6. Kết cấu của luận văn
2.2.2.Phân tích thực trạng Quản trị vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền mặt của Công ty cũng giống nhƣ những doanh nghiệp khác đều bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. Là doanh nghiệp thƣơng mại dịch vụ hoạt động trong lĩnh vực du lịch với mức doanh thu hàng năm lên đến gần 200 tỷ đồng thì lƣợng tiền mặt và tiền gửi qua tài khoản của Công ty là rất lớn. Nếu quản trị tốt vốn bằng tiền sẽ giúp cho Công ty sử dụng một cách hiệu quả nhất tiền vốn cho hoạt động kinh doanh, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng "tiền chết" vẫn thƣờng xuyên diễn ra tại các doanh nghiệp. Đồng thời giúp Công ty chủ động trong việc thanh toán công nợ với khách hàng.
Đối với phần vốn bằng tiền, công ty luôn xác định mục tiêu:
- Đảm bảo xác định đƣợc mức dự trữ tiền hợp lý đáp ứng cho việc phát sinh hàng ngày đƣợc diễn ra liên tục, không gián đoạn: mua sắm nguyên vật liệu, hàng hoá và thanh toán các chi phí cần thiết cho doanh nghiệp hoạt động bình thƣờng. Bởi vì vốn bằng tiền là tài sản lƣu động có tính lỏng cao nhất, giao dịch mua bán trao đổi phải đƣợc thực hiện thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản do vậy phải xác định lƣợng tiền mặt nói riêng và vốn bằng tiền nói chung một cách hợp lý, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều không hiệu quả, hoặc quá ít gây ra thiếu tính thanh khoản của công ty.
- Công ty đã tận dụng tốt các cơ hội tức thời nhƣ sự biến động giảm giá, chiết khấu của nhà cung cấp (nhƣ các khách sạn, nhà hàng …) nhằm tăng doanh thu cho công ty cũng nhƣ tối đa hoá lợi nhuận.
- Ngoài ra, công ty lúc nào cũng duy trì một lƣợng vốn bằng tiền nhất định nhằm đáp ứng các nhu cầu phát sinh bất thƣờng về tiền mặt.
a) Xác định mức dự trữ tiền tại Công ty
Nhu cầu dự trữ vốn tiền mặt tại Công ty là để đáp ứng yêu cầu giao dịch hàng ngày nhƣ mua sắm hàng hoá, vật liệu và thanh toán các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho hoạt động kinh doanh dịch vụ của Công ty. Bên cạnh đó Công ty cũng thƣờng xuyên dự trữ một lƣợng tiền đủ để ứng phó với những nhu cầu vốn bất thƣờng chƣa dự đoán đƣợc và đôi khi còn để thực hiện những cơ hội kinh doanh có tỷ suất lợi nhuận cao. Tuy nhiên để xác định mức dự trữ tiền tối thiểu, hiện nay công ty vẫn chƣa sử dụng phƣơng pháp tính toán nào một cách khoa học và phù hợp đối với công ty mình. Việc xác định dự trữ tiền mặt hoàn toàn phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của ban giám đốc và kế toán trƣởng của công ty.
dựa trên mức xuất ngân quỹ trung bình hàng ngày của năm trƣớc liền kề nhân với số ngày dự trữ tiền vốn. Cụ thể, để xác định mức dự trữ ngân quỹ năm 2008, Công ty đã tính toán, thống kê số tiền xuất ngân quỹ bình quân mỗi ngày trong năm 2007 nhƣ sau:
Trong dự trữ ngân quỹ của Công ty thì dự trữ tiền mặt tại quỹ luôn chiếm tỷ trọng nhỏ (dƣới 10% tổng mức dự trữ ngân quỹ), qua đó cho thấy Công ty đã thực
hiện tốt chế độ dữ trữ tiền vốn tối thiểu, bảo đảm cho việc chủ động thanh toán công nợ đúng hạn và đều đặn
b) Dự đoán và quản lý các luồng nhập, xuất vốn tiền mặt (ngân quỹ) tại Công ty
Công ty thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm trong đó có việc dự đoán và quản lý các luồng nhập, xuất vốn bằng tiền bao gồm việc dự đoán luồng thu ngân quỹ từ kết quả hoạt động kinh doanh (doanh thu), từ kết quả hoạt động tài chính, luồng tiền đi vay,… Việc dự đoán và quản lý đƣợc lập kế hoạch tổng thể cho cả năm, từng quý và đƣợc triển khai theo từng tháng. Theo đó, định kỳ vào thời điểm đầu năm, Ban giám đốc Công ty trực tiếp họp bàn, thảo luận về kế hoạch tài chính tổng thể của cả năm, trên cơ sở đó, bộ máy kế toán mà đứng đầu là Kế toán trƣởng tổ chức triển khai kế hoạch thu-chi tiền vốn cho hợp lý. Định kỳ hàng tháng báo cáo trong cuộc họp giao ban cán bộ chủ chốt để cùng phối hợp tổ chức triển khai trong toàn Công ty, nhất là khâu thu hồi công nợ bán hàng.
