2.2.2.1 .Chứng từ sử dụng
3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công
3.2.4. Nhóm giải pháp về quản lý nguyên vật liệu
Thứ nhất, về công tác quản lý nguyên vật liệu:
Về công tác thu mua nguyên vật liệu: Trƣớc khi mua hàng công ty cần yêu cầu nhà cung cấp gửi bản báo giá để công ty biết đƣợc nhà cung cấp truyền thống cung cấp sản phẩm với giá cả nhƣ thế nào so với các nhà cung cấp khác. Khi có sự so sánh về giá cả thì công ty có thể yêu cầu đƣợc hƣởng chiết khấu, giảm giá vì mình là khách hàng truyền thống, nhƣ vậy sẽ tiết kiệm đƣợc chi phí. Mặt khác khi có sự chênh lệch cao hơn so với nhà cung cấp khác với sản phẩm
cùng quy cách, phẩm chất mà không có chiết khấu, giảm giá thì công ty nên xem xét đến các nhà cung cấp có lợi cho công ty hơn là tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài với họ.
Về công tác sử dụng nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu thƣờng đƣợc chuyển đến nơi sản xuất hoặc công trình điều này làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng cũng nhƣ dễ bị thất thoát. Công ty nên có nơi cất giữ vật tƣ cẩn thận để ránh đƣợc tác động từ các yếu tố bên ngoài (thời tiết,...) công ty cũng cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho cả quá trình sản xuất sản phẩm, để có thể sử dụng hiệu quả tránh tình trạng phế liệu thu hồi.
Vật tƣ, công cụ, dụng cụ cần đƣợc bảo quản cẩn thận tránh tình trạng hƣ hoảng dẫn đến kém chất lƣợng làm cho ảnh hƣởng đến việc tiêu hao nguyên vật liệu cũng nhƣ làm kém chất lƣợng sản phẩm và tỷ lệ phế liệu cao.
Về công tác quản lý phế liệu thu hồi: Các công trình, sau quá trình sản xuất cũng có rất nhiều trƣờng hợp có phế liệu. Công ty cần giám sát quản lý chặt chẽ quá trình làm việc sản xuất, thi công cũng nhƣ đầu tƣ xây dựng hệ thống máy móc hiện đại để tránh thất thoát nguyên vật liệu. Công ty cần thu hồi phế liệu và thực hiện đem bán sẽ hạch toán nhƣ sau:
Hạch toán phế liệu thu hồi
1) Nếu phế liệu thu hồi là nguyên vật liệu X nhập kho thì hạch toán Nợ TK 152
Có TK 154
2) Nếu bán phế liệu thu hồi Nợ T 111,112,131.. Có TK 711
Có TK 333
Khi thu hồi đƣợc khoản phế liệu thì công ty cũng tiết kiệm đƣợc một khoản không nhỏ.
Để tránh thất thoát phế liệu thu hồi thì sau quá trình sản xuất sản phẩm, nghiệm thu công trình cần nhập kho, cân đo, đong đếm đầy đủ. Ngoài công ty nên xây dựng định mức phế liệu thu hồi để có thể dự đoán gần đúng giá trị phế liệu thực tế đƣợc so sánh giữa số phế liệu thực tế nhập kho với số phế liệu trong tính toán. Nếu có sự chênh lẹch lớn thì công ty cần phải tìm ra nguyên nhân và có phƣơng pháp xử lý lịp thời.
Về công tác dự trữ nguyên vật liệu: Công ty nên lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu để nguyên vật liệu trong kho không quá nhiều gây ứ đọng vốn mà phải đảm bảo không bị thụ động khi nguồn nguyên vật liệu khan hiếm hoặc ghi giá cả tăng cao. Để xác định đƣợc lƣợng nguyên vật liệu dự trữ thì phòng kế toán vật tƣ cần căn cứ vào kế hoạch sản xuất, điều tra thị trƣờng để biết nguyên vật liệu nào có xu hƣớng tăng giá để mua dự trữ.
