2.3.1. Ưu điểm
Qua phân tích về công tác quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Dược phẩm Vgas trong giai đoạn 2018 - 209 chúng ta có thể rút ra một số ưu điểm mà Công ty đã thực hiện được như sau:
• Nguồn hàng trong công ty có chất lượng tốt, thiết kế nhãn mác hợp lý đáp ứng được yêu cầu của khách hàng nên đã giúp công ty xây dựng một cơ sở khách hàng trung thành, tạo ra vị thế cạnh tranh cho công ty trên thị trường.
• Công ty đã áp dụng mô hình EOQ để quản lý lượng đặt hàng trong giai đoạn 2018 - 2020, giúp công ty giảm thiểu được một phần chi phí tồn kho.
• Tuy chỉ tiêu khả năng sinh lời hàng tồn kho năm 2019 bị giảm so với năm 2018, nhưng trong giai đoạn 2018 - 2019 chỉ tiêu này đều lớn hơn 1 cho thấy khả năng sinh lời hàng tồn kho đang được sử dụng khá hiệu quả, đồng thời lợi nhuận sau thuế không bị biến động quá lớn.
• Trong thời gian thị trường gặp nhiều khó khăn, các doanh nghiệp cạnh tranh gay gắt thì doanh thu của công ty vẫn duy trì ở trạng thái khá ổn, mặc dù năm 2020 có giảm nhẹ so với năm 2019 nhưng không vì thế mà các chỉ tiêu khả năng sinh lời nói chung của Công ty bị giảm thấp.
• Chất lượng bố trí, sắp xếp hàng hóa, kho bãi của Công ty đã đạt yêu cầu lưu kho hàng hóa.
2.3.2. Tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm đã thực hiện được, việc quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Dược phẩm Vgas giai đoạn 2018 - 2020 còn nhiều tổn tại:
• Chưa cân đối được lượng hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất và hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ. Quá trình xác định lượng hàng cần nhập chưa thực sự chính xác khiến cho mô hình EOQ chưa đưa ra được số liệu như mong muốn. Nguyên nhân bắt nguồn từ số liệu tính toán có thể còn chênh lệch so với thực tế.
• Hệ số quay vòng HTK giảm dần qua từng năm cho thấy tốc độ luân chuyển HTK chậm do công ty dự trữ hàng tồn kho vượt nhu cầu sử dụng thực tế. Ngoài ra có thể do chính sách bán hàng của Công ty gần đây không còn cạnh tranh với doanh nghiệp khác, hoặc do khả năng bán hàng của bộ phận kinh doanh có phần giảm sút.
• Thời gian quay vòng HTK: Chỉ tiêu này tỷ lệ nghịch với hệ số quay vòng HTK, do đó thời gian quay vòng HTK tăng trong giai đoạn 2018 - 2020. Ngoài ra, năm 2019 và năm 2020 chỉ tiêu này luôn ở mức cao từ 100 ngày trở lên. Điều này dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn trong ngắn hạn.
• Trong giai đoạn 2018 - 2020, chỉ tiêu khả năng sinh lời của HTK giảm liên tục, đặc biệt trong năm 2020 thì chỉ tiêu này nhỏ hơn 1.
• Nhìn chung, trình độ chuyên môn và khả năng đánh giá đối với chất lượng HTK của nhân viên chưa thật sự tốt, công tác quản lý lượng hàng tồn trong kho của công ty được thực hiện chưa thực sự hiệu quả, dẫn đến vẫn xảy ra một số sai sót trong quá trình quản trị hàng tồn kho.
2.2.3. Nguyên nhân
a. Nguyên nhân khách quan
Thách thức lớn nhất của ngành dược trong nước nói chung và của Công ty Cổ phần Dược phẩm Vgas nói riêng là đa phần đều phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu nhập khẩu. Việc phụ thuộc quá nhiều vào nguyên liệu nhập khẩu khiến công ty chịu ảnh hưởng từ các yếu tố bên ngoài như: Tỷ giá biến động, cung cấp nguồn hàng,... Ngoài ra, khi phụ thuộc vào nhập khẩu nguyên liệu từ nước ngoài dễ gây ra những rủi ro cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty chưa thật sự chú trọng đến áp dụng công nghệ kỹ thuật và chưa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật quy trình sản xuất. Vì các doanh nghiệp dược chưa quan
tâm phát triển công nghệ hóa dược hiện đại, đồng thời chưa tìm được các vùng chuyên sản xuất dược liệu đảm bảo tiêu chuẩn ra, chưa tính đến chi phí đầu tư công nghệ và nghiên cứu tốn kém. Chính vì những lý do trên mà việc áp dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất còn gặp nhiều khó khăn.
b. Nguyên nhân chủ quan
Công tác nghiên cứu thị trường, phân tích chiến lược giá của Công ty chưa tốt nên chưa thể dự báo chính xác những biến động của thị trường. Do đó việc nắm bắt xu hướng thị trường còn hạn chế, chưa thể dự đoán chính xác trước số lượng hàng tồn kho. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản trị hàng tồn kho của Công ty trong thời gian qua.
Nguồn lực tài chính, vốn tự có của Công ty còn giới hạn, nên chủ yếu thực hiện các chính sách trong ngắn hạn. Đây là nguyên nhân ảnh hưởng đến quá trình nhập hàng của Công ty, gây ảnh hưởng tới công tác quản trị hàng tồn kho của Công ty.
Công ty chưa chú trọng áp dụng công nghệ hiện đại trong việc quản trị hàng tồn kho.
Thiếu sự thống nhất giữa bộ phận kho với bộ phận kinh doanh khiến công tác quản trị HTK chưa thật sự thống nhất giữa các bộ phận, gây khó khăn cho các cán bộ nhân viên làm công tác quản trị kho.
Trình độ chuyên môn và khả năng đánh giá đối với chất lượng hàng lưu kho của nhân viên còn nhiều hạn chế, dễ gặp phải sai sót trong một số ít báo cáo tồn kho.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Chương 2 của khóa luận tốt nghiệp đã giới thiệu tổng quan quá trình hình thành phát triển, tổ chức bộ máy quản lý công ty, đồng thời phân tích kết quả tình hình kinh doanh chung trong giai đoạn 2018 - 2020. Phần quan trọng nhất là trình bày thực trạng quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Dược phẩm Vgas. Từ đó đưa ra những ưu điểm và hạn chế tồn tại trong công tác quản trị hàng tồn kho của công ty để làm cơ sở cho những giải pháp trong chương 3 nhằm khắc phục những tồn tại mà công ty đang gặp phải.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CÔ PHẦN DƯỢC
PHẨM VGAS
3.1. Định hướng tầm nhìn của Công ty trong tương lai
Trong bốn năm hoạt đông, Công ty đã có nhiều kết quả nổi bật trong sản xuất kinh doanh. Để tiếp nối thành tựu đó, Công ty chủ trương kiên trì theo đuổi những mục tiêu đã đặt ra để có thể phát triển mạnh mẽ và bền vững hơn nữa. Công ty đã đề ra các giải pháp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và chiến lược phát triển đến năm 2025 phù hợp với mục tiêu phát triển bền vững.
Trước hết, Ban lãnh đạo Công ty đề ra mục tiêu phấn đấu đạt chỉ tiêu về doanh thu giai đoạn 2020 - 2022 tăng trưởng 10 - 15%. Để làm được điều này, Công ty tiếp tục tăng cường phát triển thương hiệu, tìm kiếm những đối tượng khách hàng mới. Đồng thời, vẫn đẩy mạnh xu hướng liên kết hợp tác để thực hiện các hợp đồng lớn và lâu dài. Đẩy mạnh các đơn đặt hàng, tham gia các hợp đồng cung ứng trong thời gian dài tạo sự phát triển ổn định, vững chắc, tiến tới các mục tiêu kinh doanh lớn hơn.
Ngoài ra, việc thực hiện tốt công tác quản trị hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. Nhận thấy điều này, Công ty đã đề ra những định hướng quản trị HTK. Trong năm 2021 tới đây, Theo thông tin từ bộ phận Nhân sự, Công ty triển khai thực hiện nâng cao trình độ cho bộ phận quản lý kho, nâng cao tính thống nhất giữa bộ phận kho và bộ phận kinh doanh; đồng thời áp dụng một số công nghệ hiện đại vào công tác quản trị hàng tồn kho, cũng như cần phân bổ nguồn vốn cho quản trị HTK một cách hợp lý,...
3.2. Giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho
Để có thể hoàn thiện công tác quản trị HTK, cần xác định tầm quan trọng và lên kế hoạch cụ thể của vấn đề này trong hoạt động quản trị tài sản của mình. Mục đích của quản trị HTK là nhằm giảm vòng quay dự trữ, thắt chặt số lượng HTK để giảm chi phí, tránh tình trạng ứ đọng vốn, tăng khả năng sử dụng vốn, song song với đó là giúp Công ty chủ động trong hoạt động tìm kiếm nguồn cung ứng đầu vào cho hoạt động kinh doanh.
3.2.1.Nâng cao tốc độ luân chuyển và khả năng sinh lời của hàng tồn kho
Nên chú trọng đầu tư cho bộ phận kinh doanh vì đây là bộ phận trực tiếp thực hiện bán hàng cho công ty. Nếu bộ phận kinh doanh đáp ứng tốt nhiệm vụ thì khối lượng sản phẩm đầu ra sẽ lớn hơn, khiến cho tốc độ luân chuyển và khả năng sinh lời của HTK cải thiện hơn. Để làm được điều đó công ty nên:
• Xây dựng tiêu chí xếp loại và đánh giá thành tích nhân viên kinh doanh, qua đó tinh lọc các nhân viên hiện tại, giữ lại những nhân viên có năng lực thực sự, cắt giảm các nhân viên làm việc kém hiệu quả. Đối tượng cần tinh lọc là bộ phận nhân viên không đáp ứng trình độ chuyên môn theo chuẩn của Công ty, thực hiện thời gian làm việc thiếu kỉ cương, thiếu trách nhiệm đối với công việc được phân công.
• Đăng ký tham gia các khóa học đào tạo kỹ năng mềm (Kỹ năng giao tiếp, phương án chăm sóc khách hàng, kỹ năng đàm phán, thuyết phục khách hàng) và nâng cao kỹ năng cứng (Trình độ chuyên môn) cho nhân viên phòng kinh doanh.
• Tuyển mới nhân viên có trình độ và kỹ năng phù hợp với yêu cầu của công ty nhằm giảm chi phí đào tạo và nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng kinh doanh.
• Tạo động lực làm việc cho nhân viên kinh doanh thông qua vật chất: Xây dựng chế độ tiền lương, khen thưởng, chế tài xử phạt công bằng, minh bạch và khuyến khích nhân viên tham gia thi đua để nâng cao năng lực của nhân viên, qua đó đem lại lợi ích cho công ty. Tạo động lực làm việc cho nhân viên kinh doanh thông qua tinh thần: Biểu dương hoặc phê bình các cá nhân theo thành tích đạt được, đưa ra các cơ hội phát triển bản thân và cơ hội thăng tiến trong công việc cho người lao động.
Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường để nắm bắt thông tin, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng hiện tại, thu hút thêm khách hàng mới để tăng lượng hàng bán ra, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hóa. Để làm được đó công ty nên:
• Nghiên cứu, khám phá các nhu cầu và mong muốn của khách hàng để đáp ứng đúng, đủ và kịp thời các nhu cầu, mong muốn đó.
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2015 Năm 2016 Năm 2018
• Nghiên cứu về kỳ vọng, qua đó xây dựng lực lượng khách hàng trung thành. Nghiên cứu thị hiếu, xu hướng tiêu dùng của khách hàng để cải tiến sản phẩm theo đúng thị hiếu tiêu dùng của khách hàng.
• Lập kế hoạch, chính sách bán hàng ưu đãi cho khách hàng lâu năm của công ty. Sẵn sàng chấp nhận đàm phán nhượng bộ để tạo dựng mối qua hệ với khách hàng mới.
3.2.2. Xác định nhu cầu hàng tồn kho
Hiện tại, Công ty đang áp dụng mô hình EOQ để quản trị lượng đặt hàng. Vì vậy việc xác định chính xác nhu cầu tồn kho là công việc rất quan trọng để mô hình này phát huy được hiệu quả. Để xác định chính xác được số lượng hàng tồn kho phù hợp trong năm thì Công ty cần phải nắm bắt nhu cầu và hoạch định cung ứng.
Để nắm bắt được nhu cầu thị trường cần thu thập các số liệu về lượng hàng bán ra trên thực tế, lượng tồn kho thực tế, đơn hàng chưa xuất đi cho khách,... Ngoài việc quan sát động thái thị trường, theo dõi kế hoạch phát triển sản phẩm mới, lên kế hoạch cho chương trình khuyến mãi, công ty cần quan tâm đến thông tin phản hồi từ các đối tác, qua đó công ty sẽ đưa ra những điều chỉnh và dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai.
Hoạch định cung ứng là việc phân tích và đưa ra dự đoán nhu cầu tiêu thụ, ngoài ra cần phải đánh giá năng lực tài chính và khả năng cung cấp hàng hóa (Đầu vào) từ đối tác. Nếu các yếu tố trên có chiều hướng thuận lợi và công ty kinh doanh trong môi trường không tồn tại quá nhiều biến động thì họ chỉ cần duy trì lượng tồn kho ở mức tối thiểu. Tuy nhiên, nếu giá cả hàng hóa đầu vào có sự biến đổi liên tục trong khoảng thời gian ngắn thì việc tồn kho phải được tính toán một cách kỹ lưỡng.
Để thực hiện được các nội dung trên Công ty cần phải có một đội ngũ nhân viên có chuyên môn, có trách nhiệm. Bên cạnh việc thường xuyên kiểm kê số lượng tồn kho, đánh dấu ký tự để theo dõi các mặt hàng, đội ngũ nhân viên nên cân đối số lượng nhập kho cũng như tiến hành kiểm tra chất lượng hàng tồn, đánh giá khả năng tiêu thụ của các sản phẩm. Ngoài việc chú trọng đến công tác quản trị nội bộ,
Công ty luôn phải theo dõi nhu cầu của thị trường để đưa ra những điều chỉnh hợp lý, giúp cho việc xác định nhu cầu tồn kho trong năm được chính xác nhất. Để thực hiện hiệu quả các công việc trên, Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán hàng tồn kho
nhằm hỗ trợ các công đoạn thu thập dữ liệu để có thông tin chuẩn xác hơn cho công tác
dự báo.
Bên cạnh đó, mô hình EOQ mà công ty đang dùng để quản lý lượng đặt hàng có một số hạn chế đó là trong mô hình chỉ xét đến 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho và trong mô hình này công ty không được hưởng chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp.
Để khắc phục một số hạn chế của mô hình EOQ, công ty có thể áp dụng
Nhu cầu hàng hóa
(Qn) Sản phẩm 80.000 98.600 137.600
Chi phí trung bình
1 lần đặt hàng (c2) Nghìn đồng 145 157 165
Giá mua hàng đơn
Số lượng (Sản phẩm) Tỷ lệ chiết khấu (%) 0 - 499 0,00 500 - 999 0,25 1.000 - 2.999 0,75 >= 3.000 1,00 Số lượng (Sản phẩm) Tỷ lệ chiết khấu (%)
Giá mua năm 2018 (Nghìn
đồng/SP)
Giá mua năm 2019 (Nghìn
đồng/SP)
Giá mua năm 2020 (Nghìn đồng/SP) 0 - 499 0,00 780 1.110 1.350 500 - 999 0,25 778,05 1.107,23 1.346,63 1.000 - 2.999 0,75 774,15 1.101,68 1.339,88 >= 3.000 1,00 772,20 1.098,90 1.336,50
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán và tính toán của tác giả)
Bước 1: Xác định lượng đặt hàng theo các mức đơn giá khác nhau bằng công thức:
2 x ^nx c2 i × P
Giả sử chi phí lưu kho trên một đơn vị hàng hóa (i) trong năm 2018, 2019, 2020 lần lượt có giá trị 0,30%; 0,32%; 0,35% giá mua vào đơn vị của hàng hóa.
Biết tỷ lệ chiết khấu thương mại nhà cung cấp đưa ra cho công ty trong năm 2018, 2019, 2020 như sau:
Bảng 3.2: Tỷ lệ chiết khấu thương mại Công ty được hưởng
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Dựa vào tỷ lệ chiết khấu đã có và giá mua đơn vị bảng trên, tính được mức giá nhập vào của hàng hóa tùy theo số lượng mua của công ty:
Năm Lượng đặt hàng (Q) Năm 2018 λ 2 × 80.000 × 145—Z ^l ZJZl— = 3.149_____ 0,3% × 780 λ 2 × 80.000 × 145 _____ ' JlZ ZJ = 3.153 0,3% X 778,05 λ 2 × 80.000 × 145Z JZZ LZ Z Z _____ = 3.161 0,3% X 774,15 λ 2 × 80.000 × 145' JZZ LZ ZJ _____ = 3.165 0,3% X 772,20 Năm 2019 λ 2 × 98.600 × 157' U, , ' Λ_____ = 2.953 0,32% X 1.110 ft. 2 × 98.600 × 157ZZJ0,32% X 1.107,23z UJZZ _____= 2.956 λ 2 × 98.600 × 157 _____ Z ' ~ ~ ' = 2.964 0,32% X 1101,68 2 × 98.600 × 157 _____ Z ZZZz Z ZZ ZZZ = 2.968