3.3.2 .Một số hạn chế và nguyên nhân
4.2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi ngân sách Nhà
4.2.4. Hoàn thiện cơ chế “một cửa” trong kiểm soát chi NSNN qua KBNN
Nhằm đáp ứng chủ trƣơng, chính sách lớn của Đảng và Nhà nƣớc trong việc không ngừng nâng cao chất lƣợng phục vụ của bộ máy hành chính công, tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị giao dịch, doanh nghiệp và ngƣời dân khi thực hiện các thủ tục hành chính. Cơ quan KBNN cần phải đẩy mạnh và thực hiện tốt cơ chế một cửa trong kiểm soát chi NSNN qua KBNN, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan đơn vị thụ hƣởng NSNN khi quan hệ giao dịch với KBNN; đồng thời tăng cƣờng hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý quỹ NSNN. Quy trình cụ thể:
Bƣớc1: Kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ
1. Đối với chi thường xuyên:
Cán bộ Bộ phận giao dịch một cửa thực hiện kiểm tra, nhận hồ sơ của đơn vị - Trƣờng hợp đủ hồ sơ: lập thành 02 liên phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 02/PHS-CTX đính kèm Quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN ban hành kèm theo Quyết định 1116/QĐ-KBNN ngày
24/11/2009 của Tổng Giám đốc KBNN; giao 01 liên cho đơn vị, liên còn lại vào sổ theo dõi giao nhận hồ sơ, chứng từ; sau đó lƣu kèm hồ sơ đã nhận.
- Đối với hồ sơ còn thiếu phải ghi vào phiếu giao nhận những hồ sơ cần bổ sung, khi nhận hồ sơ bổ sung phải tiếp tục lập phiếu giao nhận mới và nếu đầy đủ thì ghi ngày hẹn trả.
2. Đối với chi đầu tư XDCB, chi CTMT Quốc Gia:
Cán bộ bộ phận giao dịch một cửa thực hiện kiểm tra, nhận hồ sơ của đơn vị: - Trƣờng hợp đủ hồ sơ lập 02 liên phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 01/KSC đính kèm Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ trong nƣớc qua hệ thống KBNN ban hành kèm theo Quyết định 282/QĐ-KBNN ngày 20/4/2012 của Tổng Giám đốc KBNN, 1 liên gửi đơn vị, 1 liên lƣu kèm hồ sơ đã nhận.
- Đối với hồ sơ còn thiếu phải ghi vào phiếu giao nhận những hồ sơ cần bổ sung, khi nhận hồ sơ bổ sung phải tiếp tục lập phiếu giao nhận mới và nếu đầy đủ thì ghi ngày hẹn trả.
3. Chuyển hồ sơ đủ điều kiện thanh toán cho các phần hành có liên quan để thực hiện kiểm soát chi
Sau khi bộ phận giao dịch một cửa kiểm tra và nhận hồ sơ đảm bảo đủ điều kiện thanh toán thì chuyển cho các tổ để thực hiện kiểm soát chi theo qui định cụ thể :
- Bộ phận kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ chi thƣờng xuyên thì chuyển cho Tổ Kế toán.
- Bộ phận kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ chi Đầu tƣ phát triển, CTMT, thì chuyển cho tổ Kế Hoạch Tổng Hợp.
Bƣớc2: Thực hiện kiểm soát chi
1. Thời gian thực hiện:
1.1. Đối với chi thường xuyên:
1.1.2. Tạm ứng bằng chuyển khoản và thanh toán trực tiếp:
Trƣờng hợp tạm ứng, thanh toán đơn giản: nhận hồ sơ và thanh toán trong ngày làm việc.
Trƣờng hợp tạm ứng, thanh toán mà hồ sơ có tính phức tạp hoặc thanh toán tạm ứng: nhận hồ sơ và thanh toán trong 02 ngày làm việc (ngoại trừ trƣờng hợp đặc biệt các khoản chi phục vụ yêu cầu khẩn cấp về phòng chống thiên tai, dịch bệnh…thì thanh toán ngay trong buổi nhận hồ sơ).
1.2. Đối với chi đầu tư XDCB, chi CTMT Quốc Gia.
1.2.1. Các khoản tạm ứng:
Thời gian kiểm soát tối đa không quá 03 ngày làm việc (trong đó tại bộ phận Kiểm soát chi không quá 02 ngày, bộ phận Kế toán không quá 01 ngày).
