6. Kết cấu của luận văn
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty
2.1.2.1. Chức năng nhiệm vụ:
Công ty Cổ phần công nghệ du lịch Bestprice là một công ty lữ hành kinh doanh dịch vụ với các chức năng chính nhƣ sau:
- Xây dựng và tổ chức các chƣơng trình du lịch trong và ngoài nƣớc, trong đó thế mạnh của công ty là chuyên về các chƣơng trình du lịch nội địa với sự đa dạng về hình thức du lịch.
Du lịch trong nƣớc: Cung cấp đa dạng các tour du dịch ghép khách lẻ theo nhóm hoạc thiết kế theo yeu cầu cho khách đoàn trên các tuyến điểm tại Viẹt Nam.
Du lịch Quốc tế: Là một trong những Công ty du lịch hàng đầu Việt Nam cũng nhƣ Quốc tế, BestPrice tự hào đã phục vụ hơn 150.000 du khách từ khắp nơi trên thế giới. Chúng tôi luôn tự tin đem đến cho du khách Việt Nam những chuyến đi tuyệt vời để khám phá mọi miền đất mới nhƣ Thái, Malaysia, Singapore, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Châu Âu, Châu Úc, Châu Mỹ...
máy bay của các hãng hàng không nội địa (Vietnam Airlines, Jetstar Pacific, Vietjet Air) và quốc tế (Thai Airways, Air Asia, Singapore Airline, Qatar Airways, Emirates..), những chuyến đi sẽ trở nên thật dễ dàng, nhanh chóng, cùng dịch vụ chăm sóc chuyên nghiệp.
- Đạt phòng khách sạn: Hài lòng khách hàng với dịch vụ đặt phòng trực tuyến tại tất cả các điểm đến ở Việt Nam, Lào, Campuchia,Thái Lan và Myanmar với lựa chọn đa dạng và chất lƣợng đảm bảo.
- Du lịch du thuyền: Cung cấp các dịch vụ đặt tour du thuyền giá tốt nhất từ ngắn ngày đi thăm Vịnh Hạ Long cho tới các tour du thuyền dài ngày cùng trải nghiệm xa hoa xuyên quốc gia trên sông Mekong tại Việt Nam, Lào, Campuchia, Thái Lan và Myanmar.
- Visa, vé tàu, xe du lịch: Đáp ứng các dịch vụ Visa, vé tàu và thuê xe du lịch nhanh chóng và tin cậy. BestPrice cam kết hỗ trợ khách hàng trong mọi thời điểm.
2.1.2.2. Bộ máy tổ chức của công ty
Hình 2.1: Sơ đồ ộ máy tổ chức của công ty cổ phần công nghệ du lịch Bestprice
Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất, tất cả các Cổ đông có quyền bỏ phiếu đều đƣợc tham dự. ĐHĐCĐ qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.
Hội đồng quản trị (HĐQT): HĐQT quyết định kế hoạch phát triển SXKD và ngân sách hàng năm của tổng công ty, xác định các mục tiêu hoạt động và mục tiêu chiến lƣợc trên cơ sở các mục đích chiến lƣợc do ĐHĐCĐ thông qua.
Ban giám đốc: Bao gồm Giám Đốc và Phó Giám Đốc do HĐQT bổ nhiệm, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT, các kế hoạch kinh doanh, chịu trách nhiệm trƣớc HĐQT và ĐHĐCĐ.
Ban kiểm soát: Bao gồm Trƣởng Ban kiểm soát và 2 uỷ viên do HĐQT bổ nhiệm.
Trƣởng phòng kinh doanh: Trực tiếp chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc công ty về hoạt động và hiệu quả của phòng kinh doanh. Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả thực hiện các kế hoạch kinh doanh dịch vụ website của Công ty. Chịu trách nhiệm quảng bá, phát triển và khai thác các giá trị từ website của Công ty. Nghiên cứu, tham mƣu và xây dƣng các giải pháp nhằm duy trì và thúc đẩy hoạt động kinh doanh website. Quản lý, điều hành và giám sát công việc của nhân viên thuộc phòng kinh doanh. Phối hợp với phòng nhân sự trong công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên phòng kinh doanh. Tìm kiếm và phát triển quan hệ với các khách hàng và đối tác tiềm năng. Đàm phán, ký kết các hợp đồng. Những nhiệm vụ khác theo sự phân công của giám đốc Công ty.
Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện thong mại của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhân viên kinh doanh. Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu đƣợc giao, giao chỉ tiêu cho nhân viên kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên kinh doanh. Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ.
Thiết lập phƣơng pháp tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên. Tham dự những hội thảo về bán hàng, tham dự những cuộc họp về bán hàng đƣợc tổ chức trong vùng, tổ chức những cuộc hội nghị khách hàng, trƣng bày, triển lãm,
tham dự khóa đào tạo, trả lời những bản câu hỏi trắc nghiệm liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thông tin phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin, đọc những bản tin thƣơng mại, thu thập và báo cáo những thông tin thƣơng mại. Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới, cùng đi công tác đại diện bán hàng mới, giúp công ty xây dựng kế hoạch hoạt động bán hàng. Tiếp đãi khách hàng: Mời khách hàng ăn trƣa, giải khát, ăn tối, ăn tiệc, chơi golf, câu cá, đánh tennis,.. Phát hiện khách hàng tiềm năng. Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới thiệu và bán sản phẩm. Thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng và thanh lý. Thu thập thông tin về khách hàng và thị trƣờng để xây dựng cơ sở dữ liệu cho phòng. Chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng tìm năng.
- Tiếp thị: Phát triển việc kinh doanh mới, Sự báoThu nhập và đánh giá thông tin về cạnh tranh, về khách hàng và thị trƣờng, Bán hàng bằng cách tiếp xúc trực tiếp, Tự mình bán hàng cho khách hàng, Gọi điện thoại để bán hàng cùng với cá nhân viên chào hàng.
- Tài chính: Lập kế hoạch dự toán ngân quỹ trình Giám đốc bán hàng xem xét. Thực hiện theo kế hoạch ngân quỹ của công ty. Dịch vụ sản phẩm Kiểm tra thiết bị, luôn hiện diện trong thời gian sửa chữa thiết bị, giám sát việc lắp đặt, tìm hiểu thêm về sản phẩm bằng việc theo dõi kỹ thụât viên thực hiện việc bảo trợ máy móc, đặt mua thêm thiết bị phụ tùng, hƣớng dẫn cách vận hành máy an toàn và những thao tác cần thiết khi máy gặp sự cố. Theo dõi quá trình tiếp xúc khách hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổng hợp các báo cáo tiếp xúc, đƣa ra các hƣớng khắc phục, cải tiến phƣơng pháp tiếp xúc và huấn luyện lại cho nhân viên.
Lập kế hoạch hoạt động của cả kênh, xét duyệt kế hoạch làm việc của từng nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần.
- Nhân viên kinh doanh: nếu nhƣ nhân viên điều hành đƣợc coi nhƣ là
ngƣời chuẩn bị thì nhân viên kinh doanh đƣợc xem là ngƣời làm chƣơng trình du lịch. Kinh doanh gồm hai bộ phận chính là sale và thiết kê. Nhân viên kinh doanh sẽ đƣa ra hƣớng phát triển cho công ty, tiềm kiếm lựa chọn khách hàng mục tiêu và khách hàng tiềm năng cho công ty. Nhân viên thuộc bộ phận thiết kế sẽ chịu
trách nhiệm thiết kế những chƣơng trình du lịch cơ bản và thiết kế những chƣơng trình du lịch theo yêu cầu của khách hàng. Nhân viên thuộc bộ phận sale sẽ là ngƣời trực tiếp gập khách hàng và thuyết phục khách mua các dịch vụ của công ty. Tuy theo từng công ty mà nhân viên kinh doanh có thể vừa là ngƣời thiết kế vừa là ngƣời sale hay chia làm hai bộ phận riêng biệt.
- Nhân viên điều hành: có trách nhiệm chuẩn bị cho chƣơng trình tour nhƣ các việc đặc và liên hệ với các cơ sở dịch vụ trƣớc khi thực hiện chuyến đi. Nhƣ việc đặc dịch vụ vận chuyển, bảo hiểm, khách sạn, ăn uống, vật dụng…Phòng điều hành làm việc chủ yếu qua văn bản chính là fax và email. Nhân viên điều hành sẽ là ngƣời giao bản fax cho đối tác và cho hƣớng dẫn viên để đi tour đối chiếu. Mỗi công ty có một mẫu điều hành riêng. Điều hành cũng là ngƣời có thể thay đổi các dịch vụ và sẽ quyết toán lại giá tour.
- Kế toán: có nhiệm vụ hạch toán quá trình kinh doanh của công ty. Trình biên bản những thông tin về hoạt động kinh doanh với ban giám đốc. Thực hiện trả lƣơng cho nhân viên, thanh toán với khách hàng, nộp thuế và lập kế hoạch về tài chính.
- Hƣớng dẫn viên: đƣợc xem nhƣ là ngƣời thực hiện chƣơng trình du lịch của công ty. Sau khi nhân viên kinh doanh bán đƣợc tour, nhân viên điều hành đặc dịch vụ, hƣớng dẫn viên là ngƣời trực tiếp thực hiện chƣơng trinh. Hƣớng dẫn viên có trách nhiệm đƣa khách đi tham quan, giới thiệu cho khách về những giá trị văn hóa lịch sử ở những điểm đến, đảm bảo và chịu trách nhiệm về thực hiện chƣơng trình, sự an toan cho du khách trong suốt chuyến di. Hƣớng dẫn viên còn là ngƣời đại diện cho công ty với khách chính vì vậy hình ảnh của một hƣớng dẫn viên rất quan trọng.