CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH DỌN PHÒNG KHÁCH CHECK – OUT
2.3. Thực trạng dọn phòng khách check – out tại khách sạn Cap Saint Jacques
2.3.5. Quy trình Lost and Found tại khách sạn Cap Saint Jacquers
Để đảm bảo tất cả những gì khách làm rơi hay bỏ quên đều được đem về bộ phận bảo vệ, nơi sẽ ghi nhận và cất giữ.
Bất cứ những gì được tìm thấy trong khách sạn đều phải được đem về bộ phận bảo vệ. Bộ phận bảo vệ phải có số ghi nhận bất cứ những đồ vật gì của khách bỏ quên. Sổ này gồm có những thông tin sau:
- Ngày, giờ. - Mô tả vật dụng.
- Người tìm thấy. Phòng tìm thấy. - Người ký nhận của bộ phận bảo vệ.
Nhân viên làm phòng phải có trách nhiệm mang tất cả những gì khách bỏ quên xuống bộ phận bảo vệ khi kết thúc ca làm việc của mình. Những vật này phải được ghi nhận vào tờ khai Lost and Found của khách sạn. Tên món đồ, ngày giờ tìm thấy, số phòng, mô tả đồ vật... và được bỏ trong một túi nhựa trong để có thể dễ dàng nhìn thấy và kèm theo tờ khai Lost and Found.
Những món đồ không có giá trị được cất giữ trong kho tối đa 90 ngày. Sau thời gian này món đồ này sẽ gửi lại cho người tìm thấy nếu khách không nhận lại và nếu nhân viên vẫn còn làm việc tại khách sạn. Nếu nhân viên đó đã nghỉ việc thì tuỳ thuộc vào xử lý của Trưởng bộ phận phòng.
Những vật có giá trị như tiền mặt, ngân phiếu, tín phiếu, máy chụp hình, nữ trang... thì cất giữ trong kho tối đa là 180 ngày. Sau thời hạn này mà khách không nhận lại thì được chuyển cho người tìm thấy món đồ này và người này phải còn đang làm việc tại khách sạn.
Những vật phẩm đồi trụy và cấm nhập khẩu thì được đem đến bộ phận bảo vệ và tiêu hủy theo luật pháp địa phương. Những đồ ăn thức uống sẽ được xử lý sau 3 ngày. Thuốc men hoặc những vật tương tự được giải quyết sau hai tuần. Áo quần, đồ vải... sẽ được giặt sạch trước khi cất giữ để tránh mùi khó chịu.
Bất cứ người khách nào yêu cầu về những vật mất phải mô tả những vật đó. Khách sẽ ký nhận vào sổ L & F. Nếu người nhận lại món đồ không phải là chủ nhân của món đồ đó thì phải có giấy uỷ quyền của người chủ đó. Tên, số CMND và chữ ký của người nhận.
Nhân viên nào gửi trả lại những vật có giá trị lớn sẽ được ban giám đốc khen ngợi vì sự trung thực.
Sau khi phát hiện ra món đồ, thì khách sạn phải tìm địa chỉ của khách tại bộ phận tiền sảnh. Sau đó Trưởng bộ phận phòng sẽ viết thư xác nhận có phải món đồ bỏ quên của khách hay không. Khi khách xác nhận đó chính là món đồ mà khách bỏ quên thì khách sạn sẽ gửi trả lại cho khách theo địa chỉ mà khách đăng ký tại bộ phận tiền sảnh và mọi chi phí gửi trả do khách chịu.