Ngoài ra, những nguyên vật liệu nào có nguồn gốc không ổn định cũng cần dự trữ để chủ động nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình sản xuất, thi công.
Thứ hai, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ với nguyên vật liệu:
Để kiểm soát tốt quá trình vận động của hàng tồn kho, công ty cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ. Mục đích:
Xác định đƣợc mức tồn kho hợp lý vừa đáp ứng tốt nhu cầu xây lắp, vừa hạn chế tối đa sự lãng phí do dự trữ quá mức.
Nâng cao tốc độ lƣu truyển hàng tồn kho nhằm giảm thiểu khả năng hàng tồn kho bị hƣ hỏng hay bị lỗi, đồng thời tiết kiệm đƣợc vốn đầu tƣ vào hàng tồn kho.
Đảm bảo chất lƣợng hàng tồn kho trong suốt quá trình dự trữ. Đảm bảo sử dụng hiệu quả, đúng mục đích.
Về rủi ro trong quá tình đặt hàng nhà cung cấp:
Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng kinh doanh tiến hành và phải độc lập với các phòng khác. Phòng kinh doanh chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận đƣợc phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã đƣợc ngƣời có thẩm quyền ký
duyệt. Đơn đặt hàng phải đƣợc đánh số trƣớc và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, cung cấp các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu nhƣ: Số lƣợng, giá cả, quy cách. Các liên của đơn đặt hàng này nên đƣợc chuyển đến thủ kho, phòng kế toán và ngƣời đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó.
Về rủi ro trong việc chọn nhà cung cấp:
Công ty nên áp dụng công thức đòi hỏi ít nhất các bảo báo giá từ các nhà cung cấp độc lập đối với mỗi khi mua hàng. Công ty có thể hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một ngƣời có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không đƣợc phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này
Về rủi ro trong quá trình nhận vật tƣ và kiểm nghiệm:
Theo nguyên tắc vật tƣ đƣa về trƣớc khi nhập kho cần phải tiến hành kiểm nghiệm để xác định số lƣợng, chất lƣợng và quy cách thực tế của vật tƣ cho dù là loại vật tƣ gì. Sau đó công ty cần phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tƣ rồi đối chiếu giữa hợp đồng mua bán với hoá đơn bán hàng do nhà cung cấp chuyển đến có khớp đúng số lƣợng và giá cả hay không? Trƣờng hợp chƣa có hoá đơn phải đăng ký vào hợp đồng mua bán đã kiểm nghiệm, trong quá trình kiểm nghiệm vật tƣ nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách chất lƣợng đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để xử lý. Nếu vật tƣ mua về công ty đã nhập đủ số lƣợng, quy cách, chất lƣợng thì ban kiểm nghiệm vật tƣ phải lập biên bản xác nhận. Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ đƣợc xem là hợp lý khi có đày đủ chữ ký của các thành viên trong hội đồng kiểm nghiệm. Khi tiến hành kiểm nghiệm xong thì kế toán căn cứ vào hoá đơn và biên bản, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi mới lập phiếu nhập kho.
Thứ ba, về bảo quản và lưu trữ chứng từ
Tài liệu kế toán phải đƣợc đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lƣu trữ.
Trƣờng hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
Tài liệu kế toán phải đƣa vào lƣu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán.
Tài liệu kế toán phải đƣợc lƣu trữ theo thời hạn sau đây:
Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trƣờng hợp pháp luật có quy định khác;
Lƣu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
C. KẾT LUẬN
Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp. Vì thế, nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của công ty, bởi chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, kinh doanh. Ban lãnh đạo công ty luôn quann tâm đến công tác kế toán nói chung và công tác quản lý cũng nhƣ phƣơng pháp kế toán nguyên vật liệu nói riêng nhằm đem lại kết quả sản xuất kinh doanh cao cho công ty.
Xuất phát từ những nhận thức đúng đắn và kịp thời nhƣ vậy nên kết quả kinh doanh của công ty không ngừng tăng cao qua các năm. Kết quả đó đã chứng tỏ hƣớng đi mà công ty lựa chọn là đúng đắn.
Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh, kết hợp giữa lý thuyết và trên thực tế em đã nhận thấy công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu có ảnh hƣởng đến công tác quản lý nguyên vật liệu. Hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo công ty năm bắt đƣợc tình hình và chỉ đạo sản xuất. Hạch toán kế toán nguyên vật liệu phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tinh hình thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu thì lãnh đạo công ty mới đƣa ra đƣợc quyết định đúng đắn nhằm đƣa lại hiệu quả cao nhất. Vì vậy công tác kế toán nói chung, công tác tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng đƣợc hoàn thiện. Về các chế độ, nguyên tắc công ty áp dụng luôn tuân theo các chuẩn mực kế toán không vi phạm pháp luật. Các cán bộ công nhân trong công ty đƣợc hƣởng các chế độ ƣu đãi tốt về tiền lƣơng, tiền công, chế độ bảo hiểm và các khoản phụ cấp hƣởng theo định kỳ. Đây cũng là một yếu tố tốt thúc đẩy quá trình sản xuất của công ty ngày càng phát triển.
Báo cáo đã đƣa ra đƣợc mục tiêu, phƣơng hƣớng phát triển trong thời gian tới vào cũng đã nêu lên đƣợc ƣu điểm, hạn chế trong tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, đã đƣa ra đƣợc các giải pháp để phát triển công ty
trong thời gian tới nhƣ là: về con ngƣời, về cơ sở vật chất, về tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu.
Với những kiến thức học ở trƣờng và hiểu biết của bản thân cùng với sự giúp đỡ của cô giáo hƣớng dẫn, các anh chị trong phòng tài chính kế toán của công ty. Đã tạo cho em cơ hội tìm hiểu thực tế tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu của công ty và mạnh dạn trình bày những ý kiến của mình hy vọng có thể góp phần nhỏ trong quá trình hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu của công ty. Song do trình độ nhận thức và thời gian thực tập hạn chế nên chắc chắn đề tài không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em rất mong nhận đƣợc sự đóng góp, nhận xét của giảng viên hƣớng dẫn và cán bộ kế toán trong cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh để bài viết của em đƣợc hoàn thiện hơn.
D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. BộTài chính (2014), Thông tư 133/2016/TT-BTC, hƣớng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.
2. Bộ Tài chính (2014), Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC. Ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính
3. Quốc hội (2015), Luật kế toán số 88/2015/QH13, ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2015.
4. GS.TS. Ngô Thế Chi, PGS.TS. Trƣơng Thị Thủy (2013), Giáo trình Kế toán tài chính, Nxb Tài chính, Hà Nội.
5. Nguyễn Thị Mai Anh (2014), Kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đông Linh, Khoá luận tốt nghiệp, Trƣờng Đại học Thăng Long.
6. Hoàng Liên Chung (2015), Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hà Thạch, Khóa luận tốt nghiệp, Trƣờng Đại học Hùng Vƣơng.
7. Nguyễn Công Anh (2016), Kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Chè Hoài Trung, Khóa luận tốt nghiệp Đại học Kế Toán, Trƣờng Đại học Hùng Vƣơng, Phú Thọ.
8. Nguyễn Ngọc Quang, Đỗ Thị Minh Hƣơng, Phùng Thị Khang Ninh, Phạm Thị Nhị An, Diệp Tố Uyên (2017), Giáo trình Kế toán tài chính, Nxb Đại học Thái Nguyên, Thái Nguyên.
7. Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh (2019). Chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính năm 2018, Phú Thọ.
8. Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh (2020). Chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính năm 2019, Phú Thọ.
9. Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh (2021). Chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính năm 2020, Phú Thọ.
10. Các trang web
Http:/www.google.com.vn Http:/www.webketoan.com.vn Http:/www.vietnamnet.vn