7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.1. TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI KHU VỰC TÂY
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý
Chi nhánh Xăng dầu Quân đội Khu vực Tây Nguyên - Công Ty TNHH MTV thuộc Tổng Công Ty Xăng Dầu Quân Đội đƣợc tổ chức theo nguyên tắc tập trung, tôn trọng pháp luật, thực hiện chế độ thủ trƣởng quản lý, điều hành kinh doanh trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ của cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh. Bộ máy tổ chức của Chi nhánh đƣợc tổ chức gọn nhẹ, tổ chức điều hành tất cả các hoạt động của Chi nhánh là Giám đốc chi nhánh (Giám đốc Công ty) chịu trách nhiệm quản lý chung Chi nhánh và các phòng ban ở dƣới.
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự)
Giám đốc: Chịu trách nhiệm trƣớc Chi nhánh, Tổng Công ty và pháp luật về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh; Báo cáo lên Tổng Công ty về tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh; Quản lý và điều
GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHÒNG KHO VẬN
hành công ty theo định hƣớng và mục tiêu do Tổng giám đốc công ty đề ra; Giám sát, đôn đốc toàn bộ các hoạt động của Chi nhánh; Chỉ đạo các bộ phận hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Có quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm, cách chức, khen thƣởng, k luật các chức danh trong Chi nhánh; Tuyển dụng lao động, bố trí sử dụng lao động phù hợp với quy định pháp luật và với nhu cầu sản xuất kinh doanh của Chi nhánh,…
Phòng Hành chính Nhân sự: Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng; Lập ngân sách nhân sự; Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lƣợc; Xây dựng quy chế lƣơng thƣởng, thực hiện các chế độ cho ngƣời lao động,...
Phòng Kinh doanh: Phụ trách mua hàng cho Chi nhánh; Phát triển thị trƣờng nội địa dựa theo chiến lƣợc Chi nhánh; Lập kế hoạch kinh doanh các sản phẩm của Chi nhánh từ các đơn hàng nhận đƣợc,...
Phòng Kho vận: Quản lý, phân công các công việc cụ thể cho các nhân viên trong bộ phận mình phụ trách; Cùng cán bộ phụ trách triển khai các nội dung công việc liên quan,...
Phòng Kế toán tài chính: Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nƣớc về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán...
2.1.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Do đặc điểm của Chi nhánh là hoạt động dƣới hình thức Công ty TNHH MTV trực thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Quân đội và là đại lý cấp 1 kinh doanh bán xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu là chủ yếu, địa bàn hoạt động mang tính lƣu động cao và phức tạp do đó để phù hợp với chức năng quản lý của mình, Chi nhánh đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Hàng ngày, kế toán tại các cửa hàng đại lý trực thuộc (đại lý cấp 2) và các đơn vị trƣc thuộc s tiến hành nhận hoặc lập hoá đơn chứng từ. Định kỳ 5 đến 10 ngày kế toán tại các cửa hàng, bộ phận trực thuộc s tập hợp toàn
bộ chứng từ và tiền về phòng kế toán Chi nhánh để ghi sổ và tổng hợp. Toàn Chi nhánh có 7 kế toán, trong đó phòng Kế toán tài chính của Chi nhánh có 4 ngƣời số còn lại là kế toán tại các cửa hàng xăng dầu trực thuộc Chi nhánh.
Hình 2.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự)
Đồng thời, Chi nhánh hiện đang sử dụng phần mềm quản trị và kế toán PBM – phần mềm kế toán đặc thù của ngành xăng dầu Việt Nam. Phần mềm kế toán này do Tổng Công ty viết và cấp xuống cho công ty vào năm 2003. Phần mềm kế toán này có các phân hệ nghiệp vụ sau:
Kế toán thanh toán Kế toán hàng tồn kho và quỹ Kế toán công nợ Kế toán trƣởng kiêm kế toán tổng hợp
Hình 2.3. Quy trình thực hiện kế toán trên máy
(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính)