6. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Hoàn thiện quản trị các khoản phải thu
Qua đánh giá ở phần trên, công tác quản trị công nợ của Công ty mới dừng lại ở việc theo dõi tổng hợp, chi tiết công nợ theo từng đối tƣợng khách hàng mà chƣa theo dõi đƣợc chi tiết diễn biến từng món nợ theo từng đơn hàng hoặc mã hàng. Trong thời gian tới, cùng với việc quản lý chặt chẽ doanh thu,
Với sự hỗ trợ của thiết bị tin học ngày nay thì công việc quản lý chặt chẽ công nợ không còn quá khó khăn. Cụ thể, với một hệ thống mạng máy tính cục bộ (mạng LAN) cho phép Công ty thiết lập và chạy phần mềm trong toàn bộ Công ty. Theo đó, khi xuất hoá đơn bán hàng, ngoài những chỉ tiêu cần thiết trên hoá đơn theo quy định của Nhà nƣớc, Công ty cần triển khai thực hiện ghi chép mục "Thời hạn thanh toán" và "Lãi suất quá hạn". Tuỳ từng hợp đồng với từng mặt hàng mà Công ty tiến hành ấn định thời hạn thanh toán đối với khách hàng và quy định mức lãi suất chậm trả tƣơng ứng. Đồng thời trong hệ thống thu tiền hàng cần bổ sung mục "Thu cho hoá đơn số" và "Theo hợp đồng số". Nhƣ vậy sau mỗi lần thanh toán, hệ thống sẽ tự động cập nhật số liệu vào từng hoá đơn bán hàng và từng hợp đồng. Chƣơng trình sẽ tự động lập biểu tổng hợp và chi tiết về tình trạng công nợ quá hạn đối với từng đơn hàng của từng khách hàng cũng nhƣ báo cáo tình trạng công nợ trong toàn bộ Công ty tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kinh doanh.
Song song với việc dự kiến nợ phải thu, Công ty cần áp dụng đồng bộ hai giải pháp sau:
- Giới hạn của lƣợng vốn phải thu hồi: Đối với mỗi khách hàng, nhất là khách hàng truyền thống, Công ty cần xác định mức giới hạn của lƣợng vốn phải thu hồi (tƣơng tự nhƣ hạn mức tín dụng mà các ngân hàng thƣờng áp dụng). Nếu lƣợng vốn phải thu quá lớn thì không thể tiếp tục bán chịu vì sẽ làm tăng rủi ro cho Công ty. Trong trƣờng hợp này, để giữ quan hệ tốt đẹp với bạn hàng, Công ty cần tìm giải pháp thu hồi công nợ khác nhƣ mua lại sản phẩm đầu ra của khách hàng để thực hiện khấu trừ công nợ, bên cạnh đó vẫn tiếp tục bán hàng nhằm bảo đảm cho khách hàng không bị động trong khâu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất.
- Áp dụng thời hạn bán chịu và chính sách tín dụng đối với mỗi khách hàng: Công ty là doanh nghiệp có quy mô vừa, có tiềm lực tài chính bƣớc đầu tƣơng đối
mạnh. Do vậy trong quá trình thực hiện chính sách bán hàng Công ty cũng cần chú ý đến chính sách tín dụng đối với từng khách hàng. Không nên áp dụng duy nhất một chính sách đối với tất cả các khách hàng. Có nhƣ vậy các khách hàng mới nhận thức đƣợc sự ƣu đãi của Công ty đối với họ.
- Trong chính sách tín dụng thƣơng mại, nếu khách hàng có uy tín thấp, doanh nghiệp muốn bán chịu cũng không nên quá rộng rãi để tránh rủi ro. Để có chính sách tín dụng thƣơng mại hợp lý, Công ty cần thẩm định kỹ mức độ rủi ro hay uy tín của khách hàng. Đồng thời cần đánh giá kỹ ảnh hƣởng của chính sách bán chịu đối với lợi nhuận của doanh nghiệp. Ví dụ nhƣ chi phí vốn cho việc bán chịu liệu có làm cho đơn hàng bị thua lỗ, hoặc lợi nhuận trong trƣờng hợp này có đạt đƣợc mức dự kiến hay không…