1.4.2 .Quy trình tuyển chọn
2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Nhựa đƣờng Petrolimex
2.1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban của Công ty
TNHH Nhựa đường Petrolimex
Công ty TNHH Nhựa đƣờng Petrolimex là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, bộ máy quản lý của Công ty đƣợc phân cấp khá hoàn chỉnh. Hiện nay, bộ máy quản lý của Công ty đƣợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ bộ máy tổ chức:
KIỂM SOÁT VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ PLC
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CÔNG TY CP HÓA DẦU PETROLIMEX
CÔNG TY TNHH NHỰA ĐƢỜNG PETROLIMEX
CHỦ TỊCH CÔNG TY
BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY
P.TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH P.TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN P.ĐẢM BẢO NHỰA ĐƢỜNG P.QUẢN LÝ KỸ THUẬT P.KINH DOANH KHO CỬA LÕ - NGHỆ AN
KHO NẠI HIÊN
KHO QUY NHƠN
KHO NHÀ BÈ CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH CHI NHÁNH SÀI GÒN P.THỊ TRƢỜNG CHI NHÁNH HẢI PHÕNG KHO THƢỢNG LÝ
Cơ cấu tổ chức, quản lý điều hành:
- Đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần Hóa dầu Petrolimex ( ĐHĐCĐ PLC): Gồm tất cả các cổ đông có quyề n biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty mẹ. ĐHĐCĐ PLC có quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát. Xem xét và xử lý các vi phạm của HĐQT và Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty mẹ và cổ đông của công ty mẹ, quyết định tổ chức lại và giải thể công ty, sửa đổi bổ sung điều lệ công ty….
- Hội đồng quản trị PLC ( HĐQT ): Là cơ quan thực hiện các quyết định của ĐHĐCĐ PLC, hoạt động tuân thủ các quy định của pháp luật và điều lệ hoạt động của công ty. HĐQT PLC bao gồm chủ tịch HĐQT và các thành viên HĐQT.
- Chủ tịch Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex: Là ngƣời đại diện của Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex để quản lý Công ty và chịu trách nhiệm trƣớc HĐQT Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex về sự phát triển của Công ty theo các mục tiêu đƣợc PLC giao. Quyền hạn và nghĩa vụ của Chủ tịch Công ty đƣợc quy định trong Điều lệ Công ty.
- Kiểm soát viên Công ty: Có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động điều hành kinh doanh Công ty của Chủ tịch, Ban giám đốc Công ty và các nhiệm vụ khác ghi trong điều lệ Công ty.
- Ban Giám đốc Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex :. Bao gồm Giám đốc và các Phó giám đốc. Tổng giám đốc là ngƣời điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị PLC và Chủ tịch Công ty về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Giám đốc
đƣợc quy định trong Điều lệ của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc là 2 Phó giám đốc.
Các phòng nghiệp vụ của Công ty gồm có:
Phòng Tổ chức - Hành chính: Có chức năng tham mƣu giúp Giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện trong Công ty về các lĩnh vực sau:
+ Công tác tổ chức bộ máy; công tác cán bộ; công tác tuyển dụng và sử dụng lao động; công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
+ Công tác lao động và tiền lƣơng; công tác thi đua khen thƣởng, kỷ luật; công tác bảo hộ lao động và thực hiện các chính sách đối với ngƣời lao động.
+ Công tác pháp chế; thanh tra, kiểm tra, công tác bảo vệ, quân sự. + Công tác quản trị hành chính.
+ Công tác quan hệ công chúng; xã hội, từ thiện, báo chí, thông tin tuyên truyền theo sự phân công của Lãnh đạo.
Phòng Tài chính- Kế toán: Tham mƣu giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện công tác quản lý Tài chính, Kế toán, Kiểm toán và Thống kê trên phạm vi toàn quốc theo các quy định của Công ty và Nhà nƣớc.
Phòng Đảm bảo Nhựa đƣờng: Tham mƣu giúp Giám đốc những việc sau:
+ Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác nhập khẩu và nhập mua nội địa các loại nguyên vật liệu và sản phẩm nhựa đƣờng.
+ Chỉ đạo và điều hành các hoạt động đảm bảo kinh doanh ngành hàng nhựa đƣờng trên phạm vi toàn Công ty bao gồm: Công tác điều độ hàng hoá và vận tải; công tác sản xuất; công tác gia công các sản phẩm để phục vụ sản xuất, quảng cáo, khuyến mại, công tác dịch vụ, kỹ thuật bán hàng.
+ Chỉ đạo và tổ chức thực hiện cơ chế giá giao, cơ chế đơn hàng, công tác marketing.
Phòng Quản lý - Kỹ thuật: Có chức năng tham mƣu giúp Giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện các công tác sau:
+ Tham gia xây dựng quy hoạch dài hạn, trung hạn, đầu tƣ mới cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty trong việc xây dựng quy hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, đầu tƣ mới xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật của PLC đối với Công ty.
+ Xây dựng, trình duyệt, tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm về sửa chữa lớn, sửa chữa nhỏ, mua sắm thiết bị sản xuất, phƣơng tiện vận tải, các tài sản cố định khác của Công ty theo quyết định đƣợc giao kế hoạch hàng năm.
+ Xây dựng, trình duyệt, tổ chức thực hiện quy trình nhƣợng bán, thanh lý TSCĐ theo quy định của Công ty.
+ Thực hiện công tác quản lý đầu tƣ, xây dựng cơ bản của Công ty.
+ Trực tiếp tiếp nhận, quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Tham gia khai thác, sử dụng hệ thống văn phòng làm việc của Công ty và các đơn vị trực thuộc Công ty.