Trong các luồng nhập ngân quỹ thì luồng nhập ngân quỹ từ kết quả kinh doanh là quan trọng nhất. Nó đƣợc dự đoán trên cơ sở các khoản doanh thu bằng tiền dự kiến trong năm. Luồng tiền này Công ty hoàn toàn có thể dự đoán đƣợc theo kế hoạch doanh thu hàng năm lên tới trên 200 tỷ đồng và một dòng tiền tƣơng ứng sẽ thực hiện qua tài khoản của Công ty. Tuy nhiên, đến năm 2020 do tác động đại dịch covid-19 đến nền kinh tế nói chung, ngành du lịch nói riêng, nguồn quỹ tiền mặt của công ty cũng bị ảnh hƣởng.
Trên cơ sở dự đoán các luồng tiền nhập, xuất quỹ Công ty thực hiện so sánh để có thể nắm bắt đƣợc mức thặng dƣ hay thâm hụt ngân quỹ, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời để cân bằng ngân quỹ nhƣ đẩy mạnh tốc độ thu hồi công nợ hay giảm tốc độ xuất quỹ bằng cách kéo dài các khoản nợ chƣa quá hạn hoặc có thể huy động bằng các nguồn vay ngắn hạn để bù đắp. Trong trƣờng hợp thặng dƣ ngân quỹ lớn Công ty thƣờng thực hiện biện pháp giải phóng tiền vay để giảm bớt chi phí về lãi vay; ngƣợc lại trong trƣờng hợp thâm hụt ngân quỹ thì Công ty sử dụng chính sách huy động vốn từ các ngân hàng và tổ chức tín dụng, từ cán bộ công nhân viên và các đối tƣợng khác, đôi khi chiếm dụng vốn đối với nhà cung cấp cũng đƣợc Công ty coi là biện pháp hữu hiệu trong việc khắc phục tình trạng thâm hụt ngân quỹ.
c) Quản lý, sử dụng các khoản thu chi vốn tiền mặt
Do hoạt động thu chi vốn tiền mặt của Công ty diễn ra hàng ngày, hàng giờ; hơn nữa vốn tiền mặt là một loại tài sản đặt biệt có khả năng thanh toán cao, dễ dàng chuyển hoá sang các hình thức tài sản khác. Vì vậy Công ty đã thực hiện các biện pháp quản lý, sử dụng vốn tiền mặt một cách chặt chẽ để tránh bị mất mát, lợi dụng. Cụ thể là:
- Mọi khoản thu chi vốn tiền mặt của Công ty đều thực hiện thông qua quỹ, không thu chi ngoài quỹ, tự thu, tự chi. Mọi khoản thu chi đều có sự phê duyệt của Giám đốc hoặc phó giám đốc đƣợc uỷ quyền.
- Công ty có sự phân định trách nhiệm rõ ràng trong quản lý vốn tiền mặt, nhất là giữa thủ quỹ và kế toán quỹ. Cụ thể, cán bộ Thủ quỹ không đƣợc kiêm nhiệm bất cứ nhiệm vụ, phần hành kế toán nào, Thủ quỹ thực hiện giám sát lần cuối các chứng từ thu chi do kế toán quỹ lập, tập hợp. Kế toán quỹ đƣợc giao cho cán bộ có nhiều kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc và phải đăng ký chữ ký trong hồ sơ chữ ký của Công ty. Định kỳ hàng quý, hoặc đột xuất Công ty tiến hành kiểm tra tình hình thu chi quỹ, kiểm kê quỹ để phòng ngừa tình trạng thất thoát quỹ hoặc quản lý ngân quỹ không khoa học.