1.2.2 Đối với thanh toán khối lƣợng hoàn thành:
Đối với từng lần thanh toán của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần (trừ lần thanh toán cuối cùng):
Thời gian kiểm soát tối đa không quá 03 ngày làm việc (trong đó tại bộ phận Kiểm soát chi không quá 02 ngày, bộ phận Kế toán không quá 01 ngày).
Đối với công việc, hợp đồng thanh toán 01 lần và lần thanh toán cuối của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần: thời gian kiểm soát tối đa không quá 07 ngày làm việc (trong đó tại bộ phận Kiểm soát chi không quá 05 ngày, tại bộ phận Kế toán không quá 02 ngày).
2. Quy trình luân chuyển chứng từ
2.1. Đối với chi thường xuyên:
Sau khi nhận hồ sơ của đơn vị, cán bộ kiểm soát chi căn cứ đề nghị của đơn vị, trên cơ sở hồ sơ hợp lệ; thực hiện kiểm soát, thanh toán theo đúng quy định; nhập máy, ký chứng từ; trình Kế toán trƣởng, trình Lãnh đạo KBNN ký duyệt. Trƣờng hợp thanh toán hoặc tạm ứng bằng tiền mặt, bộ phận Kế toán chuyển chứng từ cho bộ phận Kho quỹ để chi tiền mặt cho đơn vị.
2.2. Đối với chi đầu tư XDCB, chi CTMT Quốc gia:
Sau khi nhận hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi căn cứ đề nghị của đơn vị, trên cơ sở hồ sơ hợp lệ; thực hiện kiểm soát, thanh toán theo đúng quy định; nhập máy, ký chứng từ; trình lãnh đạo KBNN trực tiếp phụ trách ký duyệt. Sau đó chuyển chứng từ đến bộ phận Kế toán. Bộ phận Kế toán thực hiện hạch toán kế toán đúng quy định. Trƣờng hợp thanh toán hoặc tạm ứng bằng tiền mặt, bộ phận Kế toán chuyển chứng từ cho bộ phận Kho quỹ để chi tiền mặt cho đơn vị. Khi giải quyết xong công việc, cán bộ kế toán thông báo cho cán bộ kiểm soát chi nhận lại chứng từ.
Việc giao nhận chứng từ giữa cán bộ kiểm soát chi với cán bộ Kế toán đƣợc mở sổ theo dõi giao nhận chứng từ.
3. Từ chối, tăng, giảm giá trị thanh toán:
3.1. Đối với các khoản chi thường xuyên và chi sự nghiệp (kiểm soát qua dự toán): trƣờng hợp không đủ điều kiện thanh toán nhƣ: số dƣ tài khoản dự toán
không đủ; khoản chi sai chế độ, tiêu chuẩn định mức chi; sai đối tƣợng, mục đích đƣợc duyệt…., cán bộ kiểm soát chi lập thông báo từ chối cấp phát thanh toán theo phụ lục số 02 tại Thông tƣ số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính, báo cáo với lãnh đạo KBNN huyện ký gửi đơn vị.
3.2. Đối với các khoản chi đầu tư XDCB và chi Chương trình Mục tiêu:
trƣờng hợp tăng giảm giá trị so với đề nghị thanh toán của đơn vị, cán bộ kiểm soát chi lập thông báo theo mẫu số 02/KSC tại Quyết định số 282/QĐ- KBNN ngày 20/4/2012 của Kho bạc Nhà nƣớc trình lãnh đạo KBNN ký gửi đơn vị.
Bƣớc3: Trả kết quả
1. Đối với chi thường xuyên:
1.1. Các khoản chi giải quyết ngay trong ngày (không có giấy hẹn): bao gồm: tạm ứng bằng tiền mặt, tạm ứng bằng chuyển khoản, thanh toán đơn
giản và các trƣờng hợp đặc biệt khác:
1.1.1. Sau khi tiếp nhận hồ sơ của đơn vị, cán bộ kiểm soát chi báo cho bộ phận giao dịch một cửa thông báo đơn vị chờ nhận kết quả ngay.
1.1.2. Sau khi thực hiện kiểm soát, thanh toán, cán bộ kiểm soát chi có trách nhiệm chuyển trả hồ sơ, chứng từ về bộ phận một cửa để trả cho đơn vị.
1.1.3 Trƣờng hợp nhận tiền mặt thì cán bộ kiểm soát chi hƣớng dẫn đơn vị đến bộ phận Kho quỹ chờ nhận tiền và 01 liên giấy rút dự toán. Bộ phận Kho quỹ chi tiền cho đơn vị theo quy định và trả 01 liên giấy rút dự toán cho đơn vị.
1.2. Đối với công việc giải quyết có thời gian trên một ngày làm việc (có giấy hẹn): bao gồm: các khoản tạm ứng bằng chuyển khoản, thanh toán mà hồ
sơ có tính phức tạp, thanh toán hoàn tạm ứng:
1.2.1. Sau khi kiểm soát thanh toán, cán bộ kiểm soát chi có trách nhiệm chuyển hồ sơ về bộ phận giao dịch một cửa để trả cho đơn vị theo giấy hẹn.
1.2.2. Trƣờng hợp thanh toán bằng tiền mặt, sau khi nhận hồ sơ tài liệu tại bộ phận giao dịch một cửa, đơn vị đến bộ phận Kho quỹ để nhận tiền.
1.2.3. Bộ phận Kho quỹ chi tiền cho đơn vị theo quy định; đồng thời trả 01 liên giấy rút dự toán cho đơn vị.
2. Đối với chi đầu tư XDCB, chi CTMT Quốc gia:
2.1. Trường hợp tạm ứng, thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt:
2.1.1. Đến thời gian hẹn, đơn vị nhận hồ sơ, chứng từ liên quan tại bộ phận một cửa. Đồng thời nhận tiền mặt và giấy rút vốn hoặc giấy rút dự toán tại bộ phận Kho quỹ.
2.1.2. Bộ phận Kho quỹ chi tiền cho đơn vị theo quy định; đồng thời trả 1 liên giấy rút vốn hoặc giấy rút dự toán cho đơn vị.
2.2. Trường hợp tạm ứng, thanh toán không dùng tiền mặt và thanh toán tạm ứng:
kết quả kèm theo phần hồ sơ về bộ phận giao dịch một cửa để trả đơn vị.
Việc giao nhận kết quả kèm theo hồ sơ, chứng từ trả đơn vị giữa cán bộ bộ phận giao dịch một cửa với đơn vị đều phải ký vào sổ theo dõi đã lập khi giao nhận trƣớc đó
.
Sơ đồ 4.1. Quy trình thực hiện cơ chế giao dịch một cửa trong kiểm soát chi NSNN tại KBNN Quảng Ninh
(Nguồn: KBNN huyện Quảng Ninh).
Thuyết minh sơ đồ:
1. Đơn vị nộp hồ sơ tại bộ phận giao dịch một cửa 2. Chuyển cho cán bộ kiểm soát chi
3. Trình Kế toán trƣởng ký 4. Trình Giám đốc ký
5. Chuyển cho kế toán để thanh toán cho đơn vị
(5) Cán bộ giao dịch một cửa Đơn vị khách hàng Cán bộ KSC thƣờng xuyên Cán bộ KSC: XDCB, CTMT Kho quỹ Kế toán trƣởng Giám đốc Kế toán thanh toán (1) (2) (8) (7) (2) (7) (3) (3) (4) (4) (5) (6) (6)
6. Thanh toán bằng tiền mặt cho đơn vị 7. Chuyển cho bộ phận 1 cửa
8. Trả hồ sơ, chứng từ cho đơn vị
Nhƣ vậy, thực hiện theo quy trình KSC này có ƣu điểm là khách hàng đến chỉ liên hệ với cán bộ giao dịch “một cửa”, tách bạch đƣợc cán bộ giao dịch và cán bộ xử lý công việc, đáp ứng đƣợc quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính trong giao dịch “một cửa”. Đồng thời việc kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN đƣợc chia làm 2 giai đoạn: giai đoạn KSC và giai đoạn thực hiện thanh toán đƣợc hai bộ phận trong cơ quan Kho bạc đảm nhận. Với việc chia làm 2 giai đoạn kiểm soát và thanh toán nhƣ trên đã phù hợp với nhiệm vụ của từng bộ phận, thực hiện chuyên sâu về nghiệp vụ. Đồng thời, quy trình KSC NSNN qua KBNN Quảng Ninh đảm bảo đƣợc thống nhất, khách hàng giao dịch tập trung vào một đầu mối, thời gian giải quyết công việc đƣợc rút ngắn, chất lƣợng KSC vẫn đƣợc bảo đảm, tăng cƣờng đƣợc sự giám sát, kiểm tra nghiệp vụ lẫn nhau trong quá trình thực hiện quy trình.