+ Trực tiếp quản lý, theo dõi, thực hiện công tác kỹ thuật an toàn, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt, bảo vệ môi trƣờng đối với hệ thống cơ sở vật chất của Công ty.
+ Trực tiếp quản lý, theo dõi, thực hiện các hạng mục đầu tƣ hỗ trợ khách hàng.
+ Trực tiếp quản lý, theo dõi, xây dựng, trình duyệt, ban hành và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định, quy trình, quy phạm,... có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
+ Trực tiếp quản lý, theo dõi, xây dựng, trình duyệt, ban hành và tổ chức thực hiện các định mức kinh tế kỹ thuật theo chức năng, nhiệm vụ của phòng Kỹ thuật.
+ Trực tiếp quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ Khoa học - Kỹ thuật, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, tiêu chuẩn hóa và công tác thực hiện Pháp lệnh đo lƣờng chất lƣợng trên toàn Công ty.
+ Tham mƣu thiết lập tổ chức bộ máy, nhân lực cho công tác quản lý kỹ thuật trên toàn công ty.
+ Xây dựng, duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO theo chức năng, nhiệm vụ của Phòng Kỹ thuật.
+ Theo dõi, cập nhật, phổ biến, hƣớng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các văn bản pháp quy của Nhà nƣớc liên quan đến nhiệm vụ, chức năng của phòng.
+ Phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban giám đốc Công ty.
Phòng Kinh doanh - Thị trƣờng: Tham mƣu giúp Giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nội dung sau:
+ Các hoạt động Marketing bán hàng trên phạm vi toàn Công ty, bao gồm: công tác điều tra nhu cầu, công tác đấu thầu tham gia các dự án, công tác tổ chức bán hàng, xây dựng chính sách phát triển sản phẩm mới, công tác quảng cáo và khuyến mãi khách hàng.
+ Trực tiếp tổ chức thực hiện công tác bán hàng cho một số khách hàng và một số dự án lớn do Giám đốc quyết định cụ thể.
Các Chi nhánh Nhựa đƣờng: có chức năng trực tiếp tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh Nhựa đƣờng tại các thị trƣờng đƣợc phân công, bao gồm:
+ Chi nhánh Nhựa đƣờng Hải Phòng + Chi nhánh Nhựa đƣờng Đà Nẵng + Chi nhánh Nhựa đƣờng Bình Định + Chi nhánh Nhựa đƣờng Sài Gòn + Chi nhánh Nhựa đƣờng Cần Thơ
Các Kho Nhựa đƣờng: có chức năng tổ chức thực hiện các hoạt động sản xuất, đảm bảo nguồn hàng cho ngành hàng Nhựa đƣờng; quản lý, khai thác sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, nguyên vật liệu, vật tƣ, công cụ lao động và lao động tại kho bao gồm:
+ Kho Nhựa đƣờng Thƣợng Lý - Hải Phòng + Kho Nhựa đƣờng Cửa Lò - Nghệ An + Kho Nhựa đƣờng Nại Hiên - Đà Nẵng + Kho Nhựa đƣờng Quy Nhơn - Bình Định + Kho Nhựa đƣờng Nhà Bè - Sài Gòn + Kho Nhựa đƣờng Trà Nóc - Cần Thơ.
Nguồn nhân lực của Công ty
Tổng số lao động hiện có của Công ty là 218 ngƣời, thực trạng đội ngũ cán bộ công nhân viên theo trình độ thể hiện nhƣ sau:
Bảng 2.1: Số lƣợng cán bộ, công nhân viên theo trình độ năm 2012 ĐVT: người STT Danh mục Số lƣợng Tỷ lệ Trên ĐH ĐH CĐ, TC Công nhân Tổng số 1 Cán bộ quản lý và điều hành 8 35 43 19,7% 2 LĐ trực tiếp bán hàng 1 24 25 11,4% 3 LĐ nghiệp vụ 1 34 6 41 18,8% 4 LĐ trực tiếp sản xuất và bảo quản. 6 30 36 16,5% 5 Lái xe nhựa đƣờng 50 50 22,9% 6 Lái xe con 9 9 4,1% 7 Bảo vệ kho 10 10 4,6% 8 Nhân viên tạp vụ 4 4 2% Tổng cộng 10 93 12 103 218 100%
(Nguồn: Báo cáo nhân lực của Công ty)
Qua bảng trên cho thấy rằng:
- Tỉ lệ cán bộ quản lý và điều hành (19,7%), lao động trực tiếp bán hàng (11,4%), lao động nghiệp vụ (18,8%) chiếm 49,9% so với tổng số lao động trong Công ty. Có trình độ đại học và trên đại học lên đến 94,5%, đƣợc đào tạo từ các chuyên ngành khác nhau nhƣ: quản trị kinh doanh, tài chính ngân hàng, kế toán, kỹ sƣ hóa dầu...
- Tỉ lệ lao động sản xuất và bảo quản (16,5%), lái xe nhựa đƣờng (22,9%), lái xe con (4,1%) chiếm 43,5% so với tổng số lao động trong Công ty. Đƣợc đào
tạo từ các trƣờng cao đẳng, trung cấp, công nhân kỹ thuật có kinh nghiệm trong lĩnh vực hóa dầu, vận chuyển và giao nhận hàng.
- Tỉ lệ lao động hợp đồng thời vụ khoán gọn nhƣ : Bảo vệ kho , Nhân viên tạp vụ chiếm 6,6% đƣợc thuê ngoài tƣ̀ các công ty di ̣ch vu ̣ về an ninh và vê ̣ sinh.