- Công ty chỉ thực hiện thu chi tiền mặt đối với những trƣờng hợp có giá trị không lớn, thƣờng là dƣới 20 triệu đồng, các khoản thu chi lớn từ 20 triệu đồng trở lên thì Công ty sử dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt nhƣ thanh toán qua ngân hàng. Trƣờng hợp khách hàng trả tiền hàng bằng tiền mặt với giá trị lớn thì kế toán Công ty cùng với khách hàng mang nộp trực tiếp vào tài khoản của Công ty tại ngân hàng để tránh trƣờng hợp phải quản lý lƣợng tiền mặt tại quỹ quá lớn và phát hiện kịp thời lƣợng tiền giả (nếu có). Trƣờng hợp Công ty đi thu hồi công nợ bằng tiền mặt thì cũng sẽ đƣợc nộp vào tài khoản tại ngân hàng ngay sau khi kết thúc hoạt động thu. Định kỳ, khi số luợng tiền mặt tại quỹ lớn (khoảng trên 700 triệu đồng) thì Công ty tổ chức nộp tiền vào tài khoản.
Bằng những biện pháp này mà trong nhiều năm qua Công ty không để xảy ra trƣờng hợp nào đáng tiếc trong quản lý ngân quỹ, luôn đƣợc các cơ quan thanh tra kiểm tra đánh giá tốt.
- Về quản lý các khoản tạm ứng tiền mặt, Công ty chỉ cho tạm ứng đối với những đối tƣợng là cán bộ của Công ty với mục đích tạm ứng là phục vụ nhiệm vụ.
Không cho tạm ứng đối với những công việc mang tính chất cá nhân hay không có mục đích rõ ràng. Không cho tạm ứng tiền mặt với giá trị trên 100 triệu đồng. Khi tạm ứng phải thể hiện rõ ràng thời hạn thanh toán và chỉ đƣợc tạm ứng lần sau nếu đã thanh toán hết số tạm ứng lần trƣớc. Công ty mở sổ sách theo dõi chi tiết tạm ứng đến từng đối tƣợng, từng món tạm ứng; định kỳ hàng tuần thông báo số dƣ nợ tạm ứng đến từng cán bộ nợ, định kỳ hàng tháng báo cáo Ban lãnh đạo và cán bộ quản lý từng phòng về tình hình thanh quyết toán tạm ứng để từ đó có biện pháp đôn đốc thanh toán kịp thời. Trƣờng hợp cán bộ có số dự nợ tạm ứng kéo dài, Giám đốc hoặc ban lãnh đạo sẽ yêu cầu cán bộ giải trình cụ thể và đề ra hƣớng xử lý dứt điểm. Diễn biến số liệu tổng hợp tình hình tạm ứng cho cán bộ qua các năm đƣợc thể hiện trong bảng dƣới đây:
Bảng 2.6: Tổng hợp phát sinh công nợ tạm ứng qua các năm
Đơn vị tính: Triệu đồng TT Thời gian Số dƣ đầu năm Số tăng trong năm Số giảm trong năm Số dƣ cuối năm Ghi chú 1 Năm 2018 355 1 315 1 110 560 2 Năm 2019 560 1 331 1 680 211 3 Năm 2020 211 558 434 335
(Nguồn: Phòng kế toán -tài chính công ty Bestprice)
- Đối với các khoản chi tiền mặt, ngoài việc theo dõi chi theo tài khoản đối ứng, Công ty còn theo dõi chi tiết theo từng khoản mục chi rất chi tiết. Qua đó bộ phận kế toán Công ty có thể nắm bắt đƣợc tình hình sử dụng các yếu tố đầu vào trong quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh, nhất là việc nắm bắt kịp thời diễn biến về chi phí kinh doanh theo từng khoản mục, kịp thời báo cáo Ban giám đốc những biến động bất thƣờng về chi phí kinh doanh để ban giám đốc có những biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
Việc áp dụng đồng bộ các giải pháp quản lý ngân quỹ nhƣ trên đã giúp cho Công ty không để xảy ra bất kỳ một trƣờng hợp đáng tiếc nào, đồng thời giúp cho Ban lãnh đạo theo dõi sát sao diễn biến dòng tiền ra, vào tại Công ty để từ đó có những quyết sách kịp thời, chính xác đối với hoạt động kinh doanh của Công ty.
