2.2.2 .Hệ thống sổ kế toán hàng tồn kho
2.2.5. Quy trình quản trị hàng tồn kho
a. Sơ đồ quy trình quản trị hàng tồn kho
Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 5
Tìm kiếm nhà cung ứng cungnhà ứng nhập kho hóa Xuất kho hàng hóa
Hình 2.3: Sơ đồ quy trình quản trị hàng tồn kho
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Dưới đây là mô tả cụ thể từng bước trong quy trình quản trị hàng tồn kho: Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp.
• Phòng kinh doanh của công ty là đơn vị trực tiếp phụ trách việc tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp trên thị trường, đặt ra các chỉ tiêu xếp hạng nhà
cung cấp,
liệt kê danh sách các nhà cung cấp tiềm năng.
• Chọn ra những nhà cung cấp có uy tín trên thị trường để đảm bảo hàng hóa luôn được cung ứng đúng hẹn, chất lượng, mẫu mã hàng hóa đúng quy cách,
không có tình trạng trà trộn hàng kém chất lượng vào lô sản phẩm.
doanh nghiệp phải tốn thêm thời gian và chi phí để tìm kiếm đối tác mới nếu các nhà cung cấp khả năng tài chính kém bị phá sản.
• Tiến hành liên lạc với nhà cung cấp, yêu cầu báo giá từ những nhà cung cấp tiềm năng và chọn lọc những nhà cung cấp có mức giá hợp lý nhất hoặc
có mức
chiết khấu ưu đãi nhất.
• Ký kết hợp đồng lâu dài với nhà cung cấp để có được nguồn hàng ổn định, giảm sự ảnh hưởng từ việc giá cả biến động thất thường trên thị trường. Bước 2: Đặt hàng với nhà cung ứng.
• Sau khi tìm kiếm thông tin, lựa chọn nhà cung ứng phù hợp và tiến hành liên hệ với nhà cung ứng, bộ phận kinh doanh sẽ tổ chức đàm phán.
• Tiếp theo thống nhất các điều khoản hợp đồng: Đơn giá, mức chiết khấu thương mại, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán, chi phí vận chuyển, bảo
hiểm trong quá trình chuyển hàng từ nhà cung ứng về kho của công ty. Cuối
cùng là
thỏa thuận chung, công ty sẽ ký kết hợp đồng và tiến hành đặt hàng.
• Công ty dự trù sẵn số lượng nguyên liệu đầu vào sử dụng trong tháng, sau đó gửi cho nhà cung cấp qua mail. Thực hiện đặt hàng trong cả tháng giúp công
ty tiết kiệm thời gian, có sẵn nguyên liệu phục vụ sản xuất liên tục. Tuy nhiên nếu bảo quản không tốt sẽ dẫn đến tình trạng bị hỏng nguyên liệu, gây tổn thất
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
SL hàng nhập kho 19.148 25.692 24.594
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Bước 3: Mua hàng và nhập kho.
• Sau khi đặt hàng khoảng 4 - 7 ngày làm việc, đối tác sẽ đưa hàng đến kho của công ty. Thời gian giao hàng phụ thuộc vào những yếu tố chủ quan và khách quan như mức độ sẵn có các sản phẩm của nhà cung ứng, lượng đặt hàng của công ty, thời tiết, giao thông...
• Hàng hóa mua sẽ được nhập vào kho của công ty. Thủ kho dựa trên hóa đơn mua hàng và các chứng từ liên quan để tiến hành kiểm kê hàng hóa về số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã,.
• Nếu hàng hóa đáp ứng đủ các tiêu chuẩn đã thỏa thuận giữa công ty và đối tác, thủ kho chỉ đạo công tác nhập kho theo đúng quy định và viết phiếu nhập kho. Nếu trong quá trình kiểm kê phát hiện thiếu hụt hàng hóa, hàng giả, hàng nhái, hàng sai lỗi hoặc có dấu hiệu hỏng hóc thì lập biên bản để xử lý và thông báo giám đốc công ty.
• Sau khi nhập kho hàng hóa tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng điều khoản trong hợp đồng.
• Toàn bộ hàng đặt mua tại nhà cung cấp trong giai đoạn 2018 - 2020 đều được nhập kho đầy đủ.
Bảng 2.4: Số lượng hàng hóa nhập kho
Chỉ tiêu Công thức Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 SL hàng lưu kho SL hàng tồn đầu kỳ + SL hàng mua trong kỳ + SL hàng nhập trong kỳ 29.148 44.220 47.974
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
SL hàng xuất kho 23.220 35.940 34.997
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Bước 4: Lưu kho hàng hóa.
• Trong quá trình hàng tồn được lưu trữ trong kho, nhân viên quản lý kho có trách nhiệm giữ cho nhà kho luôn thông thoáng, nghiêm cấm các hoạt động có khả năng gây cháy nổ trong kho.
• Kiểm kê định kỳ số lượng hàng hóa đang còn trong kho, thường xuyên lập báo cáo tình hình tồn kho gửi đến bộ phận hành chính - kế toán.
• Dưới đây là bảng biểu diễn tổng số lượng hàng hóa được lưu kho trong giai đoạn 2018 - 2020.
Bảng 2.5: Số lượng hàng hóa lưu kho
Đơn vị tính: Sản phẩm
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Bước 5: Xuất kho hàng hóa.
• Khi nhận yêu cầu xuất kho từ phòng kế toán, tiến hành chuẩn bị hàng hóa được yêu cầu.
• Kiểm kê về số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi xuất kho. Xuất đủ số lượng và chỉ xuất các hàng hóa đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng đã thỏa thuận với khách hàng.
• Dưới đây là bảng số lượng hàng hóa được xuất kho trong giai đoạn 2018 - 2020
Bảng 2.6: Số lượng hàng hóa xuất kho
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
SL tồn cuối kỳ 5.928 8.280 12.977
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Chênh lệch 2019/2018 2020/2019 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối Hàng tồn kho 508.114 1.120.456 1.247.698 612.342 120,51 127.242 11,36
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
• Sau khi xuất kho, kiểm kê lại số lượng hàng hóa còn lại trong kho. Sau đó báo cáo lại với phòng kế toán;
• Dưới đây là bảng số lượng HTK cuối kỳ của công ty trong các năm 2018, 2019, 2020.
Bảng 2.7: Số lượng hàng tồn kho cuối kỳ
Đơn vị tính: Sản phẩm
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
b. Tình hình quản trị hàng tồn kho
HTK là một bộ phận quan trọng trong tổng tài sản ngắn hạn và đầu tư ngắn hạn của công ty. Hàng tồn kho của công ty tồn tại dưới dạng vật chất bao gồm hàng mua đang đi đường, sản phẩm, hàng gửi bán.
Vì đặc điểm của ngành dược phẩm ngoài việc đảm bảo chất lượng cũng như quy trình sản xuất an toàn thì để hoạt động kinh doanh thuận lợi, đạt được mục tiêu tối đa hóa doanh thu và tối thiểu hóa chi phí công ty phải rất chú trọng tới chỉ tiêu hàng tồn kho.
c. Tình hình hàng tồn kho nói chung tại Công ty giai đoạn 2018 - 2020
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Chi phí đặt hàng 12.560 14.938 17.760 Chi phí lưu kho 122.600 126.000 127.350
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán và tính toán của tác giả)
Hàng tồn kho 1400000 1200000 1000000 800000 600000 400000 200000 0
Biểu đồ 2.3: Giá trị hàng tồn kho của Công ty giai đoạn 2018 - 2020
Đơn vị tính: Nghìn đồng
Giá trị hàng tổn kho của công ty năm 2019 là 1.120.456 nghìn đồng, tăng 612.342 nghìn đồng tương ứng tăng 120,51% so với năm 2018. Sang năm 2020, hàng tồn kho của công ty ở mức 1.247.698 nghìn đồng, tăng 127.242 nghìn đồng tương ứng tăng 11,36% so với năm 2019. Số liệu trên cho thấy công ty đã có kế hoạch tích trữ hàng hóa để chủ động nguồn cung bán ra thị trường để có thể tối ưu hóa nguồn vốn của mình mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Tình hình chi phí quản lý hàng tồn kho:
Bảng 2.8: Tình hình chi phí quản lý hàng tồn kho của Công ty
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
hàng và chi phí lưu kho hàng hóa. Hai loại chi phí này đều có xu hướng tăng qua các năm, cụ thể như sau:
Chi phí đặt hàng của công ty gồm: Chi phí gọi điện, thư giao dịch; chi phí vận chuyển, chi phí giao nhận, kiểm tra hàng hóa. về chi phí điện thoại, thư giao dịch là chi phí cố định sẽ chỉ thay đổi khi cước phí nhà mạng thay đổi; chi phí vận chuyển sẽ thay đổi dựa trên lượng hàng được vận chuyển tới; chi phí giao hàng và kiểm tra hàng hóa thường thay đổi theo số hàng hóa đặt mua. Năm 2018, chi phí đặt hàng của công ty là 12.560 nghìn đồng. Đến năm 2019, chi phí này là 14.938 nghìn đồng. Sang năm 2020, chi phí đặt hàng tăng lên đến 17.760 nghìn đồng. Có sự biến động này là vì lượng hàng mua và hàng nhập kho của công ty thay đổi. Cụ thể, tổng lượng hàng mua và lượng hàng nhập kho qua các năm 2018 - 2020 lần lượt như sau: 29.148 sản phẩm, 38.292 sản phẩm và 39.694 sản phẩm.
Chi phí lưu kho của công ty năm 2018 là 122.600 nghìn đồng, đến năm 2019 chi phí lưu kho tăng lên đến 126.000 nghìn đồng, sang năm 2020 chi phí lưu kho tăng lên đến 127.35 nghìn đồng. Chi phí này biến động là do các chi phí thành phần trong ba năm của công ty thay đổi. Chi phí lưu kho của công ty bao gồm: Chi phí thuê kho hàng; chi phí điện nước và chi phí nhân công cho hoạt động bảo vệ và quản lý kho. về chi phí kho hàng, do đa phần kho hàng của công ty là đi thuê ngoài nên chi phí tiền thuê kho phải trả, công ty thường ký hợp đồng trả tiền từ 2-3 năm nên chi phí này sẽ không thay đổi trong thời gian ký hợp đồng; chi phí này trong năm 2018 là 60.000 nghìn đồng và trong 2 năm 2019, 2020 không thay đổi là 62.000 nghìn đồng. Chi phí điện nước và chi phí nhân công cho hoạt động bảo vệ, quản lý kho là 2 biến phí. Cụ thể, chi phí điện nước trong 3 năm 2018, 2019, 2020 lần lượt là: 5.000 nghìn đồng, 5.200 nghìn đồng, 5.250 nghìn đồng; chi phí này không có nhiều biến động trong 3 năm qua, công ty sử dụng điện để phục vụ cho việc thắp sáng kho. Chi phí nhân công cho hoạt động bảo vệ, quản lý kho trong 3 năm 2018, 2019, 2020 lần lượt là: 57.600 nghìn đồng, 58.800 nghìn đồng , 60.100 nghìn đồng; việc chi phí này tăng lên là do công ty thuê thêm nhân viên và tăng lượng cho một số nhân viên lâu năm.
c. Mô hình quản trị hàng tồn kho tại Công ty
Trong giai đoạn 2018 - 2020 công ty sử dụng mô hình EOQ để quản trị lượng đặt hàng.
Số lượng hàng cần
nhập (Qn) Sản phẩm 29.000 38.200 39.600
Chi phí trung bình 1
lần đặt hàng (c2) Nghìn đồng 145 157 165
Chi phí lưu kho trung
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Theo bảng số liệu, ta tính được lượng đặt hàng tối ưu trong 3 năm 2018, 2019, 2020 là: QE 2018 QE 2019 QE 2020 2× 29.000 ×145 ______ ---√f, ^ \ '---= 175,05 ≈ 176 sản phẩm 274,44 p 2× 38.200 ×157 ______ _ , _ ---ZZTTTZ---= 149,31 ≈ 150 sản phẩm 538,05 p 2 X 39.600 X 165 ______ __ ---———---= 186,56 ≈ 187 sản phẩm 375,46 p
Suy ra, tổng chi phí tồn kho dự trữ hàng hóa tối ưu trong 3 năm 2018, 2019, 2020 là: 176∖ 29.000∖ _________ „ _ E2018 = (2 7 4,44 × -y-) + ( 1 4 5 × —ɪ-) = 48.042,77ng hìn đ'ô ng í_____ 150∖ . 7 _ 38.200∖ _________ „ _ E20 19 = ( 5 3 8,0 5 × —∣-) + ( 1 5 7 × ɪʒθ ) = 80.3 3 6,42 ng hìn đông
Chỉ tiêu
Năm
2018 Năm2019 Năm2020 Chênh lệch
2019/2018 2020/2019
/______ 187∖ 39.600∖ _________ ,ʌ _ F2 0 2O = ( 3 75,46 × ~^~) + (1 6 5 × ɪɛʊ ) = 70.046,69 ng hìn đống
Nhận xét:
Theo mô hình này, từng lần đặt mua hàng nên chia nhỏ thành các đợt mua hàng nhỏ lẻ. Việc phân chia nhập hàng như vậy nhằm mục đích kiểm soát chất lượng hàng hóa, tránh tình trạng nhập hàng nhỏ lẻ như trước đây. Qua đó rút ngắn được thời gian lưu kho, giảm thiểu mất mát đồng thời đảm bảo được chất lương.
Mô hình EOQ không đòi hỏi việc vận dụng phương pháp hay cải tiến tổ chức quản trị sâu xa ở nội bộ công ty. Mô hình này tập trung xác định sản lượng tối ưu cho mỗi lần đặt hàng, từ đó công ty lên kế hoạch mua theo số lượng trên, cân đối lại việc nhập hàng cho phù hợp. Giúp công ty chủ động trong quá trình nhập hàng.
Bên cạnh đó, việc xác định nhu cầu HTK trong một năm là không hề đơn giản vì nhu cầu của thị trường sẽ thay đổi theo từng năm. Công ty xác định số lượng hàng hóa cần nhập dựa trên dự đoán nhu cầu thị trường trong năm, hàng hóa tồn trong kho và nhu cầu dự trữ HTK của công ty trong năm. Nhìn trên sản lượng hàng hóa thực tế nhập kho trong 3 năm 2018, 2019, 2020 có sự chênh lệch với số lượng được tính trong mô hình EOQ, đây là điều dễ hiểu vì giữa tính toán và thực tế sẽ có sự khác biệt. Dựa trên nhu cầu thực tế của thị trường và nhu cầu cần dự trữ hàng của công ty do giá cả một số mặt hàng biến động, công ty đã có những điều chỉnh trong số lượng hàng nhập về, bằng chứng là lượng hàng nhập về của công ty năm 2018, 2019, 2020 lần lượt là: 19.148 sản phẩm, 25.692, sản phẩm, 24.594 sản phẩm. Điều này cho thấy công tác nghiên cứu thị trường của công ty chưa hiệu quả nên việc xác định lượng hàng cần nhập trong năm còn thiếu sót. Dan tới thực trạng công ty áp dụng mô hình EOQ chưa thực sự hiệu quả. Công việc quan trọng nhất để áp dụng được mô hình EOQ quản trị sản lượng hàng hoá luân chuyển hiệu quả là việc xác định chính xác lượng hàng hóa cần nhập trong năm của công ty, nhưng công ty chưa làm thực sự tốt. Đây là điều công ty cần cải thiện trong năm tiếp theo. Bên cạnh đó, một hạn chế lớn của mô hình EOQ là không tính đến chiết khấu thương mại công ty được hưởng. Công ty nên cân đối áp dụng mô hình khác để quản trị số lượng đặt hàng.