6. Kết cấu của luận văn
2.2.3. Phân tích thực trạng Quản trị các khoản phải thu
Các khoản phải thu tại Công ty bao gồm: phải thu công nợ khách hàng, các khoản phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác. Trong đó lớn nhất là các khoản phải thu từ khách hàng phát sinh từ nghiệp vụ bán hàng thanh toán sau.
Ở Công ty, tất cả giá trị bán hàng đều hạch toán qua tài khoản công nợ phải thu nên việc quản trị, theo dõi và đối chiếu công nợ phải thu có khối lƣợng lớn, đòi hỏi cán bộ quản lý công nợ phải có chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng mới có thể đảm đƣơng đƣợc công việc. Việc theo dõi toàn bộ giá trị bán hàng qua công nợ phải thu có liên quan chặt chẽ đến công tác quản trị tiền mặt.
Qua quan sát trên (Bảng 2.3) chúng ta thấy số dƣ công nợ phải thu của Công ty 3 năm từ năm 2018 đến năm 2020 luôn chiếm tỷ trọng lớn trên trong tổng giá trị tài sản nói chung và tổng vốn lƣu động nói riêng. Cụ thể, năm 2018 chiếm 73,1%; năm 2019 chiếm 75,8%; năm 2020 chiếm 69,5%. Điều này cho thấy, công tác quản lý công nợ phải thu là đặc biệt quan trọng, là một trong những nhiệm vụ có tính chất quyết định đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Thực tế đã cho thấy, có những doanh nghiệp có doanh thu cao, mức lợi nhuận lớn nhƣng vẫn đứng bên bờ vực phá sản do bán hàng không thu hồi đƣợc công nợ hoặc thu hồi chậm dẫn đến tình trạng mất khả năng thanh toán cả trong ngắn hạn và dài hạn.
Trong nền kinh tế thị trƣờng cạnh tranh gay gắt, để tồn tại và phát triển, Công ty cũng xác định khâu tiêu thụ là then chốt, sống còn đối với tƣơng lai của mình. Chính vì thế, trong chính sách bán hàng, Công ty thƣờng sử dụng dịch vụ bán chịu để khuyến khích ngƣời mua. Do hàng hoá của Công ty chủ yếu là tour du lịch, phòng khách sạn, khu nghỉ dƣỡng, khu vui chơi, vé máy bay v.v… nên công ty có nhiều khách hàng, trong đó có nhiều đại lý, đối tác có số công nợ lớn để đẩy nhanh tốc độ bán hàng. Bên cạnh đó, do là doanh nghiệp ứng dụng công nghệ tự động hoá cho việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn, khu vui chơi nghỉ dƣỡng … qua mạng internet nên số lƣợng khách cá nhân của công ty cũng không ngừng tăng lên đòi hỏi bộ phận theo dõi cũng phải chuyên nghiệp hoá.
Công ty luôn chủ động bảo đảm số dƣ công nợ phù hợp trên cơ sở tính toán số nợ phải thu dự kiến trong kỳ. Việc xác định công nợ phải thu của Công ty dựa trên nhu cầu chi tiêu và thanh toán nợ ngắn hạn, dựa trên kế hoạch doanh thu hàng năm, hàng quý và hàng tháng.
Việc xác định công nợ phải thu gắn liền với kế hoạch bán hàng. Công ty tổ chức mối liên hệ chặt chẽ giữa phòng kế toán tài chính với các phòng kinh doanh, marketing, phòng IT để thực hiện việc xúc tiến bán một số nhóm hàng nhất định và theo dõi công nợ đối với từng nhóm khách hàng.
Việc quản lý công nợ phải thu đƣợc chi tiết theo các phòng chức năng, với chi tiết công nợ theo từng nhóm mặt hàng để từ đó có kế hoạch thu hồi công nợ phù hợp. Cụ thể, đối với công nợ bán hàng vé máy bay, vé khu vui chơi thì thời gian thu hồi công nợ ngắn hơn, đối với các hàng hoá là phòng khách sạn, tour du lịch nội địa và quốc tế thì thời gian thu hồi dài hơn.
Tất cả các kế hoạch trên đƣợc Công ty lập chi tiết, trong đó bộ phận kế toán Công ty là chủ trì, phối hợp với các phòng chức năng cùng đôn đốc khách hàng thanh toán đúng thời hạn góp phần làm hạn chế đến mức thấp nhất những chi phí không cần thiết do khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty. Bên cạnh đó, Công ty thƣờng xuyên tổ chức đối chiếu công nợ phải thu với khách hàng để từ đó đàm phán, thƣơng lƣợng với khách thanh toán sớm. Trƣờng hợp có phát sinh nợ quá hạn thì tiến hành tính toán, thu hồi lãi chậm trả.
Bằng các nghiệp vụ trên, kể từ ngày đầu hoạt động đến nay, Công ty không phát sinh những khoản công nợ khó đòi phải xử lý, bên cạnh đó Công ty cũng thu hồi đƣợc một lƣợng giá trị đáng kể về lãi chậm trả để góp phần bù đắp chi phí lãi vay mà Công ty đã thực hiện để huy động vốn cho kinh doanh.
Công nợ đối với mỗi khách hàng đƣợc Công ty mở sổ theo dõi chi tiết để nắm bắt đƣợc kịp thời diễn biến công nợ của từng đối tƣợng. Mặt khác Công ty còn theo dõi công nợ đối với từng nhóm hàng để từ đó xác định thời hạn thu hồi công nợ hợp lý.
Trong từng hợp đồng bán hàng, Công ty luôn quy định việc áp dụng mức lãi suất chậm trả theo mức lãi suất quá hạn của các tổ chức tín dụng Việt Nam tại thời điểm phát sinh nợ quá hạn.