Bảng 2.5. Bảng đánh giá hiệu quả sử dụng vốn ằng tiền Chỉ tiêu Đvt 2018 2019 2020 Chênh lệch 2019/2018 Chênh lệch 2020/2019 +/- % +/- % Tài sản ngắn hạn (1) Trđ 16979,2 18539,5 14846,7 1.560,3 9,2% - 3.692,8 -20% Tiền và tƣơng đƣơng tiền (2) Trđ 1280,8 1956,2 1717,4 675,4 52,7% -238,8 -12% Các khoản phải thu (3) Trđ 13641,4 15179,7 11151,3 1.538,3 11,3% - 4.028,4 -27% Hàng tồn kho (4) Trđ 2057 1403,6 1978 -653,4 -31,8% 574,4 41% Nợ ngắn hạn (5) Trđ 7715,5 7370,8 3926,8 -344,7 -4,5% - 3.444,0 -47% LN trƣớc thuế và lãi vay (6) Trđ 443,4 676,8 -2282,7 233,4 52,6% - 2.959,5 -437% Chi phí lãi vay (7) Trđ 92,6 287,5 45,7 194,9 210,5% -241,8 -84% Hệ số khả năng
thanh toán hiện hành (8)= (1)/(5)
Lần
2,2 2,51 3,78 0,3 14,3% 1,3 50% (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hệ số khả năng thanh toán nhanh (9)=(1-4)/(5) Lần 1,93 2,32 3,28 0,4 20,2% 1,0 41% Hệ số khả năng thanh toán tức thời 10 =(2)/(5) Lần 0,17 0,26 0,44 0,09 59,9% 0,18 65%
Nguồn: Tính toán của tác giả
Theo số liệu trên bảng 2.7, hiệu quả sử dụng vốn lƣu động ở khâu thanh toán đƣợc đánh giá cụ thể nhƣ sau:
tăng lên trong giai đoạn 2018 – 2020. Năm 2018 hệ số này là 2,2 lần, đến năm 2019 hệ số này là 2,51 lần tăng 0,3 lần (tƣơng ứng tăng 14,3%) và tiếp lục tăng lên 3,78 lần vào năm 2020, so với 2019 tăng 1,3 lần (tƣơng ứng tăng 50%). Chỉ tiêu này của công ty luôn có xu hƣớng tăng và đều khá cao (>1) chứng tỏ công ty hoàn toàn đảm bảo khả năng thanh toánh các khoản nợ ngắn hạn bằng tài sản của mình.
Tƣơng tự, hệ số khả năng thanh toán nhanh của công ty cũng có xu hƣớng tăng lên trong giai đoạn 2018 – 2020 và đều khá cao (>1). Hệ số năm 2018 là 1,93 lần, năm 2019 là 2,32 lần, tăng gần 0,4 lần so với năm 2018 (tƣơng ứng tăng 20,2%). Đến năm 2020, hệ số này tiến tục tăng gần 1,0 lần so với năm 2019 (tƣơng ứng tăng 41%) lên 3,28 lần ở năm 2020.
Hệ số khả năng thanh toán tức thời của công ty cũng có xu hƣớng giống các chỉ tiêu trên đều có xu hƣớng tăng qua các năm giai đoạn 2018 – 2020. Hệ số này trong năm 2018 là 0,17 lần, năm 2018 là 0,26 lần tăng 0,09 lần so với năm 2017 (tƣơng ứng tăng 59,9%), năm 2019 là 0,44 lần tăng 0,18 lần so với năm 2018 (tƣơng ứng tăng 65%).
Nguyên nhân có sự biến động nhƣ trên là do:
- Nợ ngắn hạn của công ty luôn có xu hƣớng giảm do công ty thắt chặt quy mô kinh doanh dịch vụ du lịch, cụ thể từ 7715,5 triệu đồng (năm 2018) xuống 7370,8 triệu đồng (năm 2019) và 3926,8 triệu đồng (năm 2020), giảm 3440 triệu đồng (tƣơng ứng giảm mạnh 47%) so với cùng kỳ năm 2019.
- Tài sản ngắn hạn năm 2018 là 16979,2 triệu đồng. Năm 2019 đƣợc tăng lên 1560,3 triệu đồng thành 18539,5 triệu đồng, tƣơng ứng tƣang 9,2%. Năm 2020, tài sản ngắnhanj là 14846,7 triệu đồng cũng có xu hƣớng giảm nhƣ nợ ngắn hạn tuy nhiên tài sản ngắn hạn giảm mạnh hơn với mức giảm là 20% tƣơng ứng giảm 3692,8 triệu đồng so với năm 2019.
Nhìn chung, nhóm hệ số khả năng thanh toán của công ty ở mức chƣa cao. Mặc dù công ty có khả năng thanh toán các khoản nợ của mình bằng tài sản ngắn hạn song khả năng thanh toán nhanh các khoản nợ bằng tiền mặt thì rất thấp. Tài sản ngắn hạn nằm chủ yếu ở các khoản phải thu khách hàng, lƣợng tiền mặt công ty
dự trữ khá ít, do đó công ty có thể gặp những rủi ro về thanh toán nhanh. Do vậy, công ty cần có những biện pháp quản lý vốn lƣu động hiệu quả hơn thì mới có thể nâng cao đƣợc vị thế cũng nhƣ thƣơng hiệu của doanh nghiệp trên thƣơng trƣờng.