tủ bảo quản chứng từ, các chứng từ đƣợc sắp xếp, phân loại một cách hợp lý, khoa học, các chứng từ ở cùng một nghiệp vụ hay liên quan đến nhau đƣợc cất thành một bộ hoàn chỉnh.
Thứ tƣ, về hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản của công ty phù hợp với đặc điểm của công ty, phản ánh khá đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty. Ngoài ra các tài khoản theo quy định thì công ty mở các tài khoản chi tiết, thuận tiện cho việc quản lý.
Thứ năm, về phƣơng pháp hạch toán:
Công ty đã vận dụng đƣợc cách hạch toán phù hợp với thực tế tại công ty cũng nhƣ cách hạch toán phù hợp trong doanh nghiệp; theo dõi chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn của các NVL đồng thời theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với nhà cung cấp nhằm thuận tiện cho công tác quản lý.
2.3.1.2. Về công tác kế toán nguyên vật liệu
Thứ nhất, về công tác quản lý nguyên vật liệu:
Đối với khâu thu mua: mặc dù yêu cầu về nguyên vật liệu của công ty tƣơng đối phức tạp, đa dạng, phong phú về quy cách phẩm chất nhƣng luôn đƣợc công ty đáp ứng kịp thời đảm bảo cho quá trình SXKD diễn ra thƣờng xuyên liên tục. Làm đƣợc điều này phần lớn là do công ty hoạt động nhiều năm trên thị trƣờng có nhiều nhà cung cấp truyền thống.
Với khâu sử dụng: thực tế việc sử dụng NVL tại công ty đƣợc quản lý khá chặt chẽ. Phòng kế toán vật tƣ của công ty đã xây dựng định mức vật tƣ cho từng công trình cụ thể. Khâu xuất kho NVL đƣợc quản lý rất chặt chẽ đảm bảo NVL xuất dùng đúng mục đích, đúng đối tƣợng, nâng cao hiệu quả quản lý đối với khâu sử dụng NVL.
Thứ hai, về đánh giá nguyên vật liệu:
Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho: công ty dùng giá thực tế đối với NVL nhập kho là hợp lý. Vì nguyên vật liệu của công ty rất phong phú và đa dạng về chủng loại cũng nhƣ công dụng nên việc hạch toán nhƣ vậy vừa đảm bảo đƣợc tính chính xác vừa cung cấp thông tin số liệu một cách kịp thời, đầy đủ.
Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: công ty đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phƣơng pháp thực tế đích danh, vì vật tƣ của công ty chủ yếu là mua về
xuất luôn nên mua giá nào xuất giá đấy giúp cho giá đƣợc phản ánh chính xác hơn.
Thứ ba, về kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp ghi thẻ song song. Phƣơng pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác, phù hợp với công ty thƣờng xuyên nhập nguyên vật liệu với số lƣợng lớn và chủng loại phong phú.
Thứ tƣ, về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Công ty áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên để thực hiện kế toán hàng tồn kho và kế toán chi tiết vật tƣ sử dụng phƣơng pháp mở thẻ song song đƣợc sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thƣờng xuyên, liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tƣ ở các kho.
Kế toán nguyên vật liệu luôn phản ánh đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu, phù hợp với đặc trƣng của ngành và thực hiện đối chiếu chặt chẽ sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa các chỉ tiêu số lƣợng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thƣờng xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu đƣợc chính xác, tình hình thực hiện có tăng, giảm nguyên vật liệu trong kỳ.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ƣu điểm thì vẫn có những hạn chế ảnh hƣởng đến công tác kế toán của công ty nhƣ:
2.3.2.1. Về tổ chức công tác kế toán tại công ty * Về bộ máy kế toán
Mặc dù đội ngũ nhân viên kế toán của công ty đều là các nhân viên kế toán viên có chuyên môn cao, nhiệt tình và có trách nhiệm trong công việc, nhƣng khối lƣợng công việc cần giải quyết của mỗi kế toán là quá lớn, mỗi kế
toán đảm nhiệm phần hành cùng lúc gây ra áp lực, dẫn đến sai sót trong công việc.
Mỗi nhân viên đảm nhiệm vị trí khác nhau, nhiều khi họ chỉ nắm rõ đƣợc công việc của mình. Khi một trong số các nhân viên này đi vắng thì phần hành, công việc của nhân viên đó khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ không xử lý kịp thời, có thể dẫn đến sai sót trong hạch toán.
Quá trình làm việc còn bị áp lực vê trách nhiệm, có khoảng cách giữa lãnh đạo và ngƣời lao động. Làm việc theo mô típ chƣa phát huy đƣợc khả năng sáng tạ trong công việc, chƣa có mối liên kết để trao đổi thông tin và chia sẻ kinh nghiệm.
* Về hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ tại công ty sử dụng về cơ bản đúng biểu mẫu kế toán theo Thông tƣ 200/2014/TT-BTC. Tuy nhiên, một số chứng từ còn chƣa khai báo đầy đủ thông tin (Biên bản kiểm kê không có số, Nhà cung cấp chƣa khai báo đầy đủ thông tin, mã số thuế,...), phiếu nhập kho không ghi đơn giá, sử dụng chƣa đúng phiếu nhập kho theo quy định sô 19/2006/QĐ-BTC chế độ kế toán dành cho đơn vị hành chính sự nghiệp, phiếu xuất kho không đủ chữ ký, sổ chi tiết in ra không chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu,,
Ví dụ: trong khâu nhập kho hàng hóa, kế toán chỉ căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho mà bỏ qua biên bản kiểm nhiệm, nhƣ vậy vật tƣ hàng hóa không đƣợc kiểm nghiệm, dễ xảy ra sự cố về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng vật tƣ.
Việc luân chuyển chứng từ còn chậm trễ: do công ty hoạt động nhiều địa bàn khác nhau và cách xa nhau nên việc luân chuyển chứng từ cò chậm, chƣa tuân thủ nguyên tắc kịp thời.
2.3.2.2. Về việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu * Công tác quản lý nguyên vật liệu
Khâu thu mua nguyên vật liệu: mặc dù công ty khá chặt chẽ trong công tác thu mua nguyên vật liệu, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế nhƣ:
khi mua nguyên vật liệu công ty thƣờng tìm đến nhà cung cấp truyền thống và một công trình thƣờng chỉ mua nguyên vật liệu với một số nhà cung cấp trong suốt quá trình thi công. Điều này giúp cho công ty tạo đƣợc mối quan hệ cung cấp nguyên vật liệu lâu dài và nguồn hàng ổn định. Trƣớc khi mua, công ty phải yêu cầu bảng giá.
Bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu: Cách sắp xếp kho còn chƣa hợp lý, thiếu khoa học, nguyên vật liệu về sắp xếp bừa bộn, không sắp xếp riêng biệt làm mất thời gian trong việc tìm kiếm phân loại. Công ty không có kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu, nguyên vật liệu mua về đƣợc chuyển thẳng đến chân công trình hay nơi sản xuất, một số đƣợc mua về nhập kho để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục và một số dùng để kinh doanh tuy nhiên không lên kế hoạch cụ thể. Trong trƣờng hợp bị ảnh hƣởng bởi các yếu tố bên ngoài cũng nhƣ ảnh hƣởng bởi giá thị trƣờng thì công trình, sản phẩm cũng bị ảnh hƣởng lớn làm chênh lệch giữa giá thực tế và giá dự toán.
Công ty thƣờng chuyển vật tƣ đến tại nơi sản xuất hay chân công trình để dễ dàng cho việc thực hiện công trình cũng nhƣ sản xuất, tuy nhiên công ty lại không kiểm tra đánh giá chất lƣợng sản phẩm cũng nhƣ quá trình sử dụng và bảo quản giao cho tổ trƣởng công trình, phân xƣởng sản xuất làm ảnh hƣởng đến quá trình nhập xuất kho cũng nhƣ bảo quản, cung cấp thông tin cho kế toán thiếu tính chuyên nghiệp gây ra sai sót. Khi chuyển thẳng công ty không kiểm kỹ đƣợc chất lƣợng quy cách cũng nhƣ trong quá trình bảo quản dễ làm hƣ hỏng thất thoát vì nguyên vật liệu khá đặc trƣng nhƣ sắt, thép… dễ bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài.
Đối với các thiết bị vật tƣ sử dụng cho quá trình sản xuất, thi công công ty để tại nơi sản xuất hay công trình có thể làm chất lƣợng cũng nhƣ năng suất không đảm bảo làm cho quá trình sử dụng nguyên vật liệu cũng bị ảnh hƣởng dẫn đến khả năng gây thất thoát cũng nhƣ phát sinh thêm nguyên vật liệu có nguy cơ xảy ra cao.
Do đặc thù kinh doanh của công ty nên có rất nhiều loại vật tƣ hàng hóa và thƣờng NVL nhƣ sắt thép đƣợc đem về dùng thẳng, rất ít đƣợc tích trữ trong kho, nên hiện tại công ty vẫn chỉ dùng một thủ kho để kiểm tra, giám sát, ghi chép và mỗi lần nhập xuất thủ kho thƣờng ghi chép vào thẻ kho. Việc này khá thủ công dẫn đến dễ sai sót, nhầm lẫn do ý thức chủ quan của thủ kho, cũng có rất nhiều mặt hàng tuy số lƣợng trong kho không quá nhiều nhƣng cũng gây ảnh hƣởng rất lớn cho thủ kho khi một mình đảm nhiệm, cũng nhƣ dễ xảy ra thất thoát khi thủ kho có ý định gian lận.
Đối với phế liệu thu hồi và NVL thừa, sau nghiệm thu hay sau quá trình sản xuất thực hiện đem bán nhƣng không đƣợc hạch toán vào chứng từ sổ sách, điều này dễ gây nên gian lận.
Công ty chƣa xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nguyên vật liệu, vì vậy công tác kiểm soát NVL có thể gặp một số rủi ro nhƣ sau:
Rủi ro trong quá trình đặt hàng nhà cung cấp: Việc đề nghị mua hàng và đặt hàng đều do một ngƣời đảm nhận dễ xảy ra gian lận.
Rủi ro trong việc lựa chọn nhà cung cấp: lựa chọn những nhà cung cấp không phù hợp có thể khiến cho đơn vị mua vật tƣ với giá cao hay vật tƣ kém chất lƣợng.
Rủi ro trong quá trình giao nhận vật tƣ và kiểm nghiệm.
Rủi ro trong quá trình giám sát, bảo quản: Công ty chỉ sử dụng một thủ kho cũng nhƣ giao trách nhiệm toàn bộ cho tổ trƣởng sản xuất, công trình. Điều này dễ dẫn đến xảy ra sai sót, gian lận.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, ngày càng nhiều sự cạnh tranh trong các đơn vị của ngành thì việc lập kế hoạch, dự toán, phân tích những yếu tố thực hiện và đƣa ra những dự báo kịp thời đóng vai trò quan trọng cho sự định hƣớng phát triển của doanh nghiệp.
* Về đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho: công ty dùng giá thực tế đối với NVL nhập kho là hợp lý. Vì nguyên vật liệu của công ty rất phong phú và đa dạng về
chủng loại cũng nhƣ công dụng nên việc hạch toán nhƣ vậy vừa đảm bảo đƣợc tính chính xác vừa cung cấp thông tin số liệu một cách kịp thời, đầy đủ.
Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: công ty đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phƣơng pháp thực tế đích danh, vì vật tƣ của công ty chủ yếu là mua về xuất luôn nên mua giá nào xuất giá đấy giúp cho giá đƣợc phản ánh chính xác hơn.
Ngƣời mua: Việc thu mua nguyên vật liệu cung ứng cho sản xuất đƣợc giao cho một ngƣời không mang tính khách quan
- Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, Qua thực tập em thấy doanh nghiệp không đánh giá dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.
- Số lƣợng trên thẻ kho và sổ chi tiết không khớp nhau.
2.3.3. Nguyên nhân hạn chế
2.3.3.1. Nguyên nhân khách quan
Khi công ty thực hiện khoán cho các đội thực hiện của từng công trình nên khó quản ký và nếu quản lý không tốt dễ dẫn đến việc gian lận đặc biệt là phần kiểm tra đối chiếu chứng từ trƣớc khi hạch toán nguyên vật liệu dẫn đến tiêu cực nhƣ: mua hoá đơn, khai khống nguyên liệu, mua nguyên vật liệu không đảm bảo chất lƣợng, mua nguyên vật liệu không đúng quy cách chủng loại,... làm cho công việc của kế toán vật tƣ chịu khá nhiều áp lực.
2.3.3.2. Nguyên nhân chủ quan
Khối lƣợng công việc của phòng kế toán tài chính lớn, các nghiệp vụ phát sinh đa dạng và phong phú nên công tác kế toán không tránh khỏi những thiếu sót cần phải khắc phục
Do đặc điểm của sản phẩm nên nguyên vật liệu rất đa dạng phong phú về cả chủng loại, số lƣợng, đơn giá. Nguyên vật liệu đƣợc sử dụng thƣờng xuyên với khối lƣợng và số lần nhập xuất lớn. Vì vậy, công tác quản lý cũng nhƣ kế toán nguyên vật liệu tại công ty rất phức tạp và khó khăn
Cơ sở vật chất trang thiết bị của công ty đƣợc trang bị đầy đủ song trong thời đại công nghệ phát triển, máy móc thiết bị ngày càng hiện đại công ty cần
phải có chiến lƣợc mua sắm, đổi mới cho phù hợp với điều kiện hiện nay của đơn vị. Để từ đó tạo sức cạnh tranh trong nền kinh tế.
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƢƠNG MẠI ĐỨC ANH