1 .Tính cấp thiết của đề tài
5. Kết cấu của luận văn
3.2. Thực trạng công táckiểm toán BCTC các ngân hàng thƣơng mại có vốn
3.2.1. Chuẩn bị kiểm toán
Thứ nhất, đối với khâu khảo sát và thu thập thông tin về đơn vị đƣợc kiểm toán:
Căn cứ theo kế hoạch kiểm toán, KTNN Chuyên ngành VII thành lập các Đoàn khảo sát tiến hành thu thập thông tin về NHTM đƣợc kiểm toán. Trong KTNN Chuyên ngành VII có sự phân chia chuyên quản các đơn vị đƣợc kiểm toán cho các phòng nghiệp vụ. Cụ thể phòng nghiệp vụ 1 phụ trách Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn; Phòng nghiệp vụ 2 phụ trách Ngân hàng đầu tƣ và phát triển Việt Nam;.... Trƣớc cuộc kiểm toán ngân hàng đƣợc phân công chuyên quản thì Trƣởng phòng nghiệp vụ có trách nhiệm thành lập tổ khảo sát để tiến hành khảo sát và lập kế hoạch kiểm toán.
Căn cứ Quyết định số 1935/QĐ-KTNN ngày 30/12/2014 của Tổng Kiểm toán Nhà nƣớc về việc giao kế hoạch kiểm toán năm 2015 cho các đơn vị trực thuộc KTNN, KTNN chuyên ngành đã tiến hành khảo sát và lập kế hoạch kiểm toán Báo cáo tài chính năm 2014 của Ngân hàng Thƣơng mại cổ phần Công thƣơng Việt Nam (viết tắt là Vietinbank). Công tác thu thập thông tin đƣợc thực hiện tại Hội sở chính của Vietinbank tại số 108, phố Trần Hƣng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Đoàn khảo sát gồm 5 KTV đã làm việc với các nhà quản lý Vietinbank, đƣa ra các yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu cho Đoàn khảo sát thông qua các văn bản yêu cầu căn cứ trên quyết định về kế hoạch kiểm toán của Tổng KTNN.
Nhìn chung, khâu khảo sát thu thập thông tin của KTNN chuyên ngành mang tính thƣờng niên trƣớc khi đi kiểm toán nên đôi khi còn mang tính hình thức, yêu cầu cung cấp tài liệu nhiều khi chƣa đƣợc rà soát nên còn thiếu nhiều mục. Hơn nữa, các thông tin do Hội sở chính cung cấp là thông tin tổng hợp của toàn hệ thống ngân hàng Vietinbank. Còn thông tin chi tiết của từng chi nhánh NHTM trên các địa bàn thì thƣờng Đoàn khảo sát không đủ thời gian, nhân sự để có thể thu thập đƣợc.
Thứ hai, đối với việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và các thông tin đã thu thập về NHTM:
Thực tế việc đánh giá hệ thống KSNB trong giai đoạn này chƣa đƣợc chú trọng thực hiện. Lƣợng thông tin thu thập đƣợc về các chi nhánh NHTM đƣợc
kiểm toán trong bƣớc khảo sát là không đầy đủ do đó rất khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB, khó phát hiện những điểm yếu cơ bản, khó đánh giá độ tin cậy của hệ thống KSNB. Bởi vậy các đánh giá tổng quát về tình hình tài chính của đơn vị đƣợc kiểm toán thƣờng khá sơ sài, chỉ mang tính chất dự đoán và phần lớn chứa đựng yếu tố kinh nghiệm của KTV. Điều này đƣợc minh họa cụ thể tại “Kế hoạch kiểm toán của Đoàn Ngân hàng Công thƣơng Việt Nam, phần Đánh giá hệ thống KSNB”, (Kế hoạch kiểm toán đoàn NHTM CP công thƣơng Việt Nam, 2014, trang 12-14):
* Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ
- Tính đầy đủ và hiệu lực của hệ thống
Hội đồng Quản trị có Ban kiểm soát thực hiện chức năng kiểm soát tình hình hoạt động của NHCT, Tổng giám đốc thành lập Ban kiểm tra nội bộ và tổ chức theo ngành dọc trực thuộc Trung ƣơng. Sự phân công nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm từng bộ phận đƣợc quy định cụ thể trong Điều lệ tổ chức và hoạt động của NHCT và các quy chế tổ chức hoạt động đối với từng lĩnh vực.
- Tính đầy đủ và hiệu lực của công tác kiểm soát nội bộ.
Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc chú trọng và quan tâm đến công tác giám sát các hoạt động nghiệp vụ của toàn hệ thống, tạo môi trƣờng kiểm soát chặt chẽ, phù hợp với các quy định hiện hành của Nhà nƣớc, thể hiện:
+ Xây dựng hệ thống các quy chế điều hành hoạt động trong hệ thống tƣơng đối đầy đủ, rõ ràng, đảm bảo các hoạt động đƣợc giám sát chặt chẽ và khách quan;
+ Ban Kiểm tra kiểm toán nội bộ độc lập với bộ phận Kế toán, quản lý tài chính;
+ Ban Kiểm soát hoàn toàn độc lập với các bộ phận, đơn vị đƣợc kiểm soát; + Các công tác của hệ thống kiểm soát nội bộ NHCT đều đảm bảo có hiệu lực thực hiện, năm 2008 đƣợc triển khai tích cực và rộng khắp.
- Đánh giá sự tuân thủ pháp luật, các chính sách kinh doanh và công tác nghiệp vụ
Căn cứ vào các văn bản quy định của Nhà nƣớc về tài chính kế toán, tín dụng, đầu tƣ XDCB của Nhà nƣớc, NHCT đã ban hành các văn bản quy định và hƣớng dẫn nghiệp vụ cụ thể đối với từng loại nghiệp vụ và thực hiện phân cấp quản lý thống nhất trong toàn hệ thống.”
Thứ ba, xác định trọng yếu và rủi ro kiểm toán:
Đây cũng là một khâu mà thực tế chƣa đƣợc chú trọng thực hiện trong công tác kiểm toán. Đoàn khảo sát căn cứ vào các thông tin đã thu thập đƣợc và các kết quả phân tích để xác định tính trọng yếu của cuộc kiểm toán, các nội dung kiểm toán cần phải đƣợc chú trọng, từ đó xác định các loại rủi ro kiểm toán. Nhƣng do thông tin thu thập đƣợc là không đầy đủ nên kết quả phân tích thiếu tính tin cậy, việc xác định trọng yếu và rủi ro kiểm toán là không chính xác. Việc chọn mẫu chi nhánh NHTM kiểm toán thƣờng căn cứ trên dƣ nợ tín dụng lớn, nếu những chi nhánh NHTM đợt kiểm toán gần nhất trƣớc đây đã làm thì sẽ hạn chế mà chọn chi nhánh khác. Việc xác định trọng yếu và rủi ro kiểm toán đa phần dựa trên kinh nghiệm các cuộc kiểm toán trƣớc. Thực tế, khi thực hiện kiểm toán, tổ kiểm toán phải xác định lại trọng yếu và rủi ro kiểm toán. Điều này đƣợc minh họa cụ thể tại “Kế hoạch kiểm toán của Đoàn Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, phần xác định trọng yếu và rủi ro kiểm toán”, (Kế hoạch kiểm toán đoàn NHNo, 2014, trang 16-18):
“Xác định trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Trọng yếu kiểm toán
+ Kiểm toán báo cáo tài chính:
- Kết quả hoạt động kinh doanh: chú trọng một số nội dung nhƣ kiểm toán việc tính dự thu, dự chi; các khoản chi cho CBCNV nhƣ chi làm thêm giờ, chi cho lao động thời vụ, lao động hợp đồng; kiểm toán các khoản chi về tài sản, các khoản chi về quản lý,..
- Việc tuân thủ chế độ chính sách của Nhà nƣớc trong hoạt động kinh doanh: tập trung đánh giá việc tuân thủ chế độ về tài chính, kế toán; việc chấp hành các
quy định về cho vay của NHNN; việc chấp hành quy định của Nhà nƣớc về đầu tƣ xây dựng cơ bản.
- Cần chú trọng việc kiểm toán khi kiểm toán BCTC hợp nhất, vì đây là năm đầu tiên các NHTM lập BCTC hợp nhất theo Quyết định số 16/2007/QĐ-NHNN ngày 18/4/2007 của Thống đốc NHNN
+ Kiểm toán hoạt động tín dụng, hoạt động liên doanh liên kết, đầu tƣ ra ngoài:
- Chất lƣợng hoạt động tín dụng: chú trọng kiểm tra, đánh giá việc chấp hành Quy chế cho vay, đặc biệt đối với các loại nghiệp vụ cho vay có tính nhạy cảm nhƣ cho vay đầu tƣ bất động sản, cho vay kinh doanh chứng khoán. Lƣu ý việc phân tích, đánh giá tính hiệu quả của các dự án vay đầu tƣ trung, dài hạn.
- Kiểm toán việc phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro tín dụng; việc xử lý nợ, xoá nợ, các khoản lãi chƣa thu đƣợc,...
- Kiểm toán góp vốn, liên doanh, đầu tƣ, liên kết : kiểm tra đánh giá hiệu quả về đầu tƣ liên doanh liên kết, góp vốn.
+ Kiểm toán tuân thủ pháp luật, chế độ tài chính kế toán, cổ phần hóa:
- Thực hiện quyết định cho vay hỗ trợ lãi suất của Thủ tƣớng Chính Phủ: Chú trọng kiểm tra đánh giá chấp hành các quy định về các loại hình cho vay hỗ trợ lãi suất, đặc biệt tình hình thực hiện và mức độ tăng tín dụng đối với các lĩnh vực, đối tƣợng đƣợc hỗ trợ lãi suất theo quy định.
Rủi ro kiểm toán
+ Rủi ro tiềm tàng: do tính chất nghiệp vụ của NHNo chứa đựng nhiều rủi ro nhƣ các nghiệp vụ về cho vay đặc biệt là đối với cho vay hỗ trợ lãi suất, bảo lãnh, đồng thời quy mô các nghiệp vụ phát sinh rất lớn; ngoài ra do NHNo có nhiều Chi nhánh phụ thuộc, các công ty hạch toán độc lập cho nên khâu tổng hợp lập Báo cáo có thể có những rủi ro. Từ đó xác định rủi ro tiềm tàng đối với kiểm toán NHNo là ở mức độ cao.
+ Rủi ro kiểm soát: hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ thƣờng xuyên có chƣơng trình kiểm tra theo chuyên đề; ngoài ra các Chi nhánh cũng thƣờng xuyên đƣợc các Chi nhánh NHNN tỉnh thanh tra theo định kỳ, góp phần chấn chỉnh một số sai sót trong công tác quản lý tài chính, kế toán, tín dụng và có những kiến nghị, sửa chữa kịp thời nên có thể đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức độ trung bình.”
Thứ tư, lập kế hoạch kiểm toán:
Trên cơ sở khảo sát, thu thập và đánh giá thông tin về hệ thống KSNB, thông tin về tài chính và các thông tin khác về đơn vị đƣợc kiểm toán, Trƣởng đoàn lập Kế hoạch kiểm toán tổng quát theo mẫu quy định của KTNN.
Việc xây dựng kế hoạch kiểm toán với các nội dung cụ thể bao gồm: mục tiêu kiểm toán; phạm vi và giới hạn kiểm toán; nội dung kiểm toán nhƣ kiểm toán tài sản, nguồn vốn; kiểm toán thu nhập, chi phí và kết quả kinh doanh; kiểm toán việc thực hiện nghĩa vụ với NSNN…; phƣơng pháp kiểm toán đối với từng nội dung cụ thể; nhân sự và tổ chức biên chế đoàn kiểm toán và dự kiến kinh phí và các điều kiện vật chất khác.
Về cơ bản nội dung của kế hoạch kiểm toán của các cuộc kiểm toán NHTM Nhà nƣớc thƣờng tƣơng tự nhau. Điểm khác chủ yếu là về nhân sự và dự kiến kinh phí. Do hệ thống của các NHTM trải rộng, hoạt động trên nhiều địa bàn khác nhau vì vậy Đoàn kiểm toán đƣợc phân chia thành các Tổ kiểm toán, mỗi tổ từ 03 đến 05 KTV thực hiện kiểm toán tại các trụ sở, chi nhánh đã đƣợc lựa chọn của NHTM và 01 tổ kiểm toán tổng hợp làm việc tại hội sở chính. Tổ kiểm toán tổng hợp thƣờng đƣợc bố trí các KTV có nhiều kinh nghiệm, có năng lực tổng hợp để thực hiện việc lập báo cáo kiểm toán cho toàn cuộc kiểm toán.
Trong cuộc kiểm toán BCTC năm 2014 của NHTMCP Ngoại thƣơng Việt Nam, KTNN Chuyên ngành thực hiện kiểm toại tại Hội sở chính, sở giao dịch và 30 chi nhánh của ngân hàng. Đoàn kiểm toán gồm 1 Trƣởng đoàn, 38 KTV, chia thành 9 tổ kiểm toán. Dự toán chi phí tàu xe, lƣu trú, sinh hoạt ăn ở của cả Đoàn trong cả đợt kiểm toán kéo dài 60 ngày là 716.800.000 đồng.
Tổ khảo sát lập xong dự thảo Kế hoạch kiểm toán sẽ gửi cho phòng Tổng hợp KTNN Chuyên ngành VII thẩm định trƣớc khi trình Kiểm toán trƣởng xem xét. Sau đó, kế hoạch kiểm toán đƣợc gửi cho Vụ Tổng hợp, Vụ Pháp chế, Văn phòng KTNN (Phòng thƣ ký tổng hợp) thẩm định trƣớc khi trình lãnh đạo KTNN xét duyệt. Sau khi kế hoạch kiểm toán đƣợc Lãnh đạo KTNN thông qua, Tổng KTNN sẽ ban hành Quyết định kiểm toán ghi rõ mục tiêu, nội dung, phạm vi kiểm toán, địa điểm và thời hạn kiểm toán; thành lập đoàn kiểm toán…Đoàn kiểm toán là chủ thể trực tiếp thực hiện hoạt động kiểm toán, gồm có Trƣởng đoàn, Phó trƣởng đoàn, các Tổ trƣởng và các thành viên. Tổng KTNN quyết định danh sách và các chức danh trong đoàn kiểm toán trên cơ sở đề nghị của Kiểm toán trƣởng. Quyết định kiểm toán phải đƣợc gửi cho đơn vị đƣợc kiểm toán chậm nhất là ba ngày, kể từ ngày ký, trừ trƣờng hợp kiểm toán đột xuất.
Thứ sáu, Phổ biến quyết định, kế hoạch kiểm toán và cập nhập kiến thức cho thành viên Đoàn kiểm toán:
Ngay sau khi nhận đƣợc Quyết định phê duyệt kế hoạch, thành lập Đoàn kiểm toán của Tổng KTNN, trƣởng đoàn kiểm toán tiến hành họp phổ biến quyết định, kế hoạch kiểm toán, quy chế tổ chức và hoạt động của Đoàn KTNN để các thành viên trong đoàn nắm vững và hiểu thống nhất về mục tiêu, yêu cầu, nội dung, phạm vi và thời hạn tiến hành cuộc kiểm toán. Trƣởng đoàn tổ chức một số buổi cập nhập kiến thức cần thiết cho thành viên đoàn với những nội dung chủ yếu nhƣ: kinh nghiệm kiểm toán của các KTV lâu năm khi kiểm toán NHTM; phổ biến các văn bản, tài liệu liên quan đến cơ chế, chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính, kế toán của Nhà nƣớc của đơn vị đƣợc kiểm toán. Ngoài ra, Đoàn thanh niên của KTNN Chuyên ngành VII còn tổ chức các buổi hội thảo và chuyên đề để trao đổi các vấn đề cần lƣu ý khi thực hiện kiểm toán cũng nhƣ trả lời những câu hỏi, những vƣớng mắc của đoàn viên liên quan cuộc kiểm toán, vì đa số các đoàn viên là KTV dự bị, còn hạn chế về kinh nghiệm công tác.
Căn cứ vào mục tiêu, nội dung kiểm toán, Trƣởng đoàn kiểm toán chỉ đạo các Tổ kiểm toán phải chuẩn bị đầy đủ các tài liệu làm căn cứ pháp lý cho cuộc kiểm toán nhƣ Quyết định kiểm toán và các văn bản về chính sách chế độ tài chính, kế toán cần thiết... các tài liệu về quá trình hoạt động của NHTM trong các năm trƣớc, quy chế hoạt động của Đoàn kiểm toán và các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ của KTNN, Thẻ KTV và các giấy tờ khác phục vụ cho liên hệ công tác trong quá trình kiểm toán, giấy đi đƣờng, chuẩn bị các phƣơng tiện, thiết bị hỗ trợ kiểm toán nhƣ máy vi tính và các điều kiện cần thiết khác. Thực tế, máy vi tính để làm việc đa số do các KTV tự túc. Với định mức trang bị tài sản, định mức chi tiêu nhƣ hiện nay các Tổ kiểm toán nói chung còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình kiểm toán.
- Dƣới đây bảng đánh giá thực trạng giai đoạn chuẩn bị kiểm toán theo các chỉ tiêu với thang điểm 100 của “Kế hoạch đoàn kiểm toán BIDV năm 2015” và “Kế hoạch đoàn kiểm toán VCB năm 2015”, (Biên bản đánh giá kế hoạch đoàn kiểm toán đoàn BIDV, 2015, trang 5 – 7 và Biên bản đánh giá kế hoạch đoàn kiểm toán VCB, 2015, trang 8-9).
TT Các chỉ tiêu đánh giá giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Điểm tối đa Điểm đạt đƣợc Đoàn BIDV Điểm đạt đƣợc Đoàn VCB
1 Thu thập thông tin số liệu 10 8 8 2 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội
bộ 30 20 25
3 Xác định trọng yếu và rủi ro
kiểm toán 20 15 20
4 Công tác lập kế hoạch kiểm toán 10 10 10 5 Xét duyệt kế hoạch kiểm toán 10 8 8 6 Phổ biến quyết định kiểm toán 10 10 10 7 Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho
đoàn KT 10 5 8
Tổng cộng 100 76 89
Ghi chú: Thang điểm đánh giá xếp loại đoàn kiểm toán (từ 1- 49 điểm mức không hoàn thành nhiệm vụ; từ 50 – 65 điểm mức hoàn thành nhiệm vụ; từ 66 – 79 mức hoàn thành tốt nhiệm vụ; từ 80 – 100 điểm mức